CHAPTER 4: METHODOLOGICAL ISSUES AND CONSIDERATIONS
4.3 DESIGN OF RESEARCH INSTRUMENTS
Puesto que el Depósito de Abies contiene la base de datos Rebeca del Ministerio de Cultura actualizada a julio de 2000, no es posible capturar de él registros para la catalogación de obras editadas después de esa fecha.
Para solucionar esta limitación se puede recurrir a copiar registros de la misma base de datos Rebeca pero actualizada, a través de Internet o de su edición en DVD-ROM que edita cada año el Ministerio de Cultura. También por Internet se pueden a capturar registros de los catálogos de las bibliotecas
públicas y de otras bibliotecas que lo permitan, como por ejemplo la Biblioteca
Nacional o las universitarias de la red Rebiun.
Aquí se explica la forma de utilizar las tres primeras posibilidades puesto que se consideran suficientes para facilitar el trabajo en la biblioteca escolar. Las explicaciones que se dan sobre su manejo son básicas pero permiten el trabajo en los centros y se pueden ampliar con la consulta de las ayudas que el Ministerio de Cultura incluye en cada una de ellas. La utilización de otras fuentes se realiza de forma similar.
Se llama la atención sobre que la captura de registros de bases de datos externas a Abies y su inclusión en el catálogo de la biblioteca no se hace de manera
directa sino que se realiza en tres pasos: Localizar
− en las bases de datos externas los registros deseados.
Copiar e incluir
− en el Depósito auxiliar de Abies los registros localizados. Esta tarea se puede hacer registro a registro o en bloques, según los casos.
Capturar
− los registros llevados al Depósito auxiliar e incluirlos en el catálogo. Esta tarea se ha de hacer obligatoriamente registro s registro.
Para realizar este trabajo se ha de tener soltura en la catalogación con Abies y especialmente en el manejo de su Depósito auxiliar.
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El Depósito auxiliar
El Depósito auxiliar es un depósito equivalente al Depósito de Abies que no se crea automáticamente cuando se instala el programa sino que se puede crear cuando se desee, para contener los registros que se quieran incluir en él, así como eliminarlo, también cuando se quiera.
El Depósito auxiliar se crea en Abies desde Depósito\Cree un depósito de referencias auxiliares, y se traduce en la creación del fichero deposito.mdb con una base de datos vacía que el programa coloca por defecto en la carpeta
Datos junto al fichero abies.mdb que contiene el catálogo. Se puede comprobar
la asignación de esa ubicación por el programa desde la opción Herramientas\ Enlace a datos. Desde esta misma pantalla se puede activar y desactivar el Depósito auxiliar según se quiera utilizar o no. Su contenido se puede consultar desde Depósito\Deposito auxiliar.
Si el fichero deposito.mdb se cambiara de ubicación desde Windows, habría que cambiar el enlace a datos de Abies a la carpeta correspondiente. Se recomienda no cambiar la ubicación por defecto para evitar tener que cambiar el enlace cada vez que se borre y vuelva a crear este depósito, que como se explica a continuación puede ser frecuente.
Una vez se hayan incluido registros en este depósito como se explica luego, la captura e incorporación de estos al catálogo se hace al catalogar un nuevo ejemplar desde Catálogo\Nuevo, de la misma manera que con el Depósito de Abies, recordándose otra vez que antes de grabarlos en el catálogo es necesario hacer las correcciones oportunas en el contenido de sus campos para adaptarlos a las características de una biblioteca escolar, especialmente en la CDU y los descriptores.
Hay que llamar la atención sobre que Abies presenta el problema no
solucionado hasta el momento con ningún parche de actualización del
programa, de que si bien al importar registros al Depósito auxiliar desde bases
de datos externas se importa el contenido de todos los campos, cuando esos
registros se capturan desde este depósito para ser incluidos en el catálogo, se
pierde el contenido del campo Descriptores.
Al utilizar Catálogo\Nuevo, con el Depósitio auxiliar activado y conteniendo registros, se deben tener presentes las explicaciones dadas antes en el apartado sobre catalogación al explicar cómo entrar un nuevo ejemplar y la diferencia entre fondo y ejemplar.
