Chapter 3: Methodology
3.2. Research Design
3.7.1. Analysis of Collected Data
3.7.1.1. Collected Data by Groups of Participants
Las entrevistas se realizaron a funcionarios de las cuatro empresas que brindan el servicio de gerencia de proyecto externa e interna. Las empresas que participaron y sus representantes fueron:
1) Altius Gerencia, Ingeniero Juan Manuel Ramírez;
2) XL & Asociados, Ingeniero Xavier Largaespada y Arquitecto José Luís Castillo; 3) Protexa Construcciones, Ingeniero Benjamín Amaro Romero.
4) Plate, Ingeniero Rafael Garza Martínez.
A cada una de las personas antes mencionadas se les aplico el cuestionario base del formato de entrevista, y durante la misma, la información se fue recopilando en las hojas del formato, posteriormente la información se introdujo en la matriz que a continuación se presenta, donde se comparan las respuestas obtenidas por cada organización. Dicha información permitirá analizar y conocer los procesos, procedimientos, técnicas y herramientas implementadas en el medio; así como, base para el desarrollo de procedimientos.
Información recopilada en formatos de Entrevistas a gerencias de proyectos
No PREGUNTA ALTIUS GERENCIA XL & ASOCIADOS
PROTEXA
CONSTRUCCIONES PLATE
1 ¿Cuál es la estructura organizacional?
-Estructura organizacional horizontal. Compuesta por el director de proyecto, el gerente de proyecto y coordinadores técnicos y administrativos en cada proyecto.
-Estructura organizacional funcional. Compuesta por el gerente de proyecto, gerente residente, ingenieros especialistas y fiscales por especialidad, en cada proyecto.
-Estructura matricial.
-Estructura matricial. Compuesta por el director general, gerente de construcción y gerente de diseño, lideres de proyectos, equipo técnico y staff administrativo y contable.
2 ¿Qué servicios
ofrece?
-Gerencia de proyectos (todo se administra por contratos) durante todo el ciclo de vida del proyecto. -Gerencia de construcción (contratan mano de obra y compran directamente el material). -Desarrollo de proyectos ejecutivos (diseño).
-Gerencia de proyectos (todo se administra por contratos) durante todo el ciclo de vida.
-Administración de proyectos. -Supervisión de proyectos.
-Desarrollo de proyectos ejecutivos (diseño).
-Construcción y administración de proyectos marítimos (dragados, monoboyas, ductos, plataformas, etc.) y terrestres (carreteras, puentes, presas, plantas de generación, metro, etc.).
-Dirección de proyectos con apoyo técnico, incluyendo las actividades de coordinación del proyecto ejecutivo y la administración del proyecto.
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¿Cómo es la relación entre la Gerencia y el Propietario? ¿Se elabora contrato entre las partes?
-Juntas semanales.
-Reportes semanales y mensuales. -El propietario puede consultar en la página Web de la gerencia, el estado del proyecto y documentos del mismo.
-Firma del contrato por servicios profesionales.
-Juntas semanales.
-Reportes mensuales de avance de obras.
-Oferta con los honorarios de la gerencia.
-Gerencia de proyecto interna de la organización del propietario. -Reportes ejecutivos.
-Juntas semanales.
-Reportes semanales del avance y estatus del tiempo del proyecto. -El propietario puede acceder por medio de clave a la página Web de Plate y tener acceso al estado del proyecto y documentos.
-Firma de contrato por servicios profesionales, previa definición de alcances de trabajo.
4 ¿Cómo es la relación entre la Gerencia y los Contratistas / proveedores? -Juntas técnicas. -Reporte quincenal o mensualmente del avance ejecutado en formatos preestablecidos.
-Reportes de compras y del programa.
-Comunicación constante vía e- mail, personal y telefónica. -Uso de bitácora de obra.
-Fomentar relaciones a largo plazo.
-Reporte mensual del avance de obras.
-Reuniones semanales.
-Juntas de cruces de ingeniería según se requiera.
