Chapter 4: Living with austerity
4.3. Section Three: Contesting as a mode of relation to uncertainty
4.3.2. Contesting: Contesting governmental discourses
1- ¿La entidad tiene eventos financieros y contables que salieron a la luz pública en este periodo contable?
SI NO X
Revelación: ¿Cuáles?
2- ¿La Entidad está registrando sus asientos contables a partir del 01 de enero de 2017, basado en el Plan de Cuentas NICSP, en la última versión?
62
SI X NO
Revelación:
3- ¿La entidad tiene actualizado los Manuales de Procedimientos Contables y esta aprobado por el máximo jerarca?
SI X NO
Revelación:
4- ¿Su institución realizó reclasificaciones de cuentas, en el periodo actual?
SI X NO
Si su respuesta fue positiva, indicar en cuales cuentas se realizó las reclasificaciones. Revelación:
a. Consumo de créditos, se revisa el Manual de Cuentas de la Contabilidad Nacional para analizar otra opción de cuenta contable que se adapte a transacción, por lo que se selecciona la cuenta 5.1.2.01.05 Derechos o regalías sobre bienes intangibles, la cual posee la siguiente descripción: Gastos devengados en concepto de derechos por el uso y/o usufructo de bienes intangibles de propiedad de terceros, incluyendo los referidos a aplicaciones informáticas de propiedad de tercero, la cual se asemeja mejor al tipo de servicio que se requiere con el proveedor Applied Marhs el cual corresponden al uso de del servidor de cálculo de AppliedMath, algunos de los genomas que generamos en el laboratorio se analiza en dicho servidor. El uso de ese servidor tiene un costo asociado (créditos). Sin créditos no se pueden ensamblar, ni analizar las secuencias generadas en el laboratorio. Se traslada de la cuenta 5.1.2.04.01 Servicios Médicos y de Laboratorio a 5.1.2.01.05 Derechos o regalías sobre bienes intangibles, por el monto de ¢295.806,47.
b. Suscripción anual con la empresa Survey Monkey la cual se consideró como activo intangible y al revisar el Manual de Cuentas de la Contabilidad Nacional para analizar otra opción de cuenta contable que se adapte a transacción, se determina la cuenta 1.1.3.09.03.01 Anticipos a proveedores y contratistas del exterior c/p pasando de la cuenta 1.2.5.08.03.01 Valores de origen a 1.1.3.09.03.01 Anticipos a proveedores y contratistas del exterior c/p por el monto de ¢222.662,40. Adicionalmente se efectúa la reclasificación de la amortización de Diciembre 2019 y Enero 2020 por anualidad de suscripción con Survey Monkey, el monto total es de ¢222.662,40 y el valor de la amortización mensual es de ¢18.555,20 pasa de la cuenta 1.1.3.09.03.01 Anticipos a proveedores y contratistas del exterior c/p a 5.1.2.03.01 Servicios de información.
63 c. Amortización de los servicios municipales de Abril 20 en asiento 2020-ABR-7 y en Mayo en asiento 2020-MAY-7, los cuales no corresponde a la cuenta del gasto registrada, se traslada de 5.9.9.02.01 Impuestos a 5.1.2.02.99 Otros servicios básicos.
d. Registro de crédito fiscal de pagado en la factura No 72958 del proveedor DHL, pagado por caja chica en el reintegro No 06-2020 por ¢350,00, pasa de la cuenta 5.1.3.99.02 Útiles y materiales médicos, hospitalarios y de investigación a 2.1.1.02.02.02 Retenciones de impuestos nacionales a pagar c/p, el monto del IVA del recibo de servicio con CNFL según factura 1992414 cancelada en febrero 2020 por medio del cheque 11197, monto correspondiente a ¢1.203.225,00 pasa de la cuenta 5.1.2.02.02.00.0 Energía eléctrica a 2.1.1.02.02.02 Retenciones de impuestos nacionales a pagar c/p y pagado del IVA en recibo de servicio según factura 122020026000209 cancelada en febrero 2020 por medio del cheque 11199, monto correspondiente a ¢2.251,24 pasa de la cuenta 5.1.2.02.01.00.0 Agua y alcantarillado a 2.1.1.02.02.02 Retenciones de impuestos nacionales a pagar c/p por el monto de ¢37.110,40
e. Se reclasifica el monto registrado en el asiento No 2019-NOV-2A del 27 de noviembre 2019, donde se registran las donaciones de FUNIN por concepto de revisiones de periódicos y transcripción de entrevistas, se reclasifica de a cuenta 3.1.2.01.01 Donaciones de Capital a Valores Históricos a la cuenta de 3.1.5.01.01. Resultados de ejercicios anteriores debido a que no son donaciones de capital.
f. Reclasificación de abonos del mes de Abril 2020 a las cuentas por cobrar a largo plazo de los funcionarios Karina Alvarado Mena abono de Abril ¢9.920,73, Hebleen Brenes Porras abono de Abril ¢14.053,35 y Estela Cordero Lurent abono de Abril ¢11.962,16.
