Es muy importante recordar que en las investigaciones cualitativas la recolección de datos y el análisis de los mismos ocurren prácticamente en paralelo. Sucede dentro de un flujo libre que consiste en ir y venir entre una y otra actividad conforme la investigación se va focalizando iterativamente hasta lograr meter los datos recolectados dentro de una estructura que después se analiza a profundidad para generar hipótesis y teoría. Este ir y venir entre tareas de recolección y análisis, o "coreografía del análisis cualitativo" como lo llaman Hernández et.al. (2006), es propia de este tipo de trabajos.
La preparación ya implica recolección de datos por sus averiguaciones preliminares para determinar que método de recolección utilizar, que preguntar y que datos buscar, y por lo tanto forma parte de la coreografía que sugieren Hernández et.al. (2006). Por consiguiente, todos los aspectos de la preparación serán narrados directamente en la sección de recolección de información como parte de ese proceso iterativo.
A continuación se presenta un recuento de los pasos seguidos en el proceso de recolección de información con sus respectivas aclaraciones y justificaciones, y posteriormente se narra el procedimiento seguido para la realización del análisis profundo de la información recolectada.
4.2 Recolección de Información
La recolección comenzó investigando acerca de las empresas, su operación y las necesidades derivadas de esta para entender que es lo que sucede dentro de ellas, como lo llevan a cabo, y que variantes pueden existir, con el fin de saber preguntar a las PyMEs como es que cada una atiende los factores que todas tienen en común, y cuáles de estos factores son los más críticos para sus negocios.
En esta primera inmersión se consulto con el Lic. Sérvulo Anzola Rojas, experto en el tema de desarrollo de nuevas empresas y uno de los líderes del movimiento de desarrollo de emprendedores del Tecnológico de Monterrey,
muy similares pero que el peso de estas y la forma de resolverlas varia dependiendo del giro de la empresa y su forma de trabajar.
El profesor también corroboro la sospecha de que existe un subconjunto de necesidades que todas las empresas que están empezando tienen en común y que se consideran críticas, estas son:
• Recursos Humanos
• Finanzas
• Marketing
• Producción
En cuanto a la forma de apoyar la resolución de estas necesidades operativas y administrativas por medio del uso de la tecnología, el profesor Anzola recomendó usar a Donadio y Dieck (2004) como referencia.
Efectivamente, Donadio y Dieck (2004) proponen en su libro de Negocios en Ambientes Computacionales una lista que abarca un variado rango de funciones básicas de operación dentro de las cuales encasillan las actividades de las empresas, y que consideran requisito para que un negocio pueda establecerse como “negocio electrónico”. Por otra parte, se encontró en Hugos (2006) otra forma de clasificar las funciones de operación básicas por medio del modelo SCOR y los cinco Parámetros de Desempeño, mismos que pueden variar según la inclinación de la empresa y que también asocia con una variedad de sistemas de información. Ambos autores complementan sus modelos de funciones básicas de operación indicando que tipos de sistemas de información son apropiados para atenderlas.
Después de que se analizó la propuesta del profesor Anzola, la propuesta de Donadio y Dieck (2004) y la del Supply Chain Council, originalmente encontrada en Hugos (2006), empezaron a surgir las categorías específicas de las cuales buscar información en la recolección. La primera inmersión arrojo como resultado referencias para desarrollar las preguntas que compondrían la entrevista. Entonces para construir la entrevista se utilizaron complementariamente los modelos de Donadio y Dieck (2004) y el modelo
que cubre los parámetros de desempeño y el modelo SCOR de funciones básicas operación, por lo que se tuvo que refinar. Se sintetizaron los elementos redundantes y se altero el orden de las partes del modelo SCOR y de los parámetros de desempeño para facilitar el flujo de la entrevista. También se agregaron algunas preguntas específicas al final para lograr una mejor caracterización de las empresas. El resultado de esta segunda inmersión fue la simplificación de la entrevista, usando las categorías depuradas para definir la versión final de la guía para la entrevista.
Finalmente se aplico la entrevista a las empresas con las que se consiguió cita. Al inicio de cada entrevista se entablo conversación con los entrevistados y se les informó el propósito de la entrevista, aclarándoles que sus identidades se mantendrían confidenciales. Entonces se dio paso a la entrevista en si como aparece en la guía, misma que más adelante se describe. Deliberadamente a lo largo de la entrevista se hablo en términos de actividades y necesidades y no en términos de aplicaciones, software y sistemas específicos, para evitar sesgar la opinión de los entrevistados y captar la información acerca de sus funciones básicas de operación en sus propios términos, mismos que se pueden asociar después con alguna de las categorías de los modelos ya mencionados. Con esta información es posible encontrar más adelante que tipo de software es el que los autores recomiendan para realizar cada una de las actividades tratadas.
Los entrevistados no tenían acceso a las hojas de la guía, ya que estas hojas son en las que el entrevistador tomo sus notas y apunto sus observaciones. Solamente tenían acceso a la primera hoja ya que en ella se puso una grafica del modelo de Porter de la cadena de valor de las empresas, para ponerlos en contexto y para usarla como referencia de sus funciones operativas y administrativas o bien para hacer explicaciones a lo largo de la entrevista.
Una vez que se obtuvieron los resultados de la primera pregunta de investigación se pudo entonces llevar a cabo la recolección de información para la segunda. Con conocimiento de que buscar, se ingreso al sitio SourceForge.net para corroborar la existencia de aplicaciones Open Source capaces de apoyar a las funciones resultantes de la primera pregunta de investigación.
