Chapter 3. Research Methodology
4.2 Administration of the Grant Programme
4.2.8 Assessment of application
datos IFS (www.ifs-certification.com)
La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS al portal de auditorías IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).
Hay 3 4 grupos de usuarios que tienen pueden tener acceso a la base de datos IFS:
– Entidades de certificación – Empresas certificadas
– Distribuidores y otros usuarios – Autoridades sanitarias.
Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes: Cambiado
Entidades de certificación:
– gestionar sus empresas certificadas y cargan los informes de auditoría, planes de acción y certificados
– pueden suspender certificados bajo determinadas circunstan- cias
– pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, permitiendo a dis- tribuidores y empresas tener una visión de las auditorías pro- gramadas. Es obligatorio cargar en la función de agenda del portal de auditorías todas las fechas de auditoría, como mínimo con 2 semanas de antelación a la auditoría.
– gestionar sus cuentas
– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, para formación interna con fines de calibración de auditores
– descargar el o los logotipos IFS.
Empresas certificadas / proveedores:
– tienen acceso a los datos de sus auditorías
– tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores y otros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informe de auditoría detallado o plan de acción
– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, con fines de mejora
– descargar el o los logotipos IFS
– gestionan sus entidades de certificación
– gestionan los accesos del personal de su propia empresa a los datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)
– pueden buscar otras empresas certificadas
– gestionan sus proveedores utilizando la opción «favoritos» con
«Mis auditorías»
Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadas
Se puede crear un acceso para la sede central para permitir a ésta admi- nistrar todos los datos de sus centros certificados a través de un único punto de acceso.
Distribuidores y otros usuarios:
– pueden buscar empresas certificadas
– gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción «favo- ritos» con «Mis auditorías»
– obtienen información por correo electrónico en caso de sus- pensión de certificado de sus empresa favoritas.
Añadido
Añadido Eliminado
Autoridades sanitarias:
– búsqueda de compañías certificadas,
– gestión de sus compañías certificadas vía «favoritos» con la
opción «Mis Auditorías». Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario del portal n la zona reservada del portal de auditoría IFS.
Seguridad de la base de datos
El sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sistemas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utiliza- dos.
Protección de datos
La protección de datos es muy importante para IFS Management GmbH. Cumple con toda la regulación de protección de datos. La polí- tica de protección de datos de IFS Management GmbH está disponible en la página web. www.ifs-certification.com
El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita informa- ción general relativa a todas las empresas certificadas. Si las em presas certificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso, los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente in formación:
– El nombre y dirección de la empresa
– El nombre y dirección de la entidad de certificación – El nombre del auditor
– El alcance de la auditoría
– La fecha y duración de la auditoría – El nivel conseguido en la auditoría
– La fecha de emisión y período de validez del certificado IFS emitido
– El certificado IFS
– Si disponible, información sobre el estado de implementación
de FSMA.
Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadas pueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:
– Informe de auditoría y plan de acción
Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada, los distribuidores y otros usuarios / otras empresas certificadas reciben acceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con los distribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso seguro de web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usua- rios / otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explí- cita puedan visualizar los datos de las empresas certificadas / proveedo- res. Añadido Añadido Eliminado Añadido Eliminado
Herramienta «Mis auditorías»
Esta herramienta permite a los diferentes grupos de usuarios seleccio- nar sus favoritos de todas las compañías certificadas que están listadas en la base de datos, y separarlas en una lista a parte.
Para cada compañía que está separada bajo «Mis auditorías» como favorita, el usuario puede recibir la siguiente información vía email:
– recordatorio 3 meses antes de la fecha de expiración del certifi-
cado.
– el certificado está caducado y no hay certificados válidos. – se registra una auditoría de vigilancia.
– si el certificado es retirado por la entidad de certificación antes
de que la fecha de validez expire.
– un certificado es editado.
– no se ha registrado una nueva auditoría hasta ahora. El certifi-
cado actual caducó 3 meses atrás.
– Email mensual de todas las nuevas auditorías registradas del
mes, de las compañías en la lista de favoritos.
– Email mensual sobre todas las auditorías que han caducado en
el mes actual.
– Recepción de la comparación de las acciones correctivas por
email a sus favoritos.
– Una nueva fecha de auditoría fue programada para una de las
compañías en su lista de favoritos.
– Recepción de emails en caso de que se haya decidido suspen-
der un certificado por la EC en base a no conformidades pun- tuadas durante un Integrity on site Check.
– Recepción de email de cual es el estatus de IFS Global Markets,
si es aplicable.
– Recepción de email si la compañía cambia de entidad de certi-
ficación.
– Recepción de email si la fecha de la auditoría en la función
agenda fue editada o eliminada.
– Notificación vía email cuando dos compañías en la base de
datos IFS se han fusionado.
