Este enfoque sostiene que la mayoría de los problemas concernientes a la administración del tiempo se deben al caos, a la falta de orden en nuestra vida. A menudo no podemos hallar lo que deseamos en el momento en que lo deseamos. En la mayoría de los casos la solución que se propone son los sistemas: sistema de archivo, sistema de bandeja de entra- da-bandeja de salida, sistema de recordatorios, sistema de base de datos. Habitualmente el rasgo central de estos sistemas es la organización en cuatro ámbitos:
Organización de las cosas: ordenar todo, desde el espacio de la oficina hasta el espacio de la cocina.
Organización de las tareas: establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes. Organización de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los demás pue-
den hacer, delegar, crear sistemas de seguimiento para mantenerse al tanto de lo que está sucediendo.
Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones (¿cuál primero y por qué?).
Este enfoque no sólo es pertinente para los individuos sino también para las organi- zaciones. Cuando una empresa se encuentra en dificultades, es el momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y actuar todos juntos.
Ventajas. La organización ahorra tiempo y puede alcanzar una mayor eficiencia. Se economiza esfuerzo. La organización aporta claridad mental y orden.
Desventajas. El peligro consiste en que la organización se convierte a menudo en un fin en sí misma en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes. A veces se dedica mucho tiempo a organizar, mismo que podría ser aprovechado para producir. Mucha gente que se ocupa en organizar cree que está consiguiendo que las cosas se hagan, cuando en realidad es posible que esté retrasando una tarea importante. Un exceso de organización ya no es una ventaja sino una desventaja. Si incurrimos en tal práctica podemos llegar a preocuparnos por minucias, a ser sobreestructurados, inflexibles y mecánicos. Esto puede sucederle tanto a una empresa como a un individuo.
Enfoque 101 (habilidades)
Este enfoque se basa en el paradigma según el cual administrar el tiempo es una habilidad (como hacer cálculos o manejar un procesador de palabras). Para desempeñarnos con efec- tividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas, por ejemplo:
Usar un planificador o una agenda de citas. Confeccionar listas de asuntos pendientes. Fijarnos metas.
Delegar. Organizar. Priorizar.
La teoría sostiene que estas habilidades básicas representan una forma de alfabetiza- ción social necesaria para la supervivencia. La falta de habilidad para planificar, fijar metas o delegar puede tener un efecto perjudicial en una organización. Como parte de sus pro- gramas de desarrollo de recursos humanos, muchas empresas organizan cursos y recurren a cintas grabadas y folletos para enseñar las habilidades básicas a sus empleados.
Ventajas. Se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las habilidades laborales valoradas por la empresa.
Desventajas. Como primer problema debemos mencionar la profundidad y la calidad de la capacitación. ¿Qué paradigmas fundamentales se enseñan? ¿Están relacionados con los principios correctos? ¿Difunden supuestos inexactos sobre la naturaleza de la vida y la efectividad?
Más que de la habilidad o la técnica, la calidad individual o empresarial depende de que tanto el carácter como la conducta estén en armonía con los principios correctos. Gran parte de la enseñanza que se imparte en la actualidad sobre administración del tiempo es una mezcla de técnicas y habilidades para ahorrar tiempo, apoyada en principios como la organización y la priorización. Pero pocas veces se capacita a la gente para aplicar estos principios adecuadamente. Las habilidades por sí solas no son la solución.
En la tabla 5.2 se resumen algunos enfoques sobre administración del tiempo, con el objetivo de que el lector vea lo que aporta cada enfoque, así como sus ventajas y desven- tajas.
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Capítulo 5 Administración del tiempoEnfoques sobre administración del tiempo TABLA 5.2
Enfoque y contribución Ventajas
Organícese: orden. Ahorrar tiempo.
No se desperdician esfuerzos. Permite aumentar la productividad.
Desventajas
Se convierte en un fin más que en un medio para alcanzar fines importantes.
Fomenta la ilusión de la productividad. No ayuda a lograr lo importante.
Guerrero: eleva la producción independiente.
Responsabilidad individual por el empleo del tiempo y los resultados. Permite disponer de tiempo libre
de interrupciones para la acción independiente a corto plazo.
Fomenta una independencia extremada que puede llegar a la arrogancia.
A menudo da lugar a que la gente se sienta ofendida.
La gente se confabula para pagar con la misma moneda.
Es ineficaz en el largo plazo. Orden: compromiso y
concentración.
Clarifica los valores.
Crea un plan secuencial para el logro de las metas.
Crea la falsa expectativa de que el logro de las metas se traducirá necesariamente en calidad de vida. Produce un desequilibrio en la vida a causa de la concentración exclusiva del tiempo y la energía.
Es poco flexible.
Subordina todo al logro independiente. ABC: priorización. Impone orden y secuencia al logro. La prioridad depende a menudo de la
urgencia, de las circunstancias o de otras personas.
No considera una respuesta segura ante el surgimiento espontáneo de auténti- cas prioridades de orden superior. No toma en cuenta las realidades extrín-
secas que rigen la calidad de vida.
Instrumento mágico: potencialización.
Ofrece instrumentos que facilitan la comunicación, el seguimiento de progresos y resultados y la organización.
Aumenta la productividad. Magnifica la capacidad individual. Permite producir bienes y servicios de
alta calidad.
Crea la ilusión de que el poder reside en el instrumento.
Restrictivo y antinatural. Fomenta el hacer humano y no el
ser humano.
A menudo se concentra en determinar día con día la prioridad de lo urgente.
Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R., Primero, es lo primero, Paidós, México, 1996.
Enfoques sobre administración del tiempo (continuación) TABLA 5.2
Enfoque y contribución Ventajas
Administración del tiempo: habilidades.
Desarrolla habilidades que facilitan el cumplimiento de los objetivos. Mejora el desempeño.
Desventajas
Crea la ilusión de que la efectividad depende de la habilidad.
No hay uniformidad en la enseñanza, en lo que respecta a su calidad y a su orientación hacia el norte verdadero. Por lo general se concentra sólo en
las habilidades que se consideran valiosas para la empresa. Déjese llevar por la corriente:
armonía.
Comienza a apartarse del paradigma de la urgencia.
Crea un ritmo de vida que está más en consonancia con nuestros ritmos naturales.
Carece de las ventajas de los enfoques más orientados a los objetivos. Carece del equilibrio propio de un
enfoque más integrado.
Está en desacuerdo con los valores re- presentados por la actitud de cumplir compromisos asumidos respecto de otras personas a través de citas, pro- gramas de actividades y cierta clase de productividad secuencial. Restablecimiento: autoconciencia. Ayuda a identificar la naturaleza y el
origen de los hábitos disfuncionales relativos a la administración del tiempo.
No ofrece una solución unificada. Es incompleto: la autoconciencia por sí
sola no crea calidad de vida. Se centra en un aspecto muy limitado. Se centra en el pasado y no en el futuro.