6.4 Semantic TPM framework
6.5.4 Discussions
CONTABILIDAD
Fas
e
INICIO Verifica el inventario físico de los bienes Realiza la conciliación de la información obtenida del inventario físicoAnaliza las partidas de propiedad, planta y equipo y establece las condiciones de depreciación Establece el periodo de vida útil del bien
Establece el importe en libros del bien
Registra los asientos contables
Registra los valores actuales
FIN
Fuente: investigación directa Elaborado por: La Autora
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4.5. Presupuesto de implementación del control interno COSO ERM
El presupuesto de implementación del control interno COSO ERM se fundamenta en los costos que se requieren para realizar las actividades consolidadas y delimitadas en actividades preliminares, los componentes del COSO ERM y la diagramación y documentación de los procesos relevantes de propiedad, planta y equipo, para establecer el presupuesto referencial se fundamenta en los costos directos e indirectos que se incurren en cada una de las actividades, para lo cual se consideró el prorrateo de los salarios del personal de la empresa Floralp que participa en cada una de estas actividades y el tiempo estimado que se requiere para cada una de estas teniendo un presupuesto referencial de $3.200. En relación a consultorías externas se considera el presupuesto referencial del evento de capacitación del tema de control interno COSO ERM que es de $1.000 y de la consultoría de la diagramación y documentación de los procesos que es de $1.500, dando un total por este rubro de $2.500. El presupuesto referencial de la implementación del control interno en la Industria Floralp es de $5.700.
Tabla 39. Presupuesto de la implementación del modelo de control interno COSO ERM en la Industria Floralp
Actividades consolidadas Presupuesto
referencial
Producto esperado 1. Actividades preliminares
1.1 Socialización del proyecto de control interno
$300.00 Conocimiento del modelo de control interno por parte de los directivos y personal que tiene relación con este componente en la Industria Floralp
1.2 Evento de capacitación de control interno utilizando el modelo COSO ERM
$1.000 Personal de la Industria Floralp capacitado en el modelo de control interno COSO ERM
2. Aplicación del modelo de control interno
2.1 Ambiente interno $100.00 Estructurado las políticas del ambiente interno y su contexto
2.2 Establecimiento de objetivos $100.00 Delimitado objetivos de control interno 2.3 Identificación de eventos $400.00 Determinado los eventos y los posibles
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2.4 Evaluación de riesgos $400.00 Establecido la valoración de los riesgos en forma cualitativa y cuantitativa y sus efectos
2.5 Respuesta a los riesgos $400.00 Determinado las medidas preventivas –
correctivas de mitigación de riesgos 2.6 Actividades de control $400.00 Definido los criterios de control aplicadas a
las actividades de las medidas de mitigación.
2.7 Información y comunicación $500.00 Medios de información establecidos 2.8 Supervisión $600.00 Estructurados las perspectivas e
indicadores de supervisión, monitoreo y evaluación.
3. Definición, levantamiento, diagramación de procesos
$1.500 Procesos documentados de propiedad, planta y equipo
Total $5.700
Elaborado por: La Autora
4.6. Comprobación de la hipótesis.
4.6.3. Comprobación de la primera hipótesis.
De acuerdo a la información obtenida mediante las encuestas y las entrevistas al personal de la empresa, las políticas y procedimientos de control interno para el control de la propiedad, planta y equipo, son inadecuadas, desconocidas y además no son aplicadas.
4.6.4. Comprobación de la segunda hipótesis.
La información recopilada al personal de la empresa, demuestra que las políticas y procedimientos de control interno, no cumplen con su objetivo de control efectivo, lo que conlleva a confirmar el requerimiento de la implementación de un nuevo Modelo de Gestión de Manejo y Control de la Propiedad, Planta y Equipo para la Industria FLORALP S.A., que asegure un eficaz manejo y control interno de los bienes. Para lo cual se diseñó nuevos procesos, cuyo objetivo principal es implantar un control interno, que vaya de la mano con los objetivos de crecimiento y mejora continua de todos los procesos de la empresa encaminados a la consecución oportuna de los objetivos estratégicos de la empresa.
