Misión del puesto
Responsable de colaborar directamente con el Director, subdirectores, jefes de Departamento y demás personal de la Dirección de Pruebas y Medición en la programación, coordinación y apoyo de las diversas actividades (seminarios, cursos, talleres, trámites administrativos, etc.) que se reali- zan en el área, así como supervisar que se cumpla con la calendarización establecida.
Es responsable de hacer los diversos trámites para contactar al personal externo que colabora en la elaboración de las pruebas, así como de las necesidades que se puedan presentar; por ejem- plo, viáticos, hospedaje u otros.
Alimenta bases de datos en las cuales se tiene identificado al personal externo que colabora en los seminarios, así como sus productos y pagos respectivos.
Integrar y dar seguimiento a los diversos manuales que involucran los procesos de la Dirección de Pruebas y Medición.
Finalidades principales
1. Coordinación de Eventos.
• Conocer el tipo de evento que solicita la Dirección de Pruebas y Medición • Determinar los requerimientos y materiales necesarios para el evento • Conocer el número y procedencia de los integrantes del evento
• Realizar los diversos trámites administrativos necesarios para la llegada y salida de los integrantes, así como determinar el lugar y características del evento
• Recabar el Vo.Bo. y autorización del Director de Pruebas para dicho evento
• Supervisar que las actividades se realicen en tiempo y forma durante el proceso de realización de los eventos
• Integrar expedientes 2. Apoyo Administrativo.
• Mantener una estrecha relación con los subdirectores, jefes de Departamento y en general con todo el personal de la Dirección de Pruebas y Medición para las diversas tareas administrativas que le sean solicitadas
Nombre del puesto: Reporta a:
Dirección a la que pertenece: Área / Departamento:
Responsable de Apoyo Técnico y Logístico Director de Pruebas y Medición
Pruebas y Medición Apoyo Técnico y Logístico
• Fungir como enlace de toda actividad administrativa con las demás direcciones del Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación
• Integrar y dar seguimiento a los manuales que la Dirección de Pruebas y Medición produzca
Finalidades principales
• Coordinar con las diferentes áreas de la Dirección los procesos para la elaboración de las pruebas y demás requerimientos del personal
• Supervisar que los productos se entreguen en tiempo y forma, de acuerdo con la pla- neación establecida por la Dirección de Pruebas y Medición
• Participar en las reuniones de la Dirección, a fin de mejorar y fortalecer los procesos requeridos por el área
• Formular el Programa Anual de Actividades (PAA) de su área
• Aplicar estrategias de motivación e integración grupal para que mejore la calidad del desempeño laboral de los integrantes del departamento
• Apoyar y promover la participación del personal a su cargo en programas de superación • Verificar que el personal a su cargo cuente con el material y equipo necesarios para
el buen desempeño de sus labores
• Asignar y supervisar actividades específicas al personal a su cargo • Asistir a las reuniones de trabajo a las que sea convocado
• Brindar atención a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su competen- cia
• Mantener la confidencialidad de la información
• Organizar y resguardar la información que se genere en la Dirección de Pruebas y Medición
• Colaborar en las diversas actividades del Departamento de Diseño e Ilustración de Pruebas
• Colaborar en la realización de los diversos manuales administrativos de la Dirección de Pruebas y Medición
• Creación de folletos y documentos en general • Apoyar en cualquier actividad que requiera diseño
Principales contactos internos y externos que el titular debe desarrollar
y mantener
Organismo / Área / Puesto
INEE / Dirección General Adjunta / Varios
INEE / Pruebas y Medición / Director y Subdirectores / Jefe de Departa- mento de Diseño e Ilustración de Pruebas
INEE / Informática / Varios INEE / Dirección de Relaciones Nacionales y Logística / Varios
INEE / Dirección de Administración y Finanzas / Subdirección de Recur- sos Humanos
INEE / Dirección de Administración y Finanzas / Subdirección de Re- cursos Materiales / Departamento de Adquisiciones
INEE / Dirección de Administración y Finanzas / Subdirección de Orga- nización / Varios
INEE / Dirección de Comunicación y Difusión / Varios
Para qué
Recabar Vo.Bo. para la contratación de personal externo que co- labora con la Dirección de Pruebas y Medición (DPM) en semi- narios, cursos y talleres durante el proceso de construcción de las pruebas. Dar seguimiento a todos los asuntos que requiera la Dirección de Pruebas y Medición
Coordinar y apoyar los procesos de construcción de las pruebas y actividades administrativas que se requieran, solicitar apoyo técnico en la elaboración de dípticos, trípticos, diplomas, diseños de logoti- pos, portadas para carpetas, CD, diplomas, etc., para los materiales de los diversos cursos y talleres que se realizan en la Dirección de Pruebas y Medición
Solicitar soporte técnico en todos los requerimientos de informática de la Dirección de Pruebas y Medición, así como brindar soporte técnico y mantenimiento del Sistema Integral de Información
Solicitar capacitación para el personal que conforma la Dirección de Pruebas y Medición, así como para el personal externo que colabora en los procesos de construcción de las pruebas. Solicitar apoyo para la clasificación de libros que tiene la Dirección de Pruebas y Medición para la elaboración de las pruebas
Dar seguimiento a los trámites de contratación y renovación de con- tratos para el personal de la Dirección de Pruebas y Medición, de nuevo ingreso y eventual
Coordinar y establecer la logística de los eventos que se realizan en la Dirección de Pruebas y Medición, solicitud de papelería y cafetería, solicitud de equipo y mobiliario tanto para la Dirección de Pruebas y Medición como para los eventos, así como dar seguimiento de los trámites de contratación de asesores y expertos externos
Colaborar conjuntamente en la elaboración de manuales de pro- cedimientos, integración del PAA, presupuesto anual, informes de cumplimiento de las metas programadas de la Dirección de Pruebas y Medición. Control y seguimiento del archivo de infor- mación de la Dirección de Pruebas y Medición
Solicitar apoyo especializado para la grabación de audio y video de los eventos
Concepto
Personas que le reportan directamente N° de comités que se hacen al año N° de carpetas de comités
N° de seminarios, cursos, talleres
Cantidad 2 5 500 5
Dimensiones / Indicadores
Principales problemas o retos a los que se enfrenta el titular
Organizar el volumen de información generada en los diversos comités. Resolver imprevistos que puedan resultar en los diversos seminarios. Concretar los procesos y documentos asignados en tiempo y forma.
