5.4 Function Approximations in the SMA model
5.5.2 Current Control
1. Objetivos
Dotar a PEXAC de un procedimiento documentado donde se establece la metodología para realizar el proceso de identificación y validación de las competencias distintivas de la organización, las de los procesos de las actividades principales y las de los cargos de dichas actividades, así como el proceso de certificación de la competencia demostrada del trabajador para un determinado cargo, en correspondencia con las competencias identificadas y validadas.
Este procedimiento tiene como objetivo a su vez explicar cómo efectuar la planificación, ejecución y control de la evaluación anual del desempeño de los trabajadores y sus cortes parciales, de acuerdo a lo establecido en la legislación en la materia.
2. Alcance
3. Este procedimiento es aplicable a la empresa, a los procesos de las actividades principales, a los diferentes perfiles de cargos de la empresa como parte del Sistema de Gestión Integrada del Capital Humano.
3. Responsabilidades 3.1. El director general:
Designar y constituir el comité de competencias, nombrando a un miembro del consejo de dirección para presidirlo.
desempeño.
Aprobar las competencias distintivas de la empresa y de los procesos de las actividades principales, así como las de los cargos claves que se utilizan en la ejecución de estas actividades.
Aprobar los trabajadores identificados por el comité de competencias con desempeño laboral superior
3.2 . El comité de competencias
Identificar y proponer al director general las competencias distintivas de la empresa y de los procesos de las actividades principales y las competencias de los cargos que se utilizan en la ejecución de estas actividades.
Identificar y proponer al director general de los trabajadores con desempeño laboral superior.
Elaborar el informe final contentivo de las competencias identificadas para cada nivel y someterlas a la validación del consejo de dirección de la empresa y aprobación del director general.
Elaborar la matriz de competencias de la empresa, de los procesos de las actividades principales y de los cargos claves de dichas actividades, identificando los criterios de desempeño que se utilizarán para su evaluación.
Elaborar los perfiles de competencia de todos los cargos de la plantilla de la empresa, incluyendo los directivos.
3.3 . El director de gestión de capital humano.
Cumplir y hacer cumplir lo establecido en este procedimiento.
Utilizar este procedimiento en los procesos de selección e integración, evaluación del desempeño y capacitación y desarrollo del capital humano.
3.4 . El especialista “C” y técnicos ¨A¨ en gestión del capital humano:
Asesorar a los directores de división y jefes inmediatos en el proceso de validación y certificación de las competencias laborales de sus trabajadores, así como supervisar la correcta realización de las evaluaciones del desempeño parciales y anuales, en función de las competencias laborales de los cargos que desempeñan.
Realizar la evaluación del desempeño de sus trabajadores en los plazos establecidos tomando en cuenta además indicadores directivos establecidos para esta evaluación, la matriz de competencias laborales y criterios de desempeños aprobados para cada cargo.
Validar y certificar las competencias demostradas de los trabajadores.
Conservar los registros de las evaluaciones de desempeño en los que se han certificado las competencias demostradas de los trabajadores.
4. Referencias normativas.
Resolución 8/2005 del MTSS; Reglamento general sobre las relaciones laborales; MTSS, 2005
Resolución 21/2007 del MTSS: Evaluación del desempeño
NC 3000, 3001 y 3002; Sistema de gestión integrada de capital humano; ONN; 2007 Decreto Ley 281/07, Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de
dirección y gestión empresarial estatal 5. Términos y definiciones
5.1. Competencias laborales: Conjunto sinérgico de conocimientos, habilidades, experiencias, sentimientos, actitudes, motivaciones, características personales y valores, basado en la idoneidad demostrada, asociado a un desempeño superior del trabajador y de la organización, en correspondencia con las exigencias técnicas, productivas y de servicios. Es requerimiento esencial que esas competencias sean observables, medibles y que contribuyan al logro de los objetivos de la organización.
5.2. Competencias organizacionales: Conjunto de características de la organización, de modo fundamental vinculadas a su capital humano, en especial a sus conocimientos, valores y experiencias, asociadas a sus procesos de trabajo esenciales, las cuales como tendencia están causalmente relacionadas con desempeños exitosos de esa organización, en correspondencia con determinada cultura organizacional.