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CONCLUSIONES
La Industria Floralp S.A tienen como actividad principal la elaboración y comercialización de productos lácteos, específicamente leche UHT y quesos maduros; esta empresa tiene como debilidad central la no aplicación de proceso de control interno en la gestión de propiedad, planta y equipo lo que ocasiona que no se identifiquen los eventos, riesgos y apliquen medidas de mitigación, así como no se establezcan acciones de supervisión y monitoreo.
La no aplicación del control interno en la gestión de propiedad, planta y equipo de la Industria Floralp determina que existan debilidades en los procesos de adquisición de activos, protección, pérdidas, negligencia en su uso y en la aplicación de políticas, para salvaguardar y tener un uso razonable de estos elementos.
De la información de las entrevistas y encuestas se establece que no identifican los eventos y riesgos potenciales que tiene la entidad en los procesos de propiedad, planta y equipo, por lo que no se implementan acciones preventivas, correctivas, que mitiguen y minimicen los eventos y los riesgos que tiene la institución.
Al no disponer de los elementos del control interno no se promueve la identificación de actividades, acciones de respuesta a los riesgos a través de políticas, procesos implementados, para proporcionar una reducción a un nivel aceptable de los efectos que pueden ocasionar los riesgos en la operatividad de la empresa.
Los riesgos en la gestión de propiedad, planta y equipo suponen la posibilidad de pérdidas que se pueden ocasionar debido a la debilidad en los sistemas de información inadecuados, fallas en los controles internos, para determinar el funcionamiento, el estado actual, la custodia y salvaguarda de estos activos.
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RECOMENDACIONES
La gerencia de la Industria Floralp S.A debe implementar el modelo de control interno en la gestión de propiedad, planta y equipo que representa un rubro importante de la inversión y patrimonio que tiene la empresa para que contribuya de manera eficaz y eficiente en las operaciones, en la vida útil, en la custodia y seguridad razonable de estos activos.
Aplicar los procesos diseñados y conformados por un ciclo de actividades para cumplir en forma pertinente la adquisición, mantenimiento, control de propiedad, planta y equipo, de la empresa, lo que permitirá generar valor agregado y conseguir resultados óptimos para la empresa en términos de control interno de los elementos de propiedad, planta y equipo.
Mediante la aplicación de los criterios de la ISO 31000 se deben identificar los eventos y riesgos potenciales de los procesos de propiedad, planta y equipo, de forma que permita su valoración en cuanto a la probabilidad de ocurrencia y el impacto desde el punto de vista de costos y deberá ser elaborado por un grupo integrador en el que participe la gerencia.
Se sugiere que las acciones de respuesta al riesgo sean direccionadas por la gerencia en los distintos niveles organizacionales para su cumplimiento de forma que contribuya a fortalecer las medidas emprendidas para proteger sus activos y promover la confiabilidad de la información contable financiera relacionada con los elementos de propiedad, planta y equipo.
Se debe asignar la responsabilidad para el uso, la custodia y salvaguarda al personal que utiliza los equipos y maquinaria sea esta del área de producción, administración y ventas, definiendo que los empleados se identifiquen con sus equipos y asuman las responsabilidades sobre estos bienes desde el momento que son entregados.
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Bibliografía
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Valencia Rodriguez, J. (2010). CONTROL INTERNO: UN EFECTIVO SISTEMA PARA LA EMPRESA. México: MAD.
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ANEXOS
Anexo 1: Encuesta dirigida a los involucrados con el uso y manejo de la Propiedad, Planta
y Equipo de Floralp S. A.
Anexo 2: Entrevistas aplicadas al Jefe Financiero, Contador General, Jefe de Recursos
Humanos, Jefe de Tecnologías de La Información.
Anexo 3: Procedimientos actuales que se utilizan para el control de Activos Fijos de
Floralp S.A.
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Anexo 1: Encuesta dirigida a los involucrados con el uso y manejo de la Propiedad, Planta
y Equipo de Floralp S. A.
