ENGINE TRIAL 4

Para evaluar las variables de la comunicación interna se realizó la revisión de documentos (actas y documentos oficiales). Se realizaron observaciones en distintos espacios y actividades (matutinos, consejos de dirección, consejillos, áreas de trabajo, espacios informales). Se realizaron entrevistas y aplicaron encuestas.

Estos instrumentos aunque diseñados principalmente para la descripción de la comunicación interna, también ofrecieron información acerca de la relación de la empresa con sus públicos externos. Esta información será útil para corroborar los datos que se obtengan en las técnicas aplicadas al público externo.

3.1.1.1. Revisión de documentos

Para el desarrollo de la presente investigación es necesario conocer las características generales de la empresa. Para obtener estos datos se revisaron documentos oficiales. Se examinaron:

 Las actas de las reuniones ordinarias (consejillos) que se efectúan los martes semanalmente.

 Misión y visión.

 Las actas de los Consejos de Dirección general y de cada unidad.

 El balance de trabajo del 2009.

 Informes del PCC.

Estos documentos aportaron datos acerca de la estructura, funcionamiento y otras particularidades que se reseñan a continuación.

La Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos se encontraba enmarcada en la propiedad del español Gumercindo López en el año 1928. Después que este abandonara el territorio nacional la finca fue racionalizada en el año 1960 al arrendador Raúl Hernández Amador.

En el año 1975 le fue comprada la Tecnología a la Firma Bulther MIAG. Se comenzó la construcción de la fábrica y quedó terminada el 30 de abril de 1982 a un costo de $ 14 000 000 00 pesos produciéndose el primer saco de pienso el 1ro de Mayo de ese propio año en honor al Día Internacional de los Trabajadores cuando quedó inaugurada oficialmente.

La Fábrica está concebida para producir alimento animal balanceado en Harina y Pellets. En su interior se pueden almacenar aproximadamente 3000 Tn de Piensos y Materias Primas, cuenta además con 4 Silos Metálicos Refrigerados enlajados a ella por transportadores con una capacidad aproximadamente de 8 000t.

El objeto social de la empresa es la producción y comercialización de piensos y materias primas. También se almacenan productos que forman parte de la reserva estatal.

La empresa se compone de cuatro unidades:

1) La Unidad Fábrica: es la unidad donde se producen todos los piensos que se comercializan en la empresa.

2) Unidad Harinas Proteicas: en esta unidad se comercializan materias primas. También se almacenan los productos destinados a la comercialización. Tiene una capacidad de almacenamiento de 12000t de Maíz en Silos Metálicos y 28000 t de Soya.

3) Unidad de Aseguramiento: se encarga de proporcionar los materiales esenciales para optimizar la actividad productiva de la empresa. Garantiza los insumos (piezas para la maquinaria de la industria, material de oficina, alimentos).

4) Transporte: es la unidad donde se garantiza la transportación de personal y productos de la fábrica. Cuenta con camiones preparados para la transportación de todos los productos y materias primas.

5) Dirección de Empresa: es la unidad donde se planifican, dirigen, controlan y evalúan la actividad total de la empresa. Esta unidad es el núcleo estratégico de toda la actividad de la empresa y se compone de diferentes departamentos (Subdirecciones económica, Técnica-productiva, de Recursos Humanos, puesto de dirección, departamento de cuadros, entre otros.)

La Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos tiene como misión producir alimentos balanceados en harinas y pellets. La comercialización de materias primas destinadas a la alimentación animal. Lograr calidad, eficiencia, seriedad y prontitud en el cumplimiento de nuestras producciones, incrementando la productividad del trabajo. Aplicar los avances de la ciencia y la innovación tecnológica y con el propósito de que su objetivo y función fundamental sean sostenibles en el tiempo.

De esta misma forma la empresa se proyecta para su actividad futura y define como visión ser una empresa que posea la Certificación de la Contabilidad, estabilidad en el abastecimiento de materias primas y mercados seguros para las producciones de piensos en todas las categorías. Trabajar en la aplicación de los adelantos de la ciencia y la innovación tecnológica con el principio de garantizar en todo momento la protección del medio ambiente. Encaminar el trabajo a la inserción de la empresa en el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano.

Las principales producciones de la empresa son piensos vacunos, porcinos y avícolas. También se comercializan materias primas como harina de soya, cereal, fosfato y afrecho. Como principales fortalezas se destacan:

 Facilidad de almacenamiento lo cual permite lograr producciones a mas bajo costo que el resto de las Empresas.

 Automatización en el sistema de Fabricación de Piensos.

 Montaje de una nueva tecnología para la Pelletización de los Piensos.

 Fuerza técnica preparada y con experiencia para enfrentar las exigencias del proceso productivo.

 Sostenido Sistema de Seguridad y Protección.

 Sentido de la Unidad de nuestro Consejo de Dirección

También se han definido las debilidades que se pueden resumir de siguiente forma:

 Carencia de una Asesoría Jurídica de forma permanente.

 Falta de actualización en torno al sistema de Gestión de la Calidad.

 Falta de un Sistema de Computación Contable optimo.

 Deterioro en las instalaciones de Harinas Proteicas.

 Carencia de básculas de pesaje continúo en los Silos de la Batería 1.

 Tecnología obsoleta en la transportación.

 Pérdida de valores morales en un grupo de nuestros trabajadores.

 Insuficiente personal en la estructura económica.

 Bajo nivel de estimulación al personal

Al analizar el entorno de la empresa han identificado amenazas y oportunidades. Las amenazas son:

 Falta de Piezas de repuesto para la reparación de equipos tecnológicos y de la nueva inversión.

 Ausencia de un Banco de Transformadores que garantice el funcionamiento de la Fábrica.

 Dependencia completa de los suministros de electricidad por la subordinación al flujo tecnológico del Combinado de Cereales.

 Mala situación financiera de los clientes lo cual impide una positiva situación en el estado de Cuentas por Cobrar.

 No están vinculado los trabajadores al Sistema de Pago por el pronto despacho de los buques.

 Bloqueo económico impuesto a nuestro país.

 Lejanía del mercado para la obtención de Carbonato de Calcio e inestabilidad en sus entregas.

 Altos precios de las Materias Primas en el Mercado internacional.

 Baja tasa comercial y nivel de precios aprobados.

 Limitaciones en la asignación de energía eléctrica e inestabilidad en la entrega de Diesel para producir Piensos en Pellets.

 Inestabilidad en la entrada de buques y demora con los movimientos de Materias Primas de las reservas

Las oportunidades identificadas son:

 Selección de la Empresa para el montaje de nuevas tecnologías productivas.

 Reconocimiento por parte de la UECAN de las potencialidades de la Empresa.

 Cercanía al Puerto.

 Mejoramiento en la Operación Puerto Transporte Economía Interna.

 La selección de la empresa para la aplicación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal Cubano.

La empresa cubre con su producción las necesidades de gran parte del territorio nacional. Posee clientes en casi todas las provincias del país. En este aspecto los más relevantes son las empresas avícolas porcinas de las diferentes áreas del país, el MINFAR y el MININT. El volumen de producción es bastante grande como para garantizar la satisfacción de cada cliente. La cantidad de producto que se le entrega a cada cliente está predeterminado por el Ministerio de la Agricultura, que determina el volumen que debe ser entregado cada mes. Cualquier aumento del plan de entrega es informado por correo y los documentos son enviados oficialmente a la empresa.

El proveedor principal que asegura las materias primas fundamentales es ALIMPORT, aunque existen otros como Geominera, la Empresa de cereales, la Empresa de Pienso Habana, la Empresa de premezcla. Toda la comercialización se lleva a cabo en moneda nacional.

La competencia la constituyen principalmente otras empresas de piensos en el país que ofrecen productos similares o sustitutivos como las empresas productoras de piensos de Santiago de Cuba, de Villa Clara, Camagüey, La Habana, Pinar del Río. La empresa es líder en el mercado debido al volumen y diversificación de sus productos.

3.1.1.2. Análisis del Cuestionario.

Los cuestionarios se realizaron a trabajadores y directivos. La similitud de ambos protocolos permite realizar su análisis en conjunto, especificando aquellos aspectos en los que emerjan diferencias significativas.. Se aplicaron a la totalidad de la muestra, 90 trabajadores, entre ellos 10 directivos.

Las preguntas uno y dos se dirigieron a conocer la importancia que le atribuyen a la comunicación en la empresa y la noción que tienen del significado de este término. En la pregunta 1 el 100% de los encuestados consideran que la comunicación es importante para el trabajo en la empresa.

Con respecto a las percepciones de comunicación que poseen, los directivos ofrecieron el mayor cúmulo de información pues en el caso de los trabajadores muchos se abstuvieron

de precisar algún concepto. De los directivos 80% definieron la comunicación como un proceso de interacción humana para el intercambio de información. El restante 20% aludieron a la comunicación como proceso de intercambio de información dentro de la organización.

Las respuestas demuestran nociones elementales de estos directivos referentes al tema de comunicación, las cuales se basan en la preparación que desde su rol deben poseer para la implementación de este subsistema dentro del perfeccionamiento empresarial. A pesar de esto, poseen una visión muy limitada de la comunicación como proceso de construcción e intercambio de significados.

Los trabajadores fueron muy imprecisos en sus respuestas. El 20% no respondió la pregunta, lo que presupone desconocimiento del tema. Otro 20% refirió el asunto con los procesos que mantienen informados a los trabajadores en la empresa y el 60% considera la comunicación como un proceso de intercambio entre dos o más personas. Estas respuestas manifiestan cierto nivel de desinformación en los trabajadores y una visión reduccionista de lo que implica la categoría comunicación.

La pregunta 3 estaba dirigida a explorar los flujos de comunicación que predominan en la empresa. En el caso de los trabajadores el 65.7 % respondió que las informaciones provienen de sus superiores y el 34.3% considera que las reciben de compañeros con sus mismas responsabilidades; lo que sugiere la supremacía del flujo vertical descendente. En el caso de los directivos se incluía otra posibilidad (subordinados). De los 10 directivos encuestados 2 afirmaron recibir información de sus superiores, 3 de compañeros del mismo nivel y 5 de sus subordinados. Esto alude a cierto grado atención de los superiores a sus subordinados y la presencia minoritaria del flujo de comunicación horizontal entre los dirigentes de distintos departamentos.

La pregunta 4 se dirigía a definir cuáles son los canales de comunicación establecidos en la empresa y cuáles los más usados. En orden de preferencia se encuentran las reuniones de trabajo (82%), la asamblea sindical (63%), teléfono (54%), el correo electrónico (51%). Otros menos mencionados pero que también son importantes son las conversaciones informales (32%) y los murales (9.0%). El 64% de los encuestados considera que estos canales son suficientes, para el logro de los objetivos institucionales.

Grafico 1. Canales de comunicación.

La tipología de mensaje más frecuente en la empresa es de tarea (56%). Esto demuestra que la comunicación está dirigida principalmente a la orientación y control del trabajo, pues solo el 9% de los encuestados refirieron la presencia de mensajes humanos. El 20 % refiere mensajes de mantenimiento.

En cuanto a la atención que se le presta a las opiniones y sugerencias de los trabajadores 32 de estos contestaron que se tienen en cuenta sus opiniones; 37 que a veces y 11 que no se consideran sus criterios.

Por otra parte el 100% de los directivos encuestados alegan prestar atención a las opiniones de sus subordinados. Estos resultados muestran que en la empresa se atienden con frecuencia las demandas, dudas, inquietudes que puedan tener los trabajadores, por lo que se puede deducir un estilo participativo de dirección.

Estas sugerencias las transmiten principalmente en las reuniones (65%) y vía personal (17%). El resto no conoce ninguna vía para transmitir sus opiniones. Como ya se había observado en respuestas anteriores las reuniones son las vías de comunicación más utilizadas en la empresa.

En cuanto a la retroalimentación desde la visión de los trabajadores, el 60 % de 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Reuniones de trabajo Asamblea Sindical (%)

Grafico 1. Canales de comunicación.

La tipología de mensaje más frecuente en la empresa es de tarea (56%). Esto demuestra que la comunicación está dirigida principalmente a la orientación y control del trabajo, pues solo el 9% de los encuestados refirieron la presencia de mensajes humanos. El 20 % refiere mensajes de mantenimiento.

En cuanto a la atención que se le presta a las opiniones y sugerencias de los trabajadores 32 de estos contestaron que se tienen en cuenta sus opiniones; 37 que a veces y 11 que no se consideran sus criterios.

Por otra parte el 100% de los directivos encuestados alegan prestar atención a las opiniones de sus subordinados. Estos resultados muestran que en la empresa se atienden con frecuencia las demandas, dudas, inquietudes que puedan tener los trabajadores, por lo que se puede deducir un estilo participativo de dirección.

Estas sugerencias las transmiten principalmente en las reuniones (65%) y vía personal (17%). El resto no conoce ninguna vía para transmitir sus opiniones. Como ya se había observado en respuestas anteriores las reuniones son las vías de comunicación más utilizadas en la empresa.

En cuanto a la retroalimentación desde la visión de los trabajadores, el 60 % de Asamblea Sindical Teléfono Correo electrónico Conversaciones informales Grafico 1. Canales de comunicación.

La tipología de mensaje más frecuente en la empresa es de tarea (56%). Esto demuestra que la comunicación está dirigida principalmente a la orientación y control del trabajo, pues solo el 9% de los encuestados refirieron la presencia de mensajes humanos. El 20 % refiere mensajes de mantenimiento.

En cuanto a la atención que se le presta a las opiniones y sugerencias de los trabajadores 32 de estos contestaron que se tienen en cuenta sus opiniones; 37 que a veces y 11 que no se consideran sus criterios.

Por otra parte el 100% de los directivos encuestados alegan prestar atención a las opiniones de sus subordinados. Estos resultados muestran que en la empresa se atienden con frecuencia las demandas, dudas, inquietudes que puedan tener los trabajadores, por lo que se puede deducir un estilo participativo de dirección.

Estas sugerencias las transmiten principalmente en las reuniones (65%) y vía personal (17%). El resto no conoce ninguna vía para transmitir sus opiniones. Como ya se había observado en respuestas anteriores las reuniones son las vías de comunicación más utilizadas en la empresa.

En cuanto a la retroalimentación desde la visión de los trabajadores, el 60 % de Conversaciones

respuesta a sus planteamientos y el 5% no lo considera. Por su parte 8 de los directivos responden afirmativamente y 2 consideran que solo a veces dan respuesta a las inquietudes de sus subordinados. Estos resultados si bien no son alarmantes constituyen aspectos a considerar en el tratamiento futuro de la comunicación en la institución, pues de no manejarse correctamente podrían convertirse en barreras del proceso.

De manera general se puede afirmar que los problemas en la empresa son tratados habitualmente con los trabajadores y que se le dan respuesta a los criterios de estos de manera frecuente. La vía más usada para transmitir estas respuestas son las reuniones (65%), y vía personal en el 30%. El resto no conoce ninguna vía de retroalimentación. Una vez más se constata que las vías más importantes de la comunicación en la empresa en los dos sentidos son directas: reuniones y contactos personales.

En la empresa se prefieren los espacios formales determinados por la institución para debatir los asuntos relacionados con la empresa en un (73%), y el 27% optan por los espacios informales. Esto se traduce en un adecuado aprovechamiento de la reuniones oficiales, consejillos y matutinos donde los trabajadores prefieren discutir su situación laboral, sin excluir los espacios informales como apoyo a las informaciones oficiales. Se consideran de mayor calidad los espacios formales (76%), argumentando que en esos momentos los directivos se encuentran más dispuestos a atender cualquier situación. En cuanto a las fortalezas de la comunicación 11 personas consideran que la comunicación en el centro no posee puntos fuertes. El resto de los encuestados se refieren a las reuniones donde se informa y se retroalimentan como elementos de importancia en el tema. Las debilidades señaladas fueron muy pocas, apenas 9 encuestados consideran como debilidad la poca atención sus criterios y la falta de motivación.

En general el 77.8% de las personas encuestadas consideran que la comunicación en la empresa se comporta de manera normal, el 13.3% entiende que es excelente y el 8.9% del total opina que se encuentra en retroceso. La mayoría de las personas considera que la comunicación en la empresa es eficiente y que se adecua a las necesidades de sus miembros.

3.1.1.3. Análisis de la observación

Las observaciones se realizaron principalmente con el objetivo de describir las particularidades de la comunicación. También para conocer detalles sobre la relación de la empresa con sus públicos externos. Se realizaron observaciones en consejillos, matutinos, consejos de dirección, reunión de distribución y reuniones del partido. Se realizaron observaciones en las áreas de trabajo y en los espacios informales para constatar la relación entre los trabajadores y de estos con los directivos.

Matutinos

Estas observaciones se realizaron para evaluar las relaciones entre los trabajadores y directivos, describir la tipología de flujo y mensajes que se emiten en estas actividades. La entrada de los trabajadores a la empresa es a las 7:00 am en el caso de la Unidad Fábrica, donde se realiza siempre en presencia de un superior quien autoriza la entrada al local de trabajo y en ese momento se desarrolla el matutino. Este encuentro casi nunca excede los treinta minutos pues se realiza al comienzo de la jornada laboral que no debe ser afectada.

En estos espacios se discuten los principales problemas técnicos que se presentaron en la jornada anterior. Cada trabajador puede expresar su opinión y es escuchado por los demás, incluyendo al directivo que se encuentra presente. En muchos casos el director general de la empresa asiste a los matutinos, por lo que la mayoría de las inquietudes son rápidamente aclaradas. En presencia del director, los trabajadores no se inhiben sino que tratan de expresar lo más claro posible sus problemas para que sean entendidos y esclarecidos.

Los matutinos se caracterizan por ser muy operativos pues casi todas las cuestiones se relacionan directamente con la producción. También es un momento propicio para plantear aquellas cuestiones relacionadas con las condiciones de trabajo, algunas quejas específicas de tipo personal, con respecto al pago; aspectos que casi siempre son dilucidados por el directivo presente, en otros casos se consideran pendientes a debate en otros espacios.

Los matutinos son espacios instituidos por la empresa pero en los que prima un ambiente cordial que motiva a los trabajadores a expresarse con respecto a la situación en la que se encuentren.

El flujo de comunicación que predomina es ascendente pues es el momento en que los trabajadores ponen al descubierto sus inquietudes más acuciantes, el flujo descendente se observa en la intervención necesaria del dirigente para guiar el debate. De forma horizontal también se observan intervenciones pues el debate que se produce en reiteradas ocasiones entre los trabajadores es una muestra de este tipo de flujo.

El tipo de mensaje que predomina es de mantenimiento y de tarea pues el directivo presente siempre concluye con la mención de las principales actividades del día, los objetivos y planes de la jornada.

Esas reuniones diarias son una vía muy sistemática para la retroalimentación del trabajo en la empresa en los que se evidencia un estilo participativo en la comunicación.