Misión del puesto
Responsable de apoyar en la elaboración, integración y administración de las diversas activi- dades de Apoyo Técnico y Logístico, así como de colaborar con el responsable de Apoyo Técnico y Logístico en las diversas actividades administrativas para cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de la Dirección de Pruebas y Medición.
Finalidades principales
1. Trascripción de seminarios.
• Conocer el tipo de seminario a transcribir • Identificar el material de la trascripción • Programar la trascripción del material • Integrar el documento generado • Revisar el documento
• Elaboración de resúmenes
2. Control de casetes y videos de la trascripción.
• Relacionar casetes después de haber elaborado la trascripción • Organizar casetes y videos por fecha
• Archivar casetes y videos de seminarios por fecha
• Organizar documentos y elaborar resúmenes de transcripciones 3. Armado de carpetas.
• Impresión de los documentos generados • Seleccionar imágenes a integrar
• Integrar programa del curso o seminario
• Integrar los currículos del personal involucrado en el seminario 4. Apoyo administrativo a las áreas de la Dirección de Pruebas y Medición.
• Brindar apoyo en cuestiones administrativas que las áreas de la Dirección de Pruebas y Medición así lo requieran
Nombre del puesto: Reporta a:
Dirección a la que pertenece: Área / Departamento:
Apoyo Técnico y Logístico
Responsable de Apoyo Técnico y Logístico Pruebas y Medición
• Apoyo técnico en seminarios, cursos y talleres
5. Archivo y control de libros de texto, así como material de consulta de la biblioteca del área.
• Organizar los diversos libros de texto y material de consulta del área • Llevar un registro de los préstamos que se realizan
6. Apoyo secretarial.
• Elaboración de oficios, llamadas telefónicas, transmisión y recepción de faxes u otros documentos; fotocopiado, engargolado y trámite de diversos documentos internos y externos
8. Operación del programa Sistema Integral de Información (bases de datos de los inte- grantes de los diversos comités).
• Ingresar todos los datos del personal que colabora en los diversos comités, así como sus productos y pagos correspondientes
9. Control de los expedientes de los participantes de los diversos comités.
• Controlar toda la información en los expedientes creados para cada uno de los par- ticipantes y asignatura
• Actualizar la información recabada
10. Coordinación de los participantes en las jornadas de trabajo programadas. • Contactar a cada participante
• Informar y reservar la fecha del evento • Reservar la sala de trabajo
• Reservar lugar de estacionamiento
Funciones generales
• Colaborar en la satisfacción de las necesidades de apoyo técnico y logístico de las áreas de la Dirección de Pruebas y Medición
• Brindar atención a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su compe- tencia
• Mantener un ambiente de trabajo cordial en la Dirección de Pruebas y Medición • Cumplir en tiempo y forma con los productos asignados
Principales contactos internos y externos que el titular debe desarrollar
y mantener
Organismo / Área / Puesto
INEE / Dirección de Pruebas y Medición / Responsable de Apoyo Técnico y Logístico
INEE / Dirección de Pruebas y Medición / Subdirecciones / Varios
Para qué
Apoyar los procesos de elaboración de materiales para los diversos cursos, talleres y comités que se realizan en la Dirección de Pruebas y Medición
Brindar apoyo técnico durante los seminarios, cursos, talleres y comités que se imparten en la Dirección de Pruebas y Medición
Principales problemas o retos a los que se enfrenta el titular
Cubrir los tiempos establecidos para la organización del material para cada uno de los eventos que tienen lugar durante el año.
Información general y características del puesto
La tarea primordial del titular consiste en brindar apoyo administrativo a las áreas de la Dirección de Pruebas y Medición, así como coordinar a las personas que participan en los diversos comités (recepción de documentos, trámite de pagos, preparación y entrega de materiales de trabajo). El titular del puesto supervisa y controla cada uno de los expedientes del personal que participa en cada evento, así como el material bibliográfico de consulta que se encuentra en la biblioteca de la Dirección de Pruebas y Medición.
Entre las principales decisiones que se reserva el titular pueden mencionarse las siguientes: definir cómo ingresar los registros en la base de datos, así como mantener una estrecha comuni- cación con los subdirectores, jefes de departamento y demás personal de la Dirección de Pruebas y Medición.
En cuanto a la libertad de actuación del titular está regida por el manual de procedimientos de la Dirección de Pruebas, además de que constantemente se presentan cosas nuevas que hay que resolver basándose en sus conocimientos, creatividad, experiencia, criterio y madurez.
Perfil del puesto
Edad:
Mínima: 25 Máxima: 55 Estado civil:
Soltero Casado Indistinto x Necesidad de viajar: Si x No Frecuencia: Ocasionalmente x Frecuentemente Escolaridad: Secretariado bilingüe.
Área o especialidad:
Manejar paquetería y dominar el idioma inglés. Experiencia laboral:
Si x No Años: 4 años ¿En qué funciones o puestos?
• Contar con experiencia en áreas administrativas
• Tener experiencia en organización y archivo de documentos Inglés:
Hablar: 70% Escribir: 80% Leer: 100% Traducir: 80% Conocimientos de software:
Tener un buen manejo de computación (Windows XP, Word, Power Point, Outlook, navegación por Internet).
Conocimientos especiales y/o capacitación:
Contar con buen dominio del idioma inglés para poder realizar traducciones y consultas en ese idioma.
Habilidades:
Personales: Tener capacidad para el autoaprendizaje en forma general; contar con creatividad para mejorar procesos; tener facilidad para la integración de trabajo en equipo.