-Comunicación constante vía e- mail, personal y telefónica. -Minutas de reuniones. -Uso de Bitácora de Obra.
-Reportes de avances de obra. -Reuniones semanales.
-Comunicación constante vía e-mail, personal y telefónica.
-Uso de bitácora.
-Juntas técnicas.
-Reportes de avances de obras semanales y quincenales.
-Uso de bitácora.
-Comunicación constante vía e- mail, personal y telefónica.
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¿Cuál es la relación entre el Propietario y el Contratista?
-La relación es indirecta, siendo la gerencia de proyecto la intermediaria.
-El propietario tiene acceso a las oficinas del contratista para verificar el avance o aclaraciones. Sin embargo, la relación es indirecta, por medio de la gerencia.
-La relación es indirecta, siendo la gerencia de proyecto la intermediaria.
-Contrato de precios unitarios.
-Contrato a precio alzado. -Contrato de precios unitarios.
-Contratos de precios unitarios. -Contrato de cuota diaria.
-Contratos de precios unitarios. -Contrato de precio alzado. 6
¿Qué tipos de contratos utilizan con los Contratistas? ¿Cuáles son las formas de pago más utilizadas?
-Estimaciones. -Generadores.
-Porcentajes de avance.
-Avalúos de obras quincenales o mensuales. -Estimaciones. -Porcentajes de avance. 7 ¿Cuenta la empresa con procedimientos formales previos a la contratación de los Contratistas / proveedores? Si.
-Formato de oferta de honorarios de la gerencia de proyectos al propietario.
-Formato de bases de licitación y contratos.
-Formatos de recepción de documentos y ofertas de licitación.
-Formato de envíos de documentos.
-Acuerdo de confidencialidad. -Constancia de Visita al Sitio. -Reglamento de Seguridad e Higiene. 8 ¿Qué actividades ejecutan previo a la contratación de los Contratistas / proveedores y qué herramientas, técnicas o software emplean?
-Estimación de costos y tiempos. -Definición de estrategias de contratación.
-Preparación de las bases de licitación, apegadas a las políticas del propietario.
-Preselección, cuentan con base de datos de proveedores/contratistas calificados.
-Visita al sitio con los contratistas. -Recepción y apertura de las ofertas.
-Análisis y evaluación de las ofertas.
-Selección del proveedor/contratista.
-Manejo de software como: Excel, Word, Primavera Project Planner. -Desarrollo del Plan del proyecto.
-Selección del diseñador junto con el dueño.
-Estimación de costos y tiempos. -Definición de las cláusulas del contrato y elaboración del borrador del mismo.
-Preparación de las bases de licitación.
-Visita al sitio con los contratistas. -Recepción y apertura de las ofertas.
-Análisis y evaluación de las ofertas.
-Selección del proveedor/contratista por
especialidades.
-Manejo de software como: Excel, Word, Microsoft Project.
-Desarrollo del Plan del Proyecto.
-Estimación de costos y tiempos.
-Base de datos de contratistas/proveedores.
-Planeación de la procuración. -Preparación de las bases de licitación.
-Recepción y apertura de las ofertas. -Análisis y evaluación de las ofertas. -Selección del proveedor/contratista. -Desarrollo del Plan del Proyecto. -Manejo de software como: Primavera Project Planner, Excel, Word, y propios de la empresa.
-Definición de estrategias de contratación de las obras.
-Estimado paramétrico de costos y tiempos y análisis del rendimiento de la inversión.
-Generación de cuantificación de obras por partidas.
-Manejo de base de datos de proveedores y contratistas.
-Preparación de las bases de licitación.
-Entrega de catálogos y volúmenes de obra.
-Recepción y apertura de ofertas. -Análisis de las propuestas.
-Realización del dictamen y estudios comparativos para que el dueño elija a los contratistas. -Selección de contratistas / proveedores.
-Manejo de software: Sure Track, Microsoft Project, Excel, Word. -Desarrollo del Plan del Proyecto.
9 ¿Qué fianzas y seguros utilizan?
