Chapter 4 Research Design And Methods
4.6 Data Collection Procedures
4.6.2 Conducting Interviews
Fuente: Encuestas La calificación promedio es de 2,09 ubicándose en un nivel de cumplimiento medio, siendo el resultado espera 4 se determina lo siguiente:
No se ejercen actividades de auditoria sobre los controles y procedimientos, no cuenta con un proceso a seguir para evaluar el control interno. Por lo que es importante evaluar periódicamente los aspectos de control interno de la empresa y mejorar las falencias detectadas. 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 1 2 Resultado evaluacion Resultado esperado
65 Diagnostico de las falencias detectadas en los componentes del control interno
Cuadro 3 Falencias detectadas en el control interno
FALENCIAS DETECTADAS EN EL CONTROL INTERNO
ENTORNO DEL CONTROL
1 RIESGO ASOCIADO IMPACTO PROPUESTA DE MEJORA
CARENCIA DE UN CODIGO DE ÈTICA
Conductas inapropiadas de los empleados
Bajo Pautas de código de ética
CARENCIA DE MANUAL DE
FUNCIONES
Falta de compromiso de los empleados, herramienta para justificar despido.
Alto Propuesta de los perfiles del personal administrativo
AUSENCIA DE EVALUACION A
EMPLEADOS
Errores de empleados, costo para la empresa
Bajo Realizar evaluaciones sorpresivas de desempeño
laboral.
EVALUACION DE RIESGOS
2 RIESGO ASOCIADO IMPACTO PROPUESTA DE MEJORA FALTAS DE PROYECCIONES HACIA UN CRECIMIENTO COMPETITIVO No hay oportunidades en el mercado competitivo
Medio Sugerir estrategias para asentamiento en el mercado FALTA DE PARTICIPACION PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
Falta de compromiso del personal
Bajo Capacitar a los empleados sobre la importancia de un manual de control interno para la identificación de
riesgos.
NO SE IDENTIFICAN LOS RIESGOS
Perdidas económicas Bajo Herramienta para identificar riesgos
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3 RIESGO ASOCIADO IMPACTO PROPUESTA DE MEJORA
NO EXITE COPIA DE SEGURIDAD DE LA
INFORMACION
Perdida de información Alto Realizar diariamente copias de seguridad de los
archivos
ACTIVIDADES DE CONTROL
4 RIESGO ASOCIADO IMPACTO PROPUESTA DE MEJORA
No existe un mecanismo de control administrativo financiero y contable.
Perdida económica Procesos administrativos, financieros y contables
ACTIVIDADES DE SUPERVICION
5 RIESGO ASOCIADO IMPACTO PROPUESTA DE MEJORA
FALTA DE EVALUACIONES PERIODICAMENTE
Perdida económica Alto Herramienta de evaluación continua
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Propuestas de Mejora
a) Entorno de Control
o
Pautas de un código de ética: Tomando como base la ausencia de un código de ética dentro de la evaluación de control interno se propone pautas para la mejora de la conducta de los empleados. Para tener éxito, la comunicación debe ser mutua es decir, el propietario, socios o gerente deben explicar los estándares, procedimientos y expectativas de manera que entiendan los empleados, para ello hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:Identificación del marco de la empresa: Se debe establecer un marco de actuación legal de la empresa e identificar los compromisos con la sociedad.
Establecer riesgos: La gerencia debe establecer riesgos para proceder a diseñar pautas del código de ética acordes a las necesidades de la empresa
Establecer y delimitar responsabilidades: Con el propósito de que cada empleado conozcan los perfiles de puestos y responsabilidades
o Propuesta de los perfiles del personal administrativo: Es importante desarrollar el diseño del manual de procedimientos administrativos para que guie las acciones a ejecutarse en cada uno de los puestos de trabajo, la cual debe ser aplicada de manera eficiente por todo el personal que trabaja en la entidad y deberá ser actualizado posteriormente de acuerdo a las necesidades que tenga la empresa.
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Cuadro 4 Propuesta de los perfiles del personal administrativo
EMPRESA VITAGUA
PERSONAL ADMINISTRATIVO PERFIL ASPIRANTE AL CARGO GERENTE GENERALElaborado por: Aprobado por:
REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO
Título universitario en administración de empresas, economía o afines
Experiencia mínima de tres años en cargos similares
Sólidos conocimientos de encomia, legislación, tributación y tener cursos relacionados al cargo.
Poseer actitudes como liderazgo, trabajo en equipo, excelentes relaciones humanas, honestidad.
FUNCIONES
1. Responsable de coordinar, organizar y dirigir las actividades de la empresa “Vitagua” 2. Delegar funciones y responsabilidades a todos los empleados
3. Representar legalmente, judicial, extrajudicial a la empresa “Vitagua” 4. Plantar objetivos y políticas
5. Autorizar gastos para el buen funcionamiento de la empresa 6. Mantener excelente relaciones con el cliente interno y externo
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EMPRESA VITAGUA
PERSONAL ADMNISTRATIVO PERFIL ASPIRANTE AL CARGO SECRETARIAElaborado por: Aprobado por:
REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO
Nivel académico: mínimo instrucción secundaria
Experiencia no indispensable
Poseer actitudes como trabajo en equipo, excelentes relaciones humanas, honestidad.
FUNCIONES
1. Atender, registrar e informar a gerencia inquietudes. 2. Controlar la asistencia diaria del personal y puntualidad 3. Recibir y controlar la correspondencia
4. Tener una guía actualizada de los distribuidores y proveedores que tiene la empresa “Vitagua”
5. Informar diariamente sobre actividades cumplidas y no cumplidas o cambios realizados a gerencia
6. Realizar controles necesarios con las herramientas, materiales y documentos realizados.
7. Realiza la actividad de recepción del efectivo y demás finanzas que se le encarguen 8. Verificar que la información este en orden y completa
9. Emitir cheques para la cancelación de proveedores
10. Emitir cheques para cancelación de sueldos, compra de suministros, materiales, etc. 11. Realizar arqueo de caja diariamente.
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EMPRESA VITAGUA
PERSONAL ADMINISTRATIVO PERFIL ASPIRANTE AL CARGO CONTADORElaborado por: Aprobado por:
REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO
Título universitario en Contabilidad General, o Auditoria y finanzas CPA Experiencia mínima en labores similares de 2 años
Sólidos conocimientos en contabilidad y sistemas contables como: Programa Mónica, Word, Excel, tributación
Poseer criterio profesional FUNCIONES
1. Identificar, medir y registrar la información de una forma efectiva y confiable de la situación económica.
2. Manejar los principios, normas y leyes contables vigentes para obtener información financiera relevante.
3. Elaborar registros contables 4. Realizar concialiaciones
5. Establecer un sistema de registro de información y control de las transacciones que se realizan diariamente
6. Contabilizar los asientos contables
7. Verificar la documentación que respaldan dichos asientos contables
8. Presentar a tiempo los impuestos y pagos respectivos al SRI, IESS y demás obligaciones legales.
9. Realizar los registros en comprobantes de ingreso y egreso 10. Llevar la contabilidad
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EMPRESA VITAGUA
PERSONAL ADMINISTRATIVO PERFIL ASPIRANTE AL CARGO DE EMPLEADOSElaborado por: Aprobado por:
REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO
Nivel académico: mínimo instrucción secundaria
Experiencia no indispensable
Poseer actitudes como trabajo en equipo, excelentes relaciones humanas, honestidad.
Disponibilidad de tiempo completo
Ser sociable, rápido y equilibrado
FUNCIONES
2. Encargados de la purificación y envasado de agua en el botellón 3. Adecuada utilización de insumos
4. Utilizar el equipo y maquinaria para el proceso de purificación del producto 5. Solicitar a la secretaria la cantidad necesaria de insumos
6. Realizar el producto en buenas condiciones de higiene 7. Verificar que cada envase este en buenas condiciones
72 o Realizar evaluaciones sorpresivas de desempeño laboral : Los procedimientos
de evaluación del desempeño humano no son nuevos, debemos de tomar en cuenta que el esfuerzo de cada individuo esta en función al valor de recompensa ofrecida, este tipo de actividad promueve el estimulo laboral, teniendo como objetivos;
Entrenamiento
Incentivo salarial por buen desempeño
Auto perfeccionamiento del empleado
Retro alimentación de información
Se propone un formulario de evaluación con el método de elección forzada, que contiene frases descriptivas, el evaluador deberá escoger forzosamente una de las frases que mas se aplican al desempeño del empleado evaluado (ver anexo 4)
b) Evaluación de riesgos
o Estrategias de asentamiento en el mercado
Cuadro 5 análisis FODA:
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Producto y servicio de calidad
Precio accesible
Flexibilidad en el horario de trabajo
Aceptación en el mercado
Desarrollo de nuevos servicios
DEBILIDADES AMENAZAS
No cuentan con un medio de interacción (pagina web)
Inexistencia de marketing
Ingreso de nueva competencia
Cambio en la demanda de productos
Cambio en la economía
Fenómenos naturales que afecten el pozo de agua (materia prima)
Bajos precios de la competencia para ganar clientela.
