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2.2.1. Modalidad de la Investigación

Para el presente trabajo de tesis de grado se aplicó la investigación cualitativa porque permite realizar el análisis de las diferentes soluciones que se dan al problema planteado, y se aplicó la investigación cuantitativa ya que ayuda a la recopilación de información mediante la aplicación de métodos empíricos como técnicas e instrumentos (encuestas y entrevistas), los resultados obtenidos se presentaron en gráficos y tablas; se realizó un análisis e interpretación de los resultados de la investigación presentados, además que sirvió como estadística para futuras investigaciones.

2.2.2. Tipos de Investigación 2.2.2.1. Por el lugar

De Campo. Mediante la aplicación de entrevistas a la parte administrativa y a los empleados de la Federación Deportiva del Carchi.

Bibliográfica.-Porque se investigó, comparó y agrupó diferentes criterios de diversos autores, sean estos de libros, páginas electrónicas, revistas, que sirvieron de base para la estructuración del marco teórico.

26 2.2.2.2 Por el alcance

Descriptiva. Se hizo una descripción de las variables independiente y la variable dependiente Sistema de Gestión documental, Proceso y manejo de documentación, la descripción de estas variables son necesarios para el desarrollo del trabajo de investigación.

Correlacional. Por cuanto tuvo un grado de incidencia la variable independiente sobre la variable dependiente, Sistema de Gestión documental, y manejo de documentación.

2.2.3. Población y Muestra.

Para la presente investigación se tomó en cuenta, como población y muestra, a tres personas del área Administrativa de la Federación Deportiva del Carchi.

2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos 2.2.4.1 Método Teóricos.

Analítico – Sintético. El método analítico se aplicó principalmente en diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la institución y realizar una comparación en la cual debería estar; por tanto se analizó actitudes del administrador y empleados como también la revisión de documentación para verificar el desempeño de las actividades y facilitar una propuesta de solución práctica, y en marco teórico.

Inductivo – Deductivo. Se parte del planteamiento del problema hacia el diseño y aplicación de la propuesta, de esta se pudo determinar los problema, dificultades o áreas críticas de los diferente departamentos y determinar controles claves que permitieron mejorar la eficiencia, eficacia y calidad partiendo de el cumplimento de objetivos, adecuada utilización de los recursos y calidad de los servicios que presta la institución. Enfoque Sistémico. Este método se aplicó en el diseño de la tesis, ya que se fue desarrollando capítulo a capítulo y al final se integran para formar un solo documento, ya que existe relación en sus componentes.

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2.2.4.2. Método del Nivel Empírico del Conocimiento

Observación Científica. Se aplicó en todo el proceso investigativo, ya que permitió determinar a través de la observación los principales rasgos, del objeto de estudio, característica del problema planteado, y determinar posibles soluciones al problema.

Validación por vía de expertos. Se utilizó con el fin de determinar si la implementación de un sistema de gestión documental es viable para mejorar los procesos de documentación dentro de la Federación Deportiva del Carchi.

Técnicas. Para la presente investigación, en la recolección de información se utilizó la entrevista aplicada a la administración y al personal directamente involucrado en el manejo de documentos.

Instrumentos. Se utilizó la guía de entrevista

Análisis de la entrevista dirigida al área Administrativa de Federación Deportiva del Carchi de la ciudad de Tulcán.

1. ¿Cuál es el problema al momento de realizar el proceso de la búsqueda de documentos en el archivo?

De acuerdo a las entrevistas realizadas a el área administrativa se determinó los mayores problemas como son la ausencia de un Sistema de Gestión Documental que permita facilitar la búsqueda de información inmediata, el espacio físico, la mala organización de la distinta documentación que se maneja dentro de la institución la cual no permite realizar los procesos de manera ágil siendo esto una gran debilidad para la institución.

2. ¿Usted cree que la ausencia de un sistema de gestión de documentos es la causa principal para que no se realicen los trámites de manera ágil dentro de la Federación Deportiva del Carchi?

Es un grave problema la ausencia de un sistema de gestión Documental ya que se pierde mucho tiempo en buscar los documentos debido a que estos no son manejado por una sola persona y a la vez es una gran debilidad para para la institución ya que se retarda el tiempo de consulta de información

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3. ¿Usted cree que mediante la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara los procesos de documentos en la institución.

Todas las personas entrevistadas están de acuerdo que con la implementación de un sistema de gestión documental se mejorara el manejo de documentos para encontrar la información de manera más rápida y ágil y a la vez permitirá tener una organización óptima de toda la información que se encuentra dentro de la institución ahorrando tiempo dinero y mejorando otras áreas como es la atención a los clientes tanto internos como externos agilitando los trámites.

4. ¿Existe alguna disposición que los obligue a adquirir un sistema de gestión documental eficiente y actualizado

Al momento no existe ninguna disposición legal dentro de la parte administrativa en la que obligue a implementar un sistema de gestión documental pero según la ley del sistema nacional de archivos y todas sus normas y reglamentos las instituciones públicas están en la obligación de adquirir un sistema de gestión de documentos debido a que esto es fundamental para el crecimiento de la institución.

2.4. Conclusiones parciales del capítulo.

 Dentro de este capítulo, se determinó la metodología, métodos, técnicas e instrumentos de investigación que servirán para recopilar información que ayude a la elaboración de la propuesta.

 Mediante la realización de entrevistas realizadas en el área administrativa de la Institución se pudo evidenciar la falta de un sistema de gestión documental así como también el mal manejo de los procesos de documentos por parte de los empleados,

 Dentro de la caracterización del sector, se realizó un análisis sobre los beneficios que traerá a la institución la implementación de un sistema de gestión documental ya que mediante la aplicación se mejorara los procesos del manejo de información de manera ágil y precisa.

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CAPÍTULO III PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.

Título de la Propuesta: Sistema de Gestión Documental para la Federación Deportiva del Carchi de la Ciudad de Tulcán