5.3. Validación de competencias: Confirmación mediante la anotación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
5.4. Certificación de competencias: Proceso que permite mediante la evaluación correspondiente, reconocer y certificar a través de un documento, las competencias demostradas de un trabajador para un determinado cargo, independiente de la forma en que éstas fueron adquiridas.
5.5. Misión: Razón de ser de la organización, su encargo social y finalidad que explica su existencia.
5.6. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
5.7. Evaluación del desempeño: Medición sistemática del grado de eficacia y eficiencia con el que los trabajadores realizan sus actividades laborales durante un período de tiempo determinado y de su potencial desarrollo y constituye la base para elaborar y ejecutar el plan individual de capacitación y desarrollo. Comprende la evaluación de la idoneidad demostrada, las competencias laborales, los resultados alcanzados en el cumplimiento de sus funciones, tareas y objetivos, su plan de capacitación y desarrollo y las recomendaciones derivadas de evaluaciones anteriores.
5.8. Desempeño laboral superior: Rendimiento laboral y actuación superior del trabajador, identificado con las competencias laborales exigidas para su cargo. Este desempeño corresponde a las conductas estratégicas, es decir, las competencias para lograr las estrategias de la entidad.
5.9. Desempeño laboral adecuado: Es el rendimiento laboral y la actuación del trabajador, adecuado a los requerimientos establecidos para su cargo, y expresa la idoneidad demostrada.
5.10. Desempeño laboral deficiente: Cuando el trabajador incumple con sus funciones, tareas y objetivos individuales, presenta bajo rendimiento laboral, problemas de disciplina e incumple los planes de capacitación, evidenciando la pérdida de la idoneidad demostrada.
5.11. Desempeño organizacional: Capacidad de la organización que armoniza los resultados individuales, grupales y de la propia organización, estimula el rendimiento;
reconoce las percepciones; y expresa las características de las competencias que ésta posee.
Desarrollo.
6. Identificación y validación de las competencias laborales
6.1. La gestión del capital humano por competencias laborales en una organización proporciona una matriz de conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes para cada cargo, sus criterios de desempeño y el grado en que los ha cumplido cada uno de los trabajadores que ocupan los diferentes cargos de su plantilla.
6.2. Una vez creado el comité de competencias de la empresa, según lo establecido en la NC 3000, este procederá a identificar y proponer al consejo de dirección las competencias claves o distintivas de la empresa, (Competencias organizacionales), la de los procesos de las actividades principales, y de los cargos de dichas actividades.
6.3. Para identificar las competencias organizacionales el comité de competencias procederá de la siguiente forma:
a) Definirá el propósito clave de la organización: Para ello tomará como referencia la misión de la empresa y el marco de las condiciones dentro de las cuales se pretende alcanzar la misma.
b) Definir funciones, sub-funciones de los procesos implementados para llegar a materializar el propósito clave.
c) Seleccionar dentro de estos procesos, los roles laborales que mejor contribuyen a que la organización alcance el propósito clave enunciado.
6.4. Para la determinación las competencias distintivas de la empresa, la de los procesos de las actividades principales y de los cargos claves de estos procesos el comité de competencias procede a:
Entrevistar a trabajadores de experiencia de las diferentes categorías ocupacionales. Elaborar una propuesta de cargos claves de la organización
Relacionar las competencias identificadas para cada nivel, describiéndolas de la forma más general posible teniendo en cuenta los conocimientos, habilidades, destrezas y
actitudes que se derivan de las funciones de los calificadores de cargos u ocupaciones, más aquellas que resulten necesarios incluir de acuerdo a las particularidades de la empresa.
Analizar y validar en el consejo de dirección el informe con la propuesta de competencias laborales preparado por el comité de competencias.
Elaborar los perfiles de competencias (Registro R6-6) de todos los restantes cargos de la plantilla.
Elaborar la matriz de criterios de desempeño (Registro R6-8) para los perfiles de competencias de los cargos de la plantilla.
