Straightness

Presupuesto.

La Evaluación de la Estructura del Control Interno comprende el Plan de Organización, los métodos y procedimientos, que ofrezcan seguridad razonable respecto a que se estén logrando los objetivos del control interno, con el fin de promover la eficiencia en las actividades relacionadas al Proceso Presupuestario de la Universidad Nacional de Trujillo.

Existen cinco componentes interrelacionados en su estructura, los cuales son:

a. Ambiente de Control.

El componente Ambiente de Control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas,

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valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Se ha determinado que la Oficina de Asuntos Jurídicos no cuenta con profesionales especializados en las diversas materias judiciales, centrando sus labores en actividades netamente administrativas, lo que no asegura una adecuada y acertada defensa a favor de los intereses de la Entidad; asimismo se determinó que las Direcciones de Presupuesto, Abastecimiento y Tesorería carecen de flujogramas de procesos que permitan describir sus actividades y operaciones en una forma clara, lógica y concisa, desde su origen hasta el término de las mismas. Las debilidades reveladas, nos permite por tanto formarnos la opinión que el Ambiente de Control se asume como un componente Débil.

b. Evaluación de Riesgos.

El componente Evaluación de Riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. En cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales.

Se ha evidenciado que mediante resoluciones rectorales y vicerrectorales se autorizó la baja de unidades de transporte del Patrimonio de la Entidad, así como su venta, la demora en esta transacción ocasionaría el riesgo que no se materialice tal decisión, debido a que los indicados vehículos se encuentran abandonados, a la intemperie, en estado de corrosión y deterioro en el Campus de la Ciudad Universitaria y otros locales, desmejorando el ornato de la Universidad Nacional de Trujillo. Asimismo se ha evidenciado en el local del Estudio Fotográfico que los techos y el cielo raso presentan humedad, las instalaciones eléctricas están expuestas, no cuentan con ambientes y mobiliario apropiados para

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uso del personal y usuarios, los espacios destinados para fotografiado y la sala de espera se encuentran en condiciones inadecuadas de uso, carecen de servicios higiénicos para los usuarios, los pasadizos son muy estrechos, no existen señalizaciones de zonas seguras, no se dispone de equipos básicos contra incendios (extintores), evidenciándose un potencial riesgo en la seguridad del personal y usuarios en caso de siniestro; del mismo modo, los equipos como Impresora de Fotochecks y dos (2) scanner, no están cumpliendo con la finalidad del servicio para lo cual fueron adquiridos, por falta de autorización de la autoridad competente; estas situaciones descritas ponen en riesgo la seguridad física del personal de esta área, de los usuarios, de los bienes, y por ende el logro de sus objetivos operacionales. Por lo tanto, la Evaluación de Riesgos se asume como un componente Débil.

c. Actividades de Control Gerencial.

El componente Actividades de Control Gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que puedan afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de éstos.

Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.

Se ha determinado que la Oficina de Asuntos Jurídicos no cuenta con el personal especializado y con el perfil necesario para atender las diversas materias procesales, debido a que las autoridades y funcionarios competentes no han establecido los mecanismos de desempeño necesarios para contar con el personal apropiado, que asegure y garantice una adecuada defensa de los intereses de la Universidad

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Nacional de Trujillo. Por lo tanto, las Actividades de Control Gerencial se asumen como un componente Débil.

d. Información y Comunicación.

Se entiende por el componente de Información y Comunicación a

los métodos, procesos, canales, medios y acciones que con enfoque sistemático y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales.

Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a

cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requerida, de tal forma que las autoridades, funcionarios y servidores públicos puedan cumplir con sus obligaciones y responsabilidades, asegurando confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional.

Se ha evidenciado que no se ha cumplido con la remisión, dentro de los plazos establecidos, de la información relativa a los calendarios de compromiso, modificaciones presupuestales, transferencias de partidas y créditos suplementarios a la Dirección Nacional de Presupuesto Público. Por lo tanto, el Sistema de Información y Comunicación se asume como un componente Débil.

e. Actividades de Supervisión.

