WORKSHOP APPROACH AND METHODS APPLIED
7. How Do We Know about Our Success Defining Indicators
Misión
Formar bachilleres líderes, pro-activos y emprendedores, impulsando la investigación científica-tecnológica, con proyectos innovadores, desarrollando en el estudiante aprendizajes significativos, destrezas y competencia, capaz de generar una Educación de Calidad y Calidez, aportando al engrandecimiento de la patria con un Ser Humano Integral, universal y dinamizador de cambio.
Visión
La Unidad Educativa Particular “Japón” por su excelencia y calidad se construirá en una Comunidad Educativa referencial en el país, líder en emprendimiento y gestión, formadora de ideas y estrategias para emprender e innovar, al servicio de la sociedad.
Objetivos Propuestos
Objetivo General
Intensificar las capacidades y el desempeño de calidad del talento humano especializado en educación para contribuir en el desarrollo del buen vivir en la Educación del Ecuador.
Objetivos Específicos
• Demostrar la capacidad intelectual de los jóvenes de la Institución.
• Diseñar un manual de funciones para canalizar cada una de las funciones y actividades a cumplir por el personal y sus limitaciones.
• Alcanzar el crecimiento institucional a nivel local y nacional mejorando en el entorno interno y así como una educación de calidad y calidades para la ciudadanía.
Políticas
Políticas Generales
• La educación del Ecuador, se basa en principios, valores y ética.
• Formar profesionales que sean el futuro de la sociedad, en la creación de fuentes de trabajo.
• Aceptar y captar todas las políticas institucionales disciplinadamente establecidas por el Ministerio de Educación.
Políticas Institucionales
• La Unidad Educativa Japón procurará mantener un personal calificado y capacitado que le permita tener información administrativa y financiera confiable.
• Se deberá cumplir las normas, reglamentos y leyes institucionales y los que estén vigentes en el Ministerio de Educación, Ministerio de Relaciones Laborables y IESS.
• Otorgar de manera eficiente resultados del control interno para el servicio de rentas internas, Ministerio de Educación en el momento que requieran.
• Medir la eficiencia, efectividad y la eficacia de la toma de decisiones del Rector en el uso de los recursos en base a indicadores de gestión.
Políticas de Servicio
• Evaluar la capacidad intelectual de los estudiantes al finalizar el año lectivo.
• Contar con docentes capacitados para brindar una educación de calidad a la ciudanía.
• Ser una institución que brinde seguridad, éxitos y conocimientos científicos, tecnológicos en los jóvenes.
Política de Recursos Humanos
• Establecer requisitos para cada puesto que constará en el manual de funciones.
• Mantener reuniones con el personal administrativo y financiero a fin de motivar e incentivar la integración así como conocer los inconvenientes que se puedan existir en la Unidad Educativa JAPÓN.
• El personal administrativo y financiero será afiliado al IESS, y registrados sus contratos en el Ministerio de Relaciones Laborables.
• El nivel de sueldo se fijara de acuerdo a la inflación o disposición del ESTADO y las posibilidades económicas de la Institución.
• Capacitar periódicamente al personal administrativos y financieros en herramientas de control interno que apoyen la gestión del colegio.
Políticas de Facturación
• Contar con un sistema control interno de facturación.
• Elaborar notas de ingresos y egresos.
• Registrar todos los valores económicos que percibe la institución.
Políticas de Mercadeo y Publicidad
• Colocar vallas publicitarias televisivas, periódicos, hojas volantes y en páginas web, para la captación de estudiantes y dar a conocer los servicios y especialidades que brinda la institución a la ciudadanía.
Principios Corporativos
Como políticas internas en la Unidad Educativa Japón encontramos los principios corporativos los cuales están relacionados directamente con unos valores que hacen más fuerte al Colegio internamente y preparándolos al mercado mediante una proyección de excelencia en lo académico y excelente trabajo en equipo.
Los siguientes son los principios corporativos:
• El respeto al cliente interno (Estudiantes) y externo (Padres de Familia)
• Trabajo con convicción con pertenencia y compromiso
• El trabajo en equipo y buena comunicación
• La calidad de vida y desarrollo de nuestro empleado
• La búsqueda continua de oportunidades de mejora en todos los procesos
• Liderazgo y compromiso en el mercado
Valores Corporativos • Honestidad • Lealtad • Equipo • Conocimiento • Respeto • Familia
Al igual los procesos de selección y capacitación son fundamentales para el manejo administrativo y la información contable. Esta última es tomada por los empleados como parte de la motivación a nivel personal, logrando así un beneficio común. Al mismo tiempo el proceso de selección es confiable para lograr los objetivos de la Unidad Educativa, ya que esta cuenta con unos parámetros dados, para la escogencia de personal idóneo y adecuado.
