Lima 2017 1. Preparación para el evento.
1.1. Selección de la pintura, profesor e itinerario.
La selección de la pintura se efectúa de acuerdo a la gestión de la administración de Art in Bar, previa coordinación con el instructor y la reserva del espacio de recepción (bar, hotel, centro de convenciones, etc.).
La separación del local de recepción para el evento deberá de realizarse una semana antes de la fecha programada como mínimo, así como la confirmación del instructor, teniendo en cuenta la disponibilidad de un instructor de reemplazo, cada uno de los instructores deberán conocer la pintura de referencia como mínimo 3 días antes del evento.
La administración de Art In Bar en todo momento deberá mantener contacto con la administración del local a fin de garantizar la disponibilidad del mismo.
Los materiales y equipos para el evento deberán estar disponibles hasta en 1 día de su utilización, tales como: Lienzos, pinturas, mandiles, manteles plásticos, trípodes, etc., estos deberán estar en óptimas condiciones de limpieza y uso.
La administración y el equipo de trabajo deberán contar con información relacionada al tipo de pintura que se va a desarrollar, contando con información relacionada a la misma tal como: colores y proporciones para los clientes, cantidad total de pintura, tipos de pinceles (máximo 3 por cliente), etc.
La administración deberá hacer un reconocimiento previo del local para establecer el foro máximo disponible y el tipo de escenario que será montado para el evento, tomando en cuenta las dimensiones de las mesas de trabajo y espacio disponible.
La distribución de los lienzos por clientes se planificará como mínimo un día antes del evento tomando en cuenta la ubicación del instructor así como la
separación de su mesa de trabajo, del mismo modo para el asistente, este deberá contar con una mesa de trabajo para tener en reserva los materiales adicionales (pinturas, lienzos, etc.).
Se deberá identificar los medios de limpieza para la ejecución del evento tales como acceso a los baños por parte de los clientes y el asistente.
1.2. Inicio del evento.
Se da inicio al evento con la preparación del local y traslado de materiales. La logística inicia 2 horas antes con un inventario rápido de los materiales que serán llevados al local y coordinación con el personal que asistirán a la cita.
Se procederá con el traslado de los materiales al local del evento con dos horas de anticipación y se procederá con el acondicionamiento del local según el aforo de personas programado para la sesión.
Las mesas de trabajo junto con las del instructor y asistente deberán estar listas con todas las herramientas de trabajo con 30 minutos de anticipación al inicio del evento.
Se deberá coordinar con la administración del local todas las medidas necesarias para la correcta ejecución del evento.
El instructor deberá estar en la sala del evento 30 minutos antes del inicio para hacer un reconocimiento del local y realizar las coordinaciones en el sitio con la administración de Art In Bar y el asistente, de ser necesario probar las herramientas multimedia como micrófonos o proyectores de imágenes.
1.3. Logística y traslado de materiales.
Los materiales serán preparados como mínimo un día antes del evento, y embalados en las cajas de trasporte, debidamente seleccionados y verificados según la guía de trasporta de materiales del evento, la misma que será utilizada al cierre del evento para verificar los materiales que serán retornados.
Todos los materiales utilizados en el evento deberán estar en el local de recepción 1 hora antes de dar inicio a la ejecución.
Ejecución del evento.
1.4. Itinerario.
a) 5 minutos de tolerancia antes de empezar el evento.
b) Inicio del primer segmento del evento y duración de 50 minutos, el instructor da la bienvenida y explica el proceso para desarrollar la pintura, se desarrollan los primeros trazos y bases.
c) En el entre tiempo los clientes pueden disponer de 7 minutos de break haciendo pedidos de tragos y aperitivos en el bar o restaurant y cambiando sus vasos con agua.
d) Inicio del segundo segmento y duración de 50 minutos finales, se dan los retoques finales de la pintura y mensaje de despedida del instructor agradeciendo la participación e invitándolos a pasar por una nueva cesión de Art In Bar.
e) 10 minutos finales para la toma de fotos grupales y secado de pinturas, se entregan bolsas para los clientes y el brindis de despedida.