1. La empresa dispone de un manual de procedimientos para el manejo y control de los bienes de propiedad, planta y equipo?
a) Sí ( ) b) No ( )
2. Tiene conocimiento de los procedimientos para el manejo y control de los bienes dela empresa? a) Sí ( ) b) No ( ) Por qué? ……… ………
3. En qué grado cree que cubren las necesidades reales de control de la empresa: a) Todo ( ) b) Mucho ( ) c) Poco ( ) d) Nada ( ) Por qué? ……… ………
4. Cree que los procedimientos son específicos al momento de la definición de funciones? a) Totalmente de acuerdo ( )
b) De acuerdo ( )
c) Parcialmente de acuerdo ( )
5. Cree que se debería mejorar estos procedimientos para hacer más efectivo el aprovechamiento de estos recursos:
a) Totalmente de acuerdo ( ) b) De acuerdo ( )
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6. Considera que se podría optimizar el manejo de los bienes? a) Sí ( )
b) No ( ) Por qué?
……… ………
7. Quién se encarga de la recepción de bienes adquiridos: a) Guardalmacén ( )
b) Personal del área que solicitó el bien ( ) c) Otro,
especifique……….
8. Al momento de recibir el bien, se elabora algún informe: a) Siempre ( )
b) A veces ( ) c) Nunca ( )
9. Si se elaboran informes, éstos siempre son favorables: a) Sí ( ) b) No ( ) Por qué ? ……… ……… ………
10. Quién realiza primero el registro de los bienes a) Contabilidad ( )
b) Bodega ( )
11. Existe alguna persona encargada específicamente del registro de los bienes de propiedad planta y equipo, que ingresan a la empresa?
a) Sí ( ) b) No ( )
Especifique……… ………
118
12. Los registros se los realiza inmediatamente: a) Siempre ( ) b) A veces ( ) c) Nunca ( ) Por qué?……… ……… …………
13. La identificación de los bienes en las tarjetas de control se hace de acuerdo a la descripción de la facturas de compra o documentos de ingreso?
a) Siempre ( ) b) Parcialmente ( )
14. Al momento de instalar los bienes, se incurren en gastos adicionales: a) Siempre ( ) b) A veces ( ) c) Nunca ( ) Por qué?……….……… ……… ………
15. Estos gastos se incluyen en: a) Costo del Bien ( ) b) Gastos de Instalación ( ) c) Otros ( )
16. Se elabora una tarjeta de registro de cada bien a) Sí ( )
b) No ( )
17. Todos los bienes tienen asignados custodio y responsable de su manejo? a) Sí ( )
b) No ( )
18. Siempre que se adquiere un nuevo bien, se capacita al personal para su manejo adecuado: a) Sí ( )
b) No ( )
22. Se realizan egresos de bienes por donaciones:
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b) No ( )
23. Estas donaciones realizan mediante un informe técnico?
a) Sí ( ) b) No ( )
24. Los bienes son a darse de baja, también requieren de un informe técnico?
a) Siempre ( ) b) A veces ( )
25. Existe egresos de bienes por venta?
a) Sí ( ) b) No ( )
26. Quién determina los precios de venta:
a) Bodega ( ) b) Contabilidad ( ) c) Jefe de Compras ( )
d) Otro, especifique ………
27. Los bienes se trasladan a otras sucursales:
a) Siempre ( ) b) A veces ( ) c) Nunca ( ) Por qué?……… ……… ………
28. Considera adecuado el procedimiento para registrar el traslado de estos bienes
a) Sí ( ) b) No ( )
Por qué?……… ……… ………
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29. Es fácil tener conocimiento de la ubicación exacta de los bienes en ausencia de sus custodios? a) Sí ( ) b) No ( ) Por qué?……… ……… ………
30. La toma física de los bienes se la realiza anualmente:
a) Sí ( )
b) No ( )
Por qué ………..……… ……… ………
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Anexo 2: Entrevista Jefe Financiero y Contador General:
1. ¿Considera que el control y el manejo actual de la PPE de la empresa es eficiente? 2. ¿Cree que los procedimientos para el control de PPE, cubren las necesidades de la
empresa?
3. ¿Existe un adecuado y oportuno registro de los movimientos de la PPE dentro de las sucursales de la empresa?
4. ¿La información que se dispone de la PPE de la empresa es confiable para la toma de decisiones?
