INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: “Proceso de Contratación por Servicios de Representación para composición Himno a Fátima”.
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
C.P.138- 139
CÉDULA NARRATIVA
La entidad ha recibido la carta de presentación y compromiso por parte del oferente en donde manifiesta cumplir con todos los requerimientos detallados dentro de los pliegos.(P/T. 138-139)
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialha recibido por parte del oferente la correspondiente carta de presentación y compromiso, a fin de ceñirse a los requerimientos contemplados en los pliegos.
91
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: “Proceso de Contratación por Servicios de Representación para composición Himno a Fátima”.
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
C.P.124- 163
CÉDULA NARRATIVA
La entidad cuenta con la Resolución Administrativa de aprobación de Pliegos para la contratación de composición del Himno y Pasacalle de la Parroquia Fátima. ( P/T. 150-163)
Se ha cumplido con emitir la Resolución Administrativa N° GADPRF- 002-2013, por lo cual se resuelve adjudicar a la Sra. Pullas Álvarez Lorena el proceso bajo régimen especial para la contratación del Himno y Pasacalle de Fátima. (P/T. 132-134)
Se ha cumplido con la parte contractual entre la contratante y el contratista, en donde se hace constar cada una de las clausulas de conformidad con los Pliegos publicados en el Portal de Compras Públicas. (P/T. 124-130)
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialha cumplido con el procedimiento realizando las resoluciones a fin de firmar el contrato bajo régimen especial destinado a la composición del Himno y Pasacalle a la Parroquia Fátima.
92
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: “Proceso de Contratación por Servicios de Representación para composición Himno a Fátima”.
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
C.P.085- 090
CÉDULA NARRATIVA
Se ha presentado a la entidad por parte del contratista el oficio por el cual solicita la cancelación de los servicios prestados. (P/T. 085)
Se presentan como documentación de sustento los formularios bajados del sistema oficial de contratación pública referente al estado actual del proceso de contratación. (P/T. 086-087)
Se adjunta al proceso el detalle de pagos SPI.075, correspondiente a la transferencia realizada por el GADPRF, y la cuenta corriente presentado por la contratista.
La entidad cuenta con la Factura N° 000026, de fecha 17-06-2013, correspondiente a la Sra. Pullas Álvarez Lorena, por los servicios de composición del himno y pasacalle a la parroquia Fátima.
Se emite por parte de la entidad el correspondiente comprobante de retención N° 002079, de fecha 17-06-2013.
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialha cumplido con adjuntar toda la documentación de sustento al pago por servicios profesionales bajo régimen especial por la composición del himno y pasacalle a la parroquia Fátima.
93 Tabla N° 34
PROGRAMA DE AUDITORÍA ENTIDAD: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA PERÍODO: PRIMER SEMESTRE EJERCICIO FISCAL 2013
COMPONENTE: “GESTION ADMIISTRATIVA FINANCIERA”
No. TIEMPO ELAB.
POR REF. P/T. ESTI MADO UTILI ZADO OBJETIVOS:
Evaluar el desempeño en los procesos administrativos y financieros del GAD. Parroquial Rural de Fátima a fin de determinar si los mismos se han desarrollado en base a principios de eficiencia, eficacia y economía.
PROCEDIMIENTOS: PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Evidenciar si los actos administrativos desarrollados por el GAD, Contribuyen a la consecución de los objetivos y metas establecidos en el P.O.A Institucional.
Verificar si los registros contables corresponden al hecho generado y si guardan la documentación de sustento pertinente.
Verificar si la aplicación contable guarda estrecha relación con la aplicación presupuestaria, y si la aplicación cuenta con la certificación presupuestaria correspondiente.
Comprobar si en la certificación financiera dentro de los proyectos ejecutados por el GAD. Parroquial, se encuentran en concordancia con el Presupuesto Institucional.
