Complexity of the Frequency Allocation Algorithms

El proceso de planeación de compras para realizar importaciones se da cuando la empresa conoce con certeza pedidos de cantidades considerables y desea hacer negociaciones con los proveedores de insumos químicos. De esta manera el gerente de producción hace unos estimados de las cantidades de insumos que son requeridos para cumplir con ese contrato y realiza la orden de compra correspondiente. Vale la pena resaltar que los criterios establecidos para determinar la cantidad a pedir es la capacidad que tiene el contenedor y la importancia que tiene determinado producto químico, es decir que el producto químico no se consiga en el país o la economía que pueda representar importar el insumo. Actualmente no existe un proceso definido para realizar la planeación de los requerimientos de insumos químicos por medio de pronósticos y de una optimización que permita determinar la cantidad y el momento adecuado para realizar los pedidos. El instructivo del proceso puede ser visto en el Anexo 1

7 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA LA PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO DE INSUMOS QUÍMICOS EN LA EMPRESA.

La idea general de este trabajo de grado es realizar una propuesta formal de una metodología que permita mejorar el proceso actual y contribuya al crecimiento de la empresa. Según el diagnóstico que se realizó se vieron algunos puntos críticos que podrían mejorarse, en cuanto al método en que se hacían los pedidos y como tal la manera en que se planeaba la cantidad requerida para continuar con un proceso eficiente y sin retrasos de la cadena productiva.

A continuación se hará una descripción general de la metodología utilizada para la planeación de los insumos químicos en la empresa el cual fue uno de los problemas encontrados con la medición de los indicadores de gestión anteriormente descritos. Se decidió abordar el tema del requerimiento de los insumos químicos, ya que este representa un valor significativo de dinero que podría ser ahorrado por la empresa o por los proveedores, Ese dinero se ve reflejado en gastos de transporte, manipulación, obsolescencias, entre otros.

A continuación se muestra un paso a paso general de la metodología que se propone a la empresa seguida de un ejemplo ilustrativo a seguir.

7.1 Procedimiento para realizar la planeación de insumos químicos.

De acuerdo al análisis realizado en el punto anterior el proceso general del flujo del proceso de compras de insumos químicos, ya sean compras internacionales o nacionales de la empresa permanecerá igual, únicamente se realiza la propuesta de una metodología del subproceso

planeación de requerimientos.

Propuesta para el subproceso Planeación de requerimientos.

Paso a Paso

1. CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN: A partir de la información diaria que la empresa emplea para contabilizar los pedidos que entrega a los clientes, se debe realizar una consolidación de la información que permita realizar la clasificación ABC por cantidad. La consolidación viene se debe dar de la siguiente forma.

Año – Mes – Clasificación (Cuero o Carnaza) - Unidades – Cantidad – Hojas

50 2. CLASIFICACIÓN ABC: A partir de la información consolidada se debe realizar la clasificación ABC para los tres años anteriores según la cantidad de decímetros cuadrados vendidos por cada tipo de cuero, tomando en el Rankin A la cantidad de decímetros del 15% de los tipos de cuero más vendidos. En el Rankin B el 20 % de los tipos de cuero mas vendidos que le siguen al Rankin A y el Rankin C es la cantidad de cueros que por defecto no están en los demás tipos de cuero agrupados en los Rankin anteriores. Es necesario hacer un análisis de los resultados que permitan tomar decisiones gerenciales, conociendo que tipos de cuero son los que más le conviene producir a la compañía. Nota: Este análisis se realizó para la cantidad de decímetros producidos en la empresa con el fin de satisfacer los requerimientos generales de insumos químicos de la empresa, no obstante se puede realizar la clasificación ABC según las utilidades que genera cada tipo de cuero o el valor de cada uno de ellos.

3. PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA EL AÑO QUE SE DESEAN PLANEAR LOS INSUMOS QUÍMICOS.

Siempre que se van a realizar pronósticos de la demanda es necesario tener en cuenta los factores externos e internos que puedan afectar el comportamiento de la demanda. Para esto es necesario que la planeación este conformada por pronósticos cuantitativos y cualitativos.

Se propone a la empresa que realice una planeación cuantitativa que surge a partir del análisis de la clasificación ABC de los años anteriores con el cual se eligen los tipos de cuero que la empresa considera se deben seguir trabajando a futuro y para la planeación cualitativa se deben hacer unas proyecciones de la demanda de acuerdo al ciclo de vida de los productos y el conocimiento que tenga la fuerza comercial sobre el crecimiento de venta en determinados tipos de cuero y las expectativas sobre los cueros que han sido lanzados en las ferias comerciales. 4. PRONÓSTICOS DE LA DEMANDA DE CUEROS TERMINADOS.

