En el diagnóstico situacional del presente estudio a través de la utilización de la información secundaria de la Federación Deportiva del Carchi de la ciudad de Tulcán así como también el uso de las técnicas de investigación cualitativas como la entrevista se determinó que estas herramientas son muy útiles para el mejoramiento de los procesos de documentación de la institución.
Por lo que para el presente trabajo de Investigación se realizó la validación de la propuesta a tres expertos de la materia cuyos nombres son: Marcelo Morillo, Jenny Cuaspud y María Fernanda Lastra de profesión ingeniero en comercial ingeniera en contabilidad superior y magister en gerencia educacional en la cual se valoró diferentes indicadores cuyos resultados fueron los siguientes
53 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
muy satisfactorio satisfactorio poco satisfactorio nada satisfactorio Nº INDICADOR DE CALIDAD 4 3 2 1 1 Bases Teóricas X X 2 Carácter Técnico X 3 Estructura Metodológica X X 4 Organización Temática X 5 Descripción de la Propuesta X 6 Viabilidad de la Aplicación X 7 Actualidad de la Propuesta XElaborado por: Mónica Rosero
Elaborado por: Mónica Rosero Fuente Investigación Directa
54
Las personas que validaron la presente trabajo de tesis supieron manifestar que la presente investigación realizada está debidamente respaldado con bases teóricas, carácter técnico, estructura metodológica organización de la temática, descripción de la propuesta, viabilidad para la aplicación de la propuesta y actualidad de la propuesta de esta manera los expertos manifestaron su posición de muy satisfactorio y Satisfactorio al trabajo de tesis desarrollado.
3.4 Conclusiones parciales del capítulo.
El sistema de gestión documental propuesto permitirá agilizar los trámites dentro de la Federación Deportiva del Carchi y mejorar la atención hacia los clientes..
El espacio físico debe tener todos los implementos necesarios para archivar toda la información con la que cuenta la institución facilitando el flujo y el acceso a la información.
Los formularios son una herramienta de suma importancia debido a que así se puede llevar un registro y control de cómo funciona cada proceso
55 CONCLUSIONES GENERALES
La presente investigación está relacionada con las diferentes fuentes bibliográficas las mismas que contribuyen de manera importante en el diseño de un sistema de gestión documental para la Federación Deportiva del Carchi de la Ciudad de Tulcán, en la organización de información para el desarrollo y mejoramiento de la institución.
Mediante la aplicación de los diferentes métodos técnicas e instrumentos de la investigación permitió realizar el diagnostico en la Federación Deportiva del Carchi identificando que la institución no cuenta con ningún Sistema de Gestión Documental es decir la información la llevan de una manera manual la cual dificulta el acceso a la misma.
Mediante el diseño de un Sistema de Gestión Documental se establece un instructivo, formularios, tablas los cuales son la base fundamental para el manejo de documentación y agilización de los diferentes trámites.
La validación de la propuesta está orientada a verificar si el trabajo de investigación cumple con todos los esquemas requeridos para dar solución al problema planteado por ello es impórtate conocer las opiniones de expertos para ver que la investigación este bien realizada
56 RECOMENDACIONES GENERALES
A los estudiantes de la universidad UNIANDES extensión Tulcán se recomienda tomar las bases teóricas de esta investigación como medio de consulta para futuras
generaciones dando solución a problemas de investigación sobre sistemas de gestión documental
Al administrador capacitar acerca del manejo del sistema de gestión documental al personal de archivo para cumplir con los objetivos planteados por la institución y mejorar la organización de la documentación.
Al gerente que en la Federación Deportiva del Carchi se debe agilitar con el proceso de implementación del sistema de gestión Documental para que se pueda conocer los resultados y beneficios que puede brindar este sistema a la institución.
A los empleados utilizar este sistema ya que les será muy útil para la búsqueda de información, organización de la documentación y mejorar la atención a sus clientes.
57 BIBLIOGRAFÍA
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Anexo 2: Formato de las entrevista. Entrevista 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” – TULCÁN
Dirección: Barrio Santa Rosa de Taques Telf. 2245 703
ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR GENERAL Y EMPLEADOS DE LA FEDERACION DEPORTIVA DEL CARCHI
OBJETIVO:
Diagnosticar la implementación de un sistema de Gestión Documental en la Federación Deportiva del Carchi.
CUESTIONARIO:
1. ¿Cuál es el problema al momento de realizar el proceso de la búsqueda de documentos en el archivo?
2. Usted cree que la ausencia de un sistema de gestión de documentos es la causa principal para que no se realicen los tramites de manera ágil dentro de la federación deportiva del Carchi?
3. Usted cree que mediante la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara los procesos de documentos en la institución.
4. Existe alguna disposición que los obligue a adquirir un sistema de gestión documental eficiente y actualizado
Anexo 2.1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” – TULCÁN
Dirección: Barrio Santa Rosa de Taques Telf.: 2245 703
ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR GENERAL Y EMPLEADOS DE LA FEDERACION DEPORTIVA DEL CARCHI
OBJETIVO:
Diagnosticar la implementación de un sistema de Gestión Documental en la Federación Deportiva del Carchi.
CUESTIONARIO:
1. ¿Cuál es el problema al momento de realizar el proceso de la búsqueda de
documentos en el archivo?
De acuerdo a la entrevista realizada a la ingeniera Verónica Troya supo manifestar que un gran problema era el espacio físico, el orden al momento de buscar por etiquetas
2. Usted cree que la ausencia de un sistema de gestión de documentos es la causa principal para que no se realicen los tramites de manera ágil dentro de la Federación Deportiva del Carchi?
Si porque conlleva a muchos problemas el tiempo que se demora en buscar documento y más aún cuando algunos de estos se extravían debido a que el archivo no lo maneja una sola persona si no varias
3. Usted cree que mediante la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara los procesos de documentos en la institución.
Si porque ya no solo se estaría manejando los documentos físicos sino que también se los podría manejar magnéticamente ya que sería una forma más rápida de encontrar la documentación que se necesita.
4. Existe alguna disposición que los obligue a adquirir un sistema de gestión documental eficiente y actualizada.
Básicamente para las instituciones públicas se está creando la Obligación de contar con un archivo magnético y para la federación deportiva del Carchi es indispensable y muy necesario
Anexo 2.2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” – TULCÁN
Dirección: Barrio Santa Rosa de Taques Telf.: 2245 703
ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR GENERAL Y EMPLEADOS DE LA FEDERACION DEPORTIVA DEL CARCHI
OBJETIVO:
Diagnosticar la implementación de un sistema de Gestión Documental en la Federación Deportiva del Carchi.
CUESTIONARIO:
1. ¿Cuál es el problema al momento de realizar el proceso de la búsqueda de documentos en el archivo?
El problema es que toda la información no se encuentra distribuida de acuerdo a su manejo así como es lo de bodega ingresos egresos así como la información financiera como es comprobante actas y documentos de respaldos no se encuentran debidamente organizados ni distribuidos por años lo que dificulta encontrar cualquier tipo de documentos.
2. Usted cree que la ausencia de un sistema de gestión de documentos es la causa principal para que no se realicen los tramites de manera ágil dentro de la Federación Deportiva del Carchi?
Si es un principal problema porque dificulta localizar cualquier tipo de documento que se necesite de manera urgente al no saber dónde se encuentra ubicado no se puede tener información de manera ágil
3. Usted cree que mediante la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara los procesos de documentos en la institución.
Si porque ya no solo se estaría manejando los documentos físicos sino que también se los podría manejar magnéticamente ya que sería una forma más rápida de encontrar la documentación que se necesita
4. Existe alguna disposición que los obligue a adquirir un sistema de gestión documental eficiente y actualizado.
Básicamente para las instituciones públicas se está creando la Obligación de contar con un archivo magnético y para la federación deportiva del Carchi es indispensable y muy necesario.
Anexo 2.3
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” – TULCÁN
Dirección: Barrio Santa Rosa de Taques Telf.: 2245 703
ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR GENERAL Y EMPLEADOS DE LA FEDERACION DEPORTIVA DEL CARCHI
OBJETIVO:
Diagnosticar la implementación de un sistema de Gestión Documental en la Federación Deportiva del Carchi.
CUESTIONARIO:
1. ¿Cuál es el problema al momento de realizar el proceso de la búsqueda de documentos en el archivo?
