La comunicación interna es un instrumento estratégico. Se la considera como un factor clave para la rentabilidad y un aliado para conseguir objetivos empresariales, especialmente en situaciones de cambio y/o crisis. También es considerada como una herramienta de gestión y
un signo de modernidad44.
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías para motivar a su equipo humano y generar un óptimo ambiente laboral. Una correcta gestión de comunicación puede contribuir a reducir la desinformación y por lo tanto ayuda a evitar conflictos al interior de las empresas45.
44 Andrade H. (2005), Comunicación organizacional interna: proceso, disciplina y técnica, España. Netbiblo S.L. 45
Apolo D., Murillo H. (2014), Comunicación 360: herramientas para la gestión de comunicación interna e identidad, Quito, Ecuador. FCSC Editorial.
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De la misma manera contribuye a mantener un adecuado ambiente laboral, integrando a todos los miembros de la organización alrededor de los planes y proyectos de la empresa, y utilizando los canales de comunicación para motivar y felicitar el esfuerzo y colaboración de todos. Esto lo logra la comunicación en tres sentidos: descendente (Surge de la alta dirección y desciende de forma vertical hacia los niveles inferiores); ascendente (surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente); y horizontal (aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel, produciendo un intercambio de informaciones entre compañeros o iguales), lo que permite generar un clima de integración. 46
La comunicación interna puede ser fundamental para mejora de la productividad ayudando a transmitir oportuna y eficazmente las instrucciones, políticas, normas, procedimientos, metas, entre otros, desde la dirección a los diferentes departamentos, lo que contribuirá a que el trabajo se desarrolle de mejor manera. 47
El modelo de gestión empresarial actual ha adoptado como uno de sus principales activos a la Comunicación Interna, en su búsqueda por fomentar una comunicación clara y transparente, haciéndola parte de la cadena de valor.48
Andreu (1996)49 sostiene que “esta comunicación ayuda en aspectos fundamentales de la competitividad empresarial porque transmite su cultura, su misión y visión, sus valores, sus mensajes, sus objetivos, noticias e implica a la plantilla en aspectos esenciales del negocio”.
La transmisión de información y mantener actualizado y debidamente informado al personal sobre las actividades que hace la empresa es otro de los aspectos fundamentales de la comunicación interna porque está formando portavoces que a su vez, fuera de la empresa,
46 Arizcuren A., Cabezas E. (2008), Guía de buenas prácticas de comunicación interna, Madrid, España, Editorial FEAPS.
47 Aumenara J., Romeo M. (2005), Comunicación interna en la empresa, Barcelona, España. Editorial UOC. 48
Báez C. J. (2000), La comunicación efectiva, Santo Domingo, República Dominicana, Editora Búho. 49 Andreu A. (1996), Comunicación interna: un paseo por el tiempo, Harvard Deusto, Ediciones Deusto S.A.
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difundirán los pormenores de lo que sucede en ella, contribuyendo además con la gestión de comunicación externa.50
En síntesis los principales objetivos de la comunicación interna son:
1) La implicación del personal en los planes y proyectos de la empresa. 2) Procurar un óptimo clima laboral.
3) Mejorar la actitud del personal, motivación. 4) Mejorar la productividad y el rendimiento.
Generalmente sus objetivos están incluidos dentro del Plan Estratégico de la empresa.
Su manejo concierne a todos los niveles de la organización, comenzando con los directivos, mandos medios y trabajadores o empleados.
Para poder cumplir con estos objetivos, es necesario contar con una adecuada estructura comunicacional al interior de la empresa, un Departamento o un área de Comunicación donde se delineará el Plan Estratégico Comunicacional de la empresa en el cual se contarán las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para realizar la gestión.
Este departamento deberá estar debidamente equipado y con el personal necesario para cumplir las funciones de acuerdo a las actividades planteadas.51 Siendo que la comunicación interna busca alinear al personal a los objetivos de la organización, el trabajo deberá hacérselo en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.52
1.3.1 Canales de comunicación interna
50 Bustínduy I. (2010), La comunicación interna en las organizaciones 2.0., Barcelona, España. Editorial UOC. 51 Caldevilla D. (2010), La cara interna de la comunicación en la empresa, Madrid, España. Editorial Visión Libros.