4.2.1 Explicación de la entrevista
Se eligió utilizar la entrevista porque es más flexible y abierta que la encuesta, y con ella se pueden comunicar las perspectivas de los participantes y construir significados relativos al planteamiento de la investigación en un tema del que apenas se está aprendiendo, que en este caso se trata de la situación de las funciones básicas de operación en las PyMEs entrevistadas. El tipo particular de entrevista adoptado para esta investigación es el semiestructurado. Las
asuntos o preguntas y el entrevistador tiene la libertad de introducir preguntas adicionales para precisar conceptos u obtener mayor información sobre los temas deseados.
La guía en la que se basa la entrevista se compone de varias preguntas de interés así como de varios asuntos que cubren las diferentes funciones de operación básicas, cuya situación en las empresas entrevistadas es lo que nos interesa aprender de esta entrevista. En la sección de anexos se presenta la guía de la entrevista para mayor referencia, y a continuación se explican los puntos que componen la entrevista.
El primer punto de la guía es una pregunta general o de “gran tour” acerca de la empresa. Esto sirvió para varias cosas: para desinhibir a los entrevistados, para aprender acerca de la empresa, para visualizar a la empresa en términos de la cadena de valor de Porter con ayuda de la figura que se incluyo en la entrevista, tomada de Laudon y Laudon (2007), y para empezar a cubrir las funciones de Make y Deliver del modelo SCOR.
A lo largo de la entrevista las preguntas que se utilizan son cada vez mas estructurales. El siguiente punto habla específicamente sobre el outsourcing o subcontratación. Con esta pregunta se pretende averiguar cuáles son las actividades que realizan en la empresa y cuales se realizan fuera de ella, con la finalidad de identificar mejor cuales son aquellas funciones básicas de operación en las que más se concentran las empresas entrevistadas.
A partir del tercer punto se presenta el grupo de asuntos con los que se pretendió profundizar en las funciones básicas de operación. Para cada asunto de este grupo se pregunto cuales actividades propias del asunto en cuestión son las que más realizan las empresas, como las realizan, y hasta después de que los entrevistados terminaban de hablar al respecto, si es que no hablaron del uso de herramientas tecnológicas para asistirse, se les pregunto directamente si utilizaban alguna para dejar claro ese punto. También se les pregunto si las herramientas que actualmente utilizan, si es que utilizan alguna, los ayudan a resolver alguna otra tarea menos frecuente para profundizar esa clasificación. Esto para apoyar la diferenciación en cuanto a frecuencias de ejecución de las
empresas entrevistadas. Inventory es uno de los parámetros de desempeño de Hugos (2006), y lo cubre la función Plan. Sin embargo, como este parámetro es fuente de un conjunto muy particular de actividades de operación, se maneja independientemente de la función Plan para facilitar el análisis de las actividades de dicha función.
• Source: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de abastecimiento que realizan las empresas entrevistadas. Source es la segunda de las funciones básicas de operación del modelo SCOR. También cubre parte del parámetro de desempeño Production.
• Make: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de producción que realizan las empresas entrevistadas. Make es la tercera de las funciones básicas de operación del modelo SCOR. Cubre parte del parámetro de desempeño Production.
• Deliver: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de cumplimiento de órdenes y servicios al cliente que realizan las empresas entrevistadas. Deliver es la cuarta de las funciones básicas de operación del modelo SCOR.
• Transportation: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de transporte de productos que realizan las empresas entrevistadas. Transportation es uno de los parámetros de desempeño que describe Hugos (2006). No aparece originalmente escrito en la guía de la entrevista por cuestiones de espacio, pero si fue considerado cuando se trato la función Deliver ya que esta lo cubre. Sin embargo, como este parámetro es fuente de un conjunto muy particular de actividades de operación, se maneja independientemente de la función Deliver para facilitar el análisis de las actividades de dicha función.
• Location: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de localización que realizan las empresas entrevistadas. Location es otro de los parámetros de desempeño de Hugos (2006), también lo cubre la función Deliver, pero al igual que Transportation se maneja independientemente para facilitar el análisis de las actividades de Deliver, puesto que este parámetro también es una fuente de un conjunto muy particular de actividades de operación.
• Return: En este asunto se busco obtener información sobre las actividades de devolución que realizan las empresas entrevistadas. Return es la última de las funciones básicas de operación según el Supply Chain Council (2008).
También se incluyó un aspecto llamado Información que no tiene relación con el parámetro Information de los parámetros de desempeño de Hugos (2006). Se pregunto acerca de la forma en la que la empresa maneja la información, ya que esto es de suma importancia para la adopción e implementación de sistemas de información, y por lo tanto relevante al caso de la plataforma de software descrita en la introducción.
Por último, las preguntas finales de la entrevista son más directas, enfocadas a obtener la opinión de las empresas en cuanto a las actividades de operación de mayor peso para ellas según diferentes criterios. Según sus propias palabras, se puede saber cuáles son tanto las actividades críticas como las menos productivas que de momento solo pueden realizar a mano, y es en estas precisamente en las que la tecnología puede intervenir para beneficio de las empresas. La última pregunta es para tantear el interés y la disposición de las empresas entrevistadas en apostar por el uso de las tecnologías de información.