3.5 Overview of the HRM Model in Nigeria’s Socio-Cultural Context
3.5.1 Exploring the Role of Gender, Nigerian Workers’ Workplace and Lifeworld
A continuación se desglosa la propuesta para desarrollar un direccionamiento estratégico y el sistema de control interno según el modelo COSO:
3.2.3.1. Direccionamiento estratégico.
Con el direccionamiento estratégico se pretende establecer en dónde queremos estar, la empresa para generar utilidades y permanecer en el mercado debe tener en cuenta hacia donde se va y cómo se lo consigue.
3.2.3.1.1. Visión propuesta.
La Ferretería “FERRHER”, será una empresa líder en el mercado en la comercialización de productos ferreteros, de tal manera que alcanzará un excelente posicionamiento en el mercado de la Provincia Tsáchila.
3.2.3.1.2. Misión propuesta.
La Ferretería “FERRHER” tiene a disposición de las personas una amplia gama de productos de ferretería los cuales cumplen con las exigencias de calidad y precios bajos, al mismo tiempo brindar una atención excelente y personalizada al usuario buscando la satisfacción de las necesidades de sus clientes actuales y potenciales.
3.2.3.2. Ambiente de control.
Determina reglas de comportamiento compromete a los directivos en la formación profesional de sus subalternos, el mismo sugiere los siguientes elementos:
48 3.2.3.2.1. Código de ética.
No cuenta actualmente con un código de ética por lo que se propone lo siguiente:
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CÓDIGO DE ÉTICA Pág. 1 DE 2
Objetivo
Establecer principios generales que aporten de manera satisfactoria valores éticos y morales en el comportamiento del personal de la empresa
Principios generales
Se contemplan los siguientes principios:
En relación con la función administrativa
Cumplir y hacer cumplir a cabalidad el código ético de la empresa a través de mecanismos para su aplicación.
Tener información oportuna de la situación actual de la empresa. Ejercer un trabajo profesional, responsable y ético de su actividad.
Mantener al día los registros contables de la empresa con exactitud de manera de que puedan fácilmente.
Brindar información a entes externos en caso de requerirlo.
No ser partícipe de interés propio o usar activos para su propio beneficio.
Trabajar con ética manteniendo confidencialidad en su ejercicio no divulgar ningún secreto profesional.
Velar por cumplir con las obligaciones y deberes que esté sujeta la empresa.
En relación con proveedores y clientes
Mantener relacionas licitas con los proveedores.
Brindar productos en perfecto estado de manera que podamos satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
Entregar productos garantizados y atender reclamos u observaciones de manera eficaz y eficiente.
Elaborado por: Karen Sánchez
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CÓDIGO DE ÉTICA Pág. 2 DE 2
En relación con la competencia
Mantener una lealtad competitiva con otras empresas basado en respeto. En caso de tener una posición privilegiada no actuar con dominio.
En relación con los empleados
Fomentar el respeto y responsabilidad en los empleados como símbolo primordial de sus funciones.
Inculcar y anteponer la honradez y lealtad para una buena convivencia y prestigio de quienes conforman la empresa.
Mantener capacitaciones constantes para asegurar un alto grado de profesionalismo.
Garantizar la seguridad del trabajador adoptando medidas preventivas.
Elaborado por: Karen Sánchez
50 3.2.3.2.2. Compromiso para la competencia.
Más adelante en el manual de funciones se detalla las competencias generales de cada uno de los integrantes de la Ferretería “FERRHER”.
3.2.3.2.3. Organigrama estructural
En la estructura organizacional se ha propuesto implementar un departamento de Control Interno que esté a cargo de un miembro externo de la organización en este caso de un auditor donde se haga visitas cada trimestre para controlar las debilidades de bodega y trabaje en armonía con el departamento contable y jefe de bodega.
Así también se propone la implementación de dos asistentes para el área el departamento financiero que sería tesorería encargado de emitir comprobantes de egreso como efectuar pago a proveedores, y crédito y cobranzas encargado de emitir comprobantes de ingreso y gestionar cobros a clientes.
Ilustración 14. Organigrama estructural propuesto
Fuente: Investigación Elaborado por: Karen Sánchez
GERENCIA GENERAL SUPERVISIÓN DE VENTAS VENDEDORES DEPARTAMENTO COMERCIAL DESPACHO CHOFER BODEGA CONTROL INTERNO TESORERÍA CRÉDITO Y COBRANZA DEPARTAMENTO FINANCIERO FACTURACIÓN
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3.2.3.2.4. Asignación de autoridad y responsabilidad
El manual de funciones es un esquema sistemático donde se detallan las actividades funciones o responsabilidades de cada área que serán ejecutadas por los diferentes integrantes de la Ferretería “FERRHER”.