Prestándole un servicio de alta calidad por medio de actividades y operaciones bien definidas que hacen de ellas una subdivisión de objetivos, los cuales reflejan el ambiente del negocio frente a la competencia, todo esto sujeto a los cambios en la tecnología e innovaciones en la educación, con el fin de realizar los objetivos sobre una realidad de mercado y demanda los cuales se verán expresados en información financiera fidedigna y confiable. La misión y la visión son conocidas por los empleados de la Institución, demostrando así conocimiento y compromiso para el logro de los objetivos.
Para cumplir con la entrega de la información administrativa-financiera, involucra una preparación de actividades y programación de ellas, en periodos mensuales. En esta preparación se identifican los cortes de fecha de papelería, que se debe entregar al departamento por parte de la auxiliar y de cada área del Colegio cumpliendo ciertas políticas internas en la entrega de esta, como son los sellos de cada punto y/o los vistos buenos.
Organigrama Funcional Propuesto
Se necesario tener un organigrama funcional en la Institución Educativa Japón, en la cual se propone el siguiente, en la que estará encabeza por el ente responsable de las funciones del Colegio.
Figura 3 8. Organigrama Funcional
Ela
Fuente: Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Manual de Funciones
La falta de un nuevo manual de funciones en la Institución Educativa Japón, considero dentro de los objetivos del plan Estratégico para la elaboración del presente trabajo de investigación en crear esta herramienta administrativa y financiera que permita dar a conocer a
RECTOR INSPECTOR/ COORDINADOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERA CONTADOR/A COLECTURÍA
los Funcionarios del colegio, cuáles son sus funciones específicas que deben cumplir dentro de su rol de trabajo además de los requisitos indispensables, conocimientos necesarios y habilidades y destrezas que debe tener cada trabajador.
El manual de funciones tiene por objeto el decirle a cada funcionario por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la Institución, entre los objetivos tenemos:
• Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
• Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
• Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo
• Evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
A continuación se detalla el Manual de funciones propuesto para la Institución Educativa Japón.
Figura 3.9.Manual de Funciones del Rector
Identificación del Cargo
Nombre del Cargo: Rector de la Unidad Educativa
Dependencia: Área Administrativa-Financiera
Números de Cargos: Siete (7)
Reporta a (Nombre del Cargo: Socios del Colegio
Requisitos mínimos
Requisitos de Formación: Magister en Ciencias de la Educación.
Requisitos de Experiencias:
• Mínimo 3 años como Rector
• Conocimientos en leyes, reglamentos y principios actuales
Habilidades y capacidades necesarias:
Liderazgo, visión estratégica, Juicio, Orientación a resultados, Dirección de equipos de trabajo, Comunicación.
Objetivo Principal
Vigilar que El Colegio, se apegue a la normatividad que lo rige y a los acuerdos emitidos por sus autoridades, con la finalidad de eficientar su operación.
Fuente: Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Funciones Esenciales
Son obligaciones y atribuciones del rector, a más de las que puntualiza la ley el Reglamento General de Educación y Cultura.
• Orientar la ejecución del proyecto institucional y aplicar las decisiones del Ministerio de Educación.
• Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto.
• Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en la Unidad Educativa Japón.
• Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con los patrocinadores o auspiciadores de la institución y con la comunidad local, para el continuo progreso académico de la institución y el mejoramiento de la vida comunitaria;
• Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizarlas en favor del mejoramiento del proyecto educativo institucional;
• Promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la comunidad local, en la protección del medio Ambiente.
Figura 3 10. Manual de Funciones del Inspector
Identificación del Cargo
Nombre del Cargo: Inspector/Coordinador
Dependencia: Área Administrativa-Académica
Números de Cargos: Siete (7)
Reporta a (Nombre del Cargo: Rector del Colegio
Requisitos mínimos
Requisitos de Formación: • Licenciado en Ciencias de la Educación
Requisitos de Experiencias:
• Tener 3 años como docente de una Unidad Educativa.
• Conocimientos en leyes, reglamentos y principios actuales
Habilidades y capacidades necesarias:
• Experiencia en trabajo en Equipo, con iniciativa propia.
• establecidos por el Ministerio de Educación.
• Excelente redacción y Ortografía.
• Manejo adecuado de documentos y control interno de la información.
Objetivo Principal
El Inspector General, es el Docente que tiene como responsabilidad, velar para que las actividades del establecimiento, se desarrollen en un ámbito, bienestar y sana convivencia.