Verificar si los registros contables y actos administrativos cuentan las firmas de responsabilidad pertinentes y su archivo es custodiando por la Secretaria Tesorera del GAD. Parroquial. 3 2 3 2 3 2 2 2 1 1 D.S. D.S. D.S. D.S. D.S. EGF- 001 EGF- 002 EGF- 003 EGF- 004 EGF- 005
94
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión Administrativa Financiera
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
EGF-001
CÉDULA NARRATIVA
El POA, del GAD. Parroquial Rural de Fátima se ha elaborado en razón de las necesidades básicas de la población de Fátima con actividades, Programas y Proyectos tendientes a satisfacer las necesidades colectivas de la población, en concordancia con el Presupuesto Institucional.
Las actividades, y proyectos descritos en el P.O.A, atienden favorablemente a la misión y visión organizacional.
En el P.O.A, se determinan los objetivos y metas que planifica alcanzar el GAD. Parroquial Rural de Fátima.
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialcuenta con el Plan Operativo Anual Institucional el mismo que atiende favorablemente a la consecución de las metas y objetivos organizacionales, con objetivos y metas claras a cumplir.
95
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión Administrativa Financiera
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
EGF-002
CÉDULA NARRATIVA
Los registros contables realmente corresponden a hechos económicos realizados por el GAD. Parroquial, en donde se evidencia que cada comprobante de egreso corresponde a hechos económicos generados de su actividad diaria, comprobantes que guardan la documentación de sustento correspondiente.
Los registros contables son generados de forma diaria y archivada cronológicamente por orden numérico.
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialregistra los hechos económicos ya sean de ingresos y egresos en comprobantes emitidos por el sistema contable aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas, los cuales cuentan con la documentación de sustento correspondiente.
96
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión Administrativa Financiera
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
EGF-003
CÉDULA NARRATIVA
Los registros contables guardan conformidad con el presupuesto institucional y en cada comprobante de egreso o ingreso hay la aplicación contable con la respectiva aplicación presupuestaria, lo cual ya está definido dentro del sistema.
Se evidencia en cada uno de los comprobantes la aplicación presupuestaria que tiene relación contable y presupuestaria por cada programa, y proyecto en particular.
CONCLUSION:
ElGAD. Parroquialregistra los hechos económicos ya sean de ingresos y egresos en comprobantes emitidos por el sistema contable aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas, en donde se evidencia la aplicación contable y presupuestaria.
97
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión Administrativa Financiera
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
EGF-004
CÉDULA NARRATIVA
Los procesos de contratación en los diferentes procesos dinámicos cuentan con la certificación presupuestaria correspondiente de disponer de fondos presente o futuros de conformidad con la LOSNCP.
La Certificación Financiera emitida por la Tesorera de la entidad corresponde y está dentro del programa y en concordancia con el Plan Anual de Contrataciones aprobado por el GAD. Parroquial.
CONCLUSION:
La Tesorera delGAD. Parroquialemite la correspondiente certificación presupuestaria de disposición de fondos presentes o futuros, para lo cual guarda conformidad con el Plan Anual de Contrataciones.
98
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión Administrativa Financiera
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
EGF-005
CÉDULA NARRATIVA
Los comprobantes de ingresos y egresos cuentan con las firmas de responsabilidad tanto de la Tesorera de la entidad, Presidente del GAD. Parroquial y del Beneficiario.
Los comprobantes de ingreso y de egreso son archivados cronológicamente por la Tesorera del GAD. Parroquial, a fin de mantenerlos como archivo corriente de la entidad.
CONCLUSION:
La Tesorera delGAD. Parroquialguarda bajo su custodia el archivo de los comprobantes de ingreso y egreso con sus respectivos documentos de sustento a fin de constituir el archivo corriente de la entidad..
99 Tabla N° 35
PROGRAMA DE AUDITORÍA ENTIDAD: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA PERÍODO: PRIMER SEMESTRE EJERCICIO FISCAL 2013
COMPONENTE: “GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO”
No. TIEMPO ELA
B. POR REF. P/T. ESTI MADO UTILI ZADO OBJETIVOS:
Determinar el desempeño del responsable de la administración del recurso humano en cuanto al cumplimiento de las disposiciones y normas de control interno relacionadas con la gestión del talento humano.
