Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP), viene ofreciendo su servicio a la colectividad motorizada hace 5 años, sus resultados
determina que es necesario optimizar la comunicación no solo con el personal que labora en la institución, sino que es menester que a los clientes que utilizan el aparcamiento público en la ciudad de Puyo conozcan el desarrollo de las políticas y los procesos que inducen la utilización y las sanciones, según la Ordenanza que reglamenta y regula la operación del (SEROT-P).
Objetivos.
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Organizar una política de comunicación externa, con el propósito de crear en la sociedad de Puyo y la Amazonia una Imagen positiva del Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP).
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Objetivos Propuestos.
Generar credibilidad y confianza en el personal que presta el servicio y los clientes que utilizan el aparcamiento del Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP) y su personal.
Mejorar el proceso de comunicación y de atención a los requerimientos de los usuarios o beneficiarios del parque automotor y servicios que presta la institución (SEROTP).
Ofrecer información de interés para los propietarios de los automotores sobre la política, ordenanza municipal y/o normativa que despliega el (SEROTP)
Público Objetivo
El presente plan de comunicación, determina en primer lugar a los propietarios de vehículos que utilizan el parque automotor (SEROTP) y en segundo lugar los medios de comunicación que serán el nexo con el resto de la sociedad que es el tercer público objetivo.
El Mensaje.
El mensaje que se defina para para la transmisión en cada una de las relaciones con el público objetivo adscrito externos, direccionarán para dejar en claro que el Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP), es una institución que trabaja con el propósito de ser sustentable y sostenible y con compromiso social, esta interrelación no es más que el contacto que el cliente va dimensionando día a día y por diferentes medios. Es el caso de la atención personalizada que recibe el usuario. Impactando la cultura de los inspectores de forma directa, llevándose el cliente una imagen del (SEROT-P) en la ciudad de Puyo.
La Estrategia
Para el caso de estudio, se levantara una base de datos de los usuarios del parque automotor de la ciudad de Puyo, se propone datos que sean manejables por medios electrónicos, con el propósito de enviar información y mensajes específicos del (SEROTP).
De igual manera será necesario levantar una base de datos mediante una Matriz con los medios de comunicación local: prensa hablada, escrita, televisada y sistemas
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electrónicos con los responsables, cuyo fin será mantener un contacto permanente para un trabajo de alianza estratégica en bien de la sociedad e imagen de la Institución.
El (SEROT-P) deberá generar material promocional y de utilidad con el logo institucional, cuyo propósito que los inspectores distribuyan entre los usuarios o beneficiarios del parque automotor: Trípticos, strikes y/o enunciados que publiciten y viabilicen la imagen de la institución.
Acciones de comunicación.
Se deberá nominar un responsable en comunicación institucional (SEROTP) de manera semanal. Este generará mensajes claros – transparentes, que se relaciones con la misión, visión y valores, asociados con los objetivos institucionales de información. Los mismos se deberán direccionar a nuestra base de datos y/o público objetivo, sobre las actividades y decisiones tomadas por el (SEROTP), en requerimiento de mejorar el servicio.
Las actividades a desarrollarse y/o acciones que ejecuten de manera informativa el (SEROTP) serán establecidas mediante ruedas de prensa, una vez al mes. Los mismos constituyen la voz de la institución. Medios que complementan eficazmente la labor organizativa al suministrar toda la información de los servicios que ofrece al público, deben estar inteligentemente redactados y puestos de manera correcta.
Por ello para que el contenido del mensaje y o información detallada debe ser receptado lo más completo posible, el mismo deberá tener o constar de tres elementos importantes.
1. Ha de contener aspectos claros en relación a la idea que la institución (SEROTP) quiere transmitir.
2. Debe estar presentado de forma que capte la atención de los destinatarios.
3. Debe ser lo más concreto posible para que el receptor pueda llegar a las conclusiones que tenemos previstas.
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Qué Comunicar
Lo primero que se debe tener claro es el propósito de la comunicación institucional (SEROTP) ¿Qué se pretende conseguir? ¿Para qué vamos a comunicar? y ¿Con que finalidad?
No es lo mismo tener el objetivo de informar que el de convencer, persuadir, incitar a la acción o contenerse.
Cada uno de estos propósitos tiene una estructura y un planteamiento comunicativo totalmente diferentes.
De acuerdo con el objetivo establecido, se deberá determinar los contenidos a transmitir. No hay comunicación sin contenidos. Es la materia prima de toda comunicación.
