Vermorel, E. (2013), define que una vez más, si bien en la literatura pueden hallarse muchos puntos comunes, las categorías y subcategorías de inventario fluctúan y se superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos exponer a continuación la clasificación correcta, sino simplemente una que, con
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suerte, pueda tener sentido (nuevamente, concentrándonos en el comercio) y pueda ser útil para que los encargados tengan una idea acabada de los costos del inventario.
Los costos de inventario se dividen en 3 categorías principales:
Costos de ordenamiento (también llamados costos de preparación);
Costos de almacenamiento (también llamados costos de tenencia);
Costos de faltas de existencias (también llamados costos de escasez). Definimos brevemente estos conceptos pero, entre esas tres categorías, los costos de almacenamiento se ganan casi toda nuestra atención.
Costos de ordenamiento
Vermorel, E. (2013), manifiesta que el costo de ordenamiento (también llamado coste de preparación, en el sector de los fabricantes), o el coste de reabastecimiento de inventario, cubre la fricción creada por las órdenes mismas, es decir, los costos en que se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos costos se pueden dividir en dos partes:
El costo del proceso de ordenamiento en sí mismo: puede considerarse un costo fijo, independiente de la cantidad de unidades ordenada. Generalmente incluye las tarifas de la realización de la orden y los costos administrativos relacionados con la facturación, la contabilidad o la comunicación. Para actividades comerciales grandes, en especial para los minoristas, esto puede reducirse al costo amortizado del sistema EDI (intercambio electrónico de datos), que permite reducir significativamente los costos del proceso de ordenamiento (a veces, de varias órdenes de magnitud).
Los costos de logística entrante, relacionados con el transporte y la recepción (descarga e inspección). Esos costos son variables. Luego, el costo de envío del proveedor depende del volumen total ordenado, lo que a veces produce variaciones importantes en el costo por unidad de la orden.
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No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del costo de ordenamiento, ya que incluye elementos que son específicos del sector comercial e incluso específicos del producto: los proveedores pueden ser locales o extranjeros, pueden tener reglas de entrega solo por palé en lugar de por unidad, o solo cuando se ordena una determinada cantidad de productos, y, además, pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.
Existen formas de minimizar estos costos; más precisamente, de determinar la relación adecuada entre costos de almacenamiento y descuentos por volumen, equilibrando de este modo el costo de ordenar demasiado con el costo de ordenar demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño en general lleva a más órdenes, lo que se traduce en mayores costos de ordenamiento, pero también implica menos costes de almacenamiento). Esto generalmente se logra mediante el cálculo de la cantidad económica de la orden (EOQ). Sin entrar en detalles, agreguemos simplemente el siguiente recordatorio: si bien en la literatura aparece generalmente un modo clásico para calcular la EOQ con la fórmula Wilson, esta fórmula en particular —que data de 1913— es una solución poco eficaz para los minoristas, principalmente porque supone que el coste de ordenamiento es plano. (Vermore, 2013)
Costos de almacenamiento
Vermorel, E. (2013), define que los costos de almacenamiento son esenciales para un punto de vista estático del inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener más o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.
Una vez más, la clasificación varía en la literatura; la categorización que proponemos es la siguiente:
Costos de capital (o cargos financieros) Costos de espacio de almacenamiento Costos de servicios de inventario Costos de riesgo de inventario
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Costos de capital
Vermorel, E. (2013), menciona que es el componente más grande entre los costos de almacenamiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario (en lugar de en títulos del tesoro, fondos de inversión, etc.). Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado según la actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas reglas básicas: es importante entender cuál es la parte financiada externamente y cuál la parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante evaluar el riesgo de inventario en la propia actividad.
Costos de espacio de almacenamiento
Vermorel, E. (2013), establece que incluyen el costo del mantenimiento del establecimiento y los servicios (luz, aire acondicionado, calefacción, etc.), el costo de la compra, la depreciación, o el alquiler y los impuestos de la propiedad.
Claramente, estos costos dependen en forma significativa del tipo de almacenamiento elegido; por ejemplo, si los depósitos son de propiedad de la compañía o alquilados. Para actividades más pequeñas, cuando el mismo edificio se utiliza para diferentes propósitos, es preciso determinar la parte del edificio que se asocia a la recepción y al almacenamiento de inventario.
En esta categoría, deberíamos señalar también un fenómeno problemático: la saturación del espacio de almacenamiento. Esta saturación puede causar el aumento de costos en un modo absolutamente no lineal creando toda clase de costos adicionales. Por ejemplo, cuando un depósito alcanza el punto de saturación, el movimiento dentro de este se vuelve casi imposible; los flujos se detienen, a veces por completo, y resulta difícil remediar esta situación rápidamente encontrando capacidad de almacenamiento adicional de emergencia. Para las compañías que padecen este tipo de problemas, el tiempo y el dinero necesarios para ordenar el desorden y reiniciar los flujos es considerable. Hemos
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observado que en algunos casos, la repetición de este tipo de situaciones 3 o 4 veces por año bastaron para ocupar, a lo largo de un año, más de la mitad del tiempo de los equipos de cadena de suministro.