ANEXO 1
Portada del informe de auditoría
Logotipo de la entidad de certificación
IFS Food
Versión 6.1, Noviembre, 2017
Informe final de auditoría
Empresa auditada: «Fruit and Vegetables GmbH»
Fecha de la auditoría: 02. 07. / 03. 07. 2018
Nombre y dirección de la entidad de certificación
Número de acreditación de la entidad de certificación
Primeras páginas del informe de auditoría
IFS Food
Versión 6, Noviembre 2017
Visión general de la auditoría
Detalles de la auditoría Auditor jefe: Nombre Apellido Co-auditor: Nombre Apellido Auditor en formación: Nombre Apellido
Fecha / hora de la presente auditoría:
02. 07. 2018 (09:00 –18:00) 03. 07. 2018 (08:30 –17:30)
Fecha / hora de la auditoría anterior:
06. 07. 2017 (09:00 –18:00) 03. 07. 2017 (08:30 –12:30)
EC y auditor de la auditoría anterior:
TEST GmbH/Nombre Apellido
Nombre y dirección de la empresa (o sede central) Fruit and Vegetables AG
Calle ejemplo
12345 Witzenhausen Alemania
Nombre y dirección del establecimiento auditado
Fruit and Vegetable GmbH Calle ejemplo
12346 Berlín Alemania
Código EAN / Número de Localización Global UCC COID Teléfono: 0 12 34 56 Fax: 01 23 45 67 89 Teléfono: 0 12 34 57 Fax: 01 23 45 67 88 Alcance de la auditoría
Producción de purés de fresa y frambuesa
(Traducción obligatoria al inglés del alcance de auditoría)
Alcance(s) de producto: 5 Alcance(s) tecnológicos: B, D, E, F
Participantes en la auditoría
Nombre: Cargo: Reunión inicial Documentación Revisión Evaluación del establecimiento (auditoría) Reunión final Sr. Calidad Director de Calidad X X X X Sr. Director Director General X X Sr. Transporte Director de Transportes X X X
Resultado final de la auditoría
Como resultado de la auditoría llevada a cabo los días 02 y 03. 07. 2018, «xyz» consideró que los métodos aplicados por Fruit and Vegetable GmbH para el alcance de auditoría mencionado cumplen con los requisitos esta- blecidos en la norma IFS Food, Versión 6, a Nivel básico con una puntua- ción del XX %. Próxima auditoría entre XX. XX y XX. XX Perfil de la empresa
(Traducción obligatoria al inglés de la actividad detallada de la empresa incluyendo todas las etapas de procesado). Duración de la auditoría, calculada con la herramienta de cálculo:
Explicaciones relativas al informe de auditoría
Evaluación de requisitos
Resultado Explicación Puntos
A Conformidad total 20 puntos
B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos Requisito KO
puntuado con una B
Conformidad casi total 15 puntos
C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte del requisito
5 puntos D (desviación) El requisito no ha sido implantado – 20 puntos No conformidad
Mayor Cuando existe una deficiencia sustancial en el cumplimiento de los requisitos de la Norma, lo que incluye seguridad alimentaria y / o los requisitos legales aplicables en los países de producción y de destino. También se puede otorgar una no conformidad mayor cuando la no conformidad identificada puede implicar un peligro serio para la salud de los consumidores. Una no conformidad mayor se puede otorgar contra cualquier requisito, a excepción de los requisitos KO. Se sustrae un 15 % de la máxima puntuación total posible Requisito KO puntuado con una D
El requisito KO no está implantado Se sustrae un 50 % de la máxima puntuación total posible
N /A No aplicable
Requisito no aplicable para una empresa
Los requisitos N /A se excluyen de los cálculos para obtener la puntua- ción final
Puntuación y concesión del certificado
Resultado de la auditoría
Estado Acciones a llevar a cabo por el auditado Tipo de informe Certificado Al menos 1 KO pun- tuado con D No aprobado Convenir acciones y nueva auditoría inicial El informe indica el estado No > 1 NC Mayor y/ o < 75 % No aprobado Convenir acciones y nueva auditoría inicial El informe indica el estado No Máximo 1 NC Mayor y ≥ 75 % No aprobado a no ser que se empren- dan acciones adicionales y sean validadas tras la auditoría complemen- taria. Enviar plan de acciones dentro de las 2 semanas siguientes a la recepción del informe previo. Auditoría complementaria máximo 6 meses después de la fecha de audito- ría. El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Certificado a nivel básico, si la no conformi- dad mayor finalmente se resuelve según se controle en la auditoría complemen- taria. La puntua- ción total es ≥ 75 % y < 95 % Aprobado para el nivel básico de IFS Food tras la recepción del plan de acciones Enviar plan de acciones dentro de las 2 semanas siguientes a la recepción del informe previo. El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Sí, certificado de nivel básico de 12 meses de validez La puntua- ción total es ≥ 95 % Aprobado para el nivel superior tras la recepción del plan de acciones Enviar plan de acciones dentro de las 2 semanas siguientes a la recepción del informe previo. El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Sí, certificado de nivel superior de 12 meses de validez
ANEXO 2
IFS Food
Versión 6.1, Noviembre 2017
Informe de Auditoría Resultado:
Las actividades de procesado de la empresa «Fruit and Vegetable GmbH» cumplen los requisitos de la IFS Food, Versión 6.1.