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la

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prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.

Se ha evidenciado que no se realiza una apropiada verificación por parte de las autoridades y funcionarios para una correcta y oportuna implementación de las recomendaciones pendientes de ejecución, producto de las observaciones presentadas en los Informes de los Exámenes Especiales a la Información Presupuestaria de los años 2001 al 2009, las cuales a la fecha se encuentran en condición de pendientes. Por lo tanto, la Supervisión es un componente que se asume como Débil. Por lo que concluimos que el Sistema de Control Interno en materia

presupuestal se asume DÉBIL, siendo consecuentemente el Riesgo de

Control ALTO.

4.3. La Situación Actual del Sistema de Control Interno en la Gerencia General de Recursos.

La Evaluación de la Estructura de Control Interno comprende, el Plan de Organización, los métodos y procedimientos que ofrezcan seguridad razonable respecto a que se estén logrando los objetivos del control interno establecidos dentro de la Universidad, con el fin de examinar los mecanismos que utilizaron los funcionarios, de acuerdo a la naturaleza de las actividades y procesos que realizan.

Constituyen sus componentes:

a. El Ambiente de Control. Entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control Interno y una gestión transparente. En el desarrollo de la presente investigación, se ha comprobado que la Gerencia General de Recursos (antes Oficina General de Personal) y sus Oficinas Técnicas carecen de flujogramas de sus

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procesos que permitan describir y desarrollar sus actividades y operaciones de una forma clara, lógica y concisa.

Igualmente se ha determinado que las Autoridades y Funcionarios de la Universidad Nacional de Trujillo no han difundido de modo apropiado las Normas de Control Interno, así como el Código de Ética de la Función Pública; igualmente no se efectúa procedimientos para una adecuada selección, inducción y desarrollo de personal, aspectos que no logra propiciar el fortalecimiento del Control Interno y mejorar la gestión pública de esta Entidad.

Así mismo se ha podido evidenciar que La Oficina Técnica de Escalafón no cuenta con la cantidad apropiada de personal y mobiliario que le permita archivar de modo apropiado la documentación que tiene bajo su cuidado.

Del mismo modo se ha verificado que los ambientes de la unidad de control docente, carecen de mobiliario para poder ordenar de modo apropiado la documentación que tienen a su cargo; las debilidades reveladas, nos permite por lo tanto, formarnos la opinión que el Ambiente de Control es de índole Débil.

b. Evaluación de Riesgos. En cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales. Se ha evidenciado que la Universidad Nacional de Trujillo no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos; así mismo la Gerencia General de Recursos no cuenta con el suficiente número de extintores que puedan prevenir cualquier amago de incendio. Por lo tanto, la Evaluación de Riesgo es de índole Débil.

c. Actividades de Control Gerencial. Son las Políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al

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personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Se observó que en la Universidad Nacional de Trujillo no se cuenta con un Plan Operativo Informático para el año 2010, tal y conforme lo establece la Resolución Ministerial Nº 545-2009-PCM, del 30.DIC.2009. Por lo tanto, las Actividades de Control Gerencial son de índole Débil.

d. Información y Comunicación. A través de los cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional. No se evidenció que se haya implementado mecanismos o procedimientos tendentes a la recepción de denuncias o quejas de actos indebidos por parte del personal de la Universidad Nacional de Trujillo, lo cual coadyuvaría a la priorización de búsqueda de mejoras en pro del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; esto nos permite formarnos una opinión sobre esta carencia de control interno, siendo éste de índole Débil.

e. Supervisión. Identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Se ha podido determinar que en la Universidad Nacional de Trujillo no se ha implementado mecanismos o procedimientos para recepcionar y registrar denuncias de actos indebidos por parte del personal. Debilidad de control interno que permite formarnos una opinión sobre esta carencia; por lo tanto, la Supervisión es de índole Débil.

Por lo que concluimos que, en la Gerencia General de Recursos, la

implementación del Control Interno es: DEBIL, siendo el Riesgo de

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4.4. La Situación Actual del Sistema de Control Interno en las Sub-