Costos de servicios de inventario
Vermorel, E. (2013), menciona que incluyen seguro, hardware de TI y aplicaciones (para algunas actividades, equipos RFID y otros), pero también el manejo físico con los correspondientes recursos humanos, gestión, etc. También podemos poner en esta categoría los gastos relacionados con el control de inventario y el recuento de ciclos. Por último, si bien son una especie de categoría en sí mismos, es posible incluir los impuestos en esta categoría.
Al utilizar proveedores logísticos terceros (3PL), esos costes podrían presentarse como un solo junto con los costes de espacio de almacenamiento, y se pueden determinar de un modo bastante claro.
Costos de riesgo de inventario
Vermorel, E. (2013), define que cubren esencialmente el riesgo de que los artículos puedan sufrir desvalorizaciones a lo largo del período de almacenamiento. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con los productos perecederos.
Los riesgos incluyen, en primer lugar, la merma del inventario, que es básicamente la pérdida de productos entre la compra a los proveedores (es decir, el inventario registrado) y el punto de venta (es decir, el inventario real), causada por errores administrativos (errores en el envío, productos extraviados, etc.), robo, hurto o fraude por parte del comerciante (incluido el robo por parte de empleados), daños en tránsito o durante el período de almacenamiento (debido a almacenamiento incorrecto, daños debidos al agua o la calefacción, etc.).
Los costes de riesgo de inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es decir, los costes generados por productos que se vencen, o por artículos que se vuelven obsoletos (especialmente en el caso de los productos electrónicos de
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consumo, pero también en los artículos que se destacan por un nuevo envoltorio o presentación, etc.).
Determinar el valor de los costes del riesgo de inventario no siempre es tan directo como podría parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de las pérdidas a lo largo de un determinado período de tiempo (dividido por el inventario medio durante ese mismo período). Sin embargo, las pérdidas no siempre se tienen en cuenta del modo adecuado, los recuentos de ciclos no siempre son regulares, etc. En algunas compañías, los artículos que deberían liquidarse continúan siendo almacenados por años.
Costos de faltas de existencias
Vermorel, E. (2013), establece que para tener un panorama completo de los costes de inventario, deberíamos agregar también los costes de faltas de existencias (o costes de escasez), es decir, los costes en los que se incurre cuando tienen lugar situaciones de faltas de existencias. Para los minoristas, estos pueden incluir los costes de envíos de emergencia, el cambio de proveedores con entregas más rápidas, la sustitución por artículos menos rentables, etc. Mientras que este tipo de costes puede determinarse con bastante precisión, otros no son tan fáciles de identificar, como el coste en términos de pérdida de fidelidad del cliente o la reputación general de la compañía.
Según Charco (2014), planteó que el Costo del Inventario en la Contabilidad con NIIF se debe realizar la medición de los Inventarios conforme a lo señalado en la Norma Internacional de Contabilidad 2 (NIIF Completas), el valor de los inventarios a reconocerse en los Estados Financieros deberá ser el menor, entre el costo y el Valor Neto Realizable (VNR).
Mientras que, de acuerdo a la Sección 13 de la NIIF para PYMES, el valor de los inventarios será, el menor entre el costo y el precio de venta estimado (PVE) menos los costos estimados para terminar su producción (CEP) y llevar a cabo su venta (CEV).
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Costo del Inventario en la Contabilidad
Según la Norma Internacional de Contabilidad NIC2, tenemos:
1. Costo de inventario = costos de adquisición + costos de transformación + otros costos.
2. Costos de adquisición = precio de compra + aranceles de importación + otros impuestos (no recuperables en su naturaleza) + otros costos directos. 3. Costos de transformación = costos directos + costos indirectos (costos
indirectos de producción distribuidos).
4. Costos indirectos de producción distribuidos = costos indirectos fijos + costos indirectos variables de producción.
Según Zapata (2011), la NIC 2 de inventarios exige que las compras a crédito se contabilicen a valor presente (VP); por tanto, se debe desglosar los intereses que con seguridad estarán implícitos en el precio de lista de los bienes comprados (mercaderías, materias primas, accesorios, repuestos, etc.)
Para determinar el valor del costo financiero será necesario averiguar al proveedor la tasa de interés (%) que ha generado el precio; de no ser posible esta información, entonces se toma la tasa (%) de interés legal máxima permitida, vigente a la fecha de la compra.
Calculo de interés implícito en el precio:
𝑉𝑃 = M (1 + 𝑖)𝑛 VP M I N = = = = Valor presente Monto
Tasa interés proporcional a tiempo, 00/12 Numero de periodos
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Para el registro en el diario es el siguiente
Costos del inventario
ParaAlfau, M. (2012), manifiesta que al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario, es necesario considerar los costos siguientes.
