5. Chapter Five: CSR Definitions and Context in Egypt
5.2 Evolution and Current Application of CSR and CSV
5.2.1 CSR and CSV implementation approaches
3.2.1. Justificación de la Propuesta.
Según la fundamentación teórica, en el capítulo I se analizó una bibliografía actualizada de diversos autores a través de la cual se puede sustentar científicamente la propuesta y determinar que la aplicación de un sistema de Control interno ayuda a mantener un ambiente de control adecuado para toda de la empresa, por lo que los datos contables y administrativos para los accionistas serán confiable, ya que se mejorará la toma de decisiones financieras.
La implementación de un sistema de Control Interno optimizará recursos de la empresa, los cuales utilizados de forma eficiente como con criterio el cual con el registro de la información a tiempo e implementación de políticas y normas ayudará a la correcta gestión de cobranzas.
Las conclusiones planteadas en el Capítulo II. Marco Metodológico evidencia claramente que la empresa no cuanta con manual de créditos, cobranza y políticas, las mismas que están sustentadas a través de encuestas y entrevistas realizadas.
Por lo tanto se justifica el diseño de un sistema de Control Interno y Gestión de Cobranzas en Imprecompu que permitirá mejorar su eficiencia en la empresa.
3.2.2. Objetivo General.
Mejorar la gestión de cobranza a través de un diseño de modelo de control interno en la empresa Imprecompu en la ciudad de Santo Domingo.
3.2.2.1. Objetivos Específicos.
Evaluar mediante un cuestionario, el control interno en el área de cobranzas
Redactar un informe apropiado sobre la situación del control interno en el área de cobranzas de la empresa Imprecompu
Diseñar un sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de cobranzas
3.2.3. Propuesta
3.2.3.1. Evaluación Control interno
La EMPRESA “IMPRECOMPU” se dedica a la compra y venta de materiales, para la facturación e impresión de sus trabajos.
La propuesta se fundamenta con los siguientes elementos
3.1.1.1.1. Planificación.
La auditoría de control interno se planifico realizarla del 1 de Octubre al 31 de Octubre del año 2014 a las 10:00 am, con autorización del propietario de la empresa el Sr. Javier Balseca, se realizaron visitas para conocer detalles de la situación de la empresa, esto nos permitió identificar las debilidades que tiene la empresa, en cuanto al control de las cobranzas de sus clientes, esto genera una baja liquidez.
a) Memorando de planificación.
Memorándum de Planificación de la Auditoría de Control Interno en la EMPRESA “IMPRECOMPU” en el período 1 al 31 de octubre del 2014.
1.- Identificación de la entidad.
NOMBRE: Empresa “Imprecompu.” DIRECCIÓN: Galápagos y Loja.
TIPO DE TRABAJO: Auditoria de control interno AREA: Cobranzas
PERIODO : 1 al 31 octubre del 2014
2.- Motivos del examen.
Examen de la Auditoría del control interno en el área de cobranzas en la Empresa Imprecompu se lo realizó en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría Y Finanzas, CPA. Tema aprobado por la Dirección general de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la empresa Imprecompu, la cual fue autorizada por el propietario a través de una carta. (Anexo # 2)
3.- Objetivos de la auditoria de control interno
• Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en el área de cobranza.
• Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión empresarial en el área de cobranzas, proporcionando una ayuda a nivel gerencial, a través de recomendaciones que permitan tomar acciones correctivas necesarias en la empresa Imprecompu
4.- Alcance del examen
La Evaluación de Control Interno para el área de cobranzas de la EMPRESA IMPRECOMPU se realizará por el periodo comprendido entre 1 de Octubre al 31 de Octubre del 2014 y cubrirá la evaluación del Sistema de control interno y su efectividad en el manejo de programas y actividades.
5.- Base Legal.
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NE C).
• Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA).
• IESS.
• Ley de régimen tributario interno. • Código de trabajo. • Código civil. • Código de Comercio. 6.- Estructura Orgánica.
La EMPRESA IMPRECOMPU tiene la siguiente estructura orgánica hasta el 31 de octubre del 2014.
Elaborado: Jacqueline Bone
Fuente: Empresa “Imprecompu”
7.- Objetivo de la Empresa Imprecompu
El objetivo de la Empresa IMPRECOMPU es:
“Ofrecer productos y servicios de calidad, con diversos modelos, para la satisfacción de los clientes”
8.- Sistema de Archivo.