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MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA GENERAL
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1.- Identificación:
Título del cargo: Gerente General 2.- Descripción General del cargo:
El gerente será el encargado de planificación y dirección de todas las actividades de la empresa para atender las necesidades de los clientes, como la administración y el personal, responsable de poner en marcha la empresa dentro de un marco de políticas y objetivos comunes.
3.- Funciones:
Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, como también de las funciones y los cargos.
Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta. Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
Coordinar con el ejecutivo de ventas y la secretaria las reuniones, aumentar el número.
Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal y contable entre otros.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA GENERAL
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4.- Formación Profesional: a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en administración de empresas o afines. b) Experiencia Laboral.
Mínimo 5 años en puestos similares. c) Habilidades/Destrezas
Habilidades:
Creatividad e inteligencia emocional Sobresaliente comunicación oral y escrita Excelente relaciones interpersonales Toma de decisiones
Habilidad de negociación
Habilidades técnicas conocimiento de los procesos de cada área Destrezas:
Conocimiento de inglés nivel medio – avanzado.
Conocimientos básicos de las actividades de los subordinados y psicológicas como la empatía, sinergia entre otros.
Conocimiento de programas informáticos como Microsoft Office, Sistemas de Contabilidad e Internet.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES FINANCIERO/CONTABILIDAD
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1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe financiero/Contador General 2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de llevar toda la contabilidad de la empresa de emitir informes de pérdidas y ganancias, balances y estados financieros, estar al día con las obligaciones con la administración tributaria.
3.- Funciones:
Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados( comprobantes de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por pagar y otros).
Prepara los estados financieros y balances de ganancia y pérdidas. Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la institución.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros. Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos. Lleva el control de cuentas por pagar.
Lleva la contabilidad y emite la información al SRI. Realiza transferencia bancaria.
Lleva el control bancario de los ingresos de la institución que entran por caja.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES FINANCIERO/CONTABILIDAD
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4.- Formación Profesional: a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas. b) Experiencia Laboral.
Mínimo 3 años en puestos similares. c) Habilidades/Destrezas
Habilidades Creatividad
Toma de decisiones Responsable
Habilidad para resolver problemas de análisis e informática
Destrezas
Conocimiento de análisis financiero Conocimiento de programas contables Conocimientos de derechos tributarios Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES TESORERÍA
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1.- Identificación:
Título del cargo: Tesorera /o 2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de asistir al jefe financiero y encargada de la sección de cajas. 3.- Funciones:
Recibe y registra el dinero de clientes.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros. Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos.
Lleva el control de cuentas por pagar. 4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas. b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares. c) Habilidades/Destrezas
Habilidades Creatividad Responsable
Habilidad para resolver problemas de análisis e informática
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES TESORERÍA
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Destrezas
Conocimiento de programas contables Conocimientos de derechos tributarios Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office e Internet
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE COMERCIALIZACIÓN
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1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe de comercialización 2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de lograr que su grupo de ventas cumpla con los objetivos trazados, utilizando estrategias de marketing y objetivos de mercado, monitoreando continuamente para verificar si se está cumpliendo con lo requerido.
3.- Funciones:
Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.
Realizar un seguimiento de consumo por cada cliente de su zona.
Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión. Supervisar si los vendedores están cumpliendo con las metas propuestas. Buscar mejores nichos de mercado.
Establecer políticas de venta.
Verificar que los clientes estén satisfechos por el servicio y producto. 4.-Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en la carrera de marketing o ingeniería en administración de empresas.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES JEFE COMERCIALIZACIÓN
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b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas Habilidades
Capacidad de negociación
Poseer carisma desinhiba, pero prudente, analítica y bien relacionada Liderazgo
Excelente relaciones interpersonales Principios éticos y morales
Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada Destrezas
Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office e Internet.
Elaborado por: Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES BODEGA
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1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe de Bodega 2.- Descripción General del cargo:
Diseñar, aplicar y controlar, procedimientos que permitan mantener adecuadas condiciones para el manejo de la bodega.
3.- Funciones:
Revisar constantemente el estado de los materiales.
Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos. Verificar el ingreso y egreso del material de bodega.
Organizar, supervisar y coordinar con empresa externa los procesos de distribución de materiales.
Llenar los respectivos documentos del material que ingresa y egresa. Prestar apoyo en todas las actividades requeridas.
