Generalmente, el momento en que la familia está preparada para iniciar la planificación estratégica de la sucesión es cuando los hijos oscilan entre los 20-30 años y los padres entre los 50-60.
Asumir el desafío de elaborar un protocolo no es tarea sencilla y requiere el cumplimiento de determinados pasos en la elaboración.
No se trata de un modelo universal que se pueda adaptar indistintamente, sino de una serie de lineamientos que estarán hechos a la medida de la empresa familiar en cuestión; por ende, puede demorar varios meses, según los intereses en juego, temas a considerar y resolver. En todos los casos, se debe prever la revisión y actualización del mismo.
las situaciones posibles presentes y futuras, su redacción se presenta como una tarea ardua, prolongada que sin embargo, valdrá la pena realizar en tanto asegurará el funcionamiento más adecuado para la empresa familiar.
La doctrina aconseja comenzar con un protocolo parcial, que en forma progresiva regule sólo aquellos temas a los que se asigna especial significación, sin perjuicio de que, en forma sucesiva, se puedan ir completando los restantes tópicos en la medida de las necesidades de cada empresa.
Este desafío tiene un primer paso que consiste en vencer la resistencia de los miembros de la familia a elaborarlo, resistencia fundada, en general, en criterios conservadores, bien por el desconocimiento sobre el tema o bien en la negación de que en la familia puedan surgir problemas.
Al respecto, la mejor oportunidad para redactar el protocolo es antes de que se desencadene un conflicto ya que se trata de la prevención de una crisis que puede resultar mayor a la esperada. También se puede introducir a modo de necesidad, es decir cuando existe ya un cierto malestar con alguno de los temas, o cuando hay expectativas inminentes sobre situaciones difíciles (por ejemplo, después de un litigio judicial que desgastó a los familiares y a la empresa), y como una forma de evitar futuros problemas a los socios continuadores.
Una vez tomada la decisión de involucrarse con el proceso de redacción, lo primero que se debe realizar es la designación del asesor, quien por medio de una serie de entrevistas ofrecerá un diagnóstico de la empresa en su estado actual y un pronóstico que determinará los pasos a seguir.
La metodología incluye la participación de un equipo interdisciplinario, que cuente con diversas herramientas (legales, contables, psicológicas, entre otras) y presente los inconvenientes u opciones para que los familiares, en sesiones individuales y luego colectivas, tomen real dimensión de las problemáticas a tener cuenta para volcar en el futuro instrumento.
Desde luego que es exigente el trabajo que se requiere para la realización de un cambio que lleva a la familia a tener que afrontar situaciones que modifican una estructura que vienen aplicando por generaciones; por tanto, se pueden presentar nuevos problemas y resistencias en el proceso de redacción y de allí la necesidad de la designación de un asesor y del equipo interdisciplinario para minimizarlos así como reconducir a la familia hacia el bien común.
Ya adentrados en el proceso de redacción, se inicia la recopilación de la información: el objetivo es obtener en forma clara y precisa las características de la familia, sus relaciones, motivaciones e intereses.
En este sentido, Kopita58 formula algunos elementos de diagnóstico para comenzar a conocer
a la familia y a la empresa, y así desarrollar las propuestas para encarar un proceso de redacción exitoso. Propone como primera medida conocer quién impulsó la consulta, con qué fin, cuáles son las características de la familia, qué tipo de familia es (independiente, interdependiente o coherente) y determinar quiénes son sus integrantes, incluyendo aptitudes, experiencias y capacitaciones.
Con relación a la gestión, es necesario determinar quién toma las decisiones, cuáles son las funciones de quien ha convocado a la reunión en la empresa, quiénes trabajan en la empresa y en qué cargo, cuáles son las funciones clave dentro de la empresa, qué puede aportar cada integrante a la empresa y describir las exigencias de futuro para la misma.
Con respecto a las relaciones, qué tipo de problemas tienen en la empresa, cómo es la relación entre hermanos, con los hijos, se debe considerar si hay problemas de generaciones en la empresa y cómo afectan a la misma.
También debe tenerse en cuenta cuál es el modo de comunicarse con los demás y en la empresa, si hay espacios de comunicación instaurados para tal fin, si hay problemas de comunicación entre los integrantes de la empresa, de qué modo cree cada cual que impacta en la empresa. Esto implica también investigar si hay integrantes que sean poco comunicativos, o bien si se registran situaciones de violencia verbal.
Los últimos temas a tratar son los referidos al futuro de la empresa, es decir aquellos referidos a la sucesión o transferencia de la gestión y de la propiedad, así como también plantear una gestión de prevención y solución de conflictos que permita, en forma rápida y sin resquemores, resolver las discrepancias entre integrantes de la familia.