6.5. Los resultados anteriores, una vez validados en el consejo de dirección y aprobados por el director general de la empresa, se registrarán en el modelo perfil de cargos y competencias (Registro R6-6), los cuales se tomarán como referencia para el trabajo de elaboración de las matrices de competencias laborales (Registro R6-7) de los cargos existentes en la plantilla de cargos (Modelo P-2)
7. Evaluación del desempeño por competencias laborales
7.1. La realización de la evaluación del desempeño por competencias laborales consiste en evaluar de forma integral los resultados y comportamientos del trabajador en la consecución de de sus tareas y objetivos individuales de trabajo basada en los indicadores fundamentales del desempeño laboral establecidos en la legislación vigente (Res. 21/2007) así como en los perfiles de competencias del cargo.
7.2. Indicadores de desempeño: Son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan la medición sistemática del grado de eficacia y eficiencia con el que los trabajadores realizan sus actividades laborales durante un período de tiempo determinado y de su potencial desarrollo, y constituye la base para elaborar y ejecutar el plan individual de capacitación y desarrollo. Comprende la evaluación de la idoneidad demostrada, las competencias laborales, los resultados alcanzados en el cumplimiento de sus funciones, tareas y objetivos, su plan de capacitación y desarrollo individual y las recomendaciones derivadas de evaluaciones anteriores.
7.3. Se considerarán los siguientes indicadores de desempeño fundamentales:
a) Cumplimiento de las recomendaciones derivados de los cortes evaluativos parciales anteriores.
b) Cumplimiento de sus objetivos, funciones y tareas individuales y la realización del trabajo con la eficiencia, calidad y productividad requerida.
c) Comportamiento de la disciplina y el aprovechamiento de la jornada de trabajo. d) Cumplimiento de las normas de seguridad y salud del trabajo.
e) Uso y cuidado de los recursos materiales, fundamentalmente de los portadores energéticos, y de los equipos y medios de protección personal.
f) Cumplimiento del plan de capacitación y desarrollo individual.
g) Valoración del nivel en que su desempeño se corresponde con el perfil de competencias del cargo que ocupa (Certificación de las competencias demostradas del trabajador).
La evaluación del desempeño se realiza anualmente con cortes parciales mensuales y trimestrales. Para poder ser evaluado el trabajador deberá tener laborado como mínimo el 70% de su tiempo de trabajo. Las competencias laborales demostradas del trabajador se certificarán semestralmente en julio y en enero.
7.4. Para certificar las competencias demostradas del trabajador durante el proceso de evaluación del desempeño, su jefe inmediato (evaluador) tomará como referencia el perfil de competencias y la matriz de criterios de desempeño aprobados para dicho cargo.
7.5. En los cortes parciales (mensuales y trimestrales) se realizará una valoración cualitativa del desempeño del trabajador, en base a los indicadores fundamentales relacionados en los incisos b); c); d); e); f) y g) del punto 7.3 precedente. Esta valoración se recogerá en el Registro R6-9.
7.6. En la evaluación del desempeño anual se considerarán todos los indicadores fundamentales relacionados en el punto 7.3 precedente y sus resultados se reflejarán en el Registro R6-10 en el cual se consignarán todas las acciones que este debe cumplir en el próximo período con vista a mejorar su desempeño, incluidas las acciones de capacitación y desarrollo individual del trabajador, precisando fechas de cumplimiento para
cada una de ellas, además las valoraciones relacionadas con los indicadores. El resultado conclusivo de esta evaluación se resumirá en una de las siguientes categorías evaluativas: Desempeño laboral superior: rendimiento laboral y actuación superior del trabajador, identificado con las competencias laborales exigidas para su cargo. Este desempeño corresponde a las conductas estratégicas, es decir, las competencias para lograr las estrategias de la entidad. El trabajador debe haber cumplido o sobre cumplido todas las recomendaciones derivadas de la evaluación anual anterior.
Desempeño laboral Adecuado: Es el rendimiento laboral y la actuación del trabajador, adecuado a los requerimientos establecidos para su cargo, y expresa la idoneidad demostrada.
Desempeño laboral deficiente: Cuando el trabajador incumple con sus funciones, tareas y objetivos individuales, presenta bajo rendimiento laboral, problemas de disciplina e incumple los planes de capacitación, evidenciando la pérdida de la idoneidad demostrada.
