CHAPTER 4: METHODOLOGICAL ISSUES AND CONSIDERATIONS
4.1 RESEARCH DESIGN
Manual y ayudas
Es de gran utilidad familiarizarse con el manual de Abies y con las diferentes
ayudas que lleva incorporadas el programa.
El manual de Abies se ha de imprimir desde el fichero pdf correspondiente que lleva el CD-ROM original del programa o tenerlo disponible en el disco duro para cualquier consulta. Lo ideal sería dedicar un tiempo a familiarizarse con él antes de ponerse a trabajar en el catálogo real de la biblioteca: ver qué tipo de información lleva, dónde buscar según qué temas... Las Ayudas de Abies, si bien llevan la misma información que el manual, tienen la ventaja de que se puede acceder a ellas en pantalla, de forma rápida y por temas.
Las Ayudas de Abies se pueden usar de tres maneras:
Accediendo a la opción Ayuda en la barra de menú superior. −
Pulsando en cualquier momento la tecla F1. Es equivalente a la opción −
Ayuda.
Pulsando F1 teniendo el cursor del ratón en cualquier campo de toma de −
datos (por ejemplo cuando se está catalogando un libro o dando de alta un nuevo lector). En este caso aparece la ayuda específica sobre cómo cumplimentar ese campo. Esta ayuda es especialmente útil como apoyo en el momento de la catalogación.
Entrada de datos. Tipos de campos
Los campos que presenta Abies para la entrada de información en sus diferentes módulos y apartados se pueden clasificar de la siguiente manera.
Campos de entrada directa y mediante listas
−
Hay campos en los que se puede escribir directamente: el nombre del lector, el DNI, la colección del libro, las notas del ejemplar...
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De la estantería al catálog
o
115 Si al intentar escribir en un campo de entrada directa este está bloqueado y
no lo permite, se ha de pinchar con el ratón en cualquier otro campo y al volver a él ya se puede escribir.
Hay otros campos en los que no se puede escribir directamente sino que la información que se desea introducir se ha de seleccionar de una lista que el programa presenta mediante un desplegable: el tipo de documento, el autor, la editorial, los descriptores, la CDU, el tipo de lector, el curso… Algunos de estos campos están coloreados en amarillo y todos llevan en la parte derecha de su ventanilla un icono con una lupa o con una flecha. Pulsando en la lupa o en la flecha se despliega la lista de la que se ha de seleccionar la entrada deseada.
Cuando se instala el programa la mayoría de las listas están vacías, a la espera de que el usuario las vaya llenando con sus autores, editoriales… A la vez, algunas de estas listas van creciendo de forma automática con las entradas que el propio programa toma de las consultas que se vayan haciendo al Depósito.
Para cumplimentar un campo de estas características al catalogar, al dar de alta lectores… si en la lista no está la entrada deseada, primero se ha de
crear en ella y, una vez incorporada, seleccionarla. Para crear una nueva
entrada en una lista se pincha sobre el icono que representa una hoja en blanco, junto a su ventanilla, y se escribe.
La creación de nuevas entradas en las listas se puede hacer directamente sobre
su correspondiente campo de toma de datos o sobre la correspondiente
lista del módulo Auxiliares, tanto si el nuevo valor se asigna en ese momento a algún registro como si la asignación será posterior. Como caso especial se debe tener en cuenta que si se crean nuevas entradas en la lista de la
CDU a través de su campo de toma de datos en el módulo de Catálogo,
estas sólo quedarán grabadas en la lista si se asignan en ese mismo momento al documento que se está catalogando, puesto que si sólo se da de alta la entrada sin asignarla con Aceptar, al salir de la ventanilla con Cancelar se estará deshaciendo la operación y no se grabará. Si se quieren ir creando nuevas entradas en la lista de la CDU para tenerlas preparadas para cuando se necesiten, se ha de hacer desde Auxiliares o bien directamente sobre el fichero cdu.dat editándolo.
Cuando se crean nuevas entradas en una lista se ha de tener especial cuidado con respetar el formato de entrada requerido, para que la lista mantenga la coherencia.
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o
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Campos obligatorios y opcionales
−
Desde el punto de vista del funcionamiento del programa, no es obligatorio rellenar todos los campos que en cada momento presenta Abies. Existen campos de cumplimentación obligatoria y de cumplimentación opcional. En cada uno de los módulos de Abies siempre hay algún campo de entrada obligatoria: así, para catalogar un nuevo documento son obligatorios los campos Típo de documento, Título, País, Lengua y Tipo de ejemplar; para dar de alta un nuevo lector el campo Apellidos… Si se realiza alguna operación y falta por cumplimentar algún campo obligatorio, no se podrá grabar porque el programa lo impide. Ver más adelante los comentarios sobre la posibilidad de establecer valores por defecto para algunos campos desde la opción Herramientas.
Al margen del funcionamiento del programa, desde el punto de vista de su utilidad en la gestión de la biblioteca, si no se cumplimentan todos los campos que presenta Abies se ha de pensar si, después, la falta de esa información en la base de datos hará que no se puedan aprovechar algunas de las posibilidades que ofrece, de utilidad para las bibliotecas. Por ejemplo: si al catalogar no cumplimenta el campo Descriptores, nunca se podrán hacer búsquedas por temas, si no se indica la Ubicación del documento no se podrán obtener listados de los fondos situados en las aulas...
El único campo cuyo contenido asigna directamente Abies y que no se puede modificar, es el Nº de ejemplar, en la pestaña de catalogación Datos del ejemplar. Su valor lo va asignando correlativamente y, en caso de que se elimine de la base de datos un ejemplar, su número no vuelve a asignarse a otro quedando vacío en la serie. Es una especie de DNI de cada documento y por lo tanto no repetible y de gran utilidad.
Campos recuperables y no recuperables
−
La información introducida en los campos de Abies debe de estar cuidada siempre puesto que permitirá luego hacer búsquedas: qué libros hay de amor, qué películas de dibujos animados, qué novelas de García Márquez, qué documentos están prestados en primer curso…
En relación con esto se ha de tener presente siempre que el programa
sólo permite hacer búsquedas sobre el catálogo por los campos que aparecen en las opciones Consulta simple y Consulta avanzada y sobre
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De la estantería al catálog
o
117 directa en las ventanas de los dos tipos de consultas, se recupera desde el
campo Búsqueda en cualquier campo.
En el módulo Préstamos se puede recuperar la información por Título, Autor, Código de ejemplar, Apellidos y Código de lector.
Aparte de esto, en los módulos Catálogo, Préstamos y Lectores también se puede ordenar y localizar registros sobre pantalla por todos los campos mostrados, mediante las ventanillas Buscar y Ordenar
Campos de diferente longitud
−
Hay que tener cuidado con que todos los campos son de longitud limitada, de forma que sólo aceptan y muestran en la pantalla o sobre papel hasta
determinado número de caracteres.
Borrado y corrección de datos. Unificar auxiliares
En los campos de entrada directa de información, esta se corrige o se borra
directamente sobre el propio campo: el nombre de un alumno, el número de
páginas de un libro...
En los campos en que la información que se quiere entrar se ha de seleccionar de una lista, no se puede corregir ni borrar directamente sobre esta. En caso de haber creado alguna entrada de forma incorrecta que se necesite corregir, se puede hacer otra elección en la lista o, como mucho, se puede crear otra entrada con la información correcta y elegirla, quedando pendiente borrar la errónea, pero no se puede corregir directamente sobre la lista.
Cuando al lado del campo hay un icono con una goma de borrar, este sirve sólo para borrar de la ventanilla de visualización la información que muestra, pero
no para borrarla de la lista.
Borrar o modificar información de una lista sólo se puede hacer desde el
módulo Auxiliares. En Auxiliares se elige la lista, y una vez desplegada se busca y señala la entrada deseada que se podrá modificar o borrar desde los botones de la parte inferior de la pantalla con las siguientes condiciones:
No se puede corregir una entrada si da lugar a
− repeticiones en la lista. Así,
por ejemplo, si se quiere corregir “Ramon Sender” para que ponga “Ramón J. Sender” el programa no dejará si esta entrada ya existe.
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No se puede borrar una entrada si está
− en uso. Por ejemplo, si se ha
catalogado un libro con el autor “Pedro Pérez”, este nombre no se podrá borrar de la lista desde Auxiliares si antes no se ha borrado de la “ficha” de los documentos en que esté asignado.
Así, Abies no permite corregir diferentes entradas de una lista que deban tener una forma única ya existente en ella, como pasar a “Ramón J. Sender” entradas como “Ramon Sender”, “Ramón Jose Sender”, “R. Sender”... Para hacer este tipo de corrección se ha de salir del programa y efectuarla desde
Inicio\Programas\Abies2\Asistente para unificación de auxiliares. Si se
quieren unificar diferentes entradas en un valor que todavía no está asignado a ningún registro, se deberá tener la precaución de modificar uno de los registros asignándole el valor correcto nuevo, para que se incorpore a la lista y así se pueda seguir el proceso normal de unificación.
No hay que olvidar que modificar o borrar una entrada de una lista supone que esa información se borre o modifique de todos aquellos registros que la contenían. Si desde Auxiliares se cambia en la lista de autores “Ramón José Sender” por “Ramón J. Sender”, este autor siempre aparecerá así, tanto en la “fichas” ya existentes en el catálogo como en las que se vayan introduciendo en adelante.
Hay que llamar la atención sobre que las entradas “erróneas” que se han sustituido por una correcta en los registros mediante Unificar auxiliares, sólo se borrarán de la lista si en el momento de la unificación se ha marcado la casilla
Eliminar los valores liberados. Para comprobar que efectivamente se han
borrado se tendrá que refrescar Abies entrando y saliendo del programa. Es recomendable tener las listas siempre “en limpio”, sin entradas mal escritas, manteniéndolas desde Auxiliares y desde Unificar auxiliares, para evitar que estén sobrecargadas con información inútil que, además pueda dar lugar a confusiones.
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Configuración
La configuración general del programa se realiza desde la barra superior de opciones de menú, de color gris. A continuación se hacen las recomendaciones sobre las opciones más adecuadas.
Archivo
−
Al hacer la copia de seguridad del catálogo, se ha de tener cuidado con no
confundir las opciones Copia de seguridad y Recuperar copia de seguridad,
ya que si se confundieran se perdería el trabajo hecho desde el día en que se hizo la copia de seguridad que se estaría recuperando por error.
El fichero que crea Abies al hacer la copia de seguridad se llama Abies20.
zip (o Abies20.rar) y no se debe renombrar si se quiere que el programa
la reconozca como tal. Por precaución, se ha de tener marcada la casilla correspondiente en Herramientas\Opciones\Copia de seguridad para que el programa conserve en el fichero Abies20.bak la anterior copia hecha. Si se quisiera restaurar esta copia bak habría que cambiarle antes la extensión de bak a zip (o a rar). También se tienen que tener activadas las casillas, que aparecen igualmente en las dos opciones citadas, que hacen que el programa compacte automáticamente la base de datos antes de hacer una copia, y que recuerde que se haga cada vez que se cierre.
Las copias de seguridad también se pueden hacer y recuperar directamente comprimiendo y descomprimiendo el fichero abies.mdb con los compresores Winzip o Winrar, con la condición de que el fichero creado o recuperado se llame Abies20.zip (o rar).
Tanto dentro de Copia de seguridad como de Recuperar copia de seguridad, para indicar dónde se va a poner la copia que se va a hacer o dónde está la que se va a recuperar (que en los dos casos se referirá a un fichero Abies20. zip), sólo hay que usar la primera ventanilla, en la que se muestra el Explorador de Windows. Por seguridad, se recomienda indicar al programa esas ubicaciones marcándolas cada vez que se haga o recupere una copia. Se recuerda que sólo hay que marcar la carpeta que contiene el fichero de la copia y no pinchar dos veces sobre ella para intentar localizarlo y señalarlo. Hecho esto, la orden de copiar o recuperar los datos se da desde el correspondiente botón gris, de abajo. La segunda ventanilla no sirve para nada ya que sólo indica dónde o desde dónde se hizo la operación la vez anterior y se recomienda no considerarla.
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Al hacer o recuperar una copia, siempre se ha de saber en qué dispositivo y carpeta se quiere almacenarla y hay que asegurarse de que se ha guardado allí. Es frecuente, sobre todo cuando se empieza a usar el programa, que, queriendo o sin querer, las copias se manden al Escritorio, que es un lugar muy poco adecuado para guardarlas.
Hay que tener presente que hacer una copia de seguridad no consiste en añadir al fichero anterior los últimos datos entrados, sino en borrarlo por completo y sustituirlo por otro nuevo.
Ya se han comentado los apartados de la opción Archivo que tienen que ver con compactar la base de datos y con regenerar los inversos. El de Integrar se comenta al final de estos apuntes, e Importar al depósito se comentará luego, cuando se hable del Depósito auxiliar.
Herramientas
−
Desde Herramientas es desde donde se hacen las configuraciones básicas del programa que marcarán posteriormente el trabajo de biblioteca con Abies. Se hacen aquí las recomendaciones que se consideran más adecuadas para cada uno de sus apartados.
Opciones •
General:
· En la ventanilla ha de estar seleccionado Página principal y sólo ha de estar marcada la casilla Pedir confirmación antes de abandonar el programa, a menos que se quiera ver siempre el carrusel de ventajas que ofrece Abies 2 cada vez que se entre en el programa, o que se quieran activar los efectos sonoros.
Centro y Biblioteca:
· Poner correctamente los datos del Centro y
de la biblioteca porque es de aquí de donde los toma el programa para mostrarlos en las pantallas en los que aparecen, en los listados, en la carta de reclamación de préstamos…
Se recomienda que en el campo del nombre de la biblioteca, tanto si tiene nombre propio como si no, aparezca siempre el nombre del
Centro y la palabra “Biblioteca”, puesto que el contenido de ese
campo aparece en los carnets de lector y es la única manera de que aparezcan en ellos ambas indicaciones. Así, se recomiendan entradas
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o
121 del tipo: “CEIP La Paloma – Biblioteca”. Si se pusiera en los carnets el
sello del Centro y no se incluyera su nombre en este campo, la palabra “Biblioteca” igualmente ha de figurar en él para saber de qué tipo de carnet se trata.
Si se desea incluir algún logo en la ventanilla que hay para ello, se recomienda que sea cuadrado puesto que cuando se reproduce en los carnets sólo se muestra correctamente si tiene esa forma.
Se debe indicar un valor alto para el periodo de validez del carnet de lector para que no haya que renovarlos cada año y para que no se dificulte la integración de lectores desde otros programas, caso de realizarse. Ver liego el apartado Lectores.
Copia de seguridad:
· Elegir 1 día y marcar las tres casillas, con el fin de que no se olvide hacer la copia de seguridad diaria y que se haga con los datos compactados.
Edición:
· Marcar todas las casillas. Es especialmente importante tener
marcada la última para que el programa pida siempre confirmar o no,
que se quiere actualizar la signatura del documento a la nueva signatura por defecto, tras haber realizado algún cambio en los campos CDU, Autor o Título que afecte a esta.
Se debe recordar qué casillas se han marcado y qué consecuencias tiene que lo estén o no puesto que en algunos momentos puede interesar desmarcar alguna de ellas para realizar de una forma más rápida algunas operaciones, como pedir la confirmación para cada lector en la promoción de cursos, devolver o prestar ejemplares...
Estadísticas:
· Cuando se vaya hacer alguna estadística se puede comprobar sobre los correspondientes gráficos que se realizan desde ese módulo del programa qué, valores interesan más en cada caso y elegir los más adecuados.
Valores por defecto
· : Para evitar trabajo innecesario en la entrada de datos,
se recomienda usar siempre la posibilidad que da el programa en esta
opción de asignar valores por defecto a campos en los que normalmente habrá que entrar la misma información, tanto en la catalogación como al dar de alta lectores.
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Haber establecido valores por defecto no impide que se pueda cambiar la entrada asignada en algún registro concreto si para él no interesara el valor por defecto asignado en algún campo. También será posible cambiar de modo general algún valor por defecto mientras se esté catalogando o dando de alta algún grupo de documentos o lectores que requieran determinados valores.
Se recomienda asignar los siguientes valores por defecto por ser los más usuales:
Fondos: Elegir en cada una de las tres ventanillas Libro, España y Español,
respectivamente.
Ejemplares: Elegir como Tipo de ejemplar: Normal, que indica que el
ejemplar se presta (ver luego el apartado Política de préstamos) y como Ubicación: Biblioteca, aunque se sepa que todos los fondos están ahora en la Biblioteca, puesto puede llegar un momento en que se cataloguen materiales que estén en otras dependencias del Centro, en cuyo caso se elegirá la ubicación correspondiente. En Procedencia se deberá poner lo que se considere que va a ser más habitual para indicar cómo ha llegado un material a la Biblioteca: Compra, Donación... o quién lo ha llevado (quién es el “propietario”): Departamento de Matemáticas, APA..., recomendándose tener un repertorio limitado de entradas lo más genéricas posible. En Moneda, es mejor no poner nada para evitar tener que poner el precio de cada material cuando se catalogue.
Lectores: En Tipo de lector lo más habitual es Alumno, en Localidad y