El principal problema es que no existe un sistema que permita facilitar esa búsqueda
Al momento se tiene que recurrir a la búsqueda del sistema contable y luego de eso a la búsqueda del archivo físico, y este archivo físico no cuenta con una persona que tenga un conocimiento técnico adecuado como para mantenerlo en orden y cronológicamente bastante ordenado incluso se presenta continuamente que no existen los documentos es decir mucha gente que requiere cualquier información va toma del archivo sin autorización de nadie sin haber hecho una solicitud y sin especificar qué documento se lleva y luego no los regresa entonces eso hace que exista un desfase entre lo que debería tener el archivo en lo que el sistema debería tener especialmente en archivos financieros y no se diga de otros archivos que son de tipo administrativos jurídico el principal problema es el desorden que existe entre lo físico y lo que debería tener la institución como tal
2. ¿Usted cree que la ausencia de un sistema de gestión de documentos es la causa principal para que no se realicen los trámites de manera ágil dentro de la Federación Deportiva del Carchi?
Si ya que se ha revisado incluso existe un sistema nacional de archivo en el que maneja reglamentos normativa que permitiría manejar eficientemente el sistema de archivos el no tener un sistema de gestión de documentos es una de las causas de mayor inconveniente es una de las principales debilidades de la institución ya que retarda tiempo de consulta no permite llevar un inventario de todos los documentos que deben estar ahí y el momento que se requiere o que se necesita un documento no se tiene una manera ágil de buscarlo con la implementación de un sistema de gestión de documento ayudaría ya que tendríamos un despliegue de toda la información.
3. ¿Usted cree que mediante la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara los procesos de documentos en la institución.
Si ya que se ahorraría tiempo en otros tipos de procesos como es la atención a clientes internos y externos porque muchos de los retrasos que se sufre dentro de la institución es la mala atención se da por no poder contar con información a la mano con un sistema de gestión documental esto se facilitaría es más las consultas serian absueltas casi inmediatamente en el momento en que se presentan se buscaría el número de archivo y se descargaría todo lo que se requiere buscar el no tener un sistema de gestión de documentos a derivado a tener problema legales porque se a dado el caso en que se han requerido justificativos que según empleados ya fueron entregados y en el momento de verificar físicamente no se encuentran y resulta que posteriormente aparecen mal archivados aparecen en otro juego de documentos y cuando ya se ha hecho descuentos y liquidaciones por eso.
4. Existe alguna disposición que los obligue a adquirir un sistema de gestión documental eficiente y actualizada.
Básicamente ser una institución privada que percibe fondos públicos están obligados a acatar toda disposición que venga de los organismos de control en este caso de la contraloría u otros que nos obliguen a tomar decisiones para el sector publico existen disposiciones específicas para sobre uso y gestión de archivos porque incluso se habla de clasificación de archivos que son de tipo histórico que debería pasar al sistema o al patrimonio cultural disposiciones que nos obliguen adquirir un sistema no existen específicamente pero si es una recomendación que les hace obedecer al sector público y si está vigente la ley del sistema nacional de archivos y todas sus normas y reglamentos y dentro de estas normas y reglamentos si se habla de sistema de gestión documental.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES – TULCÁN
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tulcán,……….
Señor (Dr. Ing. MSc. ,……..) Nombres y Apellidos
Dignidad que ocupa Presente.
De mis consideraciones:
Reciba un cordial y atento saludo. El motivo del presente, es para solicitarle de la manera más comedida, su valiosa opinión sobre la propuesta Sistema de Gestión Documental para la Federación Deportiva del Carchi la misma que me permitirá obtener, el título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A
Por su gentil atención a la presente, anticipo mis sinceros agradecimientos.
Atentamente,
Mónica Rosero
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES – TULCÁN
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Ficha de Validación Sistema de Gestión Documenta para la Federación Deportiva del Carchi de la Ciudad de Tulcán
A las personas seleccionadas se les considera expertos en Contabilidad y Auditoría.
