Data Sources and Data Collection 77

12.1. Proyectos propuestos

A continuación se relacionan los proyectos propuestos por los funcionarios durante la encuesta.

PROYECTOS PROPUESTOS

Herramienta que permita la manipulación de objetos de la oficina remotamente.

El tema de parqueadero debería resolverse por una cola de solicitud y que el Smartphone informe si hay un espacio disponible y cuántas personas hay en la cola de espera delante de uno.

Para el ingresos del personal de la ANE, diariamente se enviaría vía app o e-mail un código (QR que corresponda a datos básicos y sean validados) al móvil de cada funcionario y mediante la lectura de este se de ingreso a todas las dependencias de la ANE.

Conexión de teléfono fijo a móvil (Desvío de llamadas). Acceso a bases de datos desde cualquier dispositivo y lugar.

Utilización de un programa o equipo mediante el cual sea posible que los comités y reuniones queden transcritos en un documento, como si se hubiese realizado un dictado. Control de infraestructura de las estaciones y equipos de monitoreo.

Tabla 32. Proyectos Propuestos. Fuente: Autores.

12.2. Propuesta de solución a algunos problemas identificados

En el siguiente apartado se describe brevemente una posible solución de algunos problemas identificados en la entidad.

12.2.1. Uso ineficiente de energía e iluminación

Instalando detectores de presencia y sensores fotoeléctricos en puntos estratégicos. Con estos se determina si hay necesidad de tener las luces encendidas evaluando dos factores; uno que se encuentren funcionarios en el área y dos que los niveles de luz natural sea insuficiente (día nublado, anochecer…). Con una aplicación móvil ingresan a

la plataforma en la cual se elige el nivel de luz deseado para cada puesto de trabajo; el encendido y apagado de las luces será automático esto se da al activar los sensores. Se obtendrá un mayor ahorro energético instalando contactos que habiliten o deshabiliten las tomacorriente de los computadores de los funcionarios (sabiendo de antemano que con el simple hecho de estar conectados siguen consumiendo energía). Esta función está incluida en la aplicación móvil.

12.2.2. Control de salida de equipos

Se llevara un registro en una base de datos en la cual se ingresaran los siguientes campos fecha, hora, funcionario, código y serial del equipo.

La hora y fecha serán automáticas, el nombre del funcionario se ingresa cuando acerque su tarjeta de ingreso al lector, del mismo modo se ingresaran los datos de los equipos a registrar (se acerca el equipo al lector y automáticamente se ingresan los campos de código y serial del mismo).

La plataforma enlaza los datos ingresados sobre las fechas en las cuales se realizó el retiro y el ingreso, basándose en el código y serial de los equipos, teniendo esto es posible extraer un archivo en el cual muestre los equipos que no han sido entregados y los funcionarios que los poseen.

12.2.3. Registro de entrada y salida de funcionarios

Instalar un sistema biométrico con el objetivo de realizar el registro, de funcionarios de la entidad, este debe ser ubicado en una zona visible por ejemplo al lado del ascensor, como cada funcionario tiene un horario laboral establecido, cada cinco minutos después de la hora de ingreso se enviara una notificación, mensaje o correo solicitando que realice el registro, dicha alerta se enviara en cuatro oportunidades con intervalos de tiempo de cinco minutos, de igual modo se hará diez minutos antes de salir, en este caso será con el mismo intervalo de tiempo y cinco avisos.

12.2.4. Conexión inalámbrica entre portátiles y televisores

Existen transmisores HDMI inalámbricos para dicho fin su costo esta entre $80.000 COP y $150.000 COP. Aplicaciones como Remote Mouse y TeamViewer las cuales se encuentran gratis en Play Store y App Store, permiten el control del equipo portátil la primera únicamente si ambos equipos se conectan a la misma red y habilita el mouse y el teclado, la segunda desde que esté conectada a Internet permite acceder y controlar el

equipo controlando el mouse y el teclado, adicionalmente ver lo que se está proyectando en la pantalla del móvil.

Se necesita un portátil conectado por HDMI a los televisores y una tableta o con el teléfono móvil del expositor; dichas aplicaciones son gratuitas y se deben instalar en ambos aparatos para que funcione.

12.2.5. Radicación de documentos

Aquellos funcionarios que por diferentes motivos deban desplazarse fuera de la entidad y requieran remuneración de los gastos de transporte, hospedaje, comida, etc. Se lleva un control de gastos por medio de la radicación de recibos de pago esto último se realiza con una aplicación conectada a una plataforma enviando una foto o escáner de dichos recibos quedando radicados, evitando la pérdida de los mismos y agilizando tramites.

12.2.6. Conexión teléfono fijo a móvil

Esta solución o aplicación se habilita llamando a las compañías de telefonía fija que ofrecen este servicio el cual está incluido en algunos planes, de no estarlo tendrá un costo adicional, lo recomendable es primero contactar a la compañía telefónica antes de activarlo evitando costos excesivos.

12.2.7. Asignación de parqueaderos

La aplicación funciona a través de una plataforma en la cual el administrador debe tener control total (inclusión y exclusión de funcionarios con automóvil, dar prioridad a los funcionarios de altos cargos, envió de mensajes a los usuarios, etc).

Para los usuarios se generara una app que estará en las plataformas móviles más usadas, su descarga será a través de la tienda de aplicaciones, con una clave y usuario accederá a los servicios expuestos allí.

Servicios como: solicitud de aparcamiento y vista de puestos libres, diariamente se envía un mensaje por la aplicación en forma de notificación que pregunte a los usuario que les fue asignado un lugar y la confirmación si va a llevar el auto o no, en dado caso que la respuesta sea no, será visible para todos los usuarios que dicho puesto se encuentra disponible, en cuanto a la solicitud de puestos se llevará un listado por turnos y a medida que se liberen puestos se asignarán por orden de solicitud o prioridad

Se sugiere en cada lugar de estacionamiento instalar un sensor de proximidad en el techo para facilitar la detección de lugares libres.

12.3. Análisis

Con los datos obtenidos se concluye que las necesidades con mayor prioridad a dar solución son: Uso ineficiente de energía, Control de salida de equipos (portátiles, analizadores de espectro, entre otros) y Registro de entrada y salida de funcionarios. Esto con base a los lineamientos anteriormente mencionados en el documento y por su impacto de desarrollo ya que afecta directamente a todos los funcionarios de la entidad.