-Fianzas: de cumplimiento, anticipo, vicios ocultos, pasivos contingentes y umbrella (fianza maestra).
-Seguros: social, de responsabilidad civil y de obras (este lo adquiere el propietario si lo desea).
-Garantía de sostenimiento de oferta.
-Fianzas: de anticipo, de cumplimiento y calidad o vicios ocultos.
-Seguro: social, de Daños a Terceros o Responsabilidad Civil y de Vehículos, equipos y maquinarias.
-Fianzas: anticipo, de cumplimiento y calidad o vicios ocultos.
-Seguros: de responsabilidad civil marítima y aeronaves, para deducibles, para embarcaciones, protección e indemnización para embarcaciones, otros.
-Fianzas: de anticipo, cumplimiento, de vicios ocultos o garantía.
-Seguro de responsabilidad civil por daños a terceros, social.
10 ¿Cuenta la empresa con procedimientos formales posteriores a la contratación de los Contratistas / proveedores? -Metodología estandarizada de acuerdo al Project Management Institute.
-Reglamento de Obra.
-Reglamento del Uso de la Bitácora.
-Manual de Procedimientos de Manhattan.
-Formatos de órdenes de cambio, solicitud de cheques, cédulas de control de avalúos, avances de obra, tarjetas de precios unitarios.
Si. Si. 11 ¿Cuáles actividades ejecutan posterior a la contratación de los contratistas / proveedores y qué herramientas, técnicas o software emplean -Determinación de instalaciones y construcciones provisionales. -Control y seguimiento de la calidad (listas de verificación). -Aplicación de ingeniería de valor. -Evaluación del desempeño del tiempo y costo del proyecto (método valor ganado).
-Control presupuestal.
-Elaboración de reportes ejecutivos.
-Definición de instalaciones y construcciones provisionales. -Desarrollo de Programa Maestro. -Supervisión del avance de las obras, programa y calidad.
-Revisión y control de avances y costos.
-Control presupuestal.
-Pagos de avalúos a contratistas. -Revisión, autorización, control y pago de órdenes de cambios.
-Integración de la oficina de administración de proyecto en el sitio.
-Control presupuestal. -Aseguramiento de la calidad.
-Informes de rendimiento del proyecto (curvas de integración). -Control de órdenes de cambio. -Verificación de procedimientos constructivos.
-Control sobre los administradores
-Integración de las instalaciones y construcciones provisionales. -Supervisión de la construcción. -Estimaciones de obra.
-Control presupuestal.
-Reportes semanales indicando variaciones en tiempo y costos. -Evaluación del desempeño del tiempo y costo del proyecto. -Realización, revisión y firma de estimaciones de obra.
-Revisión y control de estimaciones.
-Verificar procedimientos constructivos.
-Requisición de pagos y facturas. -Control de la bitácora.
-Recopilación y documentación de las lecciones aprendidas.
-Utilización de software como: Primavera Project Planner, Auto CAD, Excel, Word.
-Elaboración de reportes de avance de obra.
-Revisión y autorización de planos de taller, guías de montajes, materiales, despieces, pruebas de control de calidad, otros.
-Aseguramiento del cumplimiento de normas, leyes y Reglamentos establecidos.
-Control de bitácora.
-Control de vigilancia y seguridad del acceso de personas, vehículos, maquinaria, materiales y herramientas al proyecto.
-Verificar procedimientos constructivos.
-Recepción de los Envíos de Muestras de materiales al propietario.
-Utilización de software como: Microsoft Project, Excel, Auto CAD, Word, otros.
de proyecto (superintendentes). -Utilización de software como: Primavera Project Planner, Excel, Word, otros.
-Revisión y autorización de pagos a contratistas.
-Realización de estado de cuenta (carátula de estimaciones).
-Manejo de software como: Microsoft Projet, Sure Track, Excel, Word, Auto CAD, otros.
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¿Cuál es el procedimiento para administrar las órdenes de cambio?