Fuente: Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Funciones Esenciales
Art.N°9. Son obligaciones y atribuciones de los Inspectores en general, además de lo puntualizado en los Art. 100, 101, y 118 del Reglamento General de Educación y Cultura.
• Hacer respectar por parte de los diversos estamentos, las disposiciones legales, reglamentarias y de disciplina interna vigentes para el colegio.
• Proponer anualmente a la Dirección, el proyecto de operaciones para el correspondiente año lectivo en cuanto a horario del Colegio, personal y alumnado; controlar las cargas horarias y otros referidos a la organización material del proceso educativo; mejor empleo de los recursos humanos y materiales; y lograr el más adecuado ambiente organizativo, y disciplinario y académico del Colegio.
• Coordinar las actividades extra-programáticas y que se desarrollen en el plantel.
• Asumir las funciones que en forma específica le encomienda el Representante Legal, Dirección o legislación futura.
• Establecer las modalidades de control y protección de los registros de matrícula, materia y evaluaciones.
Figura 3 11. Manual de Funciones del Contador/a
Identificación del Cargo
Nombre del Cargo: Contador/a de la Unidad Educativa
Dependencia: Área Administrativa-Financiera
Números de Cargos: Dos (2)
Reporta a (Nombre del Cargo: Rector del Colegio
Requisitos mínimos
Requisitos de Formación: • Tener título de 3er Nivel en Contabilidad y
Auditoría CPA.
Requisitos de Experiencias:
• Capacidad de análisis e interpretación de información administrativa y financiera.
• Conocimiento en cuanto, a leyes tributarias, laborales y sobre NIIF.
Habilidades y capacidades necesarias:
• Ser proactivo con iniciativa propia.
• Proponer proyectos de cambio para brindar una mejor educación de calidad.
• Capacidad de desempeño profesionalmente y liderazgo.
Objetivo Principal
Registrar las transacciones financieras (asientos contables y libros de ventas). Realizar informes periódicos de los estados financieros. Apoyar en procesos de presupuesto, planificación financiera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
Fuente: Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Funciones Esenciales
• Sus funciones son mantener la contabilidad al día, registrar ingresos y egresos.
• Hacer los cheques de pago y controlar los depósitos de los ingresos por matriculas, mensualidades, otros tipos de actividades escolares.
• Controla los costos y gastos haciendo las evaluaciones correspondientes después de preparar los Estados Financieros mensuales para informar por medio de las Notas Aclaratorias, al director o propietario del plantel que le conviene recortar o invertir para mejorar su superávit.
• Debe estar pendiente de los impuestos y tramites gubernamentales que debe hacer frente la escuela.
Al finalizar el periodo fiscal debe presentar la Declaración de Renta correspondiente.
• Ordenar y controlar los archivos del Colegio.
• Recaudar todos los fondos por concepto de inscripciones, colegiaturas y otros, extendiendo los recibos correspondientes.
Figura 3 12. Manual de Funciones de la Colectora
Identificación del Cargo
Nombre del Cargo: Colectara de la Unidad Educativa
Dependencia: Área Administrativa-Financiera
Números de Cargos: Tres (3)
Reporta a (Nombre del Cargo: Rector y Contador(a)
Requisitos mínimos
Requisitos de Formación: • Licenciada en Administración de Empresas
Requisitos de Experiencias: • Conocimientos en documentos de
recaudación.
Habilidades y capacidades necesarias:
• Tener el buen manejo de control interno administración y financiero
• Almacenamiento de información.
• Formular soluciones con enfoque económico.
Objetivo Principal
Manejar correctamente el presupuesto de la institución en cuanto a sueldos, salarios de los trabajadores y adquisiciones de la institución en consenso con el Ministerio de Economía y Finanzas. Para el caso de las adquisiciones necesita de la aprobación previa del Consejo Ejecutivo. Coordina el desempeño del personal de apoyo de Colecturía.
Fuente: Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Funciones Esenciales
Art.N°32. Son deberes y atribuciones del Colector(a), además de las estipuladas en el Art. N° 131 de la Ley y del Reglamento General de Educación:
• Presentar al Rector y al Jefe de Recursos Humanos la distribución del personal a su cargo, con las actividades y tareas que desempeñarán durante el año.
• Asesorar en materia económica y financiera a las autoridades.
• Suscribir, conjuntamente con el Rector, comprobantes de los movimientos económicos y documentación soporte.
• Efectuar oportunamente los pagos de aportes al IESS y de impuestos al SRI.
• Realizar las programaciones y reprogramaciones presupuestarias para solventar las necesidades de la Institución.
• Responder económicamente por pérdidas o deterioros de las pertenencias del Centro Educativo que estén a su cargo, causados por descuido o negligencia en el cumplimiento de sus funciones.