Implications

Cada solicitud será firmada por un supervisor (Directora Financiera) quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.

El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.

El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.

Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

Las requisiciones podrán ser pre numeradas.

Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y servicios deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.

Las órdenes de compra deberán estar pre numeradas y firmadas por un agente de compras autorizado.

La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de contabilidad y al departamento que hizo la solicitud.

En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuenten cuidadosamente los artículos recibidos.

Los informes de recepción deberán estar pre numerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener firma autorizada.

Determinar la corrección matemática de la factura del proveedor.

Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.

Preparar la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.

Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la documentación adecuada.

A continuación, diagrama de flujo del detalle de procedimiento para la adquisición de materiales:

Gráfico 20: Diagrama de flujo, Adquisición de materiales

Fuente: Bravo, Mercedes, (2004).

INICIO

Elaborar la Requisición de compra (surge la necesidad de

materiales o suministros). Verificar el Material en

Bodega.

Aprobar la compra del material.

Comprar el material. Receptar los Materiales.

Despachar el Material Pagar a proveedores.

CONCLUSIONES GENERALES

Al término de la presente investigación, se puede manifestar que:

El Manual, es de mucha importancia; porque servirá como una herramienta para que se guíen los funcionarios del Departamento Financiero y proceder al pago de obligaciones.

Una vez realizado el pago de obligaciones, los documentos no son debidamente firmados por todos quiénes tienen la responsabilidad de firmar para su respectiva justificación y archivo.

Se detecta que no existe un eficiente control interno, existe desconocimiento en la realización de ciertos trámites para el pago de obligaciones.

Existe deficiencias con respecto al pago de las obligaciones, usualmente se presentan retrasos porque son muy demorados los procesos.

RECOMENDACIONES

Implementar un manual para brindar el apoyo técnico, logístico al personal del Departamento financiero del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora

Verificar que la documentación esté debidamente firmada y certificada antes de entregarla para la tramitación del pago de obligaciones.

Capacitar sobre las normas de control interno vigentes en el país para entidades públicas al personal del departamento.

Establecer sistemas de control interno en toda el área financiera requerida para un buen manejo de los recursos financieros, de ésta manera se evitaría retrasos en el pago de obligaciones.

BIBLIOGRAFÍA

AGUIRRE, J., (2001). El control Interno.

BRAVO, Mercedes, (2004). Contabilidad General. Quinta Edición. Ecuador. ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC

FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.

GONZALEZ, Araceli (2010). El Control Interno.

MALDONADO E., Milton K.(2001). Auditoría de Getión. Editorial Luz de América. Quito-Ecuador.

MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá. MNISTERIO DE FINANZAS. Normas de Control Interno.

ANEXOS

GUÍA DE ENCUESTA AL PERSONAL

1. ¿Los servidores designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, deben observar disposiciones previo al pago?

Si ( ) No ( )

2. ¿Existe un control previo al pago de obligaciones? Si ( ) No ( )

3. ¿Los pagos deben estar justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos?

Si ( ) No ( )

4. ¿Verifica la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar?

Si ( ) No ( )

5. ¿Observa que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto?

Si ( ) No ( )

6. ¿Se entiende por documentos justificativos los que determinan un compromiso presupuestario?

Si ( ) No ( )

7. ¿Se entiende por documentos comprobatorios, los que demuestran entrega de las obras, bienes o servicios?

8. ¿Prevé el pago oportuno de las obligaciones y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y el respectivo presupuesto aprobado?

Si ( ) No ( )

9. ¿El pago del as obligaciones a los beneficiarios es ordenado por la unidad responsable?

Si ( ) No ( )

10.¿Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, son pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional? Si ( ) No ( )

11.¿Es responsabilidad de la entidad solicitante el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible?

Si ( ) No ( )

12.¿Las obligaciones contraídas son autorizadas? Si ( ) No ( )

13.¿Las obligaciones son canceladas en la fecha convenida en el compromiso? Si ( ) No ( )

14.¿Los gastos adicionales que se originen por concepto de interés o multa por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, es de responsabilidad personal y pecuniaria de quien haya ocasionado, por acción u omisión?

Si ( ) No ( )

15.¿Es necesario un manual de políticas y procedimientos para el pago de obligaciones en el Departamento Financiero del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. PREGUNTAS SI NO N/A FECHA AUDITOR

PEDIDOS DE

MATERIALES Proceso para el pago de facturas 01 ¿Buscan proveedores que

satisfagan la necesidad de la entidad en cuanto a los pedidos de materiales?

02 ¿Realizan cotizaciones a diferentes proveedores? 03 ¿Preparan un informe en el

que consta el requerimiento de materiales?

04 ¿Existe un agente de supervisión y constatación física para dar por hecho la realidad de la existencia de los materiales requeridos? 05 ¿Existe una secuencia

numérica en las órdenes de compra?

06 ¿Se guarda un archivo cronológico de los pedidos de materiales y órdenes de compra?

07 ¿Se mantiene un control detallado de todos los proveedores?

08 ¿Existe un manual de políticas y procedimientos para el pago de facturas a proveedores?

09 ¿Existe rotación de personal que se encarga de la adquisición de materiales y de la que autoriza los pagos? 10 ¿Cree que es necesario contar

con proformas antes de realizar la compra de materiales?

11 ¿Existe un adecuado control físico sobre la documentación presentada para el pago? 12 En caso de faltar un

documento de soporte en la compra de materiales ¿Se debe realizar el pago?

13 Para el pago de facturas ¿Se realiza un debido procedimiento?

GRADO DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO:

ALTO ( ) MODERADO ( ) BAJO ( )

……… ……… ……… Responsable de la Evaluación: AUDITOR INTERNO FECHA:……….. FIRMA:……….

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÁREA FINANCIERA

Fuente. Reglamento Orgánico Estructural y Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora.

DIRECCION FINANCIERA TESORERÍA CONTABILIDAD BODEGA RECAUDACION CONTADOR PRESUPUESTO AUXILIAR DE CONTABILIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVO