Fig. 2-59
En este formulario se parametrizan todos los documentos de la empresa como: Compras, Ventas, Recibo de Caja, Egreso, Notas, etc.…
Esta opción se explica en el momento de la capacitación dependiendo de las necesidades de cada empresa.
Código: En este campo se crea un código de la transacción. Este código debe ser único y se
recomienda que maneje nemotecnia, dado que tendrá que referenciar los códigos durante la operación de su empresa y en la realización de la transacción; este campo solo debe ser numérico.
Descripción: En este campo debe crear una descripción breve de la transacción. Le permite
identificar por medio de una breve descripción, el tipo de operación que está realizando.
Pestaña General: En esta pestaña, definirá la información general de la transacción,
permitiéndole establecer los parámetros generales que cubren las necesidades básicas de toda transacción.
Fig. 2-60
TIPO: Despliega una lista para el tipo de transacción que se quiere generar. Estos tipos pueden ser.
Documentos: Este tipo le permite establecer si la transacción genera el movimiento de activos dentro de la operación de la empresa.
Pagos: Este tipo le permitirá establecer si la transacción genera movimiento de dinero, entre un tercero y la empresa, o la empresa y un tercero.
Causaciones: Este tipo le permite establecer si la transacción se generó por una acusación, como por ejemplo el pago de un servicio de mantenimiento a la puerta de la entrada del inmueble en el que se encuentra y que no tiene nada que ver con la operación comercial de la empresa.
Punto de Venta: Esta opción configura una transacción como punto de venta con la cual la habilita para poder operarla como tipo POS.
Cuadre: Esta opción le permite establecer la operación que debe realizar el sistema, para el informe cuadre del punto de venta.
Suma: Sumara el monto final del cuadre, al saldo existente generado por la operación en ventas.
Operación Doc: Opción para configurar las transacciones, definiendo que debe sumar y que debe restar operativamente durante la transacción.
Suma: en la generación de los informes mostrara el valor positivo ejemplo: ventas.
Resta: en la generación de los informes mostrara los valores negativos como para sacar las ventas netas ejemplo la transacción de notas crédito.
Ninguna: transacción que no amerita una operación, como por ejemplo un posfechado.
Precio unitario: En este campo, usted puede determinar el lugar de donde el sistema tomara el valor del precio unitario de los productos o servicios que se mueven durante la transacción, permitiéndole las siguientes opciones.
Sin precio: Esta opción le dice a la transacción que los productos que se mueven por medio de ella, no tienen un precio establecido.
Precio producto sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio que se encuentran en la pestaña general del maestro de productos, y le permitirá cambiarlo en el documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.
Valor Kardex sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el costo de los productos que se encuentra en la pestaña General del maestro de productos, permitiéndole cambiar el valor en el documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.
Precio producto fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio de los productos, que se encuentran en la pestaña general del maestro de productos, de acuerdo a la lista de precios que tenga amarrado el tercero. A diferencia de los sugeridos, este no le permite realizar cambios de los valores durante la elaboración del documento.
Valor Kardex fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el costo del producto, a diferencia de los sugeridos, esta opción no le permite realizar cambios de valor durante la elaboración del documento.
Costo + Porcentaje: Esta opción le dice al sistema, que el valor de los productos que se mueven por la transacción, serán calculados por su costo y el porcentaje de utilidad que ingresa en el campo “porcentaje”, de la pestaña general del maestro de productos y sugerirá el valor del activo del costo más el porcentaje asignado al producto, si se manejara esta opción no pueden haber negativos en los inventarios ya que el precio la daría errado.
Precio producto supervisado: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio fijo del producto pero permitirá al usuario administrador cambiar el precio al dar clic sobre logueo
Fig. 2-61
Impresión: Este campo le dice a la transacción, cual es el formato de impresión que va a utilizar.
Formato-línea: Se asigna el formato de impresión por líneas de productos.
Activa: Opción que permite activar o inactivar la transacción de modo que si esta inactiva solo permita ser consultada.
Control: Estas opciones, le permitirán activar o desactivar los siguientes controles: Control consecutivo: Habilitar esta opción, le permite controlar el consecutivo
de las transacciones este parámetro no permitirá realizar un número mayor o menor al que continua en el consecutivo.
Control fecha: Al habilitar esta opción, no le permitirá realizar documentos con fechas posteriores a la fecha del último documento.
Bloqueo fecha: Al habilitar esta opción, el sistema generara la fecha en la que se realizó la transacción y bloqueara la posibilidad de realizar cambios sobre esta y toma la fecha del sistema.
Valida Dcto referencia: Al habilitar esta opción, obliga a la transacción a pedir el consecutivo de otro documento, que haga parte del procedimiento que involucra la ejecución de esta transacción y que será relacionado en el campo “documento referencia” dentro del documento que genera la transacción. Control fecha lote: Esta opción le pide a la transacción que controle las
fechas, en las que los lotes de algunos activos tienen una vigencia para su caducidad o para algún evento en particular con el producto, según su lote de producción.
Visible: Si habilita esta opción, la transacción aparecerá en el menú que se despliega cuando presionamos la tecla F4, en cualquier campo del sistema en el que solicite información de la transacción realizada.
Control rangos: Si habilita esta opción, controlara el rango de consecutivos, asignados en las casillas desde – hasta para la resolución asignada a esta transacción.
Imprime cantidad cero: si se habilita esta opción no imprimirá los productos registrados con cantidades en ceros.
DOCUMENTOS: En esta pestaña puedo establecer la configuración de la interfaz visual del
documento que será creado, en el momento de realizar una transacción. Los documentos están divididos en 2 secciones que son ENCABEZADO y DETALLE.
Fig. 2-62
Campos Encabezados: Permite habilitar en el encabezado de los documentos, los campos que le permiten al usuario ingresar información importante para la transacción, como por ejemplo definir el tercero, la fecha, un documento de referencia, …, etc.
Sucursal: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo sucursal que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.
C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.
Sub C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo Sub C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.
Vendedor: Le permite habilitar en el documento que deja registro de la transacción, el campo vendedor de la pestaña Datos 1, en el que puede definir un vendedor que haya realizado la transacción.
Vendedor Usuario: Este parámetro desactiva en la captura de documentos el campo vendedor y prevalece sobre el parámetro vendedor, es decir asi este
Dependencia: Habilita en el documento de la transacción, el campo dependencia que hace referencia a la sucursales o cedes del tercero con el que se está realizando la transacción.
Producto producción: Habilita el campo ProductoP ubicado en la pestaña datos 2 y está relacionado con las empresas de montacargas.
Maneja moneda: Esta opción habilita en la pestaña datos 2 del documento de la transacción, el campo Moneda. Esta opción le permite realizar cambios de moneda, con base en la TRM establecida para cada valor monetario.
Bodega: Habilita en el documento en la pestaña datos 1 el campo bodega. Este campo permite establecer cuál es la bodega que será afectada con la transacción.
Clase: Habilita el campo Clase que se encuentra en la pestaña 1 del documento, permitiendo definir la clase a la que pertenecen las cuentas que se verán afectadas con la transacción realizada. Este campo solo es necesario si cuenta con el modulo contable de HGI.
Inmueble: Permite la captura, del código del inmueble al cual se realiza una factura aplica para las Propiedades Horizontales.
Tipo evento: Habilita el campo Tipo Evento que se encuentra en la pestaña datos 2. Este campo está relacionado con el modulo CRM del HGI.
Maneja referencia: Habilita en el documento, en la pestaña Datos 1 el campo Referencia, con el que se relacionan los seriales de las maquinas en una operación de mantenimiento.
Maneja Dcto Ref: Habilita en el documento el campo “Doc Ref”, que se encuentra en la pestaña Datos 1 y con el que puede crear la trazabilidad entre transacciones, definiendo el consecutivo del documento, que genero el documento de la transacción que se está realizando.
Campos Detalle: Permite habilitar los campos o columnas que serán mostrados en el detalle, donde los ítems serán relacionados en el documento. Estos solo afectan el detalle de cada documento, no afectara el encabezado.
Sucursal: permite habilitar el campo sucursal en el detalle, el cual describe la sucursal relacionada con el producto que fue afectado en la transacción. C.Costo: Mostrara en el detalle el campo C.Costo, en el cual mostrara los
centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la transacción.
Sub C.C: Mostrara en el detalle el campo sub C.C, en el cual mostrara los sub centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la transacción.
Fecha 1: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 1 en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha inicial del periodo por el que se está realizando la transacción. Se usa principalmente en transacciones de propiedad horizontal.
Tercero: Permite la captura del tercero por cada registro del documento. Dependencia: Permite la captura de la dependencia por cada registro del
documento.
Existencias: Si esta opción está activa en la captura del documento muestra la existencia en la parte inferior del detalle del documento.
Fecha 2: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 2 en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha final del periodo por el que se está realizando la transacción.
Bodega: Esta opción le permite habilitar la columna bodega en el detalle del documento de la transacción, indicando cual es la bodega de la que proviene el ítem que está siendo relacionado en el documento.
Maneja serie: Habilitar esta opción, le permite al documento realizar un conteo de la variedad de ítems que están relacionados en el detalle.
Autoincrem serie: Habilitar esta opción, me permite repetir un producto en el campo detalle del mismo documento.
DocAux: Habilitar esta opción, le permite incluir un campo adicional, para relacionar información personalizada que quiera incluir en el documento. Descripción 1: Habilitar esta opción, permite que el usuario pueda cambiar
directamente la descripción de un producto o ítem en el detalle. Se usa principalmente para servicios, en el que el detalle cambia y no afecta kardex. Muestra: permite seleccionar el dato 3 de los productos y ser mostrado en la
elaboración del documento por la opción de Movimientos, Documentos.
Tributarios: Estas opciones, me permiten establecer si la transacción maneja conceptos tributarios en el documento.
IVA: Si habilita esta opción, en la transacción el valor del activo manejara el impuesto IVA.
NO aplica: No genera IVA
Detalle: Toma el IVA del Detalle del documento
Subtotal: Toma el IVA en base al subtotal del documento
Valor 1: Toma el IVA en base Al campo Valor 1 Aplica Para el AIU
Impuestos Incluidos: Permite establecer si el IVA va incluido en el valor de venta del producto o no. Como ejemplo, tomemos el valor de un producto que se vende a $100 y que tiene el IVA incluido; Entonces el valor del articulo más el 16% de ese valor va a ser igual a $100. Si seleccionamos la casilla de IVA
incluido, el valor del activo será $100 dado que en esta opción se toma el IVA sobre el valor del producto.
Impuesto 1: Esta opción, le permite a la transacción relacionar correspondiente al cálculo del impuesto al consumo como tarifa del 8%, o como valor registrado en el campo Imp C del maestro de productos, este caso cuando son licores y cigarrillos.
Actualiza Iva incluido: habilita la opción en el encabezado del documento, donde al hacer clic sobre ella, calcula el IVA incluido de los productos que se encuentran en el detalle. Esta opción calcula el IVA de las transacciones con los productos que tienen el IVA incluido en el precio de venta. Con la tecla F5 ubicado sobre el campo Iva Inc en la captura del documento se realiza este cálculo.
Bases trib x Ter Ref: Esta opción me permite establecer para la transacción, el cobro de bases tributarias por el tercero auxiliar y no por el tercero del documento.
Factura: Esta opción se debe habilitar para todos las transacciones que necesiten un documento que sea factura; por ejemplo una factura de venta o una nota crédito. La nota crédito es el documento que genera una devolución de un artículo, creando un crédito para el cliente y un debito para la empresa. Este parámetro debe estar activado para generar el informe de utilidad y visualizar las transacciones de venta en el visor gerencial.
Iva Monofásico: Esta opción se debe habilitar para que calcule IVA a los productos que tienen este parámetro activado.
Margen: esta casilla se habilita para que transacciones que van a sumar para para la margen de utilidad o cuales van a restar como las devoluciones. Consecutivo: hay 2 maneras de llevar el consecutivo al grabar o al imprimir.