-Procedimiento y proceso para identificar, solicitar, evaluar, autorizar, ejecutar y controlar los cambios en el proyecto
-Conocer en todo momento la causa e impacto de los cambios, clasificación de la orden de
-Identificación, autorización, control y ejecución de los cambios.
-Revisión, autorización y control de los cambios.
-Los residentes en campo tienen la autoridad de realizar cambios menores sin contar previamente con las firmas correspondientes. -Tienen un formato preestablecido, que indica el estatus del cambio, costo, descripción y entre otros.
cambio.
-Asegurar que los cambios se incorporen al presupuesto y programa del proyecto
-Dependiendo del tipo de cliente, las órdenes de cambio son tratadas como se mencionó anteriormente o estas no pueden ser realizadas sin previa autorización del cliente.
13 ¿Cuenta la empresa con procedimientos para la administración del riesgo?
-Metodología basada en el Project
Management Institute. -Procedimientos empíricos. -Planes de respuesta a los riesgos. -Procedimientos empíricos.
14 ¿Cuáles actividades ejecutan para la administración del riesgo y qué herramientas, técnicas o software emplean
-Los riesgos se identifican, cuantifican y controlan constantemente, indicando el estado de los mismos en los reportes semanales.
-Actualización de la matriz de administración de riesgo.
-Identificación de los riesgos potenciales.
-Planes de acción contra riesgos ya definidos.
-Los riesgos son identificados y cuantificados desde el inicio del proyecto, luego son monitoreados continuamente durante toda la ejecución de la obra.
-Planificación de respuestas a los riesgos. 15 ¿Cuenta la empresa con procedimientos formales para el cierre de los proyectos? -Metodología estandarizada de acuerdo al Project Management Institute.
-Reglamento de Obra. Si. Si.
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¿Cuáles actividades ejecutan para el cierre de los proyectos y qué herramientas, técnicas o software emplean?
-Cierre Administrativo: reporte final, estado de cuenta del proyecto, integración de archivos del proyecto, programa y presupuesto final.
-Recepción definitiva de la construcción.
-Cierre Administrativo: reporte final, estado de cuenta del proyecto, integración de archivos del proyecto.
-Recepción final de la construcción.
-Cierre Contractual: carta
-Cierre Administrativo: actas de entrega de recepción parcial/total, acta de finiquito, actas circunstanciales.
-Cierre contractual: notas de campo, cierre de contratos, fianzas, seguros, garantías, manuales, bitácora
-Sistema de acta de preentrega, entrega y finiquitos.
-Cierre Administrativo.
-Revisión de documentos del seguro social presentado por los contratistas.
-Cierre Contractual: fianzas, manuales, garantías, planos “as- built”, cierre contratos, bitácoras, listas de verificación, aceptación final, lecciones aprendidas, otros. -Recopilación de toda la documentación del proyecto y entrega de la misma al propietario. -Evaluación del desempeño de los contratistas / proveedores / equipo gerencia.
finiquito, fianzas, manuales, garantías, planos “as-built”, cierre contratos, bitácoras, aceptación final, otros.
-Recopilación de toda la documentación del proyecto y entrega de la misma al propietario.
-Evaluación de contratistas. -Evaluación del desempeño del contratista (cumplimiento del tiempo, costo, calidad, capacidad de interrelaciones, confiabilidad). 17 ¿Qué áreas de oportunidad dentro de la administración de proyectos considera que puede deberían ser más investigadas,
estudiadas y/o implementadas?
-Aspectos ambientales relacionados con el sector
construcción.
-Procedimientos para la administración de la seguridad e higiene.
-Mayor conocimiento y manejo de herramientas computacionales de administración de proyectos por parte de los administradores de proyecto.
-Desarrollo de procedimientos y métodos para los procesos de administración de proyectos.
-Aplicación de mejora continua a los procesos establecidos para la administración de proyectos.
-Que la gerencia de proyecto esté liderada por miembros con experiencia técnica, que permitan conjugar el soporte técnico con la administración del proyecto. Habiendo mayor participación de la gerencia en las decisiones y actividades técnicas requeridas en el campo.