En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas de la empresa, en el departamento de contabilidad de Imprecompu, estos se encuentran archivados de manera secuencial cronológica de acuerdo a los comprobantes de egreso y en orden secuencial numérica las facturas de venta.
9.- Unidades responsables y/o componentes.
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
AREA DE COBRANZAS
Estructura organizacional IMPRECOMPU
PROPIETARIO.
Propietario
Asistente de cobranzas
9.- Estado de operaciones.
La empresa Imprecompu se considera un valor de compras por $ 5000 en mercadería en el mes de octubre del año 2014 y su venta fue de $ 4500, existe una baja liquidez en la empresa.
10.- Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
• Constatar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer las políticas a los empleados, una buena estructura organizacional, y que tenga valores éticos.
• Verificar que los directivos identifiquen los riesgos de los objetivos que permitan cumplir con la evaluación de riesgos.
• Revisar que en la empresa existan políticas establecidas, para el desempeño del personal en las funciones que deben realizar.
• Comprobar si el sistema de información que tiene la empresa oportuno y confiables.
• Revisar si se realizan evaluaciones periódicas sobre la efectividad del Sistema de Control Interno.
11.- Grado de confiabilidad de la información.
Según lo constatado en la empresa se detalla el proceso en el área de cobranza.
Luego de realizar la compra en la Imprenta, los clientes que tienen otorgado crédito se acercan, al área de cobranza a firmar las respectivas facturas. Y la secretaria encargada les explica el procedimiento del crédito:
Cuando el valor de la compra es menor de 100$, se da un plazo de 15 días en efectivo o cheque, cuando el valor pasa a los 100 $ se da un plazo de 30 a 45 días con cheque.
Si el cliente se atrasa en sus pagos se le cobrará un interés de mora adicional del 2%, en su deuda.
Luego la secretaria registra en el sistema, la fecha que el cliente debe realizar su pago.
Se observó en la empresa el proceso del área de cobranza lo siguiente:
El cliente se acerca al área de cobranza a firmar la factura, que le otorgan el crédito y luego de saber el plazo estipulado se lleva la mercadería.
Cuando ya se le vence el plazo estipulado del cliente, la secretaria se encarga de llamar a los clientes para que se acerquen a cancelar sus deudas, pero a veces la secretaria se olvida de llamar y los clientes no se acercan a cancelar sus deudas, por eso vemos una baja liquidez en las cuentas.
12.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera:
4.
Cuadro N° 7: Tiempo estimado de trabajo.
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación Conocimiento general de la empresa
10 días
Ejecución Definición de componentes
Evaluación del control Interno
15 días
Comunicación de
los resultados Elaboración del informe 5 días
Total 30 Días
Elaborado: Jaqueline Bone.
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
13.- Productos a obtener.
• Cuestionario de control interno.
• Informe de Auditoría
Ejecución de la Auditoría del Sistema de Control Interno.
Auditoría de control interno Área de cobranzas.
EMPRESA IMPRECOMPU.
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE COBRANZAS POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE 1 AL 31 DE OCTUBRE DEL 2014
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO ACTIVIDAD
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N.
COMPONENTE:
ADMINISTRACIÓN,COBRANZAS,VENTAS
SI NO OBSERVACIONES
A. AMBIENTE DE CONTROL INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
1 ¿La empresa cuenta con un código de ética? 1
2 ¿Considera Ud. que hay integridad con las
personas que trabaja? 1
3
¿Las relaciones externas con los clientes, proveedores y auditores, se basan en la honestidad y equidad?
1
4 ¿Los empleados responden adecuadamente a
la integridad y valores éticos que se propicia? 1
5 ¿Se ha propiciado la creación de un comité
para tratar problemas de gestión empresarial? 1
7 ¿La empresa como conjunto tiene un plan
operativo anual? 1
8 ¿El personal desempeña sus actividades según
su profesión? 1
9 ¿La administración difunde las políticas,
objetivos, estrategias, etc.? 1
10
¿Existe soporte para el cumplimiento de políticas como: hora de llegada, remuneración, capacitación, etc.?
1
11 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de ventas? 1
12 ¿Las responsabilidades están plasmadas en
manuales? 1
13 ¿Se han definido políticas para evaluar el
desempeño del personal? 1
14 ¿Estas políticas están actualizadas? 1
15
¿Existe un plan de acción para corregir desviaciones en los objetivos, políticas y procedimientos?
