Host System of the Integrated Information System— Combination with CAD System

La Evaluación de la Estructura del Control Interno, comprende el Plan de Organización, los métodos y procedimientos, que ofrezcan seguridad razonable respecto a que se estén logrando los objetivos del control interno establecido dentro de la Universidad, con el fin de examinar la adecuada función Académica y Administrativa de las Sub- Sedes, se ha tomado la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque de la Universidad Nacional de Trujillo; ya que de todas es la que se encuentra mejor implementada por su cercanía a la Sede Central.

Existen componentes interrelacionados en su estructura los cuales son: a. Ambiente de Control. El componente Ambiente de Control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Se ha evidenciado que en la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque, no tienen conocimiento de las Normas de Control Interno,

cuya finalidad es regular el establecimiento, funcionamiento,

mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del Control Interno, esto se observa en la falta de asignación formal de funciones y en la carencia de un programa de capacitación dirigido al personal administrativo; por lo tanto, el Ambiente de Control es de índole Débil.

b. Evaluación de Riesgos. El componente Evaluación de Riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos.

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En la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque no se ha realizado un proceso de evaluación de riesgos como parte del proceso de administración que incluye: planeamiento, identificación, valorización o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos potenciales problemas que aquejan a la Sede. Operativamente, se evidencian aulas en mal estado para el dictado de clases, un pozo de agua en condiciones inadecuadas de instalación y en peligro de hundimiento, presencia de bosques y desmontes en el Centro Experimental de Ciencias Agropecuarias, así como la carencia de un sistema contra incendios y de primeros auxilios que permitan atender en casos de emergencia al recurso humano y bienes patrimoniales de la Institución; por lo tanto, la Evaluación de Riesgos es de índole Débil.

c. Actividades de Control Gerencial. El componente Actividades de Control Gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que puedan afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de éstos.

En la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque se evidencia, entre otros aspectos, la existencia de una sola persona responsable tanto en la Unidad de Registro Técnico como en la Unidad de Contabilidad, la falta de mantenimiento y conservación de archivos; por lo tanto, este componente es de índole Débil.

d. Información y Comunicación. Se entiende por el componente de Información y Comunicación, los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistemático y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales.

En la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque, se evidencia la falta de comunicación directa y fluida entre el local central con los diferentes locales y viceversa, no permitiendo que la información llegue a cada

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destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas de la Institución; por lo tanto, el sistema de Información y Comunicación es de índole Débil.

e. Supervisión. El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.

En la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque, se evidencia que los coordinadores no cuentan con un plan de supervisión, esta actividad lo realizan como parte de su función diaria, de manera directa y personal, no obedece a un plan previamente establecido. No existe una evaluación del desempeño del personal que permita evaluar de forma objetiva el cumplimiento de las funciones de cada servidor y adoptar decisiones de manera oportuna y necesaria a fin de asegurar el logro de los objetivos de la Institución; por lo tanto, las actividades de Supervisión son de índole Débil.

Por lo que concluimos, que en la Sede Descentralizada del Valle Jequetepeque, la implementación del Control Interno es: DEBIL, siendo el Riesgo de Control: ALTO.

4.5 La Situación Actual del Sistema de Control Interno en los Centros de Producción y Líneas de Rentabilidad.

La evaluación y comprensión de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisión los controles internos implementados, determinar el riesgo de control, así como identificar las

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necesidades y oportunidades de mejora en la calidad de los productos y servicios y la eficiencia de las operaciones. Asimismo, las debilidades detectadas serán comunicadas al Titular de la entidad, recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades académicas y administrativas de los Centros de Producción y Líneas de Rentabilidad, habiendo examinado para esta investigación la Escuela de Postgrado de la Universidad Nacional de Trujillo.

Existen componentes interrelacionados en su estructura los cuales son: a. Ambiente de Control.

