Una vez delimitado, de acuerdo con lo establecido en los epígrafes anteriores, que un bien es inventariable se iniciará el proceso de Gestión del Gasto de acuerdo con las siguientes particularidades:
a) Petición del material.
Petición del material por parte del interesado, en la Unidad Administrativa de Compras, a través de una relación de necesidades, firmada por él, y autorizada por el Responsable de las Unidades de Gasto.
b) Cumplimentación en la Unidad Administrativa de Compras.
La cumplimentación en la Unidad Administrativa de Compras del pedido co- rrespondiente firmado por el Jefe del Negociado.
c) Recepción del material en la Unidad Administrativa de Compras.
La Recepción del material en la Unidad Administrativa de Compras que firma el albarán de entrega y procede al etiquetado del bien (una etiqueta para el bien y otra para la ficha de inventario) y a la cumplimentación de la ficha de inven- tario (cuando se trate de material informático se remitirá, además, la ficha
técnica informática, cumplimentada, al Servicio de Informática). Tanto la
ficha de inventario como la ficha técnica informática se encuentran en la pági- na web de los Servicios de Contratación y Patrimonio, así como de Informáti- ca, respectivamente.
c.1. Albarán firmado. En el caso de expediente de contratación administrativa,
el albarán se sustituirá por la correspondiente Acta de Recepción.
c.2. Solicitud de modificación de crédito del Presupuesto de Gastos, firmado
por el Responsable de la Unidad de Gasto (este documento se enviará sólo en el caso de que se trate de Unidades de Gasto que no dispongan de crédito suficiente en el Capítulo 6º, o éste sea afectado a la adquisición de bienes determinados).
c.3. Ficha de Inventario firmada por el Responsable de la Unidad Orgánica/
Funcional y cumplimentada en los siguientes apartados:
c.3.1. Identificación del Proceso.
Se marcará con carácter obligatorio con una “X” la casilla de ALTA/IN- CORPORACIÓN.
Si en una misma factura se produce la adquisición de varios bienes inde- pendientes entre sí, que de acuerdo con los criterios de incorporación de bienes, deban ser integrados en el inventario, se cumplimentará para cada uno de ellos una ficha de inventario independiente.
c.3.2. Modo de Incorporación.
En este campo deberá consignarse el código correspondiente a la forma mediante la cual la Universidad obtiene la propiedad o el derecho al uso del bien que se incorpora al inventario.
El Alta de inventario podrá estar originada por alguno de los siguientes motivos:
c.3.3. Expediente
Se indicará el número de expediente de reserva de crédito que previamente se ha confeccionado en el programa informático.
c.3.4. Código de Ficha del Bien Padre
Este campo se cumplimentará, solamente, cuando el bien que se está dando de alta dependa de otro. En este supuesto se consignará, en la casilla corres- pondiente del impreso, el número de inventario del bien del que depende el dado de alta. 01 Compra 02 Adscripción, cesión 03 Alquiler 04 Donación 05 Otros 06 Primer Inventario
Área de Gestión y Planificación Económica y Patrimonial
Se podrán incluir entre los bienes vínculos padre-hijo siempre que la adqui- sición de un bien-hijo revalorice al bien-padre como consecuencia de un incremento de su valor o de su vida útil.
c.3.5. Organismo Externo o Proveedor
Se indicará el nombre del proveedor cuando se trate de compra o alquiler, y cuando el modo de incorporación sea por cesión, adscripción y donación, se indicará el nombre de la persona física o jurídica que ha adscrito, cedido o donado el bien.
c.3.6. C.I.F.
Se indicará el número de Identificación Fiscal del Proveedor u Organismo Externo.
c.3.7. Descripción del Bien
Se indicará con claridad la descripción del bien que se está inventariando.
c.3.8. Marca
Se deberá indicar, en su caso, la marca del bien adquirido. Si no tuviera se indicará N.C. “No Contiene”.
c.3.9. Modelo
Se deberá indicar, en su caso, el modelo del bien adquirido. Si no tuviera se indicará N.C. “No Contiene”.
c.3.10. Número de Serie
Se indicará, en su caso, el número de serie identificativo del bien adquirido. Si no tuviera se indicará N.C. “No Contiene”.
c.3.11. Observaciones
Opcional. Se insertará texto libre que facilite la identificación del bien por
el usuario. (Medida, Color, Peso aproximado, etc.).
