Compare with State-of-the-Art Methods

(Ventas mínimas mensuales/30) * tiempo de reemplazo (2126/30) x 3 =212,60 El nivel crítico de inventarios es de $ 212,60 USD., la empresa debe evitar llegar a este nivel puede ocasionar retrasos

en la entrega de

mercadería o material publicitario de la agencia.

Fuente: Autora Análisis

Una vez aplicados los instrumentos o herramientas técnicas que determinan los niveles de inventario: máximo, mínimo y crítico. La agencia debe mantener como existencias máximas $1.077,15 USD., un stock de mercadería excesiva genera costos de almacenaje, recursos subutilizados y hasta cierto punto un lucro cesante. Por otro lado, se aplica el nivel mínimos mercadería es de $354,33 USD., con este nivel la empresa satisface los requerimientos de clientes en tiempo y plazos requeridos por ellos y considerando además que el tipo de materiales utilizados no se puede adquirir con proveedores de la misma zona sino de otras ciudades, lo que obliga a tener un Lead Time mucho más grande. El nivel crítico de inventarios es de $ 212,60 USD., la empresa debe evitar llegar a este nivel puede ocasionar retrasos en la entrega de material publicitario de la agencia.

CONCLUSIONES

• No se ejecutan procedimientos importantes para el control de inventarios y que se relacionan con el registro documental y constatación de los pedidos mediante recepción documentos, las compras se ejecutan sin constatación de stock y no se entregan pedidos formales de compra de materiales para la agencia y adicionalmente no se elaboran cuadros comparativos de las proformas recibidas a fin de establecer las mejores condiciones de compra para Am Press.

• A través de la evaluación del sistema de control interno se determina un nivel de confianza del 40% y un nivel de riesgo de 60%, es decir 6 de cada 10 actividades o procesos en la agencia se ejecutan sin un control técnico y sin la rigurosidad que el sistema de control interno califica como eficaz en el cumplimiento de objetivos. Las principales actividades que se incumplen tienen relación con el no registro y verificación documental de los procesos internos.

• En el proceso de constatación de inventarios, se han evidenciado inconsistencias con los bienes y su estado de utilidad respecto a que tanto los bienes que se encuentran en malas condiciones o dañados como aquellos sobre los cuales no existen rastros, no se han registrado y no se han tomado en cuenta adecuadamente a la hora de disminuir el monto de sus activos, por lo que se cuenta con información errónea sobre la información financiera de la agencia de publicidad. Los montos de estas inobservancias ascienden a más de $ 5.580,00 USD., debido a que no se han asignado responsabilidades al encargado de bodega para que realice las acciones permitentes.

• Se han aplicado indicadores financieros relacionados a la medición de: liquidez, inventario a activo corriente, rotación de inventario, promedio de rotación de inventarios en días, rentabilidad sobre las ventas, rentabilidad sobre el total de activo, rentabilidad sobre el total de activo, y que en términos generales han demostrado cumplir con los estándares de cada uno aunque en el caso del indicador que relaciona la rentabilidad sobre el activo total se debe mencionar que el valor encontrado (14%) podría mejorar aún más con el registro adecuado de bienes que no están operativos, que se deben dar de baja, y los extraviados.

• Se han aplicado instrumentos para el cálculo de las existencias: máxima, mínima y crítica, y de los datos encontrados se evidencia que la agencia Am Press, debe

$354,33 USD., y finalmente, el nivel crítico de inventarios de $ 212,60 USD., y que a fin de tomar decisiones adecuadas deben ser analizados por Gerencia.

RECOMENDACIONES

• Se recomienda a la gerencia de Am Press el diseño de procesos internos que contribuyan a la ejecución de procedimientos importantes en el control de inventarios y que se relacionan con el registro documental y archivo físico de expedientes para varias actividades de la agencia, como compras, ventas, pedidos o requisiciones de materiales, constataciones físicas, control de inventarios, recepción de mercaderías, entre otras.

• Con el diseño de proceso internos para varios procedimientos que guardan relación con el control y gestión de inventarios, se puede mejorar los resultados de la evaluación del sistema de control interno a fin de cambiar los valores actuales y con esto, mantener un nivel de confianza superior al nivel de riesgo de las actividades y que eviten que se ejecuten sin un control técnico y sin la rigurosidad que el sistema de control interno califica como eficaz en el cumplimiento de objetivos.

• Se recomienda al encargado de bodega realizar una constatación física de inventarios en la que se valore adicionalmente de la existencia, el estado y operatividad de cada bien registrado, y en caso de tener criterio técnico suficiente para dar de baja los bienes que así se requieran, proceder a solicitar la baja y la conciliación de la información financiera de la agencia, evitando errores en datos financieros, por lo que en definitiva, se recomienda que luego del diseño y aprobación de los procesos de control, se puedan implementar a la brevedad posible.

• En temas financieros y gestión de los recursos económicos, se recomienda formalizar o plasmar en documento, todos los procesos que ejecutan de forma empírica dentro de Am Press a fin de que se fortalezcan los controles y mejore aún más le eficiencia administrativa, no solo del área de inventarios sino del recurso económico como tal. Los datos deben fortalecer la gestión en general y varios de ellos, a pesar de mostrar cumplimiento de estándares, pueden incrementar sus valores una vez implementados los nuevos procesos.

• Para que se lleve un control mucho más técnico de la gestión de inventarios y existencias, se necesita que se apliquen permanentemente instrumentos para el cálculo de las existencias: máxima, mínima y crítica, y que los datos que se encuentren formen parte de la toma de decisiones de gerencia que estén basados en información real, prioritaria, importante y oportuna. Los primeros cálculos ya muestran una referencia

técnica de lo que se necesita observar para mantener como existencias, siendo así: máximas $1.077,15 USD., mínimas de $354,33 USD., y críticas de $ 212.

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