Distributing the Questionnaire

2.1. Caracterización de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda. - Montalvo

La Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda., ubicada en el cantón Montalvo, es una entidad solvente, con base firme en los aspectos sociales y económicos, que ofrece servicios financieros a sectores del país en forma ágil, oportuna y competente.

La implementación de políticas financieras, decisión de cambio, actitud innovadora, un manejo técnico y profesional, han permitido a la Cooperativa pasar de una institución local enfocada al consumo; a una entidad provincial y regional, con servicios Y productos financieros orientados a las microfinanzas, controlada por la Superintendencia de Bancos y Seguros. En consideración de la estrategia institucional de fomento a la micro y pequeña empresa, sector artesanal, la cartera de crédito de la Cooperativa procurará la siguiente composición en lo que respecta a los tipos de crédito, los mismos que son de consumo, vivienda y microcrédito.

Es por esto que uno de los departamentos con mayor riesgo es el de crédito; que pese a tener un Reglamento en el cual se especifican políticas crediticias, como las de concesión de crédito, tales como: destino de los créditos, montos máximos, plazos, períodos de amortización, tasas de interés, garantías, encaje, tiempo de ahorro obligatorio, requisitos y características de los créditos, las mismas que no se están aplicando eficientemente en cada uno de los subprocesos que conllevan al otorgamiento de los créditos.

2.2. Descripción del Procedimiento Metodológico para el desarrollo del Manual de Control Interno aplicado al área Negocios de la Cooperativa San José Ltda. - Montalvo

La metodología de investigación a aplicarse es: Método Histórico – Lógico; Histórico porque se hace una remembranza del Control Interno en su contexto general hasta llegar a las aplicaciones modernas que se dan actualmente y lógico porque se sigue una secuencia cronológica de los hechos pertinentes en la investigación.

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Analítico-Sintético: Analítico, ya que se hace un análisis completo de los diferentes posturas de los autores nacionales e internacionales, que competen a la investigación y sintético porque esta amplia información debe resumirse tomando de ello lo más esencial e importante., lo mismo se dan al momento de las encuestas se analizan los resultados obtenidos y se sintetiza a través de las gráficas.

Inductivo-Deductivo: Porque a partir de esos análisis hechos se determina las posibles soluciones sugiriendo a los administradores herramientas necesarias que puedan aplicar en la empresa.

Exploratorio: Porque la investigación se basa en un trabajo de campo a través de encuestas. Abstracción Científica: Porque se hace una selección del mejor modelo a aplicar que permita emitir las recomendaciones más adecuadas para dar soluciones a la problemática existente. Hipotético-Deductivo: Porque los expertos determinarán el grado de eficiencia del Manual. En cuanto a las técnicas a implementarse son: análisis cualitativo, observación directa, entrevistas, encuestas y consulta a expertos. Respecto a las herramientas que se utilizarán para llevar a cabo esta investigación son: libros, internet, guías de entrevistas, cuestionario de Control Interno (Modelo COSO) y guías de encuestas.

Para lo cual la entrevista estará dirigida al jefe operativo, captador y asesores de crédito, el cuestionario de Control Interno al jefe de crédito y las encuestas a los usuarios.

La población será los 7300 usuarios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda, para lo cual se determinará una muestra a la que se les aplicará las respectivas encuestas.

Fórmula: PQ Z N e PQN Z n _{2 2} 2 ) 1 (    = ?

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Datos:

N= Población o universo de estudio n = Tamaño de la muestra

Z = Desviación Estándar de la Distribución Normal P = Probabilidad de Éxito

Q = 1-P Probabilidad de Fracaso e = Margen de Error

(N-1) = Factor de corrección de la muestra por finidad. Aplicación de la Fórmula: NC=96% Z = 2.05 P = 50% Q = 50% N = 7300 e = 4% (0.04) (7300 1) (2.05) (0.50)(0.50) 603 ) 7300 )( 50 . 0 )( 50 . 0 ( ) 05 . 2 ( ) 1 ( 2 2 2 2 2 2        PQ Z N e PQN Z n n =603 encuestas

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Debido a la fórmula aplicada se determinó que se les efectuará las encuestas a 603 usuarios de la Cooperativa.