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173 Para agilizar la localización de los registros del Depósito auxiliar cuando vayan
a ser capturados para la catalogación de nuevos ejemplares, se recomienda que este depósito contenga en cada sesión de trabajo sólo los registros que se vayan a utilizar en ella, por lo que se recomienda ir eliminando con el botón Eliminar los registros sobrantes a medida que se vayan pasado al catálogo. Si se tratara de vaciar el depósito entero o muchos registros, en vez de ir suprimiéndolos uno a uno se puede borrar el depósito entero, desde el Explorador de Windows o Mi PC, eliminando de la carpeta Datos el fichero depósito.mdb que lo contiene, teniendo cuidado con no confundirlo con abies.mdb, que es el catálogo. Una vez borrado el fichero, se habría de volver a crear el Depósito auxiliar. Existe otra posibilidad para borrar registros por lotes, que se explicará en el siguiente apartado, en relación con la importación de registros al Depósito auxiliar. Por motivos prácticos no se recomienda dedicar un tiempo a incluir registros en el Depósito auxiliar que se piense que se van a necesitar para catalogar en posteriores sesiones de trabajo si no se tiene la certeza de que su utilización va a ser inmediata, puesto que la práctica dice que el esfuerzo realizado acaba por no aprovecharse en la mayoría de los casos.
Si bien, como ya se ha explicado, para catalogar un nuevo ejemplar es recomendable acceder a él en Catálogo\Nuevo por su ISBN, si se tiene un Depósito auxiliar “limpio”, sólo con los registros imprescindibles, cuando se quiera recuperar un registro que se sabe con seguridad que no está incluido en el catálogo, se podrá recuperar exactamente el ejemplar en cuestión de forma más rápida mediante alguna palabra del título, por ejemplo, sin tener que teclear el ISBN. En todo caso la utilización del lector de código de barras siempre será más rápida.
Se explica a continuación como capturar e incluir registros en el Depósito auxiliar desde bases de datos externas a Abies, así como otras posibles ayudas a la catalogación mediante este depósito.
Captura de registros de Rebeca en Internet
Acceder a la página del Ministerio de Cultura (http://www.mcu.es) y en la sección Bibliotecas entrar en Rebeca.
Una vez en la pantalla de búsqueda de Rebeca hacer la consulta que se desee (obras de un autor, títulos exactos o con determinada palabra, ISBN…). Si se desea localizar un documento concreto (no todos los de un autor o una colección...) se recomienda hacer la búsqueda introduciendo su ISBN en el campo General, para obtener sólo la obra deseada.
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Del resultado de la consulta se puede capturar un sólo registro o varios, lo que se puede hacer a su vez de dos formas diferentes.
a) Captura de un solo registro mediante el portapapeles de Windows
En el resultado de la consulta,
− localizar y pinchar el documento deseado
para entrar en su “ficha”.
Una vez en pantalla la ficha catalográfica, elegir verla en formato
− MARC.
Con el ratón, seleccionar y copiar toda la ficha teniendo cuidado con no −
copiar ni la primera línea ni la última de la pantalla (si se trata de un libro en la primera línea pone Material textual (monografía) y en la última BRSCGI ®). Si se marca alguna línea o carácter de más de los de la ficha Abies no aceptará luego el registro. Con esta operación Windows coloca en el
portapapeles la información copiada.
Una vez copiada la ficha en formato MARC, desde la opción de Abies −
Archivo\Importar al depósito seleccionar sucesivamente Importar
referencias desde el desde el portapapeles de Windows y el tipo de
documento de que se trate (libro, vídeo...). El tipo de documento aparecerá seleccionado automáticamente si se ha establecido convenientemente como valor por defecto en Herramientas\Opciones\Valores por defecto. Con el botón Siguiente el registro se incorpora al Depósito auxiliar de Abies.
−
b) Captura de uno o varios registros mediante su descarga en un fichero
Proceder en todo de la misma manera explicada antes hasta tener en pantalla −
el resultado de la consulta hecha en Rebeca.
En la casilla de verificación que aparece al lado de cada registro, marcar los que se quieran descargar y pulsar el botón Descargar seleccionados. Si la consulta diera lugar a una lista que ocupara varias pantallas, pasando de una a otra se pueden marcar registros de todas ellas siempre que no se marquen más de cincuenta.
De la misma manera, si en vez de elegir Descargar seleccionados se pulsa el botón Descargar todos, hay que tener cuidado con que “todos” se refiere sólo a los cincuenta registros de la pantalla actual, que son un máximo de
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175 ciencuenta de forma que para marcar todos los de varias pantallas se tendría
que repetir la operación de descarga para cada pantalla.
Si se elige sólo un registro, también se puede pinchar en él y, una vez su ficha catalográfica esté en pantalla, pinchar el botón Descargar registro.
Una vez dada la orden de descarga, Rebeca crea un fichero de extensión −
reb cuyo nombre es una serie de nueve dígitos numéricos, que contiene los
registros que se han marcado y que es el que luego Abies ha de recuperar para traspasarlos al Depósito auxiliar. Tras pulsar el botón Guardar, se ha de indicar dónde se quiere guardar el fichero, pudiéndose cambiar en ese momento su nombre por defecto escribiendo el nuevo en la ventanilla correspondiente. La extensión ha de ser siempre reb.
Para facilitar la posterior búsqueda del fichero reb desde Abies se recomienda que, cuando Rebeca lo pregunte, se guarde en una ubicación muy accesible y provisional, por ejemplo el Escritorio, y con un nombre muy corto y
reconocible, por ejemplo “1” (1.reb).
Guardar los ficheros reb siempre con el mismo nombre y en el Escritorio hará que cuando haya que importarlos desde Abies se localicen y reconozcan de forma rápida sin tener que buscarlos abriendo varias carpetas. Además, si siempre se guardan los ficheros reb con el mismo nombre y ubicación, el siguiente sustituirá la anterior (que para no perderlo deberá haber sido ya
importado al Depósito auxiliar, como se explica a continuación) con lo
que en todo momento se estará manejando sólo uno, que al acabar la sesión de trabajo se borrará cómodamente del Escritorio.
Como recomendación general para exportar de Rebeca varios registros mediante un fichero, hay que decir que se deben plantear consultas lo más
concretas posible que den lugar a resultados con pocos títulos para que el tiempo necesario para hacerse tanto la exportación al fichero provisional
como su posterior importación a Abies sea lo más breve posible. De forma orientativa, no se deberían exportar de golpe más de cincuenta registros. Intentar exportar en un fichero resultados de consultas del tipo: todos los libros publicados desde 2001, todos los títulos publicados en Sevilla, toda la colección El barco de vapor, todos los libros de historia… emplea mucho tiempo y muchos recursos del ordenador, y más cuando se trabaja a través de Internet, pudiendo suceder que la tarea no llegue a buen fin, habiendo perdido el tiempo.
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Una vez guardado el fichero reb, en Abies en Archivo\Importar al depósito −
se ha de seleccionar Importar referencias desde un archivo, y buscar y pinchar el fichero reb. Después de indicar el tipo de documento de que se trate (libro, vídeo...), con el botón Siguiente los registros se incorporan al Depósito auxiliar de Abies. Se vuelve a recordar que si Abies está bien configurado convenientemente en Herramientas\Opciones\Valores por defecto, el tipo de documento aparecerá indicado por defecto.
Se vuelve a insistir en la recomendación hecha antes al hablar del Depósito auxiliar, de no acumular información que ya no se necesite o que esté
pendiente de utilización.
Aunque pueda parecer útil guardar los ficheros reb de sucesivas búsquedas (con el nombre asignado por defecto o con alguno que describa su contenido, como el nombre del autor, el tema…), tanto los ya utilizados como los que se espera pasar
después uno a uno al Depósito auxiliar, se recomienda que cada búsqueda
exportada se pase inmediatamente a Abies, se cataloguen en ese momento los correspondientes documentos y se borren tanto los ficheros reb como los registros del Depósito auxiliar empleados. Si los ficheros reb se llaman siempre de la misma manera (1.reb) no se acumularán puesto que en la siguiente exportación el viejo será sustituido por el nuevo de forma que siempre habrá sólo uno. Si se acumulan ficheros reb o registros en el Depósito auxiliar pendientes de utilización, se corre el riesgo de que el esfuerzo dedicado a la captura de Rebeca haya sido en vano puesto pueden acabar por no utilizarse por olvido, por borrarlos, por confundirlos, por no recordar los que se han bajado… Si se acumulan registros o ficheros ya utilizados no se hace más que cargar el programa con información innecesaria.
Como se avanzó en el apartado sobre el Depósito auxiliar, hay una tercera forma de borrar registros del Depósito auxiliar consistente en que cada vez que se hace una importación a este depósito se puede observar en la pantalla que Abies asigna a los registros importados un número de lote, lote que se puede borrar luego desde Archivo\Importar al depósito\Borrar lotes importados anteriormente.
Captura de registros de Rebeca en DVD-ROM
Esta versión de Rebeca la distribuye gratuitamente el Ministerio de Cultura en un DVD-ROM, antes de 2008 lo hacía en dos CD-ROMs. En estos momentos
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177 la última versión es la nº 10, de julio de 2008, es decir que contiene ocho años
más de registros que el Depósito de Abies. Se puede solicitar de forma gratuita en la dirección que aparece en la página de Rebeca en Internet y, una vez hecha la petición se recibe automáticamente cada año. Su uso es indicado para bibliotecas que o bien no tienen conexión a Internet o tienen una conexión lenta, lo que compensa el desfase de su actualización una vez al año.
Instalación:
Para poner cada nueva versión se debe
− desinstalar antes la anterior desde
el Panel de control de Windows.
La instalación se hace mediante el fichero
− setup.exe del DVD y se recomienda
hacerla por defecto, “diciendo que sí a todo”. Puesto que se usará sólo para consulta, se puede instalar en la zona “congelada” del ordenador, si la hay, siempre que se haya tenido la precaución de “descongelar” antes. Una vez hecha la instalación del programa, se accede a los registros de la −
base de datos desde Inicio/Programas/Rebeca, siendo necesario siempre tener puesto el disco DVD en la unidad correspondiente.
Si se quiere usar Rebeca sin necesidad de tener puesto siempre el disco, −
se ha de copiar la carpeta REBE del DVD-ROM dentro de la carpeta REBECA que la instalación ha creado en el disco duro del ordenador. Una vez copiada, se ha de abrir con el Bloc de notas el fichero config.brn, que está en la carpeta REBECA\Bin, y en la segunda línea, a partir del signo “=”, copiar la misma ruta que pone en la primera, de forma que la única diferencia entre las dos líneas sea que en la primera ponga ROOT y en la segunda DBROOT. Tras esta modificación se debe reiniciar el ordenador para que se active.
Si el ordenador dispone de unidad de CD-ROM pero no de DVD, la −
instalación de REBECA se puede hacer a través de un dispositivo externo, por ejemplo un ”lápiz” de memoria USB, que tenga un mínimo de 2 Gigas libres. Para ello se ha de copiar en ese dispositivo todo el contenido del DVD-ROM, y realizar la instalación desde él como se ha indicado en el punto anterior
Puesto que en este caso no hay unidad de DVD disponible en el ordenador, −
en el momento en que la instalación pregunta por pantalla la unidad de DVD desde donde se accederá a la base de datos, se ha de “engañar” al
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programa indicándole la de la unidad de CD-ROM disponible, que habrá que teclear en la ventanilla correspondiente. Luego, obligatoriamente, se deberá copiar la carpeta REBE desde el “lápiz” USB al disco duro, modificar el fichero config.brn de la manera explicada antes y reiniciar.
Utilización básica:
Una vez en la pantalla inicial de Rebeca, entrar directamente
− sin considerar
ni Usuario ni Contraseña. Realizar la
− consulta necesaria para localizar los registros deseados, que dará
lugar a una línea en la ventanilla Histórico de búsquedas de la mitad inferior de la pantalla. Pinchando sobre esa línea se puede consultar el registro o registros resultantes de la consulta pinchando sobre cada uno de ellos en la lista de la mitad superior de la pantalla.
Se recomienda hacer las búsquedas de registros siempre desde la pestaña de la búsqueda Estructurada.
a) Captura de un solo registro mediante el portapapeles de Windows Localizar
− el registro deseado en el resultado de la búsqueda y entrar en su ”ficha” pinchando sobre él. Una vez esté la ficha catalográfica en pantalla, se ha de seleccionar verla en formato MARC desde Herramientas\Selección de formato, y una vez en ese formato, pinchando con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la ventanilla de la “ficha” aparece un menú en el que se ha de elegir Copiar toda la ficha, con lo que esta pasa directamente al portapapeles.
Importar
− el contenido del portapapeles al Depósitio auxiliar de Abies, de la manera explicada antes.
b) Captura de uno o varios registros mediante su descarga en un fichero
Para descargar de golpe más de un registro, una vez hecha la búsqueda y −
localizados los registros deseados hay que marcarlos para su exportación desde Herramientas\Marcar documentos, desde donde se pueden marcar y desmarcar uno a uno los que se desee o toda la lista de golpe. Se puede
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o
179 hacer la misma operación de forma más rápida desde sus correspondientes
iconos verde y blanco, para marcar y desmarcar un documento, y desde el de marcar una lista. No hay icono para desmarcar toda la lista de golpe.
No hay que confundir el marcador verde que puede aparecer al comienzo
de la línea de un registro, que indica que ha sido seleccionado para su