ETHICAL CONSIDERATIONS

El catálogo es la colección de documentos de que dispone la biblioteca. Desde la opción Catálogo se accede a introducir los datos catalográficos de los documentos del fondo, a consultarlos y a modificarlos. El Depósito de Abies es la base de datos Rebeca del año 2000 del Ministerio de Cultura de la que se puede extraer la ficha catalográfica ya confeccionada de registros que se vayan a incluir en el catálogo. Desde la opción Depósito únicamente se pueden consultar los registros que contiene.

Fondos y ejemplares

A la hora de manejar el catálogo hay que distinguir entre Fondos y Ejemplares. Los Fondos son los títulos de que se dispone y los Ejemplares las unidades físicas que componen cada obra o los ejemplares repetidos que se tiene de cada una de ellas. En general, cada Fondo tiene un ISBN diferente. Por ejemplo, el Quijote de la editorial Alianza es un Fondo y el de Cátedra otro. A su vez, si el Quijote de Alianza está publicado en dos volúmenes se tiene un Fondo con dos Ejemplares y si estuviera repetido se trataría de un Fondo con cuatro Ejemplares.

Los datos relativos al Quijote de la editorial Alianza (del Fondo): título, autor, editorial, descriptor de materia, CDU..., en teoría son datos “objetivos” y se rellenarían de la misma manera en una biblioteca que en otra, pero los relativos a ese Quijote en diferentes centros no coincidirán: estará situado en el aula de Lengua o en la biblioteca, tendrá tal número de registro o tal otro, en una biblioteca se trató de una compra y en otra de una donación, tendrá tal o cual signatura...

Abies organiza los datos catalográficos en tres pestañas: Datos principales,

Datos adicionales y Datos del ejemplar. Las dos primeras recogen la

información del Fondo, de la obra en sí: autor, título, editorial, CDU... y la última la referente a la situación de ese Fondo en cada biblioteca: número de registro, número de ejemplares que se tienen, signatura de cada uno, procedencia, precio de compra... En el apartado Catalogación se explica su contenido.

En los registros que contiene el Depósito no cabe hablar de Datos del ejemplar puesto que es una base de datos de Fondos para que luego cada biblioteca les dé sus propios datos de ejemplar.

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Consultas

Al entrar en los módulos Catálogo o Depósito se presenta en pantalla la “rejilla” de datos de los ejemplares que contienen (se ven los datos generales y particulares de cada uno de los volúmenes del Quijote). Moviéndose en horizontal con las flechas de desplazamiento se pueden recorrer los campos los campos que se muestran, que no son todos, y si se hace en vertical se va pasando de un ejemplar a otro.

Se puede ordenar la información y su consulta, de dos formas: Las

− columnas de los campos se pueden ordenar como se quiera

arrastrándolas con el ratón hacia la izquierda o la derecha desde la etiqueta gris superior que hace de cabecera de la columna. Por ejemplo, se puede hacer que el campo Ubicación sea la primera columna. También se puede cambiar con el ratón la anchura de visualización a partir de la línea de separación entre las cabeceras.

Las

− filas de los ejemplares se pueden ordenar en relación con un campo

pinchando en la cabecera de la correspondiente columna: con un clic se ordenan en orden creciente y con dos en orden decreciente. Por ejemplo, se pueden ordenar los ejemplares en orden alfabético de autor. Esta posibilidad sólo existe para el Catálogo y no para el Depósito.

Una vez ordenada la información en la rejilla de pantalla por algún campo, se pueden localizar más fácilmente los registros desplazándose por ella.

Las opciones Consulta simple y Consulta avanzada, de la parte izquierda de la pantalla, permiten localizar registros de una forma más eficaz. La diferencia entre ambas está en que se pueden poner más o menos requerimientos en la búsqueda. En ambos tipos de consultas se localizan aquellos ejemplares que tengan en el campo o campos cumplimentados el dato o datos que se escriban, no siendo consideradas las llamadas palabras vacías: artículos, preposiciones... Hay dos aspectos que hacen las búsquedas potentes:

Las

− búsquedas booleanas. Esta posibilidad sólo sirve cuando se hace una

consulta poniendo condiciones en varios campos y relaciona la condición puesta en un campo con la puesta en el siguiente. Pulsando en el botón desplegable que antecede a algunos de ellos en la pantalla de consulta se puede establecer que el dato escrito se encuentre en el campo (Y), no se

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129 encuentre (NO) o que junte dos seleciones (O). Así no se pueden buscar

simplemente libros que no sean de Machado (NO); pero sí se pueden buscar libros que no sean de Machado (NO) y que tengan la palabra Castilla en el título (Y); o libros de Machado (Y) que no sean de poesía (NO); o libros de poesía (Y) o ensayo (O) que traten de Castilla (Y).

Hay que tener cuidado especialmente con utilizar bien y no confundir las partículas Y y O. Una consulta con autor Machado “y” editorial Xordica (las dos cosas a la vez) no recuperará ningún documento, pero Machado “o” Xordica recuperará tanto las obras de Machado como las publicadas por Xordica.

Para aprender a utilizar los booleanos con seguridad, se recomienda realizar con ellos algunas búsquedas de las que se sepa de antemano el resultado que se ha de obtener.

Búsqueda en cualquier campo

− . Busca aquellos ejemplares en cuyos datos

de catalogación aparezcan las palabras que se escriban en ese campo. Así, si se escribe Lorca localizará tanto las obras de García Lorca como las de cualquier autor editadas en la ciudad murciana de Lorca, o por la editorial Lorca, o los libros sobre García Lorca.

En este tipo de búsqueda hay que tener cuidado ya que Abies no busca en todos los campos sino sólo en los campos recuperables. No busca por ningún campo de los de de la pestaña Datos del ejemplar, y de las otras dos no busca en algunos como Resto portada, Año, Nº de páginas, lugar de publicación, CDU...

En las consultas a través del campo Búsqueda en cualquier campo, se pueden relacionar mediante operadores booleanos los términos que se escriban en ese campo.

Este tipo de búsqueda es de especial utilidad para recuperar la información del campo Notas, que sólo es recuperable mediante Búsqueda en cualquier campo.

Hay que llamar la atención sobre las siguientes cuestiones: Desmarcar la casilla

− Búsqueda exacta es equivalente a hacer búsquedas

usando el comodín asterisco. Es decir que si se desmarca y se escribe “drog”, sea en el campo Búsqueda en cualquier campo o en cualquier otro, Abies

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buscará en los campos correspondientes tanto “droga”, como “drogas”, como “drogadicción”, “drogodependencias”...

En el caso de búsquedas por la CDU hay que remarcar que sólo se recuperan aquellos registros cuya CDU sea exactamente la indicada en la búsqueda. Es decir que, si se quiere saber qué materiales hay en el conjunto del Grupo 7 de la CDU, no se puede poner 7 en el campo CDU, esté marcada o no la casilla Búsqueda exacta, porque no localizará los registros con CDU 71, 72, 73, 731, 791.4…, sino sólo aquellos cuya CDU sea exactamente 7.

Para hacer búsquedas por alguno de los campos no recuperables

− que

aparecen en la pantalla de Catálogo se recomienda ordenar la rejilla de

registros por ese campo y buscar directamente recorriendo la pantalla o su volcado en un listado o informe. Los dos casos de mayor interés, dada la frecuencia con que en la práctica se hace necesaria su consulta, son los campos Ubicación y Signatura. En el caso de la signatura es especialmente útil este método para saber qué registros han sido clasificados dentro de determinado nivel de la CDU, es decir con más dígitos: 91, 910, 914,…, 919 ya que la Consulta avanzada de Abies sólo permite la consulta simultanea de tres apartados de la CDU, mediante el operador booleano O.

En las búsquedas hay que tener

− cuidado con las “palabras vacías”, que

son unidades mínimas de información que no tienen sentido en sí mismas y que no son recuperables. Por ejemplo, si se escribe “y” como criterio de búsqueda Abies no mostrará los ejemplares que tengan ese carácter. Sucederá lo mismo con criterios como “en”, “la”, “8”, “N”...

Una vez presentado en pantalla el resultado de una búsqueda, antes de pasar −

a hacer otra tarea en otro módulo de Abies hay que pinchar en Quitar filtro puesto que si no, cualquier cosa que se quiera hacer en adelante, el programa la hará sólo sobre los ejemplares seleccionados en la última consulta. Cuando se realiza una consulta, Abies presenta el resultado en dos tipos de pantallas diferentes. En una primera pantalla titulada como Consulta muestra la

lista de fondos (de títulos, de obras) que cumplen los requisitos de la consulta

y al dar al botón Aplicar filtro aparece la pantalla de Catálogo con la lista de

los ejemplares de esos fondos de que se dispone. Así, en la primera pantalla

se puede saber que sí se dispone de la enciclopedia Larousse (en una sola línea de pantalla) y en la segunda ver que hay 24 ejemplares (es una obra en 24 volúmenes, que dan lugar a 24 líneas de pantalla), o que sí se tiene el Quijote, en

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131 la primera, y en la segunda ver que hay, por ejemplo, 10 ejemplares: 5 quijotes

en dos volúmenes repetidos de tal editorial de los que 3 están en la biblioteca y 2 en la clase de Lengua.

Hay que destacar que en la primera de las dos pantallas, tras una consulta, fondos idénticos aparecerán listados como si fueran distintos si se han catalogado como obras distintas en lugar de cómo ejemplares repetidos de un mismo fondo, por lo que hay que tener cuidado al catalogarlos.

Una vez localizado el Fondo/Ejemplar cuyos datos se quieren consultar, pinchando dos veces sobre él o mediante el botón gris Detalles, de la parte inferior de la pantalla, Abies presenta las pestañas de los Datos principales,

Datos adicionales y Datos del ejemplar si la consulta se ha hecho sobre

Catálogo y sólo las dos primeras si se ha hecho sobre Depósito.

Para ver la información disponible se puede pasar de una pestaña a otra, pero si se quiere tener a la vista toda la información de la obra se puede pinchar en el botón gris ISBD de la parte inferior de la pantalla y ver la ficha catalográfica completa del Fondo. Es recomendable acostumbrarse a la consulta en el

formato ISBD puesto que, además de ser más cómodo, es una forma de descripción normalizada de materiales que se utiliza en todas las bibliotecas,

que tiene especial interés en formación de usuarios.

Modificación de datos y eliminación de ejemplares

En Depósito no se pueden modificar datos ni eliminar registros por tratarse tan sólo de una base de datos de referencia, pero en Catálogo, si se entra en un registro, mediante el botón “Detalles” o pinchando sobre su línea de pantalla, se pueden modificar directamente los datos que contienen cualquiera de las tres pestañas que lo componen (Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplar). En Catálogo hay que tener cuidado con que a veces, al recorrer los campos, se pueden hacer modificaciones involuntariamente o de prueba que quedarán grabadas si se sale del registro con Aceptar. El único campo cuyo contenido no se puede modificar es Nº de ejemplar, de Datos del ejemplar, porque se trata de un número que lo da Abies automáticamente.

En Catálogo, si se pulsa el botón Eliminar se elimina el ejemplar que está señalado en ese momento y, como ya se ha dicho, su número de ejemplar no vuelve a ser asignado a otro registro sino que queda sin utilizar.

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El botón Actualizar que aparece en los módulos Catálogo, Préstamos y Lectores, sirve para actualizar el ajuste interno de la información de la base de datos cuando se haya modificado o añadido algún dato y no se vea el resultado en pantalla. Este caso se presenta, por ejemplo, al actualizar alguna lista, o se estén introduciendo registros en una red interna desde varios ordenadores. Como ya se ha dicho antes, el programa advierte de la necesidad de actualizar los inversos tras modificar alguna lista.

Teniendo el cursor sobre cualquiera de los registros del catálogo, el botón

Lecturas permite conocer qué lectores han cogido en préstamo y devuelto ese

ejemplar. De la misma forma que en módulo Lectores, el mismo botón permite conocer qué ejemplares ha cogido en préstamo y devuelto un lector. La fecha que aparece en la relación se refiere a la de préstamo.

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Catalogación

Catalogar es introducir en el programa los datos descriptivos de cada uno de los documentos del fondo de la biblioteca.

A la hora de catalogar se ha de tener muy presente que uno de los objetivos principales de esta tarea es hacer accesible al usuario la información sobre el fondo disponible y facilitar su consulta. Por este motivo la catalogación ha de hacerse con unos criterios previos que se han de mantener, si bien se pueden cambiar cuando se desee. Especialmente se ha de tener cuidado con la coherencia interna del catálogo cuando catalogan varias personas. Por ejemplo, si se utiliza el descriptor “Cuentos” no sería correcto que a veces se cambiara a “Narraciones cortas” porque a la hora de buscar libros de este género literario haciendo la consulta por “Cuentos” no se recuperarán todos los disponibles.

La plantilla de catalogación de Abies está pensada especialmente para libros de forma que para la catalogación de otros tipos de documentos se han de hacer necesariamente un esfuerzo de adaptación a sus características. Para esta tarea es necesaria cierta formación en biblioteconomía y se recomienda especialmente consultar las ayudas que Abies da para cada campo.

Trabajo en red

Abies permite trabajar en monopuesto, en un ordenador independiente de otros, y de forma conjunta con varios ordenadores en una red interna, pero no en una red externa como es Internet.

En relación con estas dos posibilidades de trabajo hay que llamar la atención sobre dos importantes cuestiones:

Si se trabaja en red, se ha tener siempre presente que el catálogo es único:

la carpeta Datos con la base de datos del fondo de la biblioteca estará en un solo ordenador y desde todos los demás se trabajará sobre esos datos, pudiendo hacer todas las tareas que el programa permite: desde todos los ordenadores se puede catalogar, prestar, dar de alta lectores... pero la base de datos es única y

está situada en un solo ordenador.

Para que varios ordenadores puedan trabajar en red, han de pertenecer a la misma red interna y tener en Windows los suficientes derechos de salida a

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ella, tener instalado en todos los puestos el programa con la misma versión y estar enlazados desde Herramientas\Enlace a datos de Abies, a la carpeta que contenga la base de datos de la biblioteca situada en el ordenador que actúe como principal, que habrá de estar compartida en Windows en modo

de escritura. Además, todos ellos han de tener el mismo fichero cdu.dat, que

habrá que actualizar cada vez que sea modificado en algún ordenador puesto que este fichero no se comparte en la red. Si se utilizara el Depósito auxiliar, este puede ser el del ordenador principal o el de cada uno de ellos, según se desee.

Puesto que la base de datos abies.mdb no es multiusuario, si varios ordenadores están realizando a la vez operaciones sobre ella se puede bloquear y no se podrá solucionar el problema desde Abies. En previsión de esto, lo más práctico es hacer una copia de seguridad de los datos antes de empezar la sesión de trabajo en red, por si hubiera que recuperar la información inicial.

Por otro lado, trabajando dos o más ordenadores a la vez puede suceder que haya algún conflicto en la grabación de datos, de forma que uno “moleste” a otro si coinciden en operaciones similares. Es el caso de los números de ejemplar que Abies asigna a cada documento que se cataloga, con los que puede suceder que en el momento de entrar un nuevo documento se observe que no se graba con el número de ejemplar que Abies le había asignado provisionalmente (que está en rojo hasta que se grabe el registro), sino con el siguiente por haber sido asignado a un ejemplar catalogado desde otro ordenador. Como precaución adicional, además de la copia de seguridad previa, se recomienda no trabajar a la vez más

de dos personas en el mismo tipo de tarea cuando se esté introduciendo datos

de algún tipo.

Trabajando en red correctamente, la copia de seguridad de la base de datos común a la que todos están enlazados se puede hacer desde cualquier ordenador, pero para evitar posible riesgos se recomienda que siempre se haga desde el principal.

Trabajo en ordenadores independientes. El caso de los CRA

Se ha de tener muy presente que si se trabaja en varios ordenadores que no

están en red, cada uno de ellos trabaja sobre su propia base de datos de forma

independiente de los demás y que luego no se pueden juntar las diferentes bases de datos en una sola más grande, puesto que Abies no lo permite en condiciones.

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135 La única manera de trabajar con una sola base de datos con varios ordenadores

independientes es ir pasando de un ordenador a otro la carpeta Datos, bien haciendo copia de seguridad en un ordenador y recuperándola en otro o copiando y pegando directamente la carpeta Datos, con la precaución de saber en todo momento en cuál de ellos está utilizándose la base de datos ”buena”. Este es el caso, entre otros, de los CRA para los que, puesto que los centros que lo forman no pueden trabajar en red, esta es la forma más recomendable para gestionar su biblioteca.

Ver más adelante otros aspectos relativos a la solución propuesta para los CRA, en el apartado Catalogación, sobre cómo indicar la ubicación de los documentos, y en los apartados Lectores y Préstamo.

Si se decidiera considerar la de cada Centro del CRA como una biblioteca independiente, con una base de datos en Abies también independiente, se

ha de tener presente que se estarán duplicando esfuerzos ya que los centros estarán repitiendo la catalogación de fondos ya incluidos en las bases de datos del resto, puesto que lo habitual es que parte de los fondos estén repetidos. Si se procediera así sería recomendable que cada Centro pasara periódicamente al resto una copia de su base de datos o un listado de todos sus fondos en soporte informático realizado mediante la opción Informe, con el fin de que