Costos de manteamiento (o transporte): Esta amplia categoría incluye los costos de las instalaciones de almacenamiento, manejo, seguros, desperdicios, y daños, obsolescencia, depreciación, impuestos el costo de oportunidad del capital.
Costos de configuración (o cambio de producción): La fabricación de cada producto comprende la obtención del material necesario, el arreglo de las configuraciones especificas en el equipo, el llenado del papeleo requerido, el cobro apropiado del tiempo y el material y la salida de las existencias anteriores.
Costos de pedidos. Estos costos se refieren a los administrativos y de oficina por preparar la orden de compra o producción.
Costos de faltantes. Cuando las existencias de una pieza se agotan, el pedido debe esperar hasta que las existencias se vuelvan a surtir o bien es necesario cancelarlo.
FECHA DEBE HABER
200X x
Dic. 31 COSTO FINANCIERO xxx
INVENTARIO DE MERCADERIAS xxx IVA EN COMPRAS xxx xxx xxx xxx CUENTA
Ref. para registrar compras a credito 180 dias, con un interes ímplicito del 18% anual IVA RETENIDO FUENTE POR PAGAR (30%) DEL IVA IR RETENIDO FUENTE POR PAGAR (1%) DE LA FACTURA PROVEEDORES
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Modelos de control de inventarios y su costo
Finalmente para Chaves (2010), habla que la existencia de bienes mantenidos para su futuro uso (o venta, si se habla de producto terminado) se define como inventarios. Por lo tanto, se encontraran inventarios de materias primas, subproductos, productos terminados y hasta inventarios de productos a medio procesar o partes dentro del proceso.
Para administrar estos inventarios, hay que valorar los cotos en que se incurre al hacerlos, como los son el costo de pedir o adquisición (CA), el costo de preparación (CP) para abastecerlos, el costo de mantener (CM) estos inventarios e bodegas u otros, y el costo por faltantes (CF) por no pedir o reabastecer el inventario a tiempo, que se ilustraran más adelante.
La filosofía de justo a tiempo (JAT) plantea la importancia de minimizar los inventarios. La eliminación de cestos es muy difícil en muchos casos, pese a los excelentes métodos de pronósticos con que se cuenta para poder estimar demandas y otros acoplar las diferentes operaciones de un proceso productivo, y que no se producen inventarios ya sea de materia prima, subproductos o productos terminad, e muchas ocasiones se dificulta. Es necesario basare en modelos de control de inventarios luego de pronosticar, para lograr optimizar los tiempos de pedido y bajar los costos de mantener en bodega, o en el lugar de proceso algunos materiales o ya productos terminados. Actualmente, muchas organizaciones justifican el mantener inventarios, con la urgente necesidad de producto en un momento dado, generándose un costo de oportunidad perdido eventualmente (CF). Es posible comprobar que los costos de mantener en bodega día con día crecen y pueden llegar las finanzas de la empresa. Las corrientes filosóficas japonesa enseñan el minimizar los inventarios y fabricar únicamente lo necesario.
En este apartado se consideran los modelos de control de inventarios más utilizados y prácticos, con el objeto de que el estudioso logre dominarlos, para beneficio de la organización para la cual labora.
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COSTO DE PEDIR O DE ADQUISICIÓN (CA)
Chaves (2010), define que la organización incurre en el costo de pedir o de adquisición (CA) como consecuencia de las políticas de inventario e inventarios que la empresa desee mantener en la planta. Es importante definir las cantidades a pedir y los procedimientos a seguir para hacer este pedido. Se fundamentan estos costos básicamente en las inversiones que tienen que hacer la empresa para transportar o manejar los productos hasta su planta. Esto incluye la solicitud de los materiales o la confección de una orden de compra, la expedición de los materiales el fabricante, el seguimiento de las órdenes, su colocación en el inventario y el pago a los vendedores (administración y contabilidad de costos).
COSTO DE MANTENER (CM)
El costo de mantener (CM) son los costos cargados al inventario por mantener este en las bodegas o en los lugares de trabajo. Es un costo en que incurre la empresa al tomar la decisión de mantener inventarios en la organización al igual que los costos de pedir, estos son difíciles de determinar, por falta de registros en la mayoría de las empresas. Se facilita una guía para poderlos determinar con mayor facilidad.
COSTOS POR FALTANTES (CF)
En el costo por faltantes (CF) se incurre cuando hay que retirar unidades del inventario y no se tiene existencia. El no poder satisfacer las órdenes de los clientes inmediatamente puede hacer perder ventas e imagen corporativa, de tal
Costo de pedir o de adquisición (CA): costo relacionado con la adquisición de los materiales
Costo de mantener (CM): costo de mantener un inventario dentro de la organización.
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forma que los clientes insatisfechos compraran en otro lugar y quizás no vuelvan a nuestra empresa (costo de oportunidad).