REJECTION OF BIDS OR BIDDERS

Los procesos utilizados para dirigir el proyecto deben ser escalables con base en el tamaño del mismo. Los proyectos grandes deben ser manejados con mayor rigor y estructura que los proyectos pequeños.

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Estableciendo el tamaño de los proyectos (Pequeños, Medianos,

Grandes)

El proceso TenStep contiene directrices específicas de cómo dirigir un proyecto con base en su tamaño. Primero tienes que categorizar el proyecto como grande mediano o pequeño. En algunas compañías un proyecto de seis meses y 10,000 horas hombre se puede considerar grande. En otras organizaciones, este mismo proyecto puede ser considerado pequeño. Aquí proporcionamos algunas recomendaciones, para que cada organización pueda determinar el tamaño de acuerdo a sus características particulares. Consulta la sección 1.0.3 Determinar el tamaño del proyecto

Asegúrate de revisar y entender bien los puntos anteriores y continúa con la información para definir tu proyecto.

Ahora puedes continuar con el Proceso de Dirección de Proyectos TenStep.

1.1 Definir el Trabajo – Proceso 1.2 Definir el Trabajo – Técnicas

1.3 Definir el Trabajo – Referencia rápida

1.0.1 ¿Qué es un Proyecto?

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Antes de convertirte en un buen “Director de Proyecto” y aplicar buenas “Técnicas de Dirección de proyectos” para ejecutar dicho proyecto, es conveniente que te asegures de que el trabajo que vas a realizar, efectivamente es un proyecto. Algunas personas dicen que cualquier tipo de trabajo puede entenderse como un proyecto, yo pienso

que esto no es del todo cierto. Existen, en la vida real, distintos tipos de trabajo: Mantenimiento, Operaciones, Dirección, Proyectos, etc…

El trabajo de Mantenimiento incluye las actividades de soporte preventivo y correctivo a productos, servicios y/o aplicaciones existentes en la organización.

Para las personas involucradas en desarrollo de aplicaciones, el trabajo de mantenimiento consiste en responder a preguntas, ir a reuniones periódicas, solucionar problemas en los sistemas que están en producción, etc. Para las personas del área de ventas, este trabajo puede ser la realización de llamadas a prospectos, hacer lo necesario para lograr la autorización de los contratos, actualizar los registros de llamadas, etc.

El trabajo de operaciones es el trabajo cotidiano requerido para ejecutar los procesos del negocio. Para un empleado del área de cuentas por cobrar, esto puede incluir la revisión de reportes, la conciliación de cheques, la captura de información en los sistemas, etc.

El trabajo de dirección, es el que se necesita para administrar y dirigir al personal y los procesos de negocio de una empresa.

La característica clave de estos tipos de trabajo es su que en su mayoría las actividades son repetitivas y continuas y conforman parte del trabajo cotidiano que la organización lleva a cabo para alcanzar su razón de ser. Estas tareas se realizarán hoy, mañana y dentro de varios meses, de la misma forma.

Por otro lado, los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia en estos tipos de trabajo es que, los proyectos tienen una fecha de inicio y de término. Hay un punto en el tiempo en que las que las tareas no existen (antes del proyecto), un punto en el que éstas existen (durante el proyecto) y otro punto en el tiempo cuando dejan de existir (después del proyecto). Estos conceptos son básicos para definir si las tareas representan un proyecto o no.

Existen muchas opciones para identificar los eventos que determinan cuando empieza y termina un proyecto. Estos eventos y las definiciones de las fechas de inicio y término pueden variar de compañía a compañía. Para mayor información, consulta la sección 1.0.1.1. Fechas de Inicio y Término de Proyectos.

Otras características del proyecto son:

Todos los proyectos son únicos. Pueden ser similares a proyectos anteriores pero son únicos en términos de sus marcos temporales, recursos, situaciones, ambientes de negocios, etc.

Los proyectos tienen como resultado la creación de uno o más entregables, tangibles o intangibles.

Los proyectos tienen recursos asignados, ya sea de tiempo completo, parcial o ambos. Esto se refleja en el presupuesto real o en el presupuesto implícito basado en los recursos asignados.

Los proyectos tienen un alcance de trabajo definido.

Dicho esto, tenemos que ser prácticos. En teoría, los proyectos pueden durar una hora, cien o diez mil horas. Así que debemos reconocer que aunque conceptualmente la creación de un pequeño producto representa un proyecto, este puede no necesitar ni requerir de tanta estructura y disciplina como un proyecto de mayor envergadura. Para un proyecto de una hora, los procesos de planificación y análisis se realizan mentalmente. Para un proyecto de veinte horas, se requiere un poco mas de análisis y planificación ya que se tendrán que afrontar “pequeños” problemas, quizas será necesario llevar a cabo algo de comunicación y tal vez tendremos que afrontar algunos incidentes. Pero para un proyecto de unas 200 horas, el tener “todo” en la mente quizás no sea muy práctico, tal vez necesites definir de alguna manera las tareas y elaborar un plan de ejecución.