Establecer metas y Objetivos para realizar las entregas. 4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en la carrera de administración de empresas. b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares. c) Habilidades/Destrezas
Habilidades Organización Elaborado por:
Karen Sánchez
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MANUAL DE FUNCIONES BODEGA
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c) Excelente relaciones interpersonales Realizar cálculos inmediatos
Tomar decisiones oportunas respecto a actividades de organización de su área
Facilidad de expresión
Planificar sistemas de registros. Destrezas
Manejo de calculadoras Control de inventarios
Técnicas de almacenamiento de materiales Conocimiento de codificación de productos Manejo de suministro en almacén.
Elaborado por: Karen Sánchez
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3.2.3.2.5. Políticas y prácticas de recursos humanos
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REGLAMENTO DE TRABAJO
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En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 64 del Código de trabajo vigente, se establece el siguiente Reglamento Interno de Trabajo para la empresa FERREHER, el cual tiene como función regular las relaciones existentes entre la empresa y sus empleados específicamente para el control interno de las áreas que abarcan la gestión de inventarios por lo tanto el presente manual detallara las principales obligaciones y derechos que tienen los empleados de FERREHER, en estas áreas.
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Artículo 1.- FERREHER, tiene su domicilio en la Parroquia Luz de América, y su actividad es la distribución y comercialización de productos para la construcción tanto local como en la provincia de Sato Domingo de los Tsáchilas.
Artículo 2.- obligatoriedad.- es obligación de la empresa en coordinación con sus trabajadores procurar la prosperidad de la misma y su permanencia como fuente de trabajo. Los trabajadores están sujetos y obligados al cumplimiento del presente reglamento caso contario estarán sujetos a las respectivas sanciones establecidas en el mismo.
Artículo 3.- políticas.- el gerente ejerce los derechos que el código de trabajo le concede en representación de la empresa, a su vez pondrá en conocimiento de los trabajadores las políticas internas de la empresa para su cumplimiento obligatorio.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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Artículo 4.- determinación del trabajo.- las funciones que se asignen a un trabajador están en concordancia con la necesidad de un puesto específico o un departamento para el que se está contratando, para lo cual se considerara sus capacidades, conocimientos y experiencia.
CAPÍTULO II
CONTRATACIÓN Y POLÍTICAS DE SELECCIÓN
Artículo 5.- clases de contrato.- de acuerdo a las necesidades de la empresa podrán celebrarse las siguientes clases de contratos:
a) a prueba b) plazo indefinido
c) ocasionales o temporales d) plazo fijo
Artículo 6.- requisitos de ingreso.- Para formar parte de la empresa en virtud de trabajador e aspirante deberá reunir los siguientes requisitos:
a) Ser mayor de edad. b) ser una persona honesta
c) certificado de antecedentes personales (record Policial)
d) justificar sus conocimientos con documentos sustenta torios (diplomas, certificados) de acuerdo al puesto requerido en este caso para contabilidad o bodega
e) certificado de trabajo de su último empleo en caso de haber trabajado antes. f) certificado de salud
g) Dos fotografías de tamaño carne.
h) Someterse a pruebas técnicas y psicológicas y entrevistas establecidas por la empresa.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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CAPÍTULO II
POLITICAS DE TRABAJO
Artículo 7.- Duración de la jornada.- el horario de trabajo estará sujeta a lo establecido en la ley, 8 horas diarias de lunes a viernes dando un total de 40 horas semanales.
El ingreso de la jornada será a las 08:00 am hasta las 17:00 pm.
En caso de requerirse que el trabajador se quede en la empresa se contara como horas extraordinarias de acuerdo a lo que establece la ley.
Es importante aclarar que el trabajador luego de leer el presente documento se compromete a llegar puntualmente a su trabajo con su debido uniforme además se destinara una hora exacta para el almuerzo.
Artículo 8.- faltas de puntualidad.- el trabajador que tenga más de tres atrasos injustificados en el mes se sujetara a las debidas sanciones impuestas por el empleador
Artículo 9 faltas de asistencia.- el trabajador que faltare por más de tres veces en un mismo mes serán considerados como prueba en a solicitud de visto bueno ante la autoridad competente.
Artículo 10.- horas extraordinarias y suplementarias.- La empresa reconocerá hora suplementarias o extraordinarias para aquellos trabajadores, que de acuerdo con las necesidades de la empresa, realicen tareas operativas fuera de la jornada laboral, en fines de semana o feriados.