Para la planeación cuantitativa la empresa debe realizar los pronósticos del comportamiento de la demanda para cada tipo de cuero teniendo en cuenta la estacionalidad que puedan tener las ventas, los picos y valles de demanda, entre otros. En la propuesta se plantean once tipos de pronósticos distintos en los cuales se hacen unas variaciones de los valores alfa, beta y gama, o el número de meses que se tienen en cuenta para determinar el pronóstico. Es importante resaltar que si la empresa cuenta con personal con suficiente conocimiento sobre la utilización de cada tipo de pronóstico puede escoger los que crea convenientes, sin embargo en la propuesta se entregan los once tipos de pronósticos con sus respectivos controles para que sean evaluados según el comportamiento que cada uno tenga. Para realizar la validación del pronóstico es necesario realizar la señal de rastreo que muestra si el pronóstico utilizado es confiable para realizar la planeación. Para que el modelo sea confiable la señal de rastreo debe estar en el rango de -3 sigma y 3 sigma. Adicionalmente se debe calcular la desviación media absoluta que indica

51 de los pronósticos escogidos cual es el que mejor representa el comportamiento de la demanda.

5. EXPLOSIÓN DE MATERIALES.

Dado que la planeación de los requerimientos de materiales se realiza para demanda dependiente, es necesario realizar la explosión de materiales o determinar la cantidad de insumos requeridos por cada decímetro de cuero terminado. Teniendo en cuenta que únicamente se hizo el requerimiento de materiales para los procesos de pelambre, curtido y re-curtido.

Según el tipo de cuero y la formula que tiene la empresa para curtir la piel, fue necesario realizar un factor de conversión donde se calcula el promedio de masa o área de cuero en cada fase del proceso.

De esta forma se realizó la siguiente tabla con factores de conversiones.

Con la tabla anterior se realizó el cálculo de los requerimientos de insumos químicos según la cantidad de decímetros que se pronostican a futuro. Para ilustrar con un ejemplo se puede decir que si se venden 100 dm2 pa a el ue o X estos pesan 7.5 kg en estado salado, y a partir de ahí se realizan los cálculos de los requerimientos para el proceso de sulfurado.

6. CONSOLIDACIÓN DE PRODUCTOS QUÍMICOS.

Debido a que cada tipo de cuero requiere cantidades diferentes de insumos químicos es necesario realizar una consolidación mes a mes de las cantidades requeridas de requerimientos y así mismo conocer los requerimientos necesarios para el año en que se desea realizar la planeación.

7. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES

El modelo que se propone a la empresa requiere que sean tenidos en cuenta variables como el costo de realizar un pedido al proveedor y el costo de almacenar, ya que la propuesta quiere optimizar estas dos variables que son indispensables para la reducción de costos logísticos que actualmente está incurriendo la empresa. Para esto es necesario calcular el costo de almacenar y de pedir según las estadísticas que tenga la empresa, es conveniente que estas estadísticas sean actualizadas preferiblemente cada tres meses para llegar a resultados más acertados y conformes a la situación real de la empresa.

8. CÁLCULO DE LEAD TIME.

Para el modelo de planeación propuesto para la empresa es necesario hacer el cálculo de Lead time para cada uno de los proveedores en el exterior, igualmente la empresa puede utilizar este modelo para compras realizadas en el interior del país, para aquellos productos químicos que encuentra determinadas ventajas en cuanto a precio y capital invertido en inventarios de materias primas. La realizar el cálculo es necesario subdividir cada fase del lead time en fases más pequeñas con el fin de tener un control adecuado sobre cada una de las fases. Se esta forma cuando se conozca el valor de todo el lead time, es decir el tiempo transcurrido desde que se pone una orden de pedido hasta que el insumo químico esta listo

52 para ser utilizado, se deben tomar varias mediciones y así calcular la desviación estándar del Lead Time.

9. CÁLCULO DE NIVELES ÓPTIMOS DE INVENTARIOS.

El modelo para el cálculo de inventarios propuesto a la empresa está dado según las características propias de la empresa y de los proveedores que ésta tiene según los requerimientos de cada uno de los productos químicos. Según esto es necesario realizar los siguientes cálculos a partir de la información recolectada de los pasos anteriores.