PROCEDIMIENTOS: PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Verificar si previo a la selección de personal se han determinado los requisitos mínimos exigidos tanto el manual de clasificación de puestos, considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño. Comprobar si el ingreso del personal se ha realizado previa convocatoria, evaluación y selección que hayan permitido identificar al recurso humano más idóneo para la entidad.
Evidenciar si el proceso técnico seguido por la responsable de recursos humanos para seleccionar al aspirante ha sido en base a su conocimiento, experiencia, que garantizan su idoneidad en el desempeño del cargo.
Verificar si en la incorporación de personal se ha considerado el Art. 117 de LOSEP. Prohibición de Pluriempleo y de recibir dos o más remuneraciones.- sin perjuicio de lo prescrito por la Constitución de la República.
Verificar si la entidad aplico la norma de evaluación del desempeño conforme los lineamientos establecidos por el MRL.
Comprobar si la responsable del recurso humano realiza control de asistencia del personal, así como el control de permisos y salidas del personal.
2 2 3 2 1 2 2 1 1 1 2 1 D.S. D.S. D.S. D.S. D.S. D.S. ETH-001 ETH-002 ETH-003 ETH-004 ETH-005 ETH-006
100
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2012
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH-001
CÉDULA NARRATIVA
La entidad no cuenta con un manual de clasificación de puestos, y descripción de perfiles por cargos en función del Orgánico Estructural y Funcional del GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Cuando se ha determinado la necesidad de contratación de personal, la misma que es autorizada por la máxima autoridad, y dispuesta se proceda con la contratación no se ha considerado la descripción de perfiles en función del cargo vacante.
Las contrataciones de personal se han realizado exclusivamente para atender a necesidades sin considerar los perfiles adecuados para el cargo vacante.
No se han determinado los requisitos mínimos exigidos tanto el manual de clasificación de puestos, considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño.
CONCLUSION:
El GAD. Parroquial Rural de Fátima en lo correspondiente a la administración del Talento Humano, no ha cumplido con lo estipulado dentro de las Normas de Control Interno, relacionadas con el grupo 407- 03.- Incorporación de personal.
101
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2013
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH-002
CÉDULA NARRATIVA
La contratación de personal se ha realizado sin haber seguido el proceso descrito tanto en las normas de control interno así como también sin haber observado los lineamientos emitidos por el Ministerio de Relaciones Laborales.
No se han registrado procesos de selección y reclutamiento de personal previo haber cumplido con las fases establecidas dentro de la norma específica para la selección y reclutamiento de personal, que específica su etapa de convocatoria, preselección, evaluación, entrevista y selección. La responsable de los procesos de contratación de personal que es la Sra.
Contadora de la Entidad, únicamente ha cumplido con las disposiciones de la máxima autoridad en donde dispone se contrate al aspirante que previo análisis de carpetas se ha seleccionado al más idóneo sin haber seguido el debido proceso.
CONCLUSION:
El GAD. Parroquial Rural de Fátima en lo correspondiente a la administración del Talento Humano, no ha cumplido con lo estipulado dentro de las Normas de Control Interno, relacionadas con el grupo 407- 03.- Incorporación de personal y lineamientos contemplados por el Ministerio de Relaciones Laborales.
102
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2013
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH-003
CÉDULA NARRATIVA
No se evidencia ningún proceso técnico seguido por la responsable de Recursos Humanos del GAD. Parroquial Rural de Fátima, ya que todos los cargos vacantes han sido llenados bajo el buen criterio u autorización del Presidente del GAD. Parroquial Rural de Fátima.
No se han definido procesos ya que dentro de la contratación de personal no se cuenten con los perfiles adecuados para desempeñarse en el cargo, y que las responsabilidades sean asumidas previo a los lineamientos establecidos en el Orgánico Funcional de la entidad.