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Castro J., Celeste P., García L. (2005), Comunica: lecturas de comunicación organizacional, España, Editorial Gesbiblo S.L.
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Para el manejo de la comunicación interna es necesario definir las necesidades de los públicos a partir de lo que se determinarán los canales más apropiados para efectuar la transmisión de la información.53
Kreps (1990) 54 sostiene que “la principal función de los canales de comunicación interna es “permitir un desarrollo, coordinación y cumplimiento formales de las tareas transmitiendo mensajes que informen y ayuden a los miembros de la organización a comprenden el estado actual de la organización y sus roles en la misma”.
Entre los canales tradicionales más utilizados se encuentran:
Carteleras informativas.- Medio con un sentido formativo-informativo que permite colocar información y mantenerla expuesta para conocimiento del personal. Los contenidos se deben actualizar al menos una vez por semana y deben estar colocadas en lugares concurridos por los empleados, con fácil acceso visual.
Revista o Periódico interno.- Impreso en papel, con una frecuencia generalmente mensual o bimensual, sirve para interrelacionar a todos los miembros de la organización, y mantenerlos informados de todas las actividades que se efectúen como noticias, testimoniales, artículos, cumpleaños, eventos, proyectos, entre otros.
Buzón de sugerencias.- Puede ser una importante fuente de información si se utiliza correctamente. El buzón puede permitir conocer las opiniones de los empleados en diversos aspectos pero también es un arma de doble filo pues puede convertirse en un buzón de quejas.
Sin embargo, las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación TIC han abierto las posibilidades tanto para modernizar los tradicionales sistemas de comunicación como para introducir nuevos canales que permitan realizar la gestión comunicacional.55
53 Martín F. (1997), Comunicación en empresas e instituciones: de la consultora a la dirección de comunicación,. Salamanca, España. Ediciones Universidad Salamanca.
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Kreps G. (1990), Organizational Communication; Theory and practice, New Yor, Estados Unidos, Longman. 55 González R. (2005), Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión de recursos humanos: las TIC como herramienta de mejora del Talento Humano. Madrid, España. Ideas propias Editorial.
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El intranet es uno de los principales medios que hoy por hoy se utilizan al interior de las empresas gracias a la incorporación del internet en su cotidianidad. Esta es una red de comunicación, cuya instalación es simple y medianamente económica. Es un medio rápido e instantáneo que permite poner la información a disposición del trabajador de manera inmediata.
El correo electrónico es otro de los medios que facilitan la comunicación de manera inmediata, de bajo costo y fácil de personalizar. Sin embargo no todos los empleados suelen tener acceso a un computador lo que hace que su impacto sea limitado.
Con la proliferación de los medios tecnológicos se ha hecho bastante útil la utilización de las redes sociales como un aliado para favorecer las relaciones interpersonales y crear un agradable ambiente laboral.
Es importante recalcar en que, para lograr una adecuada gestión de comunicación se necesita especialmente de un cambio de mentalidad de las cabezas directivas, que consideren a esta labor como estratégica y le proporcionen todos los elementos necesarios tanto materiales como personales.
Aporte personal.-
Es necesario, que la comunicación interna sea considerada por las empresas como una herramienta estratégica y de apoyo al proyecto empresarial, porque facilita una coherencia e integración entre los objetivos, los planes y las acciones a seguir.
Las empresas que implementan herramientas para la gestión y administración de la comunicación al interior de las organizaciones, asegura un enriquecimiento en el cumplimiento de los procesos y resultados corporativos.
Una correcta gestión de la comunicación interna contribuye a que el personal esté alineado con las estrategias por lo tanto su trabajo será más efectivo.
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La mayoría de los problemas en las empresas están relacionados con un mal manejo de la comunicación. Se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia la productividad y el clima laboral.