Artículo 11.- permisos de trabajo.- serán concedidos únicamente por motivos de: enfermedad, calamidad doméstica, y en los casos permitidos por la ley los cuales serán comunicados a su jefe inmediato o jefe de recursos humanos.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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CAPÍTULO IV REMUNERACIÓN
Artículo 12.- de las remuneraciones: los sueldos o remuneraciones se fijaran en razón de la naturaleza del trabajo, experiencia y preparación profesional no será inferior a lo establecido en la ley.
Las remuneraciones serán pagadas en el lugar de trabajo o depositadas en una cuenta de ahorros o corriente que estos determinen.
Artículo 13.- anticipos: la empresa no está obligada a conceder anticipos pero según el caso si lo hiciere estos valores serán descontados de su sueldo en cuotas o según lo acordado
Artículo 7.- Duración de la jornada.- el horario de trabajo estará sujeta a lo establecido en la ley, 8 horas diarias de lunes a viernes dando un total de 40 horas semanales.
El ingreso de la jornada será a las 08:00 am hasta las 17:00 pm.
En caso de requerirse que el trabajador se quede en la empresa se contara como horas extraordinarias de acuerdo a lo que establece la ley.
Es importante aclarar que el trabajador luego de leer el presente documento se compromete a llegar puntualmente a su trabajo con su debido uniforme.
CAPÍTULO V BENEFICIOS
Artículo 14.- vacaciones: todo trabajador tendrá derecho de gozar anualmente de un periodo ininterrumpido de quine días de vacaciones.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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CAPÍTULO VI
OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
Artículo 15.- Son obligaciones de los trabajadores las siguientes:
1. Cumplir con las disposiciones del condigo de trabajo y leer cuidadosamente el presente Reglamento Interno del código de trabajo
2.Mantener siempre una buena conducta respetando normas de moral y disciplina 3. Efectuar su trabajo en los términos del contrato y bajo la dirección del jefe inmediato 4. Avisar anticipadamente a su jefe inmediato cuando por motivos justificativos no pueda concurrir al trabajo, para que pueda ser remplazado temporalmente.
5. Cuidar de los activos de la empresa y utilizar en forma racional los recursos que se le asigne
6. Fomentar el respeto y armonía en la empresa con los compañeros de trabajo y superiores.
7. Mantener confidencialidad en asuntos de la empresa como asuntos contables, técnicos, estrategias de comercialización, u otros.
8. Cumplir con las normas de seguridad vigilando su propia seguridad y a de sus compañeros.
9. Hacer uso del uniforme proporcionado por la empresa
10. Mantener un trato cordial y amable con los clientes y proveedores y demás personal que visite la empresa
11. Contribuir al prestigio y buen nombre de la institución.
CAPÍTULO VII
PROHIBICIONES DE LOS TRABAJADORES
Artículo 16.- Se prohíbe las siguientes::
1. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias narcóticas más aun ingerir, o introducir las mencionadas anteriormente.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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2. Cometer actos reñidos contra normas éticas dentro de la empresa.
3. Ofender de palabra u obra a los representantes de la empresa, compañeros de trabajo, clientes, proveedores o terceros, en caso de cometer una de estas faltas se podrá considerar como visto bueno ante el inspector de trabajo.
4Revelar secretos que ocasionen prejuicio a la empresa o transmitir información que es considerada confidencial.
5Ausentarse de sus puestos de trabajo sin permisos de su jefe inmediato o interrumpir labores de los demás.
6. Sacar de la empresa documentos confidenciales ya sea físicos o electrónicos sin autorización del gerente.
7. Utilizar el teléfono convencional para asuntos no laborales
CAPÍTULO VIII
OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR
Artículo 17.-Obligaciones del empleador:
1.Pagar las cantidades que correspondan al trabajador de acuerdo con las disposiciones del código de trabajo vigente y de acuerdo a los términos del contrato.
2. Brindar la debida seguridad laboral y demás disposiciones legales y reglamentarias a los trabajadores.
3. Indemnizar a los trabajadores por los accidentes laborales que pudieran sufrir o por las enfermedades profesionales.
Elaborado por: Karen Sánchez
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
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4. Proporcionar a los trabajadores los útiles y materiales necesarios en condiciones adecuadas para la consecución de sus labores.
5. Tratar a los trabajadores con respeto y consideración ya sea en palabra u obra. 6. Atender oportunamente los reclamos de los trabajadores.
CAPÍTULO IX SANCIONES Y MULTAS
Artículo 18.-Infracciones al reglamento Interno: Toda infracción a las estipulaciones del presente reglamento interno serán sancionados con:
a) amonestación por falta leve b) multas económicas
c) solicitud de visto bueno por falta grave
Artículo 19.- Son faltas leves: aquellas que no causan pérdida económica a la empresa o