La literatura comenta que se obtiene una ganancia importante de valor para el negocio si se realiza un proceso de reingeniería antes de la implantación de la TI (Mooney, 2001)
La literatura propone que antes de realizar una implementación de TI es mejor desarrollar un marco de referencia general para eliminar incongruencias en cuanto a lo que se desea desarrollar, implementar y usar. El hecho de realizar esto define un mismo concepto para todos sobre una idea y los objetivos de lo que se desea lograr. Se cree que el hecho de utilizar marcos de referencia sirven para realizar un diagnóstico, explicación, y también para determinar el resultado de las implementaciones que los administradores tratan de obtener. (Orlikowsky, 1994)
Las mejores prácticas desarrolladas en un país no necesariamente son las mejores para todos los lugares, algunas de las mejores prácticas no pueden resolver el mismo problema en distintos lugares, esto debido a las circunstancias internas y externas en la organización. Los recursos humanos se ven afectados por este hecho, ya que debido a su cultura o costumbres se encuentran menos motivados al trabajo (Hope, 2001)
Mejores prácticas para una implementación en la estructura organizacional
La literatura apoya a un acercamiento organizacional de TI de forma centralizada y de arriba abajo, sugiriendo que se puede tener más éxito en un acercamiento de este tipo pero debe de ser administrado por la alta gerencia. (Sunasse, 2003)
Implementaciones exitosas
Sunasse (2003) propone los siguientes factores críticos para aumentar las oportunidades de implementaciones exitosas:
Alineación de la estrategia de TI con la estrategia del negocio. Apoyo de la alta gerencia.
Crear una cultura de TI. Uso de proyectos pilotos.
Administrar el conocimiento y entrenamiento. Administrar al personal. (Sunasse, 2003)
El entrenamiento ayuda a reducir la resistencia al cambio, si un grupo aprende la nueva tecnología, el nuevo grupo puede enseñar a los demás a utilizar la tecnología. Además el entrenamiento provoca entusiasmo, por lo que puede ayudar a reducir los temores de las personas. (Reed, 2005)
Mejores prácticas para la implementación de la estrategia
Las mejores prácticas que recomienda Michael Allio (2005) para la implementación de una estrategia son:
1. Mantenerlo simple, el definir una estrategia de negocio es suficientemente difícil como para complicarlo más, por lo que se debe de buscar tratar de mantenerla lo más sencilla posible debido a que involucra muchos recursos de la organización sino es que todos, por lo que la gente debe de enfocarse principalmente a lo más importante.
2. Mantener un lenguaje común, se debe de buscar que la mayor parte de la gente entienda lo mismo, por lo que se debe de buscar un entendimiento en toda la organización y se deben definir ciertas reglas para comunicarse.
3. Definir roles, responsabilidades y tiempos de entrega. Debido a que la implementación de la estrategia en la organización no la puede definir una sola persona, se necesita la colaboración de las distintas partes de la organización, por lo que es necesario definir quién hará qué y en qué tiempo.
4. Desarrollar métricas eficientes y claras. Debido a que es muy difícil desarrollar una métrica para este tipo de implementación ya que no todo es monetario, es necesario que se implemente una métrica que permita cuantificar y monitorear el desarrollo de la implementación de la estrategia.
5. Balancear objetivos a largo y corto plazo. Los planes de implementación que tienen mayor éxito son aquellos que proveen una mezcla de objetivos a corto y largo plazo.
6. Se recomienda utilizar acciones, se debe de ser preciso. Se debe de ser preciso en las acciones que se tomen ya que se puede mal interpretar un lenguaje débil o ambiguo causando posibles errores en la implementación.
7. Usar un formato común para comunicarse, que busque la claridad y la comunicación. Con esto se busca un medio de comunicación escrito común para todos, en donde se busque eliminar problemas de entendimiento y comunicación que den una base de comparación de los diferentes procesos o datos.
8. Juntarse regularmente en sesiones de tiempo limitadas y estructuradas. Los planes de implementación están destinados a cambiar por el ambiente en el que participa la organización, por lo que es necesario que se tengan juntas ordinarias para lograr la adaptación a la implementación de la estrategia para el medio actual. 9. Adaptar la implementación de la estrategia en base a las capacidades de la organización y en todas las áreas. La implementación de la estrategia no debe de estar sujeta a lo que diga un presupuesto, sino que debe de estar conforme a la empresa y sus objetivos fijados ya que debe de poder influir en el desarrollo de todas las operaciones de la organización.
10. Prepararse para poder administrar consistentemente el proceso de implementación. Existen tres principales fases, el inicio, la parte intermedia y el final. Al inicio existe mucho ánimo pero conforme se va desarrollando se van perdiendo las energías y generalmente se encuentran con problemas ya que se van conociendo algunas mal interpretaciones o errores que se tengan en el desarrollo. En la primera etapa se debe buscar el entendimiento de la mayor parte de la organización de lo que se desea hacer, se debe de obtener el respaldo de la alta organización y se debe de elaborar un documento de los objetivos. En la segunda etapa se ven los desencantos del proyecto, los problemas con los que se van a enfrentar, los recursos adicionales necesarios para la implementación y algunas malas estimaciones por lo que se debe recapitular el estatus de los proyectos y medir de forma que siempre se mantenga un avance. La tercera etapa se fundamenta en dar reconocimiento y recompensas a una buena implementación, a los trabajadores destacados, a los objetivos cumplidos. Al final se debe de documentar el proceso para lograr mejorar la metodología para la siguiente implementación de la estrategia. (Allio, 2005)
2.5.13 Recomendaciones de implementación y operación