7.7 Los resultados de la evaluación del desempeño se discuten con cada trabajador, comenzando por el análisis del cumplimiento de las recomendaciones de la evaluación anterior y de cada uno de los indicadores establecidos. La evaluación del desempeño será firmada por ambas partes, apercibiéndose al trabajador que en caso de inconformidad le asiste el derecho de reclamar ante el jefe inmediato superior al que realiza la evaluación, en un término que no exceda los siete (7) días hábiles posteriores a la fecha de notificación de la evaluación del desempeño, tal como aparece en el apartado decimocuarto de esta resolución. El certificado acreditativo (R6-10) forma parte del expediente laboral y se le entrega una copia al trabajador.
8. - Registros
R.6-6 Perfil de cargos y competencias R.6-7 Matriz de competencias laborales R.6-8 Matriz de criterios de desempeño
R.6-10 Evaluación de desempeño laboral (Anual) 3.2.1.3. Procedimiento específico para el Autocontrol
1. Objetivo: Establecer la forma de los autocontroles dirigidos a comprobar los resultados del sistema.
2. Alcance.
Es aplicable a los autocontroles relacionados con el sistema de gestión integrada de capital humano (SGICH) de la entidad.
3. Aspectos generales 3.1. Principios:
Preventivos. Educativos.
Promotores de valores.
3.2 . Sistema: Sistema integrado de gestión.
3.3. Autocontrol: Actividad sistemática de control, que se realiza por la propia organización, dirigida a medir el impacto en el logro de los objetivos y la estrategia, a partir de evaluar en la práctica la eficacia de los procesos de gestión de capital humano.
4. Desarrollo
4.1. Estructura, funciones y responsabilidades relacionadas con el autocontrol y la evaluación del funcionamiento del Sistema.
4.1.1. Comité de control multidisciplinario.
La alta dirección constituye y aprueba el comité de control multidisciplinario que se encarga de coordinar y realizar el autocontrol del SGICH.
Para ello se designa mediante resolución el presidente (miembro de la alta dirección) y los miembros de éste, integrado por especialistas que conozcan y dominen los procesos que integran el sistema.
El presidente y los miembros no pueden pertenecer a las áreas de recursos humanos, pues son estas áreas las encargadas de asesorar y capacitar al comité.
Debe ser presentado y oficializado ante el colectivo de trabajadores y consejo de dirección.
4.1.2. Requisitos de los miembros del comité de control multidisciplinario. Prestigio y autoridad.
Estar capacitados por las áreas de recursos humanos. Dominar los procesos que integran el sistema.
4.2. Aspectos que serán objeto del autocontrol.
Los aspectos son los nueve requisitos de la NC 3001: 2007 que son: Idoneidad y competencias laborales.
Organización del trabajo. Selección e integración. Capacitación y desarrollo. Estimulación moral y material. Seguridad y salud en el trabajo. Evaluación del desempeño.
Administración del capital humano. Comunicación.
4.3. Formas en que se realizará el autocontrol y la evaluación del funcionamiento del sistema.
4.3.1. Programa de autocontrol del sistema.
El programa de autocontrol del sistema se elabora y somete a la aprobación por la alta dirección antes de que se inicie el año fiscal correspondiente, utilizándose para ello el anexo A: R-DIR-03 A.
El autocontrol general: Abarca el autocontrol de los nueve requisitos del SGICH como parte de la gestión de la organización a los procesos con una periodicidad anual.
El autocontrol parcial: Abarca el autocontrol de uno o dos requisitos que integran el SGICH, por ejemplo, la organización del trabajo, la capacitación y desarrollo, etc., y sus interrelaciones e integración con la gestión de la organización a los procesos. Su periodicidad es una vez en el semestre cuando no coincida con el general. El autocontrol específico: Abarca el autocontrol ante una denuncia, queja, proceso
donde se introduzca nueva tecnología o lugar en específico y se realiza en cualquier momento.
Para la planificación se tendrá en cuenta los resultados de auditorias, inspecciones y autocontroles anteriores, lo que permitirá definir las prioridades y el tipo de autocontrol que se realizará.