Este paso es necesario completarlo mediante la ejecución de tres sub-pasos que se mencionarán a continuación.

a. En primer lugar es necesario seleccionar los productos químicos que se desean importar de acuerdo al análisis de costo de cada uno comparado con el producto comprado en el interior del país y que deban estar implícitos bajo la metodología propuesta, no obstante esta metodología también funciona para los productos químicos que se compran en el interior del país, sin embargo los proveedores escogidos serán nacionales. b. De acuerdo al conocimiento que tenga la empresa sobre los proveedores

es necesario agrupar los pedidos de los insumos químicos según el proveedor que los suministre.

c. A partir de los requerimientos netos presupuestados para el año 2012, que se calcularon con los pronósticos y la consolidación mes a mes por cada insumo químico se deben realizar las cuatro metodologías siguientes y se escogerá la que represente menos costos administrativos y logísticos en la empresa.

 Lote por Lote

 Cantidad Económica de pedido  Costo total mínimo

 Costo unitario mínimo

Cada uno de estos procedimientos se describió en el marco teórico. 10. CÁLCULO DE INVENTARIOS DE SEGURIDAD.

Para determinar el inventario de seguridad se realiza la siguiente ecuación

Donde Z es el nivel de seguridad según la desviación normal y S´d es la variación del inventario durante el Lead Time.

Para calcula S´d se utiliza la ecuación

Si la demanda se conoce con seguridad y el tiempo de entrega es incierto. Donde d es la demanda del periodo y STE es la deviación del Lead Time.

53 A continuación se muestra un ejemplo de la metodología para la planeación del año 2012 de los insumos químicos que representaban ventajas económicas para la empresa.

Paso 1. CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

A partir de todos los datos suministrados por parte de la empresa y además por el conocimiento que las personas poseen, se desarrolló un modelo de planeación que consiste determinar la cantidad de productos químicos necesarios en la empresa durante un periodo de tiempo determinado y hacer los requerimientos óptimos de cada uno de estos productos. Para esto fue necesario realizar como primer paso una consolidación de las cantidades vendidas de cueros terminados en una unidad estándar que permitiera conocer la demanda dependiente de los productos químicos utilizados para la elaboración del mismo, de esta manera mediante un factor de conversión todos los tipos de cuero independientemente de la unidad que sean comercializados (dm2, Pie2 o por kilos) quedaron estandarizados en dm2. Cuando quedaron todos los tipos de cueros unificados en una medida se realizaron unos diagramas de clasificación ABC para cada año (2009, 2010 y 2011) que permitieran identificar que tipos de cueros eran los más vendidos, así se podría centrar esfuerzos únicamente en aquellos que son vitales en la producción de la empresa. Como resultado de los diagramas de clasificación ABC se hizo el siguiente análisis.

Ilustración 9: Consolidación de la información. Fuente: Autor

Paso 2. CLASIFICACIÓN ABC

La clasificación ABC se realizó según el siguiente Ranking

 Ranking A: Son los productos que representan el 15% de los cueros más vendidos.  Ranking B: Representa el 20% siguiente del Ranking A de los cueros más vendidos.  Ranking C: Representa el restante de los cueros que por defecto se omitieron en

el ranking A y B.

A continuación se muestra la clasificación ABC según las cantidades vendidas de cada producto para el año 2011.

54  Año 2011.

Tabla 6: Fuente: Autor.

Ilustración 10 Fuente: Autor.

Con este diagrama se concluyó que para el año 2011 con el 15% de los diferentes tipos de cueros que se produjeron en la fábrica, se alcanzó el 91% de la cantidad de dm2 _{totales vendidos por la} empresa. Es decir de las 120 referencias de cueros que la empresa produjo en al año 2011, si se enfoca únicamente en 18 tipos de cueros que son los más vendidos, puede llegar a alcanzar el 93% del total de los cueros que vendió durante todo el año.

 Año 2010

55 Ilustración 11 Fuente: Autor.

Se concluyo que para el año 2010 con el 15% de los diferentes tipos de cueros que se producen en la fábrica, se alcanza el 91% de la cantidad de dm2 _{totales vendidos por la empresa. Es decir de las} 175 referencias de cueros que la empresa produjo en al año 2011, si se enfoca únicamente en 26 tipos de cueros que son los más vendidos, puede llegar a alcanzar el 92% del total de los cueros que vendió durante todo el año, lo cual es un resultado similar al obtenido para el año 2011

 Año 2009

Tabla 8 Fuente: Autor.