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Objetivos Estratégicos:
- Mejorar la rentabilidad de la empresa desde el primer año
- Incrementar la participación en el mercado en un 10% anualmente hasta llegar a un 50%.
- Mejorar la relación con los proveedores Propuestas estratégicas:
- Utilizar la frase de “más calidad a menos precio” en publicidades
- Valla móvil, esta estrategia cuenta con un espacio suficiente para poner publicidad, se realizan los recorridos en camionetas con vallas y amplificadores, en el cual el spot publicitario será escuchado y tu publicidad será vista por el consumidor final. - Entrega de productos a domicilio, y no perder el contacto
- Entrega de productos a proveedores entregarles percheros de pomas con el logo de la empresa para que en tiendas sea reconocido el producto y diferenciado
- Crear una pagina en Facebook¸ dar a conocer el producto y sus beneficios.
- Incorporar un programa informativo, sobre el proceso del tratamiento de agua para que conozcan su elaboración.
Cuadro 6 Presupuesto de las estrategias:
DETALLE
VALOR
TOTAL
Valla Móvil 480,00
Publicidad con vallas 180,00
Amplificador 300,00 Entrega de productos 185,00 Combustible 90,00 Cambio de aceite 45,00 Percheros de pomas 50,00 Costo Total 665,00
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Beneficios de su implementación:
Actualmente
Aplicación de estrategias
Venta pomas de agua Dólares Venta pomas de agua Dólares
3.000 $3.000 5.500 $5.500
o Capacitación a empleados: Capacitar a los empleados de la distribuidora en atención al cliente y la importancia de un manual de control interno para la identificación de riesgos.
- Establecer asesorías gratuitas, realizar un convenio con la Universidad UNIANDES para que por medio de maestros especializados en el tema brinden capacitaciones a los empleados de la distribuidora de agua “Vitagua”, o contratar a otro maestro de otra universidad que brinde asesoría.
o Técnicas para la identificación de riesgos: Para la identificación de riesgos se puede utilizar las siguientes técnicas:
- Análisis de la matriz FODA, esta técnica asegura el examen del proyecto desde cada una de las perspectivas del análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para aumentar el espectro de los riegos considerados.
- Técnica de diagramación, uso de diagrama de espina de pescado útil para identificar la causa de los riegos
Figura 7 Diagrama de Espina de pescado
Fuente: Wikipedia Autor: (Ishikawa, 1943)
Defectos del producto
Procesadores de agua Métodos y técnicas
75 c) Actividades de control
o Procesos Administrativos:
Ficha de evaluación de las 5S es decir; orden y limpieza en el puesto de trabajo, esta evaluación debe estar orientada a un objetivo fijándolo cada vez mas de manera ambiciosa (ver anexo 5)
Cuadro 7 Denominación de las 5S
DENOMINACION
ESPAÑOL JAPONES CONCEPTO
Clasificación Seiri Separar innecesarios
Orden Seiton Situar necesarios
Limpieza Seiso Suprimir suciedad
Pulcritud Seiketsu Señalizar anomalías
Rigor Shitsuke Seguir mejorando
Fuente: Orden y limpieza en el puesto de trabajo Autor: Francisco Rey (Sacristan, 2005) Beneficios que puede aportar:
Genera mas espacio
Seguridad en las instalaciones
Mejora la imagen hacia los clientes
Mejora el Trabajo en equipo
Genera responsabilidad en el personal
Mayor cuidado en el puesto de trabajo
o Proceso Contable:
Modelo básico del proceso de información contable: La fuente de información son los documentos que producen las operaciones en la distribuidora de agua como las facturas y cheques.
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Cuadro 8 Proceso contable
• RECOPILACION DE DATOS: Notas de venta, facturas, depositos, cheques, letras de cambio, hechos economicos, etc.