5. ¿Existe concordancia entre la descripción de los bienes en los registros de bodega con los de Contabilidad?
6. ¿Considera que la toma física de inventarios debe realizarse con mayor frecuencia? 7. ¿Se realiza periódicamente una conciliación de los bienes de PPE entre bodega y
Contabilidad?
8. ¿Se cumple con todos los procedimientos implementados para el manejo y control de la PPE?
9. ¿Existen tarjetas de Control, que nos permitan determinar la ubicación exacta de los bienes?
10. ¿Los bienes tienen asignados responsables?
11. ¿La información que se dispone actualmente, es confiable a la hora de tomar decisiones con respecto al presupuesto para compras de PPE?
Entrevista Jefe De Recursos Humanos: 1. ¿Existe un manual de funciones?
2. ¿Se capacita al personal de bodega en el tema de manejo de los bienes?
3. ¿El personal involucrado en el manejo de los bienes, dispone de un nivel de educación adecuado?
4. ¿Se exige que el personal involucrado en el manejo de la PPE, tenga experiencia laboral en el tema?
5. ¿Considera que el personal que se encarga del manejo y control de los bienes es el necesario?
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Entrevista Jefe de Tecnologías de la Información:
1. ¿Cree que el Sistema Informático utilizado en la empresa es idóneo para el control de los bienes?
2. ¿Considera que el registro de los movimientos de los bienes en el sistema, cubre con las necesidades de control?
3. ¿Estima necesario se mejore los procesos, para optimizar la información que se alimenta al sistema con respecto a la PPE?
4. ¿Considera que la información que proporciona el sistema contable, se ajusta a la realidad de las operaciones que se realizan en la empresa, con respecto a las transacciones de la PPE?
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Anexo 3: Procedimientos actuales que se utilizan para el control de Activos Fijos de
Floralp S.A. PROCEDIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Codigo: FLPRC Revision: 00 Fecha: 10/07/08 Pagina : 1 de 7 1. Objetivo
Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal, la custodia y el control del ingreso, manejo y egreso de los bienes a la empresa.
2. Alcance
Todos los responsables de los Activos Fijos en la Empresa
3. Aprobación
ELABORADO POR: Jefe Financiera APROBADO POR: Comité Operaciones
4. Procedimiento
Antecedentes:
Existen los siguientes motivos de Ingreso y Egresos de activos Fijos:
INGRESOS
- Ingreso de activos fijos por Adquisición.
- Ingreso de Activos fijos Fabricados
- Ingreso por Donación de Activos Fijos
EGRESOS
- Egreso por Donación de Activos Fijos
- Egresos de Activos Fijos por Bajas
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- Venta de Activos Fijos
TRASLADOS
- Traslado de Activos Fijos entre localidades completos
- Traslado de Activos Fijos entre localidades por partes
1.Ingreso de Activos Fijos.
1.1.Ingreso de Activos Fijos por Adquisición.
El procedimiento para el ingreso de los bienes por adquisición, se describen partiendo de las Compras efectivas. (procedimiento de compra de activos fijos) .
1.1.1. Recepción física del activo Fijo. El Bien físicamente lo recibe el responsable del área
destinada de Administración de Recursos Materiales y verifica, su estado, sus características, y llena la ficha del Bien., da su correspondiente aceptación o novedades del bien.
1.1.2. El responsable de Administración de Recursos Materiales llena el Formulario (una copia)
―Ingreso de Activos Fijos‖, el mismo que será legalizado el original archivará y la copia
entregará a contabilidad para el ingreso.
1.1.3. Jefe de compras entrega a asistente contable toda la documentación que sustenta y
verifica con el presupuesto y afecta el compromiso, en el sistema Flexline. Es decir efectúa el registro contable correspondiente.
1.1.4. El responsable de Administración de Recursos Materiales, organiza la instalación del
activo fijo en el lugar designado. Y presentará un informe de los gastos de instalación.
1.1.5. El responsable de Administración de Recursos Materiales elabora el Acta de Entrega –
Recepción y entrega el bien al Jefe de Área, quien se encargará de designar un custodio y responsable de la misma
1.1.6. La capacitación en caso de ser necesario se la brindará al personal que empleará dicho
bien.