El personal que labora actualmente en la entidad no cuenta con la experiencia y conocimientos de conformidad al cargo vacante.
Se puede evidenciar que en muchos de los procesos no se cuenta con los expedientes que sustenten los procesos de contratación de personal.
CONCLUSION:
La selección de personal dentro del GAD. Parroquial Rural de Fátima no se ha realizado aplicando los procesos que están previamente establecidas tanto en las normas de control interno, así como también dentro de los lineamientos establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales.
103
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2013
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH-004
CÉDULA NARRATIVA
Se ha cumplido con lo estipulado en el Art. 117 de la LOSEP, Prohibición de Pluriempleo y de recibir dos o más remuneraciones, ya que el personal que labora en la entidad solo tiene como patrono al GAD. Parroquial Rural de Fátima. A excepción de uno de los Vocales del GAD., quién realiza además de ser servidor público cumple con actividades de docencia.
La responsable de Recursos Humanos del GAD. Parroquial Rural de Fátima, ha realizado seguimiento y monitoreo a cada uno de los funcionarios, servidoras y servidores si no registran a dos patronos en la página del IESS.
Previo a la contratación de personal se ha solicitado la correspondiente declaración juramentada a fin de evitar el pluriempleo y demás prohibiciones de la ley.
CONCLUSION:
Se ha verificado por parte del GAD. Parroquial Rural de Fátima, que el personal de funcionarios, servidoras y servidores no estén en contraposición a la ley, y cumplan con todas las obligaciones necesarias para el ejercicio de un cargo público.
104
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2013
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH-005
CÉDULA NARRATIVA
La entidad dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal no ha considerado ninguna de las normas de control interno, así como también dentro del proceso de evaluación del desempeño dispuesta por el Ministerio de Relaciones Laborales no se ha generado en razón de que únicamente se aplican los indicadores de gestión y desempeño, sin sujetarse a la norma específica establecida por el MRL.
La responsable de Recursos Humanos del GAD. Parroquial Rural de Fátima, ha procedido con la contratación de personal de conformidad con la disposición de contratar por servicios ocasionales por un año, dependiente de la necesidad presentada y autorizada por la máxima autoridad, cumplido el año el personal ha sido notificado que el contrato finaliza al fin de año de conformidad con las clausula de Terminación del Contrato.
Previo a la contratación de personal se ha solicitado la documentación correspondiente y se cuenta con el expediente respectivo para su control y registro como servidora o servidor dentro del GAD. Parroquial.
CONCLUSION:
La entidad no aplico la norma de evaluación del desempeño conforme los lineamientos establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales.
105
CÉDULA NARRATIVA
INSTITUCIÓN: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
COMPONENTE: Gestión del Talento Humano
Periodo de Análisis: 1ro de enero al 31 de diciembre del 2013
Supervisión: Ing. Johanna Mendoza Jefe de Equipo: Denis Silva
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
ETH- 001/006
CÉDULA NARRATIVA
La entidad no cuenta con un Manual de Clasificación de Puestos, y para realizar la contratación de personal no se ha seguido el proceso descrito dentro de la Norma de Control Interno 407-03 Incorporación de Personal, que establece los procedimientos a seguir en la contratación de personal. La entidad si ha considerado el Art. 117 de la LOSEP, ya que uno de los
vocales si trabaja pero ejerciendo la Docencia Universitaria, actividad que puede realizar sin problema alguno de conformidad con la norma.
La entidad no ha realizado ni aplicado la norma 407-04 Evaluación del Desempeño, ya que no hay registros de haber cumplido con esta actividad. La entidad si cuenta con registros de asistencia, en donde los funcionarios
firman la entrada y salida de su lugar de trabajo.
CONCLUSION:
El GAD. Parroquial Rural de Fátima en lo correspondiente a la administración del Talento Humano, no ha cumplido con lo estipulado dentro de las Normas de Control Interno, relacionadas con el grupo 407.
106