5- ¿Su institución realizó depuración de cifras, en el periodo actual?
SI X NO
Si su respuesta fue positiva, indicar en cuales cuentas se realizó las depuraciones. Revelación:
1. 1.1.3.97.08.99 Otros documentos internos a cobrar en gestión judicial
Corresponde a proceso de cobro por daños y perjuicios contra la empresa Ingeniería GAIA por el motivo de tareas pendientes, daños, perjuicios y de procedimiento administrativo seguido a la empresa por incumplimiento al contrato No 9-2015 y su adenda No 1 según oficio UFC-of-083-2017 del 2 mayo 2017 de conformidad a la Resolución DG-re-003-2017, el monto total por daños y perjuicios era de ¢21.760,06 por lo que únicamente se logró ejecutar la garantía de cumplimiento recibida mediante el recibo de dinero No 9043 del 14-12-2018 por ¢20.776,89 quedando al descubierto el monto de ¢983,17.
6- ¿Su institución realizó conciliaciones de cuentas?
64
SI X NO
Si su respuesta fue positiva, indicar en cuales cuentas se realizó las conciliaciones. Revelación
1.1.1.01.02.02.3 Cuentas por cobrar Caja Única 1.1.3.06. Transferencias a cobrar a corto plazo 2.1.1.03. Transferencias a pagar a corto plazo
4.6.1.02. Transferencias corrientes del sector público interno 5.4.1.02. Transferencias corrientes sec público interno
7- ¿La institución cuenta con sistema de información integrado para elaborar los Estados Financieros y la reportería?
SI X NO
Revelación:
El INCIENSA utiliza el Bos, este tiene limitaciones tales como: no genera el flujo de efectivo automáticamente, se elabora en Excel tomando como base los movimientos de bancos del periodo, para lo cual hay un instructivo y plantilla que define como se elabora.
Asimismo, existe la brecha para el registro de Inventario por el método de valoración PEPS. La institución no tiene recursos cumplir con este tipo de valoración, y con el uso del SIGAF, se espera solventar esta situación a un año plazo, como ya se ha indicado a la Contabilidad Nacional.
El reporte de cuentas por pagar general, no concuerda con los saldos por tener una importante cantidad de facturas en dólares, por lo que debe generar los reportes de los auxiliares de proveedores en dólares y proveedores en colones, cada uno por aparte en la moneda que corresponde. Posteriormente se hace el ajuste de diferencial cambiario en el módulo contable y no en el módulo de cuentas a pagar, por tanto, al generar el reporte consolidado de compras en dólares y colones, las facturas de dólares se reflejan al tipo de cambio de cuando se registra la factura.
Tal como lo requiere la Contabilidad Nacional los estados se trasladan a los formatos Excel proporcionados con el propósito que puede subirse al sistema gestor, esta es la razón de informar que la entidad realiza sus Estados Financieros con Excel
8- ¿La Institución elabora los Estados Financieros de manera manual?
SI NO X
65
9-
¿La entidad realiza la conversión de cifras de moneda extranjera a moneda nacional?SI X NO
Revelación:
Durante el periodo de enero a junio del 2020, se ha presentado fluctuaciones de tipo de cambio, al cierre de cada mes donde se dan ajustes han sido los siguientes:
Fecha Compra Venta
30 Enero 2020 570,25 570,83 28 Febrero 2020 571,02 571,60 30 Marzo 2020 583,37 583,95 29 Abril 2020 568,58 569,14 29 Mayo 2020 576,51 577,09 29 Junio 2020 581,20 581,78
10- ¿El método de evaluación para inventarios utilizado por la institución es PEPS?
SI NO X
Revelación:
El sistema Bos aún no tiene la herramienta del método de valuación de inventario PEPS. Al finalizar el periodo 2018 la empresa nos indica que hay criterios no definidos por la Contabilidad Nacional. Sin embargo en el mes de febrero 2019 TECAPRO, remite una encuesta con el objeto de valorar la conveniencia para la empresa de hacer la inversión de los cambios requeridos por las instituciones públicas que tienen el Modulo de Inventario del Bos, Sin embargo, la institución no hará ninguna inversión porque para el año 2020 utilizara el SIGAF que debe proporcionar el Ministerio de Hacienda, y esperemos que tenga un módulo para el control del inventario. Como información adicional la institución ha realizado consultas a la Contabilidad Nacional en los oficios INCIENSA-DG-of-442-2016, INCIENSA-UFC-of-2018-119, INCIENSA-DG-of-2018-452 e INCIENSA-DG-of-2019-461 sin embargo no se ha obtenido una respuesta en concreto.
Al cierre del II trimestre del 2020 y posterior a agotar las vías respectivas se continua trabajando con el método funcional para la institución, dado que la implementación del PEPS no es una alternativa para INCIENSA y que además los inventarios están valuados y controlados bajo el método valoración promedio, la cual nos hace cumplir con la Normativa.