Language, Tools and Brain: manipulating objects and manipulating words

Tarea B.1. Sensibilizar a las personas clave sobre gestión y auditoría del conocimiento.

Objetivo: Sensibilizar a las personas que participarán en las actividades relacionadas con los procesos clave seleccionados y dar a conocer los objetivos y alcances del proyecto de auditoría de conocimiento en la organización.

Actividades:

 B.1.1 Realizar una reunión con las personas responsables de los procesos clave seleccionados.

Se realizó una reunión con el personal de la EUF en la cual se les explicó el interés que tiene la DICT en la ejecución de la presente investigación. Adicionalmente se les argumentó lo importante que es detectar el conocimiento que existe en la entidad, sus fuentes de adquisición, formas de socialización y almacenamiento, así como su uso. Como guía para la realización de este encuentro se utilizó el

documento DES-01: Guía de reunión con las personas clave sobre gestión y auditoria del conocimiento (anexo 6).

Tarea B.2.Obtener las tareas de los procesos clave seleccionados.

Objetivo: Obtener la secuencia de tareas que se realizan en los procesos clave seleccionados.

Actividades:

 B.2.1 Analizar la información documental de la organización y/o consultar con el responsable del proceso clave seleccionado.

Se revisó la documentación existente en la EUF para identificar las tareas implícitas en los procesos clave seleccionados para su estudio. En caso de no encontrarse suficiente documentación se utilizó el formulario DES-02: Formulario para la definición de tareas (anexo 7) para encuestar a los responsables de la entidad al respecto.

 B.2.2 Realizar una entrevista preliminar con el responsable del proceso clave seleccionado.

Esta actividad se llevó a cabo para comprender con mayor profundidad las tareas identificadas dentro de cada proceso. Consistió en la realización de una entrevista preliminar aplicando como guía el documento DES-03: Entrevista preliminar para la definición de tareas (anexo 8).

Tarea B.3.Elaborar el mapa de conocimiento.

Objetivo: Elaborar el mapa de conocimiento de cada proceso clave seleccionado indicando el conocimiento involucrado en dicho proceso y cómo fluye dentro de él.

Actividades:

 B.3.1 Elaborar un mapa de conocimiento preliminar.

Se elaboró un mapa de conocimiento según la estructura propuesta por el documento DES-04: Estructura propuesta para el mapa de conocimiento (anexo 9), y el procedimiento planteado por la guía DES-05: Instrucciones para cumplimentar la estructura del mapa de conocimiento (anexo 10).

CAPÍTULO II DISEÑO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN

La figura 2 resume la estructura del Mapa de Conocimiento.

Figura 2. Estructura propuesta para el Mapa de Conocimiento. Tomado de Pérez Soltero (2007)

 B.3.2 Validar el mapa de conocimiento preliminar.

El mapa de conocimiento elaborado en la actividad anterior fue sometido a la validación por parte del responsable del proceso clave, realizando los ajustes que se entendieron fueron necesarios.

 B.3.3 Aplicar la entrevista en profundidad al responsable del proceso clave seleccionado.

Al responsable de cada uno de los procesos seleccionados para su estudio se le realizó una entrevista en profundidad siguiendo lo planteado por el documento DES-06: Entrevista en profundidad (anexo 11). Esto permitió analizar a detalle la gestión del conocimiento en los procesos estudiados.

 B.3.4 Elaborar el mapa de conocimiento definitivo y representarlo en la ontología.

Tomando como base el mapa de conocimiento validado en la actividad B.3.2 y la información recopilada en la actividad B.3.3 se elaboró el mapa de conocimiento definitivo.

Para la representación del mapa de conocimiento se generó una ontología para la cual se utilizó el prototipo PRO-01: Prototipo informático de apoyo a la auditoría del conocimiento (PIAC) (anexo 12). Este prototipo es una herramienta informática que utiliza una ontología para representar los resultados obtenidos de una AC y que su implementación fue desarrollada en Protégé 3.2.1 (Pérez Soltero, 2007).

El prototipo implementa una ontología que está formada por diez clases dos de ellas (Agentes y Agentes_fluj_valor_conocim) son abstractas y el resto concretas. Descripción de las clases

Agentes: Clase que representa a los agentes de conocimiento presentes en la organización y que son los que poseen conocimiento. Contiene a las subclases Personas, Sistemas y Documentos.

Personas: Clase que representa a las personas que poseen conocimiento dentro de la organización. Es subclase de la clase Agentes, por lo tanto, hereda todas sus propiedades. No contiene propiedades adicionales.

