…“La comunicación es inherente a los sistemas de información. Los sistemas de información pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y cumplimiento” (Mantilla B., 2005, p. 76).
Durante el desarrollo del trabajo los auditores deben mantener constante comunicación con los miembros de la entidad auditada, sin embargo esta no es la condición que determina esta fase ya que la misma corresponde a la exposición de los resultados finales obtenidos después de la aplicación del examen. Esta fase permite también la convocatoria a la lectura del borrador del informe así como la elaboración y presentación del informe final con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.
En relación a los autores citados anteriormente se puede determinar que el informe de auditoría constituye el producto final del trabajo y su contenido está sujeto a presentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones así como el dictamen en el caso de la auditoría financiera. En la auditoría integral el informe se presentará tomando en cuenta la razonabilidad de los estados financieros, la evaluación del sistema de control interno, del cumplimiento de leyes y regulaciones y el grado de eficiencia, eficacia y calidad en el cumplimiento de objetivos.
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Es fundamental establecer la responsabilidad de la administración de la empresa en la preparación de los estados financieros, reportes de gestión y manuales de procesos y procedimientos; ya que constituyen la base de la evaluación para la aplicación de los procedimientos de auditoría cuyos diseños responden a los requerimientos propios de la empresa o ente evaluado.
2.3.4. Seguimiento.
El objetivo fundamental de esta fase es establecer y diseñar estrategias y procesos que permitan que las recomendaciones planteadas en el informe se ejecuten conllevando consigo a mejorar el manejo financiero, sistema de control interno, cumplimiento de leyes y logro de objetivos institucionales. El seguimiento como todas las otras fases involucra también la utilización oportuna de recursos humanos, materiales y económicos de tal manera que se evalúen de forma continua las operaciones de las entidades.
“El seguimiento es una etapa del proceso de auditoria donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación de la empresa” (Sotomayor Alfonso, 2008, p. 161).
Para culminar podemos definir al seguimiento de auditoría como todas las acciones correctivas que posterior a la aplicación del examen las máximas autoridades han implementado con la finalidad de corregir las situaciones adversas o negativas que se expusieron en el informe final. Es prioritario que para un adecuado seguimiento se especifiquen los plazos en los cuales se efectuará las operaciones o actividades planteadas.
34 CAPÍTULO III
35 3.1. Introducción
En la cabecera de cada Cantón existe una oficina de Registro Mercantil, a cargo de un Registrador Mercantil en la que se llevan los registros de inscripciones y certificaciones de acuerdo a las necesidades y demanda de la ciudadanía en general.
Los Registros Mercantiles a nivel nacional nacen en el año 1906, iniciaron como oficinas de registro a cargo de temas exclusivos como registros de propiedad, de bienes inmuebles y mercantiles, posteriormente en el año de 1975 se produjo la separación entre registros de la propiedad y registros mercantiles con funciones totalmente independientes a las cuales se asignaron actividades de acuerdo a los objetivos planteados por cada una de ellas.
En la ciudad de Quito el 23 de febrero de 2011, entra en vigencia la resolución No. 006- DINARDAP-2011 en la cual se aprueba la creación de los Registros Mercantiles de los cantones: Esmeraldas, Loja, Babahoyo, Manta, Portoviejo, Quito, Santo Domingo, Ambato, Cuenca, Machala, Guayaquil y Santa Cruz; mismos que gozan de personería jurídica, autonomía propia y desconcentración tanto registral como administrativamente.
Desde su creación hasta la actualidad el Registro Mercantil del Cantón Loja, sigue estableciendo normativas, implementando procesos de gestión y normalización de las competencias transferidas por el Estado, que corresponde al registro de datos públicos de la ciudadanía lojana, diseñando programas y estableciendo procedimientos que permitan a los usuarios un acceso a su información registral pública, con la garantía de la seguridad jurídica y tecnológica que deben mantener los datos públicos.
El Registro Mercantil del Cantón Loja, ha trabajado y sigue trabajando en la prestación de servicios que brinden mayor y mejor información pública a los ciudadanos a nivel cantonal, tales como: Inscripciones y Certificaciones, donde cada ciudadano puede acceder de forma fácil y segura a su información.
3.2. Gestión
El Registro Mercantil del Cantón Loja es una Entidad Operativa Desconcentrada (EOD) de derecho público, con personería jurídica regulada administrativa, técnica, operativa, financiera y presupuestaria por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP); dicha entidad se encarga de establecer los mecanismos de intercambio de información con las entidades que poseen registros y datos públicos, para consolidar en una base de datos central, toda la información registral concerniente a personas naturales y jurídicas para proveer información válida a sus usuarios.
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Al existir un control cruzado de información se produce una correcta administración de los datos, generando mejora en la calidad del servicio, seguridad en la información del ciudadano y calidad de la información para las instituciones públicas que requieran datos a través del control cruzado.
Al contar con controles se obtienen también alertas de inconsistencias que permiten realizar procesos de mejora continua en la prestación de servicios registrales.
En este sentido, el Registro Mercantil del Cantón Loja, ha mejorado la prestación de sus servicios de calidad, accesibles, seguros, transparentes y oportunos, a través del uso del Sistema Nacional de Registros Mercantiles (SNRM), trámites en línea y servicio al cliente.
El Registro Mercantil del Cantón Loja como una institución de reciente creación para su gestión, cuenta con 6 funcionarios incluido el Registrador Mercantil quien es la máxima autoridad encargada de velar por el estricto cumplimiento de actividades operativas, administrativas y financieras.
3.3. Misión y visión del Registro Mercantil del Cantón Loja
3.3.1. Misión.
Regular, vigilar e integrar los datos públicos y garantizar su accesibilidad y confiabilidad.
3.3.2. Visión.
Ser reconocida como una institución pública confiable que regule, vigile, audite e integre los registros de datos públicos. Implementando el SINARDAP para la presentación de servicios en beneficio de los organismos públicos y de todas las personas.