DECK PLATE

Para examinar las variables de comunicación externa se aplicaron un grupo de técnicas cuyos resultados se exponen a continuación. La información obtenida con estos instrumentos corroboró datos que se derivaron de la aplicación de otras técnicas. Se realizaron observaciones en las reuniones de distribución, entrevista grupal estructurada y cuestionarios.

3.1.2.1. Observación de la reunión de distribución.

Esta reunión es el enlace principal entre la empresa y sus públicos externos, clientes principalmente. Dirige esta junta el Sub-director Técnico Productivo de la empresa y en ocasiones es presidida por el director general.

La cita se desarrolla cada martes en la mañana, casi siempre en el comedor de la empresa, con una duración aproximada de una hora e incluye una merienda para los asistentes. Los participantes son los clientes más importantes de acuerdo a la antigüedad y estabilidad de su relación con la empresa, o a la necesidad que posean de establecer un contacto formal con la misma. Por lo general acuden un total de 15 representantes.

El orden del día es igual para la mayoría de las reuniones. Lo más importantes es chequear la marcha de las entregas a cada uno de los participantes. Se compara el plan con lo que se ha distribuido hasta el momento y se define cuanto se entregará en el transcurso de la semana. Cualquier problema operativo, técnico, de calidad, puntualidad es analizado de forma conjunta.

Existe un gran nivel de participación en estas reuniones. Las intervenciones de cada individuo son debatidas por los demás clientes y de forma general se llega a un consenso. Se percibe que la relación entre la empresa y sus clientes es de cordialidad, determinada por el respeto y el cumplimiento de los acuerdos entre las partes.

En estas reuniones se alude usualmente a otros canales de comunicación entre las empresas. Estas vías son esencialmente el teléfono, el correo electrónico y visitas personales de carácter informal a la organización. Esto coincide con la información obtenida en las observaciones a públicos internos donde se apreciaron reiteradas visitas de clientes a la empresa.

Los representantes de las empresas muestran un gran nivel de conocimiento y satisfacción acerca del funcionamiento de la Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos y los pormenores de su relación mutua, lo que evidencia que la información de la organización hacia sus públicos externos es clara y veraz.

3.1.2.2. Entrevista grupal estructurada a públicos externos.

La entrevista grupal se realizó en el marco de la reunión de distribución. Se entrevistaron a 13 clientes y dos proveedores. Fue realizada antes de comenzarse la reunión por lo que la atención y disposición de los entrevistados fue beneficiosa para la aplicación de la técnica.

El 100% de los entrevistados conocían muy bien la ubicación exacta de la Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos “en la zona industrial de Cienfuegos, en Obourke.” En cuanto a lo que consideran como identificadores visuales, la mayoría aludió a la arquitectura y solo el 30% conocía exactamente el logotipo y podía identificarlo.

empresa. Los más usados según consideraciones del 100% son el puesto de mando, el teléfono y los contactos personales.

Estos canales coinciden con los de retroalimentación pues a través de ellos se recibe la información de retorno. Esta información se corroboró en las observaciones y entrevistas al público interno en las que emergieron como canales establecidos por la institución para su comunicación con los públicos externos, los anteriormente descritos.

“Nos mantenemos al tanto de los negocios diariamente por el teléfono.”

“Si tenemos que enviar o solicitar algún documento casi siempre lo hacemos por teléfono o venimos directamente a la persona implicada.”

El 100% de los entrevistados consideran que la calidad de los mensajes que reciben de la empresa es buena, pues resulta de gran utilidad para desarrollar los negocios y se obtienen oportunamente.

“Si se presenta alguna situación específica enseguida no enteramos pues el puesto desde el puesto de mando se informa todo lo que acontece.”

En general los clientes consideran que la comunicación con la empresa es satisfactoria. Opinan que el nivel de intercambio de información es suficiente y que los espacios y medios por los cuales ocurre este proceso tienen la calidad necesaria y son efectivos. “La comunicación con la empresa de piensos es buena, no tenemos problemas con las informaciones y en estas reuniones podemos evacuar cualquier duda sobre el funcionamiento de los intercambios.”

3.1.2.3. Cuestionario a público externo

La encuesta se aplicó a un total de 13 clientes empresariales y a 2 proveedores. La extensión y precisión del cuestionario se debe a la inmediatez con que debe ser aplicado pues esas personas no se mantienen mucho tiempo en la empresa. Se escogió la reunión de distribución como espacio para la aplicación del instrumento.

La primera pregunta del cuestionario se dirigía a indagar el nivel de conocimiento acerca del objetivo principal de la empresa y los productos que oferta, así como la naturaleza de su relación con la organización.

El 100% de los encuestados conocen los productos y servicios que brinda la empresa y de ellos 13 compran piensos y materias primas (clientes) y 2 comercializan las materias primas que la empresa necesita (proveedores).

La pregunta 2 profundiza en aquellos elementos que facilitan la identificación de la fábrica por parte de los públicos externos. El 80% de los encuestados alude a la arquitectura y el 50% afirma conocer el logo. Ninguno conoce los colores corporativos que identifican a la organización.

Los canales más utilizados por los públicos externos son las reuniones (87.5%), teléfono (81.3%) y las entrevistas directas (78%) (Grafico 2). Estos resultados demuestran que las vías referidas en las entrevistas, coinciden con la opinión de los clientes y proveedores. El 75% de los encuestados considera que estos canales son suficientes.

Gráfico 2. Canales de comunicación para públicos externos.

En cuanto a la calidad de los mensajes el 60% de los encuestados considera que la información emitida por la empresa es oportuna, el 32% opina que son informaciones veraces y el restante 8% cree que en ocasiones son insuficientes, lo cual habla a favor de la pertinencia de los mensajes en cuanto a su contenido.

Trece de los encuestados utilizan canales mediatizados como el teléfono y el correo 72% 74% 76% 78% 80% 82% 84% 86% 88% Reuniones

El 100% de los encuestados conocen los productos y servicios que brinda la empresa y de ellos 13 compran piensos y materias primas (clientes) y 2 comercializan las materias primas que la empresa necesita (proveedores).

La pregunta 2 profundiza en aquellos elementos que facilitan la identificación de la fábrica por parte de los públicos externos. El 80% de los encuestados alude a la arquitectura y el 50% afirma conocer el logo. Ninguno conoce los colores corporativos que identifican a la organización.

Los canales más utilizados por los públicos externos son las reuniones (87.5%), teléfono (81.3%) y las entrevistas directas (78%) (Grafico 2). Estos resultados demuestran que las vías referidas en las entrevistas, coinciden con la opinión de los clientes y proveedores. El 75% de los encuestados considera que estos canales son suficientes.

Gráfico 2. Canales de comunicación para públicos externos.

En cuanto a la calidad de los mensajes el 60% de los encuestados considera que la información emitida por la empresa es oportuna, el 32% opina que son informaciones veraces y el restante 8% cree que en ocasiones son insuficientes, lo cual habla a favor de la pertinencia de los mensajes en cuanto a su contenido.

Trece de los encuestados utilizan canales mediatizados como el teléfono y el correo Reuniones

Teléfonos

Entrevistas directas

El 100% de los encuestados conocen los productos y servicios que brinda la empresa y de ellos 13 compran piensos y materias primas (clientes) y 2 comercializan las materias primas que la empresa necesita (proveedores).

La pregunta 2 profundiza en aquellos elementos que facilitan la identificación de la fábrica por parte de los públicos externos. El 80% de los encuestados alude a la arquitectura y el 50% afirma conocer el logo. Ninguno conoce los colores corporativos que identifican a la organización.

Los canales más utilizados por los públicos externos son las reuniones (87.5%), teléfono (81.3%) y las entrevistas directas (78%) (Grafico 2). Estos resultados demuestran que las vías referidas en las entrevistas, coinciden con la opinión de los clientes y proveedores. El 75% de los encuestados considera que estos canales son suficientes.

Gráfico 2. Canales de comunicación para públicos externos.

En cuanto a la calidad de los mensajes el 60% de los encuestados considera que la información emitida por la empresa es oportuna, el 32% opina que son informaciones veraces y el restante 8% cree que en ocasiones son insuficientes, lo cual habla a favor de la pertinencia de los mensajes en cuanto a su contenido.

100% se encuentra satisfecho con el funcionamiento de estos canales y no sugieren alternativas de cambios en este sentido.

El 100% de los encuestados consideran que la comunicación con la empresa es favorable y tributa al desarrollo de relaciones comerciales positivas entre amabas partes.