A generic biometric system

Ingenia (Ingeniería e Integración Avanzadas S.A.) es una empresa fundada en 1992 y dedicada a ofrecer servicios a empresas en todos aquellos aspectos relacionados con las tecnologías de la información. Así, su oferta abarca desde comunicaciones o soluciones Internet a desarrollo de software, formación o consultoría, entre otros. Sus principales accionistas son Fujitsu España y Unicaja, y está ubicada en el Parque Tecnológico de Andalucía, en Málaga. En un principio, su actividad se ciñó al desarrollo y puesta en marcha de proyectos de comunicaciones y desarrollos informáticos. Poco a poco, su conocimiento del mercado y de las tecnologías de la información y comunicación les lleva a ofrecer servicios de formación y consultoría, donde comienzan a transferir a terceros la experiencia acumulada en estos campos. Es precisamente dentro de estas áreas donde en 1999 se plantea que la principal fuente de diferenciación y la principal ventaja competitiva de Ingenia (especialmente por ser una empresa que se mueve dentro del entorno de las tecnologías de la información) es el conocimiento organizacional. Y dadas las posibilidades que ofrecen estas tecnologías y el conocimiento que tenían de las mismas, se plantea (con el apoyo de la Dirección) la puesta en marcha de un prototipo de Sistema de Gestión del Conocimiento, que permitiera a la organización comprobar la utilidad de estos sistemas cara a rentabilizar ese conocimiento e incrementar su eficiencia. Este prototipo se desarrollaría para un área concreta y, en caso de comprobarse su utilidad, se extendería al resto de áreas e incluso se plantearía su comercialización externa a terceros. Para ello, se eligió el área de Consultoría, por los siguientes motivos:

9 Es un grupo de tamaño reducido (6 personas).

9 Habitualmente, el grupo se encuentra disperso geográficamente.

9 Se trata de personal especializado.

9 El volumen de información y documentación que se maneja es muy alto.

9 Existe una necesidad de estar constantemente al día.

9 Es uno de los servicios que ofrece la empresa basados principalmente en el conocimiento (alto volumen de know-how) y donde el disponer de la

experiencia de la compañía en cualquier lugar y momento para generar un valor añadido a los clientes se convierte en un factor de éxito crítico.

El siguiente paso a dar fue el decidir que metodología de desarrollo de la herramienta utilizar. Aquí se plantearon dos alternativas: orientar el sistema a las personas (focalizándolo en la incorporación de best practices, lecciones aprendidas, comunidades de aprendizaje, etc.) o a la tecnología (basándolo en data-mining, bases de datos inteligentes, etc.). En esta disyuntiva, la decisión fue orientar la herramienta a las personas. Por otro lado, también se decidió que la metodología de desarrollo se caracterizara por:

9 Uso intensivo de Internet

9 Apoyo en el trabajo que se realizaba, lo que implicaba que los procesos de trabajo ya existentes debían integrarse en el sistema.

9 Planificación modular, desarrollando distintas herramientas que encajaran en una plataforma común, pero pudieran implantarse por separado.

9 Evaluación comparativa, mediante el establecimiento de unos indicadores que se midieran antes y después de la implantación de la herramienta.

9 Usuarios activos (esto es, que el éxito de la herramienta dependiera de que los usuarios del sistema mantuvieran el mismo “vivo”). No obstante, también se contó con una persona que alimentara el sistema.

Una vez decidido esto, se comenzó con el análisis de requerimientos en febrero de 2000 y el desarrollo del prototipo en abril, estando finalizado en Diciembre de ese mismo año. El resultado final fue una herramienta, accesible vía Intranet o Internet, que incorporaba las siguientes funcionalidades:

9 Información y Noticias: recoge las herramientas destinadas a cubrir las necesidades de información de los usuarios. Se divide en:

• E-Noticias: boletín diario con las principales noticias de interés recogidas en medios de información on-line. Se recibe vía e-mail.

• Búsqueda de información a medida: permite encontrar aquella información que el usuario requiera, mediante el envío de una petición, que se remite al administrador del sistema, el cual se ocupa de realizar dicha búsqueda.

9 Gestión de Recursos: en este apartado se almacena el conocimiento de los usuarios del sistema en cuanto a recursos y fuentes de información on-line (buscadores, portales, directorios, webs de interés, bases de datos, etc.). Así, el sistema proporciona herramientas para introducir y clasificar estos recursos así como para su búsqueda.

9 Gestión de Documentos: esta área permite el acceso al conocimiento almacenado en documentos internos (bien elaborados por usuarios del sistema, bien disponibles internamente). Se trata, por tanto, de una base de conocimiento compartido que facilita el acceso a Presentaciones, Demos, Materiales de Cursos, Estudios, Artículos, Gráficos, Planes, Proyectos ya Finalizados, Libros, Revistas, etc., con independencia del soporte que utiliza.

9 Otras:

• Novedades: esta función permite al usuario visualizar las últimas incorporaciones al sistema en cada una de las áreas anteriores.

• Búsqueda General: permite buscar tanto Noticias como Recursos o Documentos.

• Perfil: permite que el usuario defina su perfil, señalando que categoría de noticias, recursos y documentos son las que le interesan (y, por tanto, las que visualizará en el Sistema). No obstante, si en algún momento está interesado en alguna categoría no recogida en su perfil, podrá acceder a ella a través de las búsquedas.

Como se ve, por tanto, el resultado final fue lo que podríamos calificar de Sistema de Gestión Documental avanzado.

Por otro lado, y tras una evaluación del sistema con los usuarios (tanto a nivel cuantitativo como cualitativo), se decidió:

9 Ampliar el número de usuarios del sistema dentro de la compañía

9 Integrar herramientas de comunicación (foros, correo interno, avisos...) en el sistema

9 Evolucionar el prototipo a un producto, cara a la comercialización del mismo. Así, en la actualidad, y si accedemos a la página web de Ingenia (www.ingenia.es), comprobaremos como su Sistema de Gestión del Conocimiento forma ya parte de la oferta de productos y servicios ofrecidos por la compañía.