APPLICATIONS AND BID PROPOSAL REQUEST FORMS
B. FAILURE TO EXECUTE CONTRACT
De la misma forma, existen varios eventos potenciales que pueden determinar la fecha de término del proyecto. Con frecuencia tenemos dos definiciones:
Primero, la reunión de finalización del proyecto puede significar que el proyecto este oficialmente concluido. Aunque el considerar concluido el proyecto en la reunión de cierre nos es un poco útil, no es la respuesta a la pregunta fundamental, ya que todavía necesitamos decidir cuando programar la reunión. Podemos llevar a cabo la reunión después de que varios eventos han ocurrido, por ejemplo después de entregar el producto o 30 días después de entregar el producto (después de la garantía por ejemplo). Sin embargo, la definición final de término no se resuelve con esta respuesta.
La segunda definición es que el proyecto termina cuando el dinero se acaba. Aunque en muchos proyectos esto sucede realmente, el finalizar a proyecto cuando el presupuesto se acaba es una respuesta financiera altamente arbitraria. Esto no responde la pregunta fundamental de la Dirección del Proyecto de cómo definir el término de un proyecto.
Existen varios eventos que pueden determinar el fin del proyecto. Sin embargo, algunas opciones de fecha de término pueden no ser convenientes para ciertos tipos de proyecto. Por ejemplo, si nuestro proyecto da como resultado la creación de un documento, sería conveniente que el proyecto finalice cuando el documento sea aprobado. En este caso, no tendría ningún sentido decir que entrarás en producción dentro de 30 días.
A continuación planteamos algunos hitos que pueden ser considerados el término oficial del proyecto y que dependiendo de la organización, podrían ser considerados en algún caso u otro:
Aceptación de los entregables. Quizás la fecha más temprana en que podemos
considerar el término del proyecto es cuando el cliente o el patrocinador formalmente aprueba los entregables. Esta definición es probablemente válida para casi todos los proyectos. Estamos construyendo entregables para un tercero. Es conveniente que el proyecto no termine hasta que las personas que solicitaron el trabajo estén satisfechas.
Esto puede implicar el presentar el entregable para su aprobación y llevar a cabo los ajustes con base en su retroalimentación. Sin embargo, para que el proyecto termine exitosamente, los entregables deben ser aprobados. El proyecto podría también terminar si los entregables finales fueron rechazados y ya no se planeó más trabajo.
Implantación. Muchos proyectos dan como resultado la implantación de un producto
o servicio. Los proyectos de tecnología de la información normalmente son de esta naturaleza. En la mayoría de los casos necesitamos que el patrocinador cierre de proyecto antes de que podamos llevar a cabo una implantación de manera que éste evento se lleva a cabo en una fecha posterior.
La implantación puede ser un evento individual o puede ser un conjunto complejo de actividades. En este caso el proyecto no termina cuando inicia la implantación, sino cuando la implantación termina.
Por ejemplo, si estamos implementando una solución en ubicaciones múltiples con proximidad cercana, el proyecto podría terminar cuando la solución esté implantada exitosamente en todas las ubicaciones. Para muchos proyectos de tecnologías de información, esta es la fecha de término oficial común.
Entrega a “soporte”. Si nuestro proyecto construye una solución que tiene una vida
útil de mayor duración, en algún momento los entregables van a pasar de estar en “desarrollo” a estar en “mantenimiento”. Algunas veces este cambio de estatus también significa que hay un cambio en la organización responsable de la solución. Si la solución creada por el proyecto se entrega a un área de mantenimiento, este sería el momento típico en que debemos considerar que el proyecto original ha sido concluido.
Aún si no tenemos una organización separada involucrada, si llegamos a un punto en que es claro que la solución se encuentra en situación de mantenimiento y no de elaboración, es en ese momento que el proyecto debe ser oficialmente concluido.
La implantación más un ciclo de producción. Si nuestra solución tiene un ciclo de
producción, muchas veces necesita ser ejecutada en producción antes de que el proyecto sea considerado completo.
Por ejemplo, si la solución tiene transacciones que se procesan diariamente y un ciclo de cierre mensual, la solución puede necesitar ser implementada y entonces recibir el soporte del equipo de proyecto por al menos un mes. Esto es lógico ya que el equipo de proyecto tiene un mejor conocimiento de la solución y como resolver los problemas potenciales por lo que puede responder más rápido si ocurren problemas iniciales. Esto también es útil para asegurarnos que la solución es estable antes de que se entregue la responsabilidad de ésta al equipo de soporte.
Implantación más el primer año de producción. Esta condición normalmente se
basa en el ciclo de presupuesto más que en la definición del ciclo de vida de dirección de proyecto. Pueden haber algunas razones contables por las que un proyecto necesita existir hasta el final del año fiscal. Cuando llega el nuevo año fiscal, el proyecto termina e inicia el mantenimiento.
De nuevo vemos que esto no responde a la pregunta básica desde la perspectiva de la Dirección de Proyectos, pero puede ser la forma en que se defina la fecha de terminación del proyecto. Esta definición puede ser particularmente aplicable a proyectos grandes.
La pregunta de cuándo inicia y termina formalmente un proyecto, es una de las cosas que la mayoría de las personas da por hecho. Sin embargo, no hay una respuesta fácil para cada organización. Existen probablemente una o dos respuestas que son las más lógicas desde el punto de vista de la dirección del proyecto, pero pueden haber factores
culturales o financieros que causen que nuestra organización defina las fronteras de manera diferente.
Si estamos tratando de comparar proyectos dentro nuestra compañía, o si estamos buscando compararnos con compañías externas, es vital que todos usemos los mismos hitos como puntos de inicio y término. Sin embargo, si no estamos tomando como referencia comparaciones, en cierta medida estas fechas solo necesitan ser entendidas con anticipación y acordadas por la organización para cada proyecto, tomando en cuenta las necesidades y puntos de vista de la mayoría de los grupos de interés. Este acuerdo nos evitará estar en una posición en la que declaremos victoria y nos demos cuenta de que otros piensan que hay todavía trabajo por hacer.