Por ello al comunicar algo hay que pensar en el contenido a comunicar y en los interlocutores. Hay que tomar un tiempo para clarificar los objetivos de la comunicación teniendo en cuenta la importancia del tema y los que se quiere conseguir.
A quién comunicar
En cada caso de comunicación de la institución (SEROTP) habrá que adaptar el mensaje al público objetivo al que va destinado (edad, nivel cultural, situación…..). No es lo mismo comunicar un mismo mensaje a los usuarios del parque automotor y sus inspectores o personal institucional.
El mensaje tiene que ser importante y presentar un cierto interés para el receptor del mismo, lo cual lleva en que cada caso tengamos que ajustarlo y adecuarlo en función de las personas que lo van a recibir.
Cómo, dónde y cuándo comunicar.
Por cuanto más sentidos del receptor penetre el mensaje, mucho mejor. Por ello debemos considerar aspectos tan variados como:
Si va a ser solo verbal, o no vamos a apoyar en notas escritas, transparencias, videos, ordenador, etc.
El tono a utilizar.
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Para hacer una comunicación de calidad no hay otro secreto que el de su preparación. Por ello, investigar, escuchar y trabajar en la preparación es el mejor sistema para comunicarnos adecuadamente.
Es necesario conocer el lugar donde vamos a transmitir nuestro mensaje con el fin de educar los medios a las condiciones ambientales.
Cronograma.
En base a la comunicación y/o creación de la misma, se debe generar una matriz en la cual se establezca de manera lógica las acciones, actividades y fechas que determinen la realización y asignación de los responsables y voceros, para el logro de la comunicación y crear la imagen corporativa esperada.
Presupuesto
El Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP), deberá presupuestar los costos de elaboración de productos promocionales, de la mima manera la contratación de un profesional en la comunicación institucional, profesional que el plan y asesore de manera directa a él o los veceros (inspectores) institucionales.
Control y seguimiento.
Los resultados deben ser medibles luego de la ejecución del plan. Deberá aplicar entrevistas en la sociedad y usuarios del parque – automotor, con el propósito de conocer sobre el que hacer del (SEROTP).
Entrevistas con los inspectores y los usuarios del parque automotor para ver si a quedado claro o no la identificación institucional, a ello se incluye: misión, visión y valores institucionales.
Verificar que los medios de comunicación comprometidos en los diferentes programas y publicaciones se haya o se difunda la información generada desde la institución (SEROTP).
Evaluación Final.
La labor de seguimiento y control será el punto de inicio, para la evaluación de los resultados finales de la comunicación en concordancia con la imagen corporativa o institucional, cuyo propósito analizar cuantitativamente si los resultados que fueron planteados, crearon mayor comunicación, y que si las estrategias deberían a no fortalecerse y cuales modificarse, con el propósito de mejorar la misma.
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Conclusiones
Que el análisis de la comunicación externa que se propone, al Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP) si fortalecerá su imagen corporativa en la ciudad de Puyo y sociedad del canto y provincia de Pastaza y, a la vez es un direccionamiento y/o herramienta que hoy en día es muy necesaria para el fortalecimiento institucional, principalmente cuando la comunicación interna y externa obedece a una razón de ser; la comunicación de las disposiciones de la dirección o gerencia, la participación en las decisiones y el flujo de información entre los actores de la organización, respectivamente son de importancia para las actividades diarias.
No basta con una estructura fuerte de comunicación o con una participación de los inspectores o medios de comunicación manifestando una robusta información. Al contrario se requiere de una comunicación horizontal entres el público como actores o personas, entre equipos, entre la unidad, de igual a igual. Siendo su principal objetivo en el que las acciones permitan la interrelación entre las comunicaciones que vienen de gerencia y aquellas que tienen origen en los mandos menores. Siempre socializando los principios de la organización con los fines corporativos.
La participación del público externo en las decisiones de comunicación para con la organización, se ha visto como una amenaza a los intereses de la dirección o gerencia de la administración del El Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado Puyo (SEROTP). Sin embargo, debe dársele el talante necesario que permita y estimule la convivencia significativa de las personas, donde la realización personal sea el fin de la propia organización.
Las acciones comunicativas que se desprenden, deben dar origen a una estructura sólida de mecanismos sostenibles que garanticen un clima favorable de la organización. La participación de los inspectores y los medios de comunicación permitirá ensanchar los espacios participativos hasta lograr los niveles esperados de satisfacción de los públicos
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