Integrar y dar seguimiento al presupuesto anual de la Dirección de Pruebas y Medición para su seguimiento.
Integrar y dar seguimiento del Programa Anual de Actividades (PAA) de la Dirección de Pruebas y Medición.
Integrar y dar seguimiento al archivo de información de la Dirección de Pruebas y Medición.
Información general y características del puesto
La tarea primordial del titular consiste en coordinar y supervisar las diversas tareas técnicas y ad- ministrativas que involucran la conformación de los Excale de Español, Ciencias Sociales, Matemáti- cas y Ciencias Naturales, resolviendo en el camino la logística y problemas que puedan surgir. El titular del puesto supervisa y controla la actuación del personal a su cargo, quienes mantienen una comunicación constante y directa con los académicos de las pruebas para brindar el apoyo e información necesarias para el desempeño de sus labores, así como resolver las eventualidades que se presenten con la finalidad de darle continuidad y agilidad a los procesos.
Entre las principales decisiones que se reserva al titular pueden mencionarse: la selección y aprobación del lugar de los eventos; solicitudes del material para eventos; selección y aprobación de diseños de dípticos, trípticos, diplomas para los eventos, entre otros.
En cuanto a la libertad de actuación del titular, está regida por el manual de procedimientos de la Dirección de Pruebas y Medición. Constantemente se presentan cosas nuevas a considerar, pero hay lineamientos de tareas. Su libertad estriba en cómo hacer las cosas, basándose en sus cono- cimientos, creatividad, experiencia, criterio y madurez.
Director General
Secretaria del Director Director General Adjunto Subdirector de Pruebas de Español y Ciencias Sociales Subdirector de Pruebas de Matemáticas y Ciencias Naturales Subdirector de Análisis Jefe de Departamento de Edición e Ilustración de Pruebas Responsable de Apoyo Técnico y Logístico
Organigrama
Analista de Apoyo Técnico y Logístico
Otros puestos que reportan directamente al jefe
Director de Pruebas y Medición
Puesto del jefe de su jefe inmediato
(el jefe de su jefe)
Puesto del jefe inmediato
(su jefe)
Puesto del titular
(su puesto)
Misión del puesto que reporta
(Subordinados)
Analista de Apoyo Técnico y Logístico. Elaborar los diversos manuales que soportan los procedimientos y personal necesarios para la elaboración de los instrumentos de medición conforme a las normas establecidas, así como entregarlos en tiempo y forma requeridos por el área y la Dirección de Pruebas y Medición.
Apoyo Técnico y Logístico. Alimentar y verificar que la información ingresada a la base de datos, en la cual se registra el personal de los diversos comités y sus productos, sea confiable. Controlar el archivo de la Dirección, así como apoyar en las tareas administrativas y técnicas del área.
Perfil del puesto
Edad:
Mínima: 30 Máxima: 55 Estado civil:
Soltero Casado Indistinto x Necesidad de viajar:
Si x No Frecuencia:
Ocasionalmente x Frecuentemente Escolaridad:
Mínimo contar con licenciatura en Administración o afín. Área o especialidad:
Administración pública. Experiencia laboral:
Si x No Años: 3 años mínimo ¿En qué funciones o puestos?
• Tener un mínimo de tres años de experiencia en organización, coordinación y evaluación de seminarios, cursos, talleres
• Tener experiencia en elaboración de manuales, informes, presupuestos y procedimientos • Tener experiencia en el manejo de base de datos
• Tener experiencia en el área de la educación Inglés:
Conocimientos de software:
Manejar diversos software como Visio, Visual Fox Pro, Microsoft Project, Adobe Acrobat, además de buen manejo de Microsoft Office e Internet.
Conocimientos especiales y/o capacitación: Software de diseño gráfico
Habilidades:
Personales: Estrategias sociales; saber moderar grupos de trabajo, negociar; facilidad para ex- plicar la información; creatividad para mejorar métodos existentes y tener capacidad y facilidad de autoaprendizaje de las novedades existentes en el medio e investigación.
Técnicas: Experiencia en elaboración de manuales, diagramas, procedimientos, presupuestos e informes.