CORRIENTE DE ENTRADA
• Analisis y clasificacion de las operaciones realizadas • Registro de las operaciones en el libro diario
• Mayorizacion
• preparacion del balance general • ajustes
• preparacion de estados financieros • analisis de informacion contable
PROCESO CONTABLE
• analisis y entrega de balance general, estado de resultados, y flujo del efectivo
77 Documentos de Soporte del proceso contable:
Libro Mayor - Mayorización
El libro mayor contendrá las cuentas que requiera la empresa de acuerdo a su actividad económica reflejas en el plan o catálogo de cuentas. La Mayorización es el traslado de los asientos contables que se encuentran registrados en el libro mayor general, que contiene un registro individual de los movimientos de cada cuenta, estableciendo saldos con el debe y el haber. (Anexo 6)
Balance de comprobación
Es un resumen de la información contenida en los registros realizados en el libro diario y en el mayor, permitiendo comprobar la exactitud de los registros. (Anexo 7)
El asiento contable de cada transacción contara con las cuentas deudoras y acreedoras aplicando el principio de partida doble: (anexo 8) Todo asiento contara:
Fecha
Numero de asiento contable
Registro de las cuentas que intervienen en el debido y en el crédito
Los valores tanto en el deudor como acreedor
Explicación resumida del asiento y el comprobante que origino la jornalizaciòn.
Ajustes
Se elaboran al terminar un periodo contable y son necesarios para que las cuentas utilizadas demuestren su lado real y facilite la preparación de estados financieros, pueden ser los siguientes:
Acumulados Diferidos Depreciaciones Amortizaciones Provisiones Otros
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Hoja de trabajo
Esta herramienta le permite al contador contar con información resumida el proceso contable, y está formada por:
Nombre de la empresa
Hoja de trabajo
Fecha de la información
Código y nombre de la cuenta
Saldos deudores y acreedores
Ajustes de débitos y créditos
Balance ajustado saldos deudores y acreedores
Estado de pérdidas y ganancias (cuentas de ingresos y gastos)
Balance general (activo, pasivo, patrimonio)
Estados financieros
Al finalizar el periodo contable las cuentas de ingresos y gastos se deben liquidar para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y proceder a la elaboración de los estados financieros. Los estados financieros a presentar son los siguientes:
Balance general (Anexo 9)
79 Flujograma 3 Compras
Se plantea un proceso para la adquisición de compras
En cuanto a las compras a crédito se evitara la morosidad mejorando la imagen de la institución.
La delegación de tareas mejorara la eficiencia
Las devoluciones o entrega de mercaderías se realizaran de forma inmediata
Imprimir y aprobar la cotización
JEFE DE
AREA Análisis de las
necesidades
Revisión y Evaluación de ofertas y presupuestos
Selección del proveedor
Negociación de las condiciones Solicitud del pedido Seguimiento Solicitud y envio de Cotización Recepción y evaluación de cotización Generar orden de compra y envìo
80 Flujograma 4 Ventas
Con la aplicación de este proceso la atención al cliente será rápida y oportuna
Se trabajara con precios según estudio del mercado
Los productos estarán en vigencia gracias a los controles establecidos
SI NO CLIENTE SOLICITA PRODUCTOS DECIDE FIN VENDEDOR INSPECCION DE INVENTARIO CONTROL DE CALIDAD IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD MOTIVACION AL CLIENTE PEDIDO EMISION DE FACTURA RECIBO DE CAJA
81 Manejo de los Ingresos en la distribuidora “Vitagua”
Cuadro 9 Manejo de Ingresos
POLITICAS, NORMAS,
PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMA E
INSTRUCTIVOS
CUENTA: INGRESOS
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA
El recurso económico se obtiene del ingreso por la venta de los galones de agua purificada. Objetivo: Contabilizar los ingresos de la empresa VITAGUA en base a las políticas, normas y
procedimientos y flujogramas.
Responsables:
Cajero, encargado del cobro por las ventas efectuadas diariamente
Asistente contable o contador se encarga de registrar los ingresos obtenidos
DESCRIPCION RESPONSABLES
POLITICAS
Facturar las ventas de botellones de agua
Cobrar los valores facturados
CAJERO(A)
Realizar los asientos contables Realizar los asientos de ajuste
ASISTENTE CONTABLE
Actualizar los estados financieros Archivar
CONTADOR
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Aceptación de moneda local Ordenar las facturas
Presentar al asistente contable/contador reporte de los ingresos obtenidos diariamente.
CAJERO
El asistente contable debe realizar los asientos contables pertinentes por le ingreso percibido
Realizar asientos de ajuste cada mes Realizar reporte de la cuenta por cobrar
clientes para verificar saldos.
ASISTENTE CONTABLE
Solicitar reportes de ingresos al asistente contable
Verificar valores del libro diario con las facturas.
