Ethics, positionality and challenges

Diarios Auxiliares. Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Diario Auxiliar de Compras a Crédito. Diario Auxiliar de Ingresos

de Caja. Diario Auxiliar de Egresos de Caja. La Cuenta Control y las Cuentas Auxiliares. Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar. Esquema.

OTRAS FORMAS DE DIARIO: DIARIOS Y MAYORES AUXILIARES NECESIDAD DE SU EMPLEO

Según lo establecido en el Código de Comercio, todo comerciante tendrá que llevar sus libros principales:

El Libro Diario El Libro Mayor

El Libro de Inventarios.

Pero además, podrá llevar todos los libros auxiliares que estimare conveniente, para obtener un mayor orden y control en sus operaciones.

Hasta el momento hemos visto casi todos los pasos del sistema contable, pero utilizando sólo los libros de carácter obligatorio.

En el Libro Diario asentamos las operaciones que se llevaban a cabo en una Entidad, luego realizábamos los pases al mayor general y después formulábamos un Balance de Comprobación, con los saldos que mostraban las cuentas en el mayor general a una determinada fecha.

A medida que aumenta el número de transacciones en una organización (ventas, compras, pagos, cobros, etc.), en esa misma magnitud aumentará la tarea contable; por lo tanto la utilización de este solo juego de libros (Diario y Mayor), trae como consecuencia una gran pérdida de tiempo, debido a que sólo una persona utilizará el libro Diario cuando está registrando las operaciones, una vez asentada, una sola persona tendrá que utilizar ambos libros para efectuar los pases; demorando así la información contable necesaria para la buena marcha de la organización.

Ejemplo:

En una empresa mediana, diariamente ocurren de una manera casi constante las siguientes operaciones:

Ventas a Crédito 15 por día Ventas al Contado 6 por día Compras a Crédito 3 por día Pagos Varios 10 por día Cobros a Clientes 10 por día

estimando que mensualmente esta empresa trabaje 22 días, las operaciones mensuales serán:

968 operaciones promedio que tendrán que registrarse mensualmente; sin incluir aquellas que no hemos tomado en cuenta, porque no se realizan constantemente, como por ejemplo: adquisición de activos fijos, devoluciones en ventas, compras al contado, devoluciones en compras; desincorporación de activos fijos, etc.

Luego de registradas las operaciones, hay que hacer los pases al Libro Mayor; donde cada cuenta deberá tener habilitado su correspondiente folio y donde a la mayoría de ellas tendrá que hacérseles un número determinado de cargos y abonos.

Con relación a las Ventas a Crédito, cada operación amerita un:

Cargo - Cuentas por Cobrar XX

Abono - Ventas XX

mensualmente tendrán que registrarse 330 operaciones lo que amerita que se formulen 330 asientos de diario, lo que implica que las Cuentas por Cobrar tendrán que cargarse 330 veces y la cuenta Ventas abonarse 330 veces.

Con relación a los Cobros a Clientes, cada registro amerita:

Cargo - Caja XX

Abono - Cuentas por Cobrar XX

mensualmente tendrán que registrarse 220 cobros; formulándose 220 asientos y por lo tanto la cuenta Caja recibirá 220 cargos y las Cuentas por Cobrar 220 abonos.

En resumen tenemos, que registrando las Ventas a Crédito del mes y los Cobros a los Clientes, la Cuenta por Cobrar presenta la siguiente situación:

Lo mismo ocurrirá con las demás operaciones que hemos señalado; hay que formular una serie de asientos que repitan las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan, y luego realizar una serie de pases que afectan a esas mismas cuentas; teniendo más trabajo, más riesgo a equivocarnos, más dificultad en la obtención de los saldos y una gran pérdida de tiempo.

En estos momentos tendríamos que pensar en empresas que realizan y deben registrar miles y cientos de miles de operaciones mensuales, lo cual sería imposible con el tradicional sistema de un solo Diario y de un solo Mayor. Es entonces cuando los

contadores acuden al Código de Comercio y requieren diversificar los métodos de registro para establecer una correcta división del trabajo. Por supuesto, es importante aclarar que esto será independiente de usos de sistemas manuales o de los modernos sistemas de computación, que muchas empresas y profesionales de la contaduría están obligados a usar.

Se han creado diferentes métodos para llevar la Contabilidad y uno de ellos es la utilización de los Diarios y Mayores Auxiliares (utilizados por la mayoría de las empresas). Para que exista división del trabajo, para que varios empleados puedan trabajar simultáneamente en la Contabilidad, es necesario tener varios libros; generalmente estos libros auxiliares están diseñados para los diferentes tipos de transacciones; con esto se reduce mucho el uso del diario general y del mayor general.

Los Diarios Auxiliares dependen mucho de la naturaleza del negocio y de los tipos de operaciones que ella realiza con mayor frecuencia.

Entre los Diarios Auxiliares generalmente utilizados tenemos: 1. Diario Auxiliar de Ventas a Crédito

2. Diario Auxiliar de Compras a Crédito 3. Diario Auxiliar de Ingreso de Caja 4. Diario Auxiliar de Egreso de Caja

5. Diario Auxiliar de Descuentos en Ventas, etc.

Todas aquellas operaciones que tengan que ver con uno de esos diarios, se registran directamente en ellos; aquellas operaciones que no guarden relación con ninguno de estos diarios auxiliares, serán registradas en el Diario General directamente.

Cuando estudiamos el Diario General dijimos que este libro obligatoriamente debe ser sellado antes de comenzar a utilizarse, estos libros auxiliares pueden ser sellados, pero no es obligatorio; si se sellan le dan mayor validez.