A continuación se describen la cantidad de personas a las que se les aplicará el Cuestionario de Control Interno, las entrevistas y las encuestas respectivamente.

DESCRIPCIÓN CANTIDAD Jefe de Crédito 1 Jefe Operativo 1 Asesores de Crédito 3 Captador 1 Usuarios 603 TOTAL 609

Elaborado por: El Autor Fuente: Investigación Propia

Análisis de la Entrevista efectuada al Jefe Operativo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda.

De acuerdo a lo que manifestó el Ing. Mauricio Enríquez (Jefe Operativo), el departamento de crédito de la Cooperativa se encuentra estructurado por el Jefe Operativo, Jefe de Crédito (que se encuentra laborando en la matriz Chimbo) y asesores de crédito. Además dijo que el control interno para él si es importante, puesto que así se puede corregir falencias, en caso de existir y cumplir con los procesos y manuales internos.

En cuanto a la importancia que tiene el sistema de control interno para la adecuada ejecución de las tareas por parte del personal si ha sido socializada por su parte, por lo que regularmente se efectúa el seguimiento y evaluación de este control interno a fin de determinar mejoras y ajustes requeridos y especialmente determinar si los resultados alcanzados se encuentran acorde a lo planificado. Sin embargo no existe un Manual de Control Interno dirigido al área de Negocios, el mismo que establezca normas y procedimientos para la adecuada ejecución de los subprocesos de otorgamiento de créditos y delimitación de estrategias de captación.

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También ostentó que las recomendaciones efectuadas por auditoría externa e interna son tomadas en consideración, que los reclamos de usuarios siempre son atendidos y que se utilizan indicadores para detectar ineficiencias y estas a su vez son comunicadas a los niveles correspondientes .Respecto al Reglamento de Crédito existente en la Cooperativa, es difundido y socializado por él; por lo que el personal de crédito le transmite vía e-mail propuestas de cambio que coadyuven a mitigar riesgos crediticios y operacionales.

Análisis de Entrevista al Captador de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda.

El asesor de negocios y ventas (Luis Muyo), manifestó que no posee ningún Manual que sirva de guía para captar al cliente, pero él aplica estrategias para que los usuarios realicen inversiones en la Cooperativa, tales como darles a conocer los beneficios como seguridad y rentabilidad de dinero que se invertirá. Además se les especifica que no es necesario aperturar una cuenta para poder invertir, simplemente se requiere documentos personales, planilla de los servicios básicos de cualquiera de los dos últimos mes y referencias personales y comerciales y en lo que respecta a la tasa de interés que le otorgan a los inversionistas es del 10% a partir de tener 6 meses su dinero en la Cooperativa.

Análisis del Cuestionario de Control Interno – Modelo COSO aplicado al Jefe de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda.

El Cuestionario de Control Interno dirigido al jefe de crédito de la Cooperativa fue estructurado en base al Modelo COSO; en cuanto al Ambiente de Control, el jefe de crédito dijo que sí se han establecido principios de integridad y valores éticos, a través de un código de conducta, generando así una relación cordial entre el jefe operativo y subordinados. Respecto a la información presentada al Consejo de Administración es totalmente real, en caso de existir una fuerte crisis económica son analizados constantemente sus riesgos, otra de las maneras de analizar el desempeño de la Cooperativa es a través de las reuniones mensuales que se efectúan.

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Respecto al Reglamento de Crédito existente considera que debe actualizárselo puesto que por lo general se lo hace cada tres o seis meses; sin embargo la última fecha de actualización fue el 29 de agosto de 2012. Otro de los aspectos relevantes que se dio a conocer fue que cada empleado posee una clara definición de las responsabilidades y que son capacitados de acuerdo a un cronograma anual de capacitación.