CONTADOR
PROCEDIMIENTOS
FACTURACION
Verificar que no estén caducadas las facturas
Solicitar datos para emitir facturas Llenar las facturas manualmente Confirmar datos del cliente y valores a
cobrar
Cobrar valores
Entrega de factura original al cliente
CAJERO
Archivar respaldo de informes cronológicamente
83 Flujograma 2 Ingresos
CONTADOR
INGRESOS CAJERO
Facturar las ventas
Cobrar los valores
ARCHIVO ASISTENTE
CONTABLE Registrar los asientos
contables
Actualizar los estados financieros
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o
Proceso financiero
Para el control de los procesos financieros se establecerán indicadores financieros señalarán si las estrategias de la empresa contribuyen a la mejora de los resultados, el objetivo es evaluar y controlar el uso de los recursos financieros, reduciendo los costos operacionales para mejorar la rentabilidad de la purificadora. Los indicadores financieros determinaran el estado actual de la distribuidora, las fortalezas y debilidades financieras de la organización, que son los siguientes:
Cuadro 10 Indicadores de liquidez y solvencia
Indicadores de liquidez y solvencia
Razón Significado Cálculo
Razón corriente Mide la capacidad para pagar las obligaciones (corto plazo)
Razón Corriente = Activo corriente / pasivo corriente
Capital de trabajo Mide la capacidad de la empresa para responder a sus obligaciones con sus activos corrientes (corto plazo)
Capital de trabajo = activo corriente – pasivo corriente
Prueba ácida Mide la capacidad inmediata que tienen los activos corrientes mas líquidos para cubrir los pasivos corrientes
Prueba acida = activo corriente – inventario / pasivo corriente
Endeudamiento sobre activos totales
Mide la capacidad de endeudamiento
Nivel de endeudamiento = Total pasivo /total activo = X 100%
Para conocer la velocidad de rotación (velocidad del flujo del dinero) del negocio de Vitagua es necesario dividir las ventas totales por el total de existencias.
Es importante conocer la velocidad de rotación porque el dinero que se mantiene inmovilizado en “galones no vendidos” no tiene rendimiento, hay que lograr la mayor cantidad de ventas (moviéndose deprisa), si se obtiene mayor velocidad de rotación tendremos como resultado mayor rendimiento.
85
Velocidad de rotación en Vitagua:
2.000 = 3.000 / 5.000
Monitorear el flujo del dinero y medir la rentabilidad del negocio
Flujograma 1 Generación del flujo del dinero
GENERACION DE FLUJO DE DINERO Vender más, con la misma estructura y la misma inversión FUENTES DE GENERACION DE DINERO
Controlar los flujos de entrada y salida del
dinero CONTROL EFECTIVO DE LOS GASTOS Velocidad con la que se realizan
las cobranzas Velocidad con la que se gestionan
los ingresos ¿Cómo se usa ese
dinero?
¿Cómo se escurren dentro
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d)
Información y comunicación
o Realizar diariamente copias de seguridad de los archivos de la distribuidora de agua “Vitagua”
e) Actividades de Monitoreo
Seguimiento y evaluación de acciones realizadas en la distribuidora de agua Vitagua. (ver anexo 11)
Examinar el plan de trabajo para el año en curso
¿Cuáles son las actividades prevista para el año?
¿Cuál es el gasto previsto?
¿Qué debería haberse logrado para fines del año?
Seguimiento del avance a “nivel esperado”
¿Qué metas se han establecido a “nivel de resultados esperados”?
Resultados esperados
Meta para el final del proyecto
Meta del primer año Resultado del primer año % de meta alcanzada en el año
Análisis de desviaciones y deficiencias
¿Se registraron problemas dentro del proyecto?
¿Se registraron problemas en el entorno del proyecto?
¿Se produjo algún resultado inesperado, sea positivo o negativo?
# Actividad Resultado esperado
Primer año del presupuesto
Gasto real % gasto del presupuesto
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2.4 Conclusiones parciales del capitulo
Previo a la investigación de campo efectuada al personal de la empresa “Vitagua” se pudo determinar la necesidad de implementar un manual de control interno, los cuales se han propuesto a los procesos administrativos, financieros y contables en la distribuidora de agua “Vitagua”
Dicha propuesta consta de una evaluación de control interno compuesto por cinco componentes del modelo COSO III 2013; entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y actividades de supervisión, de la cual se procede a realizar un diagnostico de las falencias detectadas en la evaluación del control interno para presentar propuesta de mejora que cuentan con guías y formatos que deben aplicarse por parte de la gerencia para el mejoramiento de los procesos administrativos, financieros y contables.
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CAPITULO III
3. VALIDACION DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.1Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación
Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e indelegable de la responsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la formulación de objetivos y metas