56 Se concluyó que para el año 2009 con el 15% de los diferentes tipos de cueros que se produjeron en la empresa, se alcanzó el 76% de la cantidad de dm2 _{totales vendidos. Es decir de las 118} referencias de cueros que la empresa produjo en al año 2011, si se enfoca únicamente en 17 tipos de cueros que son los más vendidos, puede llegar a alcanzar el 76% del total de los cueros que vendió durante todo el año.

Paso 3. PRIORIZACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS PARA EL AÑOS QUE SE DESEAN PLANEAR LOS INSUMOS QUÍMICOS

Al hacer el análisis de los tres años se consideró conveniente enfocar los esfuerzos en la planeación de los productos químicos para aquellos tipos de cueros clasificados en el ranking A, ya que se puede alcanzar más del 80% de la cantidad de cueros terminados que se producen durante cada año. Además se estaría alcanzando un nivel de servicio para los clientes más representativos de la empresa. Por otra parte, conocidos los tipos de cuero que más se vendieron en la empresa y que se esperaría que sean los más vendidos en el año posterior se procedió a realizar unos pronósticos de cada uno de los tipos de cuero para que estos conformaran el valor general en el cual se realizaría el estimado del EOQ para cada uno de los productos.

Adicionalmente fue necesario identificar para cada uno de los productos de la clasificación A, el estado en que se encontraba en su respectivo ciclo de vida y adicionalmente la viabilidad de continuar produciendo ese tipo de cuero ya que en algunos casos las condiciones económicas como el precio del dólar o el precio del cuero crudo restringen la comercialización de determinados tipos de cueros.

Ilustración 13 Ciclo de vida de producto. Fuente: http://www.e- conomic.es/programa/glosario/definicion-cvp

Para identificar la etapa en el ciclo de vida de los productos fue necesario contar con la colaboración de la fuerza de ventas y de la gerencia, quienes conocen el comportamiento de los productos que se están vendiendo y toman las decisiones de continuar con la elaboración de estos tipos de cuero o de cambios en los precios que puedan alterar la demanda en el tiempo.

Por otra parte para identificar los tipos de cuero se van a sacar al mercado, en algunos casos no se hace la nueva colección con anticipación, sino que ésta se va desarrollando a lo largo de los dos primeros meses mientras se realiza la feria de moda en Bogotá donde se presenta la nueva colección a los clientes. De esta se esperaría a realizar un ajuste a las cantidades solicitadas una vez haya un consenso por parte del área productiva y gerencial de la empresa.

En la gráfica a continuación se muestra cada uno de los tipos de cuero que intervienen en la toma elaboración de la cantidad económica a pedir.

57 Ilustración 14 Requerimientos de insumos Químicos. Fuente: Autor.

Paso 4. PRONÓSTICO DE LA DEMANDA DE CUEROS TERMINADOS

Una vez fueron identificados los tipos de cuero del ranking A para el año 2011 que se iban a producir durante el año siguiente, se procedió a realizar los pronósticos para cada uno de ellos asumiendo que se comportaban independientemente el uno del otro y que fueron producidos durante los tres años anteriores. Esto para tener datos suficientes en los pronósticos y que estos a su vez fueran confiables, de esta manera todos los datos de cada producto fue objeto de comprobación con ocho tipos de pronósticos diferentes, ya sea por la clase de pronóstico o por los valores de los factores de estacionalidad.

Los pronósticos que sirvieron de plantilla para el análisis de la demanda de cada uno de los productos fueron los siguientes.

 Winters – Holt: Con tres parámet os dife e tes de Alfa α , Beta β Ga a γ .  Suavización Exponencial: Co dos pa á et os dife e tes de Alfa α Beta β .  Regresión Lineal

 Promedio Móvil simple: Con promedios móviles de tres, cuatro y cinco meses.

 Promedio Móvil Ponderado: Los cuales se realizaron Mes a Mes, Cada mes con un factor de estacionalidad y por temporada en el cual se hicieron grupos de tres meses, conformando cuatro estaciones.

Al hacer las comprobaciones y análisis con cada uno de los pronósticos para cada producto, se eligió el pronóstico cuya señal de rastreo estuviera entre los límites permitidos de - σ σ ue

adicionalmente la desviación media absoluta fuera la menor de todos los pronósticos.

58 En la ilustración anterior se muestra que la señal de rastreo y la desviación media absoluta arrojaron que el promedio móvil simple mes a mes es el más adecuado para pronosticar el comportamiento de la demanda para el año posterior del tipo de cuero Forest Café.

Este procedimiento se realizó con cada uno de los tipos de cuero seleccionados para ser