1.2. Ingreso de Activos Fijos Fabricados
Este procedimiento se aplicará en el caso de que se fabrique o elaboren internamente bienes de activos fijos, se ingresarán los bienes al patrimonio institucional, mediante el siguiente proceso:
125
1.2.1. Jefe de Mantenimiento, Comunicará a la gerencia de Operaciones, que los bienes uso
que fueron autorizados a fabricación, se encuentran terminados, adjunta detalle , características de los mismos, destino y el área en la que se va a emplear.
1.2.2. Gerencia de Operaciones recibe comunicación y determina, el costo del bien fabricado y
se designará un delegado para que participe en la entrega recepción; Jefe de Mantenimiento Elabora el acta de entrega recepción en original y dos copias, original para contabilidad, otra copia para el área encargada de los activos fijos (área de mantenimiento).
1.2.3. Contabilidad.- recibe el acta de entrega – recepción y toda la documentación del
proyecto y dispone el registro contable de los bienes valorados.
1.2.4. Jefe mantenimiento.- entrega los bienes y realiza la ficha técnica del activo.
1.2.5. Jefe de mantenimiento elabora el Acta de Entrega – Recepción y entrega el bien al Jefe
de Área, quien se encargará de designar un custodio y responsable de la misma.
1.2.6. La capacitación en caso de ser necesario se la brindará al personal que empleará dicho
bien.
1.3. Ingreso por Donaciones de Activos Fijos
Este procedimiento se aplicará en el caso de que una entidad previa comunicación exprese su deseo de transferir gratuitamente o donar determinados bienes, sea por propia voluntad o a solicitud de la entidad interesada.
1.3.1 En el caso de ser positiva la donación la gerencia de operaciones designa una persona
responsable (área de mantenimiento) para que efectúe la inspección.
1.3.2 Área de Administración de Recursos materiales procede a la inspección y evaluación
técnica de los bienes, elabora un informe y remite a la gerencia de operaciones.
1.3.3 Gerencia operaciones.- recibe el informe, analiza su contenido:
Si no es conveniente la donación comunica a la institución donante y se archiva documentos.
Si la donación es conveniente y útil, aprueba y autoriza a la persona responsable (área mantenimiento) para que intervenga en la entrega- recepción de los bienes donados.
De ser aceptada la donación y si los bienes no están valorados, en el informe se harán constar los precios estimados por cada bien.
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1.3.4. Se legaliza la donación conjuntamente con los funcionarios de la institución donante
haciendo constar también las firmas de los titulares de la entidad en original y dos copias, una para contabilidad, una para responsable de activos fijos (área de mantenimiento).
1.3.5. Área contabilidad.- Recibe una copia del acta de donación y dispone se efectúe el
registro contable al costo histórico de los bienes y de no contar con ello, al valor estimado por la persona responsable (área mantenimiento).
1.3.6. El responsable de Administración de Recursos Materiales elabora el Acta de Entrega –
Recepción y entrega el bien al Jefe de Área, quien se encargará de designar un custodio y responsable de la misma
2. Egresos de Activos Fijos
2.1. Egreso por donación de Activos Fijos
Este procedimiento se aplicará en el caso de que la gerencia exprese su deseo de transferir gratuitamente o donar determinado bien, sea por propia voluntad o a solicitud de la entidad interesada.
2.1.1 En el caso de acordarse la donación la gerencia de operaciones designa una persona
responsable (Administración de Recursos Materiales) para que efectúe la inspección y emita un informe del estado del bien.
2.1.2 Administración de Recursos Materiales procede a la inspección y evaluación técnica de
los bienes, elabora un informe.
2.1.3 Gerencia operaciones.- recibe el informe, analiza su contenido:
Si no es conveniente la donación comunica al interesado y se archiva documentos.
Si la donación es conveniente y útil, aprueba y autoriza a la persona responsable (área mantenimiento) para que intervenga en la entrega- recepción de los bienes donados.
2.1.4 Se legaliza la donación conjuntamente con los funcionarios de la institución donante
haciendo constar también las firmas de los titulares de la entidad en original y dos