Por ejemplo, se necesita empezar definiendo el trabajo y llevando a cabo la construcción de un cronograma. Un proyecto de 5000 horas requiere una disciplina de Dirección de Proyectos total. En el otro extremo, un proyecto de 100,000 horas que tendrá demasiadas actividades y asuntes que quizás incluso no puedan ser manejados de forma coherente. Esto requerirá que el proyecto sea dividido en proyectos relacionados de menor tamaño y de esta forma hacer que el conjunto funcione. Existen recomendaciones que se utilizan para determinar si un proyecto es considerado pequeño, mediano o grande. Éstas se explican en la sección 1.0.3 Determinar el tamaño del proyecto. Hay que recordar que éstas son solamente recomendaciones, por lo que requieren ser validadas y ajustadas por cada organización, para responder a sus necesidades particulares.

Antes de continuar con el Proceso de Dirección de Proyectos TenStep, asegúrate de que tienes un proyecto en tus manos y aplica la disciplina y rigor necesarios tomando en consideración su tamaño.

1.0.1.1 Fechas de inicio y término del proyecto

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Una de las características de todo proyecto es que tiene fecha de inicio y de término. Esto parece muy simple hasta que empezamos a definir exactamente su significado. No existen estándares universales para ninguna de estas dos fechas. En muchos casos, depende de cada organización y de las implicaciones que existen por elegir una alternativa en vez de otra. A continuación presentamos algunas opciones para identificar la fecha de inicio del proyecto:

Cuándo se concibe la idea: Este punto lleva la fecha de inicio a un punto previo,

mucho antes de que el inicio del proyecto haya sido formalizado, además en este punto, puede no ser coherente considerar el inicio del proyecto. Sin embargo, hay que recordar que la definición elegida puede depender de qué implicaciones tenemos. Podemos elegir esta definición si nuestra compañía esta tratando de identificar el tiempo que toma desde que una idea es generada y el momento en que dicha idea es satisfecha a través de la realización del proyecto. El problema que podemos tener es que tome mucho tiempo el implementar las buenas ideas.

Si tu empresa desea minimizar el tiempo total que se lleva entre la concepción de la idea y la obtención de resultados, podemos establecer éste momento como la fecha de inicio del proyecto.

Cuándo es aprobado el presupuesto: Esta definición es un poco más concreta que

la idea anterior. En esta definición, una idea ha sido generada y la idea es lo suficientemente buena como para satisfacer los criterios de costo-beneficio de la organización.

El proyecto también ha sido exitoso después del proceso de priorización, por lo que el presupuesto real ha sido aprobado.

Hay que tener en mente que el presupuesto puede haber sido aprobado durante el proceso de planificación del año anterior. El trabajo real puede no empezar hasta el siguiente año. Por lo tanto, esta definición puede también poner en marcha el reloj prematuramente para muchas organizaciones.

Cuándo es asignado el responsable del proyecto: Esto es más común. Puede ser

difícil decir que un proyecto ha iniciado antes de que el responsable haya sido asignado, pues es en este momento cuándo la planeación y definición del proyecto inician y la base del proyecto empieza.

Para efectos del Proceso TenStep, este es el momento en que consideramos que el proyecto ha iniciado.

Cuándo es aprobada el Acta del Proyecto por el Patrocinador: En algunas

organizaciones el proyecto oficialmente inicia cuando el cliente aprueba el Acta del Proyecto. Algunas compañías requieren este documento y el cronograma aprobados, antes de que el equipo de proyecto pueda ser asignado.

Esto se hace para asegurar que exista un acuerdo previo al inicio de actividades del proyecto.

Cuándo se lleva a cabo la reunión de arranque del proyecto: Usando esta

definición, el trabajo de planeación y definición son considerados como el trabajo “ante-proyecto”.

Todos los proyectos inician con una reunión formal de arranque con el cliente y el equipo de proyecto. Para cuando la reunión de arranque se lleva a cabo, la planeación ha sido concluida, el cliente ha aprobado el inicio de los trabajos y el equipo de proyecto ha sido asignado.

La reunión de arranque es el momento de decirles a todos que el proyecto está listo para iniciar. Debido al trabajo previo, la mayoría de las organizaciones consideran que la reunión de arranque es un momento tardío para considerar este momento como la fecha de inicio formal del proyecto.