Data post-processing approach

Las actividades clave que sostienen el propósito de utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento son el intercambio o transferencia de conocimiento y la integración de conocimientos, entendida como la síntesis de conocimiento de diferentes ámbitos, conocimiento contextual y conocimiento sobre la gerencia de proyectos (PMI, 2017).

La transferencia y el intercambio de conocimiento son uno de los principales retos que enfrenta la mayoría de los sistemas de recolección de lecciones aprendidas, pues estos se basan en la documentación de información para su posterior almacenaje en un repositorio organizacional. Una vez en el repositorio, no hay garantía de una efectiva recuperación para su uso posterior en otros proyectos (Carrillo y otros, 2013).

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Es un error común creer que gestionar el conocimiento sólo implica documentarlo para que pueda ser compartido. Otro error común es creer que gestionar el conocimiento sólo implica obtener lecciones aprendidas al final del proyecto, a fin de utilizarlo en los proyectos futuros. (pág. 100)

El éxito al interior de la organización de las lecciones capturadas depende tanto del tipo de conocimiento capturado como de la accesibilidad que las personas tengan a estas. Williams (2004) plantea que algunos modelos para la captura de lecciones aprendidas son demasiado extensos y que al aplicarlos a proyectos de alta complejidad se termina por desvirtuar el resultado del ejercicio, perdiendo de vista los aprendizajes no-intuitivos11 _{que se tuvieron a lo largo del proyecto.}

La documentación de lecciones aprendidas en repositorios institucionales permite codificar y preservar el conocimiento explícito, mas no el tácito. La captura de conocimiento exclusivamente explícito por medio de repositorios, plantillas y bases de datos representa un problema para el intercambio e integración del conocimiento, pues, según el PMBoK (PMI, 2017): “El conocimiento explícito codificado carece de contexto y está abierto a diferentes interpretaciones, de modo que, aunque pueda compartirse fácilmente, no siempre se comprende o aplica de la manera correcta” (pág. 100).

Así, mientras que las lecciones aprendidas que carecen de contexto se convierten en premisas abstractas que el personal del proyecto encuentra difícil de aplicar a su caso específico, si una lección aprendida se complementa con su contexto, para la persona será más fácil aplicarla y recordarla.

Al momento de documentar lecciones aprendidas se deben determinar las estrategias que se utilizarán para la transferencia, tanto para conocimiento explícito como para conocimiento tácito. Las estrategias que solamente registran conocimiento explícito, tales como plantillas, repositorios, wikis, blogs e intranet,

11 _{Son lecciones que en apariencia van en contra de toda lógica; por tanto, no es posible llegar a}

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entre otros, terminan por convertirse en repositorios de datos, sin contexto ni significado.

Se debe procurar dotar las experiencias de contexto y generalización, para que puedan ser de utilidad y aplicabilidad para otras personas y proyectos (Carrillo y otros, 2013). Para el PMI (2017): “El conocimiento tácito tiene contexto incorporado, pero es muy difícil de codificar. Reside en la mente de expertos individuales o en grupos y situaciones sociales, y normalmente se comparte a través de conversaciones e interacciones entre las personas” (pág. 100).

Las historias ofrecen una solución a estas problemáticas porque, por un lado, representan vehículos eficaces en la difusión del conocimiento explícito y tácito, y, por el otro, proveen el contexto necesario para que una lección aprendida se comprenda a fondo (Denning, 2005). Las historias son un medio para documentar conocimiento, pero, a la vez, son un medio de transferencia de conocimiento natural para el ser humano, por lo cual las lecciones aprendidas se transmiten de forma dinámica al interior de la organización gracias a las historias. Cabe resaltar que para el PMBoK (PMI, 2017) el registro de lecciones aprendidas es una herramienta de gestión de la información, mientras que el uso de narraciones constituye una herramienta de la gestión del conocimiento del proyecto.

Avances en el campo de la neurociencia indican que el cerebro humano está dispuesto para organizar, retener y acceder a la información a través de historias (Quesenbery, 2006); por tanto, es posible asumir que aprender de un proyecto a través de historias fomenta la transmisión de lecciones aprendidas en la organización. Las historias le permiten a un estudiante, o aprendiz, recordar lo aprendido, acceder a la información y aplicarla de forma eficaz (Quesenbery, 2006). Las historias que imparten lecciones aprendidas a partir de errores o fallas son las más significativas para la organización, pues permiten que un líder imparta conocimiento por medio de consejos en forma de lecciones aprendidas a partir de una experiencia (James & Minnis, 2004). Paradójicamente, cuando un líder revela

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su falibilidad aumentan su credibilidad, pues la gente está más dispuesta a recibir un consejo honesto que una instrucción prescriptiva (James & Minnis, 2004). Adicionalmente, el intercambio de historias contribuye a crear el clima de confianza necesario para que se dé el intercambio y la transferencia al interior de la organización (Denning, 2005).

Por definición, las historias tienen un desenlace o resolución, donde las lecciones aprendidas se evidencian como un enlace clave al mensaje que busca transmitir la historia (Yoder-Wise & Kowalski, 2003). Así, las historias y el diálogo son vehículos de transmisión de buenas prácticas y lecciones aprendidas, asociadas a la transferencia de conocimiento tácito en la organización (Terzieva, 2014).

El intercambio de conocimiento se lleva a cabo mezclando técnicas y herramientas de la gestión del conocimiento, tales como la interacción entre personas, y técnicas de gestión de la información, tales como la documentación en repositorios (PMI, 2017). Si bien la documentación de lecciones aprendidas en repositorios institucionales garantiza la preservación de una porción del conocimiento organizacional, la narración de historias contribuye de dos formas a la difusión y transferencia del conocimiento que estas contienen: primero, las historias son un vehículo para la transferencia de conocimiento complejo al alcance de todo ser humano y, segundo, las historias proveen el contexto necesario para que las lecciones aprendidas no corran el riesgo de desvirtuarse y perder su validez y pertinencia.

Según la sexta edición del PMBoK (PMI, 2017): “El conocimiento puede documentarse usando vídeos, imágenes, audios u otros medios adecuados que aseguren la eficiencia de las lecciones capturadas” (pág. 104). De acuerdo con esto, y entendiendo los retos que enfrentan los métodos tradicionales de recolección de lecciones aprendidas para la transferencia de conocimiento, tanto explícito como tácito (Carrillo y otros, 2013; Fernie y otros, 2003), se selecciona la estrategia de narración de historias (Denning, 2005), con el fin de documentar, conservar y

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transferir el conocimiento explícito, y algo del tácito, del proyecto Parques del Río Medellín.

Como se verá a continuación, la estrategia combinada de documentar lecciones aprendidas acompañadas de historias posibilita que el conocimiento sea transferido de una forma más aprehensible para las personas; además, mitiga el riesgo de malinterpretación o descontextualización, a la vez que genera un vínculo emocional con el receptor de las historias, lo cual en el futuro le facilitará recordar la lección aprendida para aplicarla o transferirla a otros.

1.3. STORYTELLING: CONTAR HISTORIAS