Al grabar: muestra automáticamente el documento en el que se
está trabajando, solo aplica cuando una sola persona trabaja cada transacción.
Al imprimir: maneja documentos temporales hasta que se da clic
en el botón imprimir, asume el consecutivo que continua.
Resolución factura: Código establecido por la DIAN y que se debe imprimir en la factura.
Observación tercero: Toma las observaciones que tiene cada tercero y la carga en el documento.
Plazo: Del tercero: En la elaboración de documentos toma el plazo de la información del maestro de tercero para el cálculo de la fecha de vencimiento.
Plazo: Del Documento: En la elaboración de documentos para la elaboración de pedidos toma el plazo que tiene el Documento para el cálculo de la fecha de vencimiento
CARTERA: Esta área, le permite trabajar sobre los datos de cartera, definiendo que
transacciones son cuentas por pagar o por cobrar, además de establecer si suman o restan a la cartera o no.
Fig. 2-63
Cartera
Cuentas por cobrar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera como una cuenta por cobrar.
Cuentas por pagar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera como una cuenta por pagar.
Captura cartera: Al Habilitar esta opción, me permite tener una transacción de venta, de contado y a crédito al mismo tiempo. Se recomienda que hayan 2 transacciones diferentes y no unir los conceptos en una sola transacción. Cartera predeterminada: Esta opción la debe habilitar, si la transacción maneja
cartera; o sea que va a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar. Si habilita cuentas por pagar o por cobrar y no habilita esta opción, la transacción no se realizara.
ejemplo de esto es la gasolina, sobre la que se pagan impuestos sobre su costo real como son el de sobretasa a la gasolina, IVA, el impuesto global y sobretasa a transporte, mostrando los valores de cada uno de estos impuestos en el recibo que se entregara al comprador.
Maneja cuotas: Habilita los campos de cuotas en la pestaña datos 2 del documento, permitiendo dividir la cancelación de la factura en cuotas periódicas. Intervalo: Tiempo en que se van a calcular las cuotas.
Intereses: Al activar este parámetro el sistema calcula intereses en el documento.
REGLAS :
Captura valor total: Esta opción desplaza automáticamente el cursor hacia el valor total, sin pasar por el valor unitario durante la elaboración del documento. Totales manual: Habilitar esta opción, le permite generar la retención en la
fuente de manera manual.
Asume cantidad 1: Al Habilitar esta opción, permite registrar en la transacción, una cantidad de productos tomando por defecto cantidad 1 se recomienda habilitar para transacciones de punto de venta.
Muestra cantidad k: Esta opción habilita en el detalle del documento un campo en el que muestra la cantidad que hay en el kardex de ese producto.
Valida precio Mínimo: Esta opción, me permite validar que el precio de venta sea igual o superior al precio de la lista de precios seleccionada.
Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel. Costo al Importar: Cuando se activa esta casilla, al importar el detalle del
documento el valor unitario es el costo
Actualiza moneda: actualiza el valor de la TRM para una moneda ya dada. Cargar con F8: Habilita cargar documentos con la tecla F8.
Ajuste: Ajusta los decimales para redondear los valores correctamente. Flete: Permite manejar fletes en la transacción.
IVA en Fletes: Habilitar esta opción, calcula el IVA tomando los fletes como base. Flete por ciudad: Habilitar esta opción, permite diligenciar la ciudad hacia donde se enviara la mercancía y le permitirá establecer el valor del envío a esta ciudad.
DESCUENTOS: Estas opciones le permiten habilitar los descuentos que ingreso en los maestros de línea, grupos y producto.
Maneja descuento: Esta opción le permitirá activar la opción en el documento
Captura % descuento: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle
del documento tiene 3 opciones.
o No: No permitir capturar el porcentaje de descuento en el detalle del documento.
o Si: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle del documento ubicándose en esta casilla cuando se está elaborando la transacción.
o Modifica: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle pero no se ubica en este campo si se requiere modificar se debe seleccionar este campo