En cuanto a la Evaluación de Riesgos, valoran minuciosamente los riesgos de crédito ante de su otorgamiento o negación a los usuarios, por lo que se han definido procedimientos de control como la verificación de expedientes, verificación de información y verificación en el sitio que especifican que implementarán su actividad económica. Respecto a las Actividades de Control; los organismos de control interno y externo exigen que se cumplan con los requisitos para aperturar una cuenta, otorgamiento de los créditos, además de actualizar periódicamente referencias de socios y garantes; e implementar recomendaciones sugeridas por expertos. La Información y Comunicación, refleja que los reglamentos y manuales son transmitidos a los empleados vía e-mail y por página interna; en cuanto a los documentos que respaldan los créditos se encuentran resguardados en una bóveda de seguridad y el contenido de información que se transmite en la Cooperativa es oportuno y confiable. Por último la Supervisión o Monitoreo, refleja que el Consejo de Administración revisa y analiza los informes emitidos por el Jefe Operativo, en este caso la máxima dependencia de la Cooperativa en la ciudad de Montalvo, respecto a la comisión de crédito se reúne periódicamente para analizar la cartera de crédito vencida, además se realiza un seguimiento de los créditos otorgados.

Análisis de la Entrevista aplicada a los Asesores de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José Ltda.

De acuerdo a la entrevista efectuada a la Ing. Johanna Solís y al Ing. Juan Gaibor; se corroboró la existencia del Comité de Crédito antes mencionado, el mismo que está formado por el jefe de negocios, ejecutivo de crédito, gerente general y subgerente, los cuales analizan exhaustivamente carpetas de los socios y aprueban o niegan los créditos.

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También dieron a conocer requisitos para que los usuarios sean calificados como sujetos de créditos de consumo y microcréditos, además de especificarse tasas de amortización. En cuanto a las personas que se las restringen para la concesión de este tipo de créditos son aquellas con demandas judiciales en la parte financiera, menores de edad, quienes tienen malas referencias personales y a los que incumplen con los requisitos solicitados por la Cooperativa.

Sin embargo pese a especificar lo antes mencionado los asesores poseían un desconocimiento total del Reglamento de Crédito, en el que se especifica cada una de las cosas antes mencionadas, por lo que tenían que recurrir a ayuda para responder las interrogantes, por ende se presume que no ha existido la debida socialización de este Reglamento de Crédito.

Análisis

Previo a las encuestas efectuadas a la población antes mencionada y a su respectivo procesamiento de datos, se pudo determinar el grado de cumplimiento de las políticas establecidas en el Reglamento de Crédito de la Cooperativa San José Ltda. de la ciudad de Montalvo, así como el manejo de las actividades dentro del área de captación cuyos resultados han permitido emitir las siguientes conclusiones:

En base a la entrevista efectuada al Jefe Operativo, pregunta # 5 ¿Dispone la Cooperativa de una Manual de Control Interno dirigido al área de Negocios? (Ver Anexo # 6); se pudo determinar que el área de Negocios no dispone de un Manual de Control Interno, que establezca normativas y procedimientos para el área de Crédito a fin de mitigar los riesgos financieros y lograr una efectiva recuperación de la cartera de crédito vencidas.

Según lo manifestado por el Captador en la pregunta # 1 ¿Existe un Manual que sirva de guía para captar clientes? (Ver Anexo # 7), se pudo corroborar dicha inexistencia lo cual deja entrever la falta de procedimientos que garanticen una mayor captación de inversionistas. Además a través de la pregunta # 3 ¿Qué estrategias utiliza para lograr que los usuarios realicen inversiones en la Cooperativa? (Ver Anexo # 7), se corroboró la carencia de las

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mismas, lo cual en caso de que el potencial inversionista no se muestre interesado en operar con la Cooperativa, el funcionario no tendrá mecanismos suficientes para dicha decisión. En las encuestas efectuadas a los usuarios, previo a las tabulaciones se obtuvo los siguientes resultados, en la pregunta # 3 ¿Se le ofrece las garantías necesarias al momento de la concesión del crédito? (Ver Anexo # 9), el 74% dijo que no les ofrecen las garantías necesarias al momento de la concesión del crédito, lo cual refleja la ineficiente asesoría por parte de los asesores al momento de atender a un cliente, razón por la cual mediante la implementación del Manual de Control Interno se busca delimitar procedimientos que ayuden a erradicar las situación existente.

2.3. Diseño de la Propuesta (Manual de Control Interno aplicado al área negocios de la