1
16 ¿La unidad tiene establecido un manual de
procedimientos administrativos? 1
17 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de cobranzas? 1
18 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
cobranzas? 1 Ocasionalmente
19 ¿Se establecen metas en forma periódica
20 ¿Se clasifican los cobros según la fecha de
cobro? 1 Con algunos clientes
B.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
21 ¿La empresa cuenta con misión aprobada por
la administración? 1
22 ¿Se han formulado claramente los objetivos
que la empresa persigue? 1
23 ¿Se comunica a los empleados sobre los
objetivos de la empresa? 1
24 ¿Existe un manual de procedimientos para
guiar la gestión del personal? 1
C.IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
25
¿Hay alguna persona encargada de identificar los riesgos que pudieran ocurrir, tanto internos como externos?
1
26 ¿Existen mecanismos para identificar eventos
relacionados con los objetivos? 1
27 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
ventas y facturación? 1 Ocasionalmente
D.EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
28 ¿La información es oportuna y confiable
para evaluar los riesgos? 1
29 ¿Se elabora un informe una vez detectado el
riesgo? 1
30 ¿Se han definido políticas para las
actividades de ventas y facturación? 1
31
¿Se tiene establecido algún medio para informar las decisiones que se adoptan frente a los riesgos?
1
32 ¿Se dispone de mecanismos para hacer
frente a posibles riesgos? 1
33 ¿Se comunica al personal de la empresa los
resultados obtenidos? 1
34 ¿Se han establecido procedimientos para
presentar quejas o reclamos? 1
F.ACTIVIDADES DE CONTROL
35 ¿La dirección apoya el diseño de los
controles? 1
36
¿Existen medios de comunicación para informar acerca de las actividades de control?
1
37 ¿Existe evidencia de que los controles
implementados son aplicados? 1
38 ¿Existe un departamento de auditoría o
similar? 1
39
¿Las actividades de control han sido fijadas considerando las decisiones adoptadas sobre los riesgos?
1
40 ¿Se han determinado indicadores de gestión
de cobranzas? 1
41 ¿Son aplicados los indicadores de gestión
de cobranzas? 1
42 ¿Existen políticas para la información y
comunicación? 1
43 ¿La alta dirección cumple con las políticas
de información y comunicación? 1
44
¿Existen canales de comunicación para captar información de las necesidades de los clientes?
1
45
¿Existe un medio de comunicación que informe al personal sobre sus responsabilidades?
1
46 ¿Se fundamentan estas sanciones en algún
reglamento? 1
H. SUPERVISIÓN Y MONITOREO 47 ¿Se realizan auditorías externas? 1
48 ¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
control interno en la empresa? 1
49 ¿Existen mecanismos para detectar
deficiencias del control interno? 1
TOTALES 16 33
Elaborado: Jaqueline Bone
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
Comunicación de resultados.
Informe del examen de auditoría de control interno al área de control interno a la EMPRESA IMPRECOMPU, Correspondiente al mes de octubre del 2014.
Santo Domingo, 31 de octubre del 2014
Señor.
Javier Balseca.
PROPIETARIO DE LA EMPRESA IMPRECOMPU.
Presente.-
De mi consideración:
Hemos practicado una auditoría de control interno a la Empresa IMPRECOMPU en el mes de octubre del 2014, la cual cubre la evaluación de control interno, la administración es responsable de la preparación, integridad y presentación de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la empresa, así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.
Nuestra obligación son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría de control interno con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientes y apropiadas, con el propósito de obtener una seguridad razonables de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría de control interno.
Dados las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de cualquier evaluación de control interno para periodos futuros están sujetas al riesgo
Realicé la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S. Esas normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad; si la estructura del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus operaciones. Atentamente; Jaqueline Bone
Informe de las actividades realizadas en la evaluación del control interno.
Santo Domingo, 3 de noviembre del 2014. Señor. Javier Balseca. Propietario de la IMPRECOMPU.
En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoría de control interno en la Empresa Imprecompu con el objeto que se detalla en lo siguiente:
a) Objeto del informe.
Es la evaluación del control interno en el área de cobranzas existente en la empresa con el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo.
b) Alcance del informe.
Nuestro examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Empresa IMPRECOMPU tiene sobre las cobranzas.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Empresa IMPRECOMPU es un proceso efectuado al propietario, a la administración y personal operativo, para demostrar la situación y confiabilidad de la empresa.
d) Evaluación de las fases de control interno.
Ambiente de Control.
Falta de un código de ética, la personal no cuenta con políticas y prácticas de recursos humanos, además no existe cultura organizacional en la empresa.
Conclusión:
La empresa ha dado a conocer al personal la importancia de los valores éticos y la integridad, no existe políticas, ni prácticas de recursos humanos donde especifique las habilidades y destrezas, no cuenta con un organigrama estructural ni funcional.
Recomendación:
Realizar un código de ética para que mediante este documento se establezcan los principios generales, las conductas para alcanzar el bien interno y los medios para que conozcan la importancia que tiene en la empresa, establecer políticas y prácticas de recursos humanos donde definan las destrezas y/o habilidades que los empleados, además realizar un organigrama donde se especifique los departamentos y las unidades de modo que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes y responsabilidades.
Valoración de riesgo.
Desconocimiento de los objetivos de la evaluación de riesgos, falta de identifican los riesgos internos y externos, y no se ha constituido un comité de evaluación de riesgos.
Conclusiones:
Los empleados no están vinculados con los objetivos de la evaluación de riesgos, y tampoco identifican los riesgos internos y externos, además no se han definido
los riesgos en función de los objetivos generales y estratégicos, esta situación incluye eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información.
Recomendación.
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados, se debe realizar evaluaciones internas y externas que permita la consecución de los controles a sus objetivos, esto representa el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito y establecer criterios para medirlos.
• Actividades de Control.
La empresa Imprecompu tiene los siguientes problemas en las actividades de control:
Falta de un manual de clasificación de puestos y actualización de la información de su personal y manual de procedimiento para el área de cobranzas, Inexistencia de políticas y documentación, no se realizan evaluaciones de desempeño en la empresa.
Recomendación.
Diseñar manuales de procedimientos, funciones, políticas, porque son muy importantes en el desempeño del personal en la Empresa y constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
• Información y Comunicación.
La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería.
El Sistema de información no establece controles que garanticen la seguridad de la información de la empresa.
Conclusión:
La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería, además no se realiza controles que garanticen la seguridad de la información en la empresa, y la información de los jefes a los empleados no es completa ni oportuna.
Recomendación.
Implementar flujogramas para mejorar los procesos y procedimientos de cada actividad, realizar la información y comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la empresa.
Monitoreo y Evaluación.
Dentro de la evaluación se constató que no se realizan evaluaciones periódicas de las actividades realizadas por los empleados que permitan conocer la eficiencia de sus operaciones
Conclusión:
No se aplica un proceso que evalúa la calidad del funcionamiento al control interno en el tiempo y tampoco permite al sistema reaccionar en forma dinámica.
Recomendación.
Establecer procedimientos de seguimiento continuo o evaluaciones periódicas o una combinación de ambos para asegurar la eficacia del sistema de control interno.
3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de cobranzas.
Direccionamiento Estratégico.
Parte fundamental para la consecución de los objetivos empresariales constituyen el establecimiento de la Misión y la Visión de una organización, lo que dirigirá el trabajo de los actores guiándoles a la consecución de los mismos.
Misión Propuesta.
Ofrecemos productos relacionados con la compra - venta de papeles, servicio de impresiones y factureros mediante una atención profesional, capacitada como dirigida a todas aquellas personas que estudian o trabajan y de esta forma satisfacer sus principales necesidades, apalancados por un talento humano que fomenta el trabajo en equipo respaldados por los valores institucionales.
Visión Propuesta.
Ser una empresa reconocida en el centro del país a través de la comercialización y prestación de servicios de imprentas, lo cual permitirá crecer en un alto porcentaje para poder satisfacer las necesidades de nuestros clientes
Ambiente de Control.
Dentro de este grupo se incluyen normas y leyes que predominan el accionar humano y que facilitan la ejecución de las tareas basadas en normativas morales y legales que conduzcan a los trabajadores y administradores a la consecución de los objetivos empresariales.
Para el efecto se parte del establecimiento de valores éticos desarrollados en base a la necesidad de la empresa, influenciar en la conciencia de un control de la gente,
generará disciplina para no se inmiscuyan en actos dolosos, inculcar actividades de integridad y conciencia de control.
Integridad y Valores Éticos.
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
VALORES CORPORATIVOS FECHA: 06-05-2014 PÁGINA: 1 de 2
VALORES CORPORATIVOS
Confianza: brindar seguridad a nuestros clientes y colaboradores apoyándonos en el profesionalismo que tenemos.
Respeto y responsabilidad: Somos cautelosos de cuidar y respetar el medio ambiente, a nuestros colaboradores, al trabajo que realizamos, nuestros clientes, y al entorno en general.
Mejora continua: nos basamos en pensamientos positivos y progresistas,