Datos Informativos:
1. Nº de Cédula: ………
2. Nombres y Apellidos: ……….
3. Título de mayor jerarquía: ……….
4. Institución en la que labora: ………
5. Cargo actual: ………...
6. Años de servicio: ………
7. Experiencia Laboral: ………..
II. Objetivo:
Validarla propuesta de la tesis de pregrado orientada al:
Sistema de Gestión Documental para la Federación Deportiva del Carchi de la ciudad de Tulcán para determinar la viabilidad de ejecución de la propuesta en mención previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoria y Finanzas C.PA
Indicaciones:
Le solicito muy comedidamente, que exprese sus criterios sobre la propuesta, tomando en cuenta los parámetros y la siguiente escala valorativa. De antemano le agradezco su valiosa colaboración, con el fin de mejorar la propuesta de la tesis de Grado. Escala Valorativa:
4: Muy satisfactorio. 3: Satisfactorio. 2: Poco satisfactorio. 1: No satisfactorio.
III. Tabla para Registrar los Valores de la Validación de la Propuesta
Firma del Validador Nº. Cédula……… Nº INDICADOR DE CALIDAD 4 3 2 1 1 Bases Teóricas 2 Carácter Técnico 3 Estructura Metodológica 4 Organización de la Temática 5 Descripción de la Propuesta 6 Viabilidad de la Aplicación 7 Actualidad de la propuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA C.P.A.
ARTÍCULO CIENTÍFICO
Tema: Sistema De Gestión Documental Para La Federación Deportiva
Del Carchi De La Ciudad De Tulcán.
Autora: Rosero Villota Mónica Janneth
Asesora: Ing. Paola Carrera
1 TÍTULO:
Sistema de Gestión Documental para la Federación deportiva del Carchi de la ciudad de Tulcán.
2 DATOS DE LOS AUTORAS
MÓNICA JANNETH ROSERO VILLOTA
Egresada de la Facultad de Sistemas Mercantiles Carrera de Contabilidad y Auditoría, en la Universidad Regional Autónoma De Los Andes “UNIANDES”
E-mail: Monik259vidahotmail.com Telf. 0995310842
ING. PAOLA YESENIA CARRERA CUESTA Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.
Maestría en Auditoría Integral E-mail: [email protected] Dirección: Cdla. Café Moro
3. RESUMEN
La información objetivo de la gestión documental tiene que ser entendida en sentido amplio más allá de la que tendría cabida desde la perspectiva puramente archivística o de conservación de patrimonio documental. En este sentido, el autor expone los distintos tipos de información (independientemente de su soporte, físico o digital) que deben considerarse en la gestión documental.
La aplicación de un sistema de Gestión Documental para la Federación Deportiva del Carchi.
Constituye una alternativa para mejorar el manejo de los procesos de documentación que otorguen beneficios a la institución a largo plazo.
El Diagnostico de esta propuesta fue observado directamente utilizando el método deductivo- inductivo, analítico sintético, los mismos que permitieron conocer las particularidades del tema objeto de investigación, en donde se pudo determinar las herramientas necesarias para evaluar el funcionamiento de la institución tanto interno como externo
Además en la presente propuesta se orientará acerca del manejo de documentos correspondientes a cada área mediante la implementación de un Sistema de Gestión Documental para garantizar el desarrollo y crecimiento de la institución.
Palabras Claves. Sistema, gestión, documental, procedimientos, información, organización.
SUMMARY
he objective of the document management information must be broadly defined beyond that would accommodate from perspective or purely archival documentary heritage conservation . In this sense, the author presents the different types of information (regardless of its medium, physical or digital) to be considered in document management. The implementation of a document management system for the Sports Federation of Carchi.
It is an alternative to improve the management of documentation processes to provide benefits to the institution in the long term.
The diagnosis of this proposal was observed directly using inductive , deductive synthetic analytic method that allowed them to know the specifics of the issue under investigation , where it was determined the necessary tools to assess the performance of internal and external institution
Also in this proposal each area will focus on the management of relevant documents by implementing a document management system to ensure the development and growth of the institution
4. INTRODUCCIÓN
En la actualidad la Federación Deportiva del Carchi no cuenta con un sistema de Gestión Documental lo que ocasiona dificultad en la búsqueda manual de información ya que conlleva a muchos problemas el tiempo que se demora en buscar documento y más aún cuando algunos de estos se extravían debido a que el archivo no lo maneja una sola persona si no varias.
El presente trabajo de investigación es de gran beneficio para la Federación Deportiva del