c.3.12. Unidades de Gasto que soportan el cargo
Obligatorio. Se deberá indicar el código de las Unidades de Gasto que Unidades de Gasto que soportan el cargo
Código Denominación
Total 100 %
% %
soportan el cargo, así como el porcentaje a aplicar para cada uno de ellos. Su suma deberá ser siempre igual a 100. A efectos de comprobación se incluirán los nombres de dichas Unidades (Área de Conocimiento, Servi- cio, Proyecto, Contrato, Grupo...).
c.3.13. Ubicación
Obligatorio. Se deberá indicar el código de ubicación del bien (número de
edificio y número de dependencia), donde se encuentra ubicado el bien a inventariar.
c.3.14. Unidad Orgánica/Funcional
Obligatorio. Se deberá indicar el Código y Denominación de la Unidad Orgá-
nica/Funcional responsable del bien (Área de Conocimiento del PDI, Ser- vicio/Unidad del PAS y Vicerrectorado o similar).
c.3.15 Firma del Responsable de la Unidad Orgánica/Funcional
Obligatorio. El Responsable de la Unidad Orgánica/Funcional dejará constan-
cia de haber recibido el bien inventariable en perfectas condiciones de uso, firmando con su nombre, apellidos y fecha.
Área de Gestión y Planificación Económica y Patrimonial
d) Recepción en el Servicio de Asuntos Económicos. La Recepción en el Servicio
de Asuntos Económicos de los documentos remitidos por la Unidad Administrativa de Compras.
- Recepción en el Servicio de Asuntos Económicos de la Factura remitida por el Proveedor.
- “Case” del pedido, albarán y ficha de inventario.
- Grabación de las facturas que procedan, contabilización y tramitación para fisca- lización y pase de los señalamientos correspondientes, por el Servicio de Contabili- dad y Presupuestos.
En los Servicios de Asuntos Económicos y de Contabilidad y Presupuestos se cumplimentarán los siguientes datos:
d.1 Número de Factura
Solamente obligatorio cuando el modo de incorporación sea compra o al- quiler. Se deberá indicar el número que el sistema UniversitasXXI-Econó-
mico asigne a la factura. (Atención: no el número de la Factura del Provee-
dor).
d.2 Valor Actual del Bien
Cuando el modo de incorporación sea compra, será obligatorio indicar el importe total del bien, incluido el IVA correspondiente (salvo que dicho IVA soportado tenga la consideración de deducible).
Cuando se trate de Cesión, Donación u Otros, se incluirá por su valor venal (se deberá adjuntar documento justificativo de dicha adquisición con la valoración del bien).
d.3 Número de Línea
Obligatorio. Se deberá indicar el número de la línea del concepto de la
factura que corresponda al bien adquirido, cuando ésta tenga varios concep- tos.
e) Recepción en el Servicio de Control Interno. La Recepción en el Servicio de
Control Interno de los señalamientos tramitados para pagos. Fiscalización de los mis- mos, incluyendo la Ficha de Inventario que se presente unida a las Facturas.
Una vez fiscalizados los señalamientos se procederá a:
Remitir la Ficha de Inventario junto con una de las copias de la factura al Servicio de Contratación y Patrimonio. Posteriormente se enviará el resto del señalamiento al Servicio de Asuntos Económicos para el trámite de pago.
f) Recepción en el Servicio de Contratación y Patrimonio. La recepción en el Ser-
vicio de Contratación y Patrimonio de la Ficha de Inventario y su correspondiente copia de Factura fiscalizada de conformidad.
Cumplimentación por el Servicio de Contratación y Patrimonio de los siguientes
apartados de la Ficha de Inventario.
f.1. Código de Ficha
Número Interno del Sistema UniversitasXXI-Económico, que se asigna a cada Ficha de Inventario una vez grabado y dado de Alta. Coincidirá con el nú- mero de etiqueta del bien.
f.2. Fecha de Alta
Fecha de Grabación en el Sistema UniversitasXXI-Económico, de Alta en In- ventario de la ficha correspondiente.
f.3. Familia
Obligatorio. Se deberá indicar el tipo o grupo de inmovilizado del bien
adquirido. La clasificación de los bienes por este campo será esencial para el cuadre con la Contabilidad Patrimonial.
Se deberá indicar el código de clasificación de acuerdo con el tipo de utiliza- ción y características particulares del bien.
Cuando el bien dado de alta dependa de un bien padre, este campo es actua- lizado automáticamente por el sistema con el mismo género que el bien pa- dre.
f.4 Firma del Responsable de Inventario
Firmas del Responsable de Inventario.