1.5. Guía del instructor durante el evento.
El manejo del evento se desarrolla íntegramente por el instructor dando las pautas para el desarrollo de la pintura siguiendo en orden el itinerario establecido para el evento.
Luego de los 5 minutos de tolerancia se da la bienvenida al evento de forma efusiva:
Bienvenidos a esta sesión de Art In Bar!, mi nombre es …….., yo seré su Instructor en esta noche (día), esperamos disfruten de esta experiencia!, tendremos pintura, tragos, bebidas y mucha diversión!
Antes de comenzar, les voy a explicar cómo será el desarrollo de esta pintura, no es necesario que seamos artistas experimentados, lo importante es divertirse y no perder de vista al instructor…Pueden solicitar la carta de vinos, licores o aperitivos cuando deseen… el día de hoy tenemos un excelente barman preparando los tragos más exóticos…
Para comenzar…, en sus lugares de trabajo tendremos tres pinceles de diferente tamaño y diferente propósito, empezaremos con el pincel más grande….., también contamos con un recipiente con agua donde
podremos remojar los pinceles durante toda la sesión, también nos va a servir para suavizar la pintura….contamos con los platitos donde trabajaremos los colores antes de aplicar al lienzo…
En el primer segmento (duración 50 minutos), el instructor se asegura de avanzar más del 50% de la pintura propuesta amenizando en todo momento el desarrollo de sus alumnos, de ser necesario pasará revista e indicará personalmente la técnica a cada uno de los clientes sin perder de vista el desarrollo de la pintura y del evento.
Finalizado el primer segmento el instructor dará indicaciones del tiempo de break (máximo 7 minutos), de la limpieza de los pinceles y cambios de agua, también invitará al público a hacer sus pedidos de vinos y/o aperitivos.
En el segundo segmento (duración 50 minutos), el instructor se asegura de que todos hayan alcanzado el 100% de desarrollo de sus pinturas, apoyado en todo momento del asistente para cumplir con esta meta.
Finalmente el instructor hace el brindis de despedida levantando una copa en la mano:
Bueno, finalmente debo felicitar a todos porque han hecho un buen trabajo! (Fuerte aplauso)... esperamos se hayan divertido mucho!, los invitamos hacer un brindis con nosotros esperando verlos nuevamente, y con la plena satisfacción de haber descubierto en ustedes ese artista que llevan dentro, salud por ustedes y muchas gracias!
Los invitamos a las fotos del recuerdo!....
1.6. Guía del asistente durante el evento.
Antes del inicio del evento (7 minutos antes), se deberán colocar las primeras porciones de pintura en las cantidades recomendadas por el instructor a cada uno de los clientes en los platos descartables.
El asistente deberá verificar que las mesas de trabajo de los clientes cuenten con todos los implementos necesarios, tales como: lienzos limpios, platos con las porciones de pintura, vasos con agua llenos, papel de limpieza, mandiles sobre los asientos, y los pinceles para la pintura.
Durante la primera y segunda sesión se asistirá a los clientes con pintura y materiales que sean necesarios, así como sugerencias y apoyo sobre las técnicas de pintura solicitadas por el instructor.
Al finalizar el evento el asistente invitará a los clientes a la toma de fotos finales y entrega de bolas para las pinturas, solicitando a los clientes la entrega de mandiles y herramientas.
2. Cierre del evento.
15 minutos después del mensaje de despedida del instructor, el personal de apoyo procederá al recojo de los pinceles y a su proceso de limpieza para luego ser embalados a las cajas de trasporte.
Se procederá el recojo de los atriles y su embalaje correspondiente, los vasos de limpieza serán vaciados en un recipiente de agua y puestos en bolsas de basura, así como los platos descartables y manteles plásticos (de ser necesario).
Se deberá hacer un inventario rápido de los materiales según lo esperado para el cierre del evento.
La administración deberá verificar que la sala del evento este limpia y ordenada conforme lo acordado con la administración del local, dando por finalizada evento.