Cuando se produzca alguna situación que lo aconseje, podrán realizarse autocontroles adicionales a los programados o de seguimiento.
El desarrollo de los autocontroles se realizará de acuerdo a lo estipulado por la NC 3001: 2007 clasificándose los hallazgos encontrados en no conformidades y observaciones, dándole el tratamiento establecido en el P-NOR-06.
Si por algún motivo, es necesario modificar el programa de autocontrol del sistema ya aprobado, el presidente del comité de control multidisciplinario informa al director general para que éste apruebe el cambio propuesto y proceda a informar al personal involucrado.
Una vez que se elabora y aprueba el R-DIR-03-A se procede a la evaluación de los diferentes procesos del sistema.
4.3.2. Instrumentos. Listas de chequeo. Encuestas.
Entrevistas.
Diagramas de causa efecto.
A nivel de sistema Productividad.
Relación salario medio / productividad. Ausentismo.
Trabajadores evaluados de “competente”. Accidentes mortales.
Índice de Incidencia. Plan de capacitación.
Acciones de capacitación por trabajador. Por procesos
1. Idoneidad y competencias laborales
Trabajadores con nivel de desempeño superior en las competencias.
Validación de las competencias distintivas de la organización, de los procesos de las actividades principales y de los cargos correspondientes a las actividades principales.
Certificación de las competencias de los trabajadores de las actividades principales. Evaluación de las competencias laborales en los procesos integrados (selección e
integración, capacitación y desarrollo y la evaluación del desempeño). 2. Organización del trabajo
Productividad. Salario medio.
Relación salario medio / productividad. Ausentismo.
Índice de aprovechamiento de la jornada laboral.
Efectividad de las acciones derivadas de los estudios del trabajo en indicadores seleccionados (Ejemplo: productividad, salario medio, índice de aprovechamiento de la jornada laboral, etc).
3. Selección e Integración
Completamiento de la plantilla.
4. Capacitación y desarrollo
Cumplimiento del plan de capacitación y desarrollo. Acciones de capacitación por trabajador.
Impacto logrado a través de la capacitación en el incremento de la productividad. Impacto logrado a través de la capacitación en la disminución de los costos en el
proceso de producción. 5. Estimulación moral y material
Incremento del salario medio planificado.
Impacto de la estimulación moral y material en el comportamiento del clima laboral (nivel de satisfacción del personal en el tema a través de encuestas).
6. Seguridad y salud en el trabajo Accidentes mortales.
Índice de incidencia. 7. Evaluación del desempeño
Trabajadores evaluados de competente.
Dominio de los trabajadores de los indicadores del desempeño (resultado de encuestas a los trabajadores).
8. Administración de capital humano Puntualidad en el trabajo.
Aprovechamiento de la jornada. 9. Comunicación institucional
Nivel de conocimiento y dominio de los trabajadores sobre la misión, visión, los valores de la organización y el objeto social aprobado (resultado de encuestas a trabajadores).
4.5. Lista de chequeo de los aspectos que serán revisados, controlados o evaluados en cada uno de los procesos del sistema.
Ver anexo B: R-DIR-03 B Lista de chequeo para el autocontrol del sistema.
4.6. Forma en que se discutirán los resultados del autocontrol y la evaluación del sistema. Los resultados se discutirán con todos los trabajadores del área objeto del autocontrol, de
forma tal que los trabajadores se sientan parte del proceso y que además identifiquen en ese momento las vías y medidas para solucionar los problemas que se detecten.
La discusión de los resultados con los trabajadores, además de ser un punto de partida para la mejora continua, fomenta los valores relacionados con la responsabilidad, la solidaridad y el respeto a la verdad, valores que por no ser económicos suelen ser menospreciados.
El objetivo esencial de este análisis es que cada especialista comprenda que es él, el primer revisor, auditor de su trabajo, de sus métodos y procedimientos. Una conciencia individual se convierte en colectiva, por el ambiente, la cultura, el ejemplo y por la continuidad.
Se informa y discute en el consejo de dirección los resultados del autocontrol.
4.7. Plan de medidas correctivas o preventivas que se deriven de los resultados del