Sistemas: Clase que representa a los sistemas (aplicaciones informáticas de la empresa, sitios web, software, bases de datos, etc.) que poseen conocimiento dentro de la organización. Es subclase de la clase Agentes, por lo tanto, hereda todas sus propiedades. No contiene propiedades adicionales.

Documentos: Clase que representa a los documentos (manuales, libros, revistas, etc.) que poseen conocimiento dentro de la organización. Es subclase de la clase Agentes, por lo tanto, hereda todas sus propiedades. No contiene propiedades adicionales.

Conocimiento: Clase que representa a los activos de conocimiento que posee la organización.

Procesos: Clase que representa a los procesos clave de la organización sobre los cuales se hace la auditoría de conocimiento.

CAPÍTULO II DISEÑO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN

Agentes_fluj_valor_conocim: Clase que representa el flujo y valoración del flujo de conocimiento que se da entre los agentes (Personas, Documentos, Sistemas) de la organización. Contiene a las subclases Personas_fluj_valor_conocim y SistDocum_fluj_valor_conocim.

Personas_fluj_valor_conocim: Clase que representa un flujo de conocimiento en el que agente origen es una persona y donde se valoran diferentes aspectos de ella. Es subclase de la clase Agentes_fluj_valor_conocim, por lo tanto, hereda todas sus propiedades. Sí contiene propiedades adicionales.

SistDocum_fluj_valor_conocim: Clase que representa un flujo de conocimiento donde el agente origen es un sistema o documento y donde se valoran diferentes aspectos de ellos. Es subclase de la clase.

Agentes_fluj_valor_conocim, por lo tanto, hereda todas sus propiedades. Sí contiene propiedades adicionales.

Proceso_valor_conocim: Clase que representa la valoración del conocimiento que existe en los procesos clave de la organización de los que se está auditando el conocimiento.

Tarea B.4.Clasificar y valorar activos y flujos de conocimiento.

Objetivo: Clasificar y valorar cada activo de conocimiento y determinar cómo fluye dentro de cada proceso clave seleccionado.

Actividades:

 B.4.1 Determinar cuál es el conocimiento más importante del proceso.

Se evaluó cada uno de los activos de conocimiento identificados en el mapa de conocimiento para identificar cuáles son los más importantes o relevantes para el proceso. La evaluación fue desarrollada siguiendo lo planteado por la pregunta inicial del documento DES-07: Cuestionario/Entrevista para la valoración del conocimiento requerido y creado (anexo 13).

Se consideraron como activos del conocimiento más importantes o relevantes aquellos con puntuaciones iguales o superiores a 3,5.

En la actividad anterior se seleccionaron los activos de conocimiento, los cuales se clasificaron tomando como base la ontología propuesta, en esta actividad se reutilizó dicha ontología. Para la realización de la valoración de los activos de conocimiento de mayor importancia/relevancia, se aplicó un grupo de preguntas del documento DES-07: Cuestionario/Entrevista para la valoración del conocimiento requerido y creado (anexo 13).

 B.4.3 Representar la clasificación y valoración obtenida en la ontología.

Se utilizó el PRO-01: Prototipo informático de apoyo a la auditoría del conocimiento [PIAC] (anexo 12) para representar la información obtenida de la clasificación y valoración de los activos y flujos de conocimiento de mayor importancia/relevancia para el proceso clave seleccionado.

Tarea B.5.Obtener y analizar el inventario de conocimiento.

Objetivo: Obtener y analizar el inventario de conocimiento de cada proceso clave seleccionado donde se muestren los activos de conocimiento, sus características principales y la valoración que tienen para el proceso.

Actividades:

 B.5.1 Obtener un informe de los activos de conocimiento.

Se obtuvo un informe de los activos de conocimiento con la descripción de los mismos atendiendo a los procesos clave seleccionados. El informe se elaboró siguiendo lo pautado por el documento DES-09: Formulario para el inventario del conocimiento (anexo 14).

 B.5.2 Analizar los activos de conocimiento.

Se realizó un análisis detallado de los activos de conocimiento que fueron considerados como los más importantes para el proceso. Para esta actividad se tomó como base el documento DES-10: Formulario de valoración de conocimiento de mayor importancia (anexo 15).

Tarea B.6.Obtener y analizar los flujos de conocimiento.

Objetivo: Obtener y analizar el flujo de conocimiento de cada proceso clave seleccionado, y mostrar los flujos de conocimiento, sus características principales y la valoración que tienen para el proceso.

CAPÍTULO II DISEÑO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN