10 Mapping of IEC 61508 required and recommended development tasks to the
10.7 Development of single feature
En el presente apartado, se realiza un análisis más detallado respecto a las características que debería tener una cartera de proyectos de TI para iniciar su funcionamiento. Además, se detallan los aspectos importantes que se deben tomar en cuenta para la selección de estas características. Finalmente, se presentan las características de la cartera de proyectos de TI propuestas por varios autores, y se describen además las realizadas específicamente para las universidades.
5.3.1 Características de la cartera de proyectos de TI
Para la selección adecuada de la cartera de proyectos de TI se requiere también la selección de características que permitan a esta cartera mantener un enfoque apropiado para cumplir con la misión y visión organizacional. Las características son la combinación de atributos, actividades, elementos, metas y ventajas que una cartera de proyectos de TI requiere para que su implantación y puesta en ejecución. A continuación, en la tabla 5.7, se describen las características para la selección adecuada de la cartera de proyectos de TI, propuestas por varios autores.
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Tabla 5.7. Características de la cartera de proyectos de TI
Referencia - autor Características de la cartera de proyectos de TI
Dye y Pennypacker (2002) Alineación estratégica, valor y balance
Bonham (2005) Riesgos, costos, balance de inversiones, optimización de recursos y flexibilidad Maizlish y Handler (2005) Valor, riesgos y costos
Reyck et al. (2005)
Vista centralizada de la cartera de proyectos, análisis financiero, análisis de riesgos, interdependencias, priorización, alineamiento y selección, restricciones, re-evaluación dinámica de la cartera de proyectos y necesidad de software especializado
Medellín (2006) Alineamiento, valor, balance, proyectos, satisfacción de clientes y comunicación Moeller (2013) Escenarios de inversión, supervisión financiera, riesgos, alineamiento, demanda, inversiones y procedimientos de inversión PMI (2017) Alineamiento, presupuesto y contribución
De la tabla 5.7 se puede deducir que las características más comunes encontradas entre los diferentes autores son: alineación estratégica, valor, balance, análisis de inversiones y riesgos. En el siguiente subapartado se describen las características para la selección de la cartera de proyectos de TI específica para las universidades.
5.3.2 Características de la cartera de proyectos de TI para
universidades
Algunos autores han propuesto cuales son las características más relevantes a tomar en cuenta para la selección de la cartera de proyectos de TI para las universidades. En el trabajo realizado por Abadía y Benavides (2016), se identificaron 17 características de la cartera de proyectos de TI para universidades:
1. Alineación con los objetivos estratégicos de la organización.
2. Impacto estratégico o valor que aportan los proyectos a la organización 3. Selección y priorización de los proyectos
4. Minimización de los riesgos que suponen los proyectos para la organización 5. Balance de las inversiones de la organización
6. Toma de decisiones que incluya las responsabilidades de los implicados en dicha decisión.
7. Comunicación a los grupos de interés implicados en los proyectos.
8. Seguimiento de los proyectos para establecer su rendimiento y su éxito final. 9. Gestión eficiente de recursos humanos y financieros asignados a los proyectos. 10. Control centralizado y la elaboración del presupuesto a corto-medio plazo. 11. Replanificación de manera dinámica para ajustarse a nuevas circunstancias. 12. Planificación de los proyectos a medio-largo plazo
13. Identificación de las necesidades relacionadas con los procesos de la organización. 14. Identificación de todas las personas implicadas en un proyecto y su contribución
al éxito.
15. Evaluación de la satisfacción de los usuarios con los servicios que ha puesto en marcha el proyecto.
16. Establecer la importancia estratégica de las TI para la organización.
17. Los proyectos cumplen con las leyes y normativas internas de la organización. En el libro Cómo priorizar los proyectos TI estratégicos para tu universidad (Fernández et al., 2018) se han podido identificar algunas características que una cartera de proyectos de TI debería considerar para su selección adecuada. Entre las características que se han podido detectar se encuentran la alineación estratégica, la visión centralizada sobre los proyectos de
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TI, el presupuesto y gasto de TI centralizado, la participación de los interesados, el análisis de riesgos, la evaluación del éxito y la oficina de proyectos de TI.
Finalmente, al revisar el contenido del sitio web dedicado a la cartera de proyectos de TI de la universidad de Alicante (Universidad de Alicante, 2018), se han podido identificar y percibir la existencia de algunas características que la cartera de proyectos de TI de esta universidad posee. Entre las que se han podido detectar se encuentran el alineamiento a los objetivos estratégicos de la universidad, la comunicación con los grupos de interés, la priorización de proyectos, la selección de proyectos de acuerdo a los recursos disponibles, la evaluación de los proyectos, la relación de proyectos que conforman la cartera, los beneficios esperados, el impacto organizacional, el análisis de riesgos, la financiación centralizada, la disponibilidad de recursos de TI y el seguimiento de proyectos del periodo anterior a través de informes.
En resumen, el trabajo realizado por Abadía y Benavides (2016), da como resultado un total de 17 características identificadas en publicaciones de varios autores e indican que la cartera ideal para las universidades debe tener dichas características para considerarse exitosa. Por otro lado, en Fernández et al. (2018) se han podido identificar alrededor de 7 características que deben considerarse en la cartera de proyectos de TI para su selección. Finalmente, en la Universidad de Alicante (2018) se han podido detectar a través de la revisión de su sitio web, la existencia de 11 características aproximadamente que se requieren cumplir para seleccionar la cartera de proyectos del siguiente período.
5.4 Conclusiones del capítulo
Se han establecido los conceptos generales acerca de la cartera de proyectos de TI, su gestión y madurez. Adicionalmente, se han identificado los aspectos clave a considerar antes, durante y después de su implantación. También se han descrito casos reales de implantación de la cartera en las organizaciones y de manera específica en las universidades. Finalmente, se han determinado procedimientos de implantación de la cartera de proyectos de TI en las universidades, roles de responsabilidad para la gestión de la cartera y se han descrito las características más importantes que una cartera debe considerar para su implantación y gestión exitosa.
La cartera de proyectos de TI recaba un conjunto de proyectos seleccionados y priorizados por la alta dirección. Este aspecto determina la relación existente entre la Gobernanza de las TI y los proyectos de TI. Además, la cartera de proyectos de TI permite la adecuada elección y gestión de los proyectos de TI estratégicos, logrando de esta forma la alineación de la estrategia de TI con la estrategia organizacional.
La gestión de la cartera de proyectos de TI es un proceso riguroso de evaluación, selección y priorización de proyectos de TI. Si se incluyen herramientas de apoyo de medición, control e incremento de las inversiones, permite la generación de una cartera de proyectos de TI organizada y con una combinación de proyectos que puedan lograr de manera eficiente y eficaz los objetivos propuestos por la alta dirección. Además, una cartera de proyectos de TI debe aprovechar al máximo los recursos existentes (humanos y materiales).
Las organizaciones pueden establecer el nivel de madurez respecto a la gestión de la cartera de proyectos de TI que se tiene implantada. Esto permite establecer los planes correctivos que ayuden a la gestión de la cartera a involucrar elementos adicionales, que permitan mejoras en la evaluación, selección y priorización de los proyectos de TI. Una organización puede tomar de referencia el modelo de madurez de la gestión de la cartera de proyectos de TI, para iniciar un proceso de implantación de la cartera, que además, involucre elementos considerados base para su implantación. Esto permitirá en el transcurso del tiempo tener una selección más objetiva de los proyectos a considerarse dentro de la cartera.
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La experiencia de los involucrados en la gestión de la cartera es fundamental en el tiempo, de esta forma se logrará disciplina organizacional en donde se podrá percibir de una forma más madura el alineamiento de las TI con la estrategia organizacional.
La decisión de implantar una cartera de proyectos de TI conlleva una gran responsabilidad de la alta dirección. Debe existir conciencia de que esto provocará cambios en varios procesos organizacionales tales como la planificación y la asignación de presupuestos, entre otros. Además, es necesario el involucramiento de nuevos roles y equipos de trabajo para la gestión adecuada de la cartera. Estos equipos deberán estar conformados por los directivos y personal de apoyo cualificado (con conocimiento del negocio), que posibilite la adecuada selección y priorización estratégica de los proyectos de TI.
En el caso de las universidades, se han logrado identificar modelos de implantación y funcionamiento de la cartera de proyectos de TI que incluyen procesos y actividades adaptadas a este tipo de instituciones. Para la implantación se consideran relevantes la transparencia, la comunicación, la valoración y priorización de los proyectos, y el seguimiento adecuado de los mismos. De igual forma que en el resto de las organizaciones, se identifican roles de responsabilidad para la gestión adecuada de la cartera universitaria. Se involucra a la alta dirección en la selección y priorización de la cartera, y se conforman equipos y comités de apoyo que en conjunto con el departamento de TI ponen en marcha la adecuada gestión de la cartera de proyectos de TI.
Se ha encontrado información respecto a experiencias en la implantación de la cartera de proyectos de TI tanto en las organizaciones a nivel general, como de manera específica en las universidades. A través de algunos informes recabados por instituciones profesionales se ha logrado determinar el alto impacto estratégico que tiene la cartera de proyectos de TI para el logro de los objetivos organizacionales. Se observa como el involucramiento de la alta dirección en la iniciativa de la cartera de proyectos de TI, acompañado del CIO y la intervención de un equipo de gobierno conformado por gerentes de las diferentes áreas, pueden alcanzar un alto nivel de madurez de Gobernanza de las TI y asegurar la correcta implantación y gestión de la cartera. En el caso de las universidades, se han encontrado experiencias en 3 países (España, Ecuador y México), quienes han generado informes respecto al estado actual de las TI en las universidades. Se pudo determinar las actuales condiciones que tienen las universidades, respecto a la existencia y funcionamiento de la cartera de proyectos de TI, inversión en TI y el involucramiento de la alta dirección en la priorización y selección de proyectos de TI.
Respecto a las características de la cartera de proyectos de TI, se han identificado las más importantes a través de la contribución de investigaciones. Varios autores han seleccionado las características más relevantes que se deben acatar para la puesta en marcha de una cartera de proyectos de TI. Entre estas características sobresalen, la alineación estratégica, riesgos, balance, priorización, optimización y valor organizacional. En el caso de las universidades se han encontrado tres referentes, que incluyen características identificadas a nivel general y de las cuales se han seleccionado las que puedan adaptarse a la realidad de las universidades. Este proceso de selección de características se encuentra apoyado por investigadores con experiencia en temas relacionados a la Gobernanza de las TI.
En los capítulos 4 y 5 se han podido identificar aspectos importantes que una cartera de proyectos de TI debe considerar para ser estratégica. Ciertos autores denominan a estos aspectos como atributos, actividades, características, etc.
A continuación, se inicia el último bloque considerado en la investigación (Caso de estudio: universidades públicas españolas).
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