La empresa superó la auditoría con una puntuación del XX% en el:
Nivel Básico (Superior) … %
Fecha de auditoría de renovación: entre el XX / XX y el XX / XX.
Resumen:
Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Responsa- bilidad de la direc- ción Sistema de gestión de la cali- dad y la seguridad alimentaria Gestión de los recursos Planifica- ción y proceso de pro- ducción Medicio- nes, Análisis, Mejoras «Food Defense» KO 0 0 0 0 0 0 Mayo- res 0 0 0 0 0 0 A 0 0 0 0 0 0 B 0 0 0 0 0 0 C 0 0 0 0 0 0 D 0 0 0 0 0 0 N /A 0 0 0 0 0 0
Observaciones relativas a las no conformidades mayores y KO: Tabla de resumen general, por capítulos:
Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Total 0 % 20 % 10 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Resumen general de la auditoría:
Descripción del seguimiento de las acciones correctivas de la auditoría anterior:
Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección
Resumen de las desviaciones y no conformidades encontradas relativas al Capítulo 1:
N° Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación 1. 1.1.1
2. 1.1.2
Informe de las valoraciones N /A
N° Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación 1.
Informe detallado de auditoría
N° Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación 1.
ANEXO 3
Plan de acción
Nombre y dirección de la empresa auditada
El plan de acciones correctivas debe ser devuelto a la entidad de certificación antes de: _____________________________________________
Número del
requisito Requisito IFS Evaluación Explicación (por el auditor) Acción correctiva (por la empresa) Responsabili- dad / Fecha / estado de implantación (por la empresa) Expedido Visto bueno por el auditor
ANEXO 4
CERTIFICADO
Por la presente, la entidad de certificación
Nombre de la entidad de certificación
como entidad de certificación acreditada para certificaciones IFS y tras haber firmado un contrato con el propietario de IFS,
confirma que las actividades de procesado de
Nombre de la empresa auditada
Dirección
(código de envasador)
(número de inscripción en el Registro Sanitario) COID
(Sede central)
para el alcance de auditoría: descripción detallada de los procesos y productos
Nombre y número de alcances de producto
Número de código de los alcances tecnológicos
cumple con los requisitos establecidos en la norma
IFS Food
Versión 6.1, noviembre 2017
Y otros documentos normativos asociadosNivel Básico / Superior
con una puntuación del XX % (si hiciera falta)
Núm. de registro del certificado: ______________________________________________ Fecha de auditoría: ___________________________________________________
(si fuera el caso: fecha de la auditoría complementaria)
Fecha de emisión del certificado: _____________________________________________ Certificado válido hasta el: ___________________________________________________ Siguiente auditoría a realizar dentro del período de tiempo: _____________________
(especificar las fechas mínima y máxima para realizar la auditoría, según los requisitos del proto- colo de auditoría, Parte 1)
Fecha y lugar:
Nombre y firma de la persona responsable de la entidad de certificación:
Dirección de la entidad de certificación:
Logotipo de la entidad de certificación o nombre
Parte 5: IFS Food versión 6.1, Protocolo
de auditorías sin anunciar,
versión 1, Febrero 2016
0 Introducción
Debido al incremento de las exigencias del mercado, la Junta Directiva de IFS, así como el Comité Técnico Internacional tomó la decisión de implementar un protocolo para realizar auditorías sin anunciar bajo la norma IFS Food.
Este documento es un documento adicional de la norma IFS Food y que describe el protocolo para realizar auditorías sin anunciar.
Las reglas de este documento son aplicables desde el 1 de octubre de 2016, esto significa que cualquier auditoría programada a partir de esta fecha puede realizarse sin anunciar.
0.1
Protocolo de la auditoria sin anunciar
Antes de programar y realizar la auditoría, la compañía informará a su entidad de certificación sobre la opción elegida:
– Auditoría IFS Food anunciada (opción: «Anunciada»): se apli- can los requisitos definidos en el actual protocolo de auditoría de IFS Food.
– Auditoría IFS Food sin anunciar (opción: «Sin anunciar»): se aplican los requisitos definidos en este documento. Esta opción conlleva una auditoría IFS Food completa sin anunciar, que reemplaza la auditoría anual programada. La fecha de auditoría no será notificada por adelantado a la compañía.
Esta opción está preferiblemente orientada en el caso de audi- torías de renovación (por ejemplo compañías que ya están cer- tificadas IFS Food), pero puede aplicarse también en auditorías iniciales, en el caso de que la compañía quiera comenzar direc- tamente con una auditoría sin anunciar.
Para cada auditoría de renovación, la compañía informará a su entidad de certificación sobre la opción elegida.