El componente Ambiente de Control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Al respecto, se ha determinado que la Escuela de Postgrado no cuenta con suficientes ambientes para el desarrollo de las clases de los diferentes programas de maestría, asimismo, las maestrías de los programas itinerantes se desarrollan en ambientes no apropiados. Las debilidades reveladas, nos permite por tanto formarnos la opinión que el Ambiente de Control es un componente Débil.

b. Evaluación de Riesgos.

El componente Evaluación de Riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. En cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales.

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Al respecto, se ha verificado que los estudiantes de los programas itinerantes de maestría tienen limitaciones para realizar los pagos de las cuotas por concepto de enseñanza y otros trámites académicos, asimismo, dichos programas itinerantes se desarrollan en ambientes no apropiados, lo que conlleva al riesgo de elevar el índice de morosidad y no poder lograr cabalmente los objetivos y metas establecidos por la Escuela de Postgrado. Por lo tanto, la Evaluación de Riesgos se asume como un componente Débil.

c. Actividades de Control Gerencial.

El componente Actividades de Control Gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que puedan afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de éstos. Estas políticas y procedimientos de control los imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal.

Al respecto, se ha determinado que:

o El organigrama de la Escuela de Postgrado de la Universidad

Nacional de Trujillo, ha quedado desactualizado debido a la creación de los diferentes programas de maestrías y doctorado, a la apertura de la sección de Ciencias Agropecuarias, así como los nuevos servicios académicos que brinda a su alumnado, como es el Centro de Idiomas, entre otros; no reflejando dicho organigrama el actual funcionamiento de la Escuela de Postgrado.

o Los reglamentos de tesis de maestría y de doctorado de la

Escuela de Postgrado no precisan algunos lineamientos y procedimientos específicos, por lo que requieren ser modificados y actualizados.

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de cinco tesistas por año; asimismo, no acreditan su producción científica hace más de cinco años, incumpliendo lo establecido por los reglamentos vigentes.

o La Unidad de Cómputo de la Escuela de Postgrado tiene más de

20 equipos que no se encuentran operativos, generando constantes quejas por parte de los alumnos.

o Los estudiantes de los programas de maestría itinerantes tienen

limitaciones para realizar los pagos de las cuotas por concepto de enseñanza y otros trámites académicos, lo que ha ocasionado que los alumnos adeuden más de un ciclo de estudios.

Por lo tanto, las Actividades de Control Gerencial se asumen como un componente Débil.

d. Información y Comunicación.

Se entiende por el componente de Información y Comunicación, los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistemático y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales.

Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requerida, de tal forma que las autoridades, funcionarios y servidores públicos puedan cumplir con sus obligaciones y responsabilidades, asegurando confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional.

Se evidenció que docentes asesores de la Escuela de Postgrado, asesoran a más de cinco tesistas por año, incumpliendo lo establecido por los reglamentos vigentes. Asimismo, se evidenció que los alumnos de los Programas itinerantes de maestría en Educación no reciben

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suficiente material de estudio, además de no tener acceso a la biblioteca virtual de la Escuela de Postgrado, lo que no facilita el proceso formativo de dichos alumnos. Por lo tanto, el Sistema de Información y Comunicación se asume como un componente Débil.

e. Actividades de Supervisión.

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.

Al respecto, se evidenció que los reglamentos de tesis de maestría y de doctorado de la Escuela de Postgrado, requieren ser modificados y actualizados. Asimismo, se ha evidenciado que los programas itinerantes de maestría se desarrollan en ambientes implementados para fines distintos a la enseñanza de nivel superior, como centros educativos nacionales de primaria y secundaria y oficinas de la Corte Superior de Justicia de Piura, ocasionando el malestar de los alumnos ya que no facilita su proceso de formación. Por lo tanto, la Supervisión se asume como un componente Débil.

Por lo tanto, el Sistema de Control Interno en la Escuela de Postgrado se asume como: DEBIL, siendo el Riesgo de Control: ALTO.

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