Limitations and Lessons Learnt

3.5.1.1 Conformación de la sociedad

Según el Doing Business and Investig in Colombia (Proexport y PricewaterhouseCoopers, 2010), que corresponde a un resumen del Doing Business Colombia 2010, se establece lo siguiente como requisitos legales para la constitución de una empresa SAS:

3.5.1.2 Poder

Se utiliza solamente en los casos en que los accionistas o socios no estén presentes para la constitución de la sociedad ante las autoridades pertinentes. Este poder es un documento escrito que contiene una autorización del socio, para adelantar en su nombre los trámites de la constitución de la sociedad.

3.5.1.3 Estatutos

Contienen la reglamentación de la sociedad en su totalidad y la manera como funcionará legalmente. Los estatutos, al igual que la designación del representante legal, el suplente y del revisor fiscal, deberán ser aprobados por los socios o accionistas. Igualmente, para constituir la sociedad, a los estatutos deben anexársele los certificados de existencia y representación legal de cada uno de los socios, si estos son personas jurídicas; si son personas naturales, la fotocopia de su pasaporte; la cédula de extranjería, si son extranjeros; y una fotocopia de su cédula, si son nacionales, sin ningún trámite adicional.

3.5.1.4 Documento privado de constitución

En el presente caso se constituirá una Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS), y no es necesario elevar a escritura pública dichos documentos; será suficiente un contrato o un documento privado de constitución debidamente legalizado ante notario público (diligencia de autenticación de firmas).

3.5.1.5 Registro de la sociedad

Para registrar la sociedad en la Cámara de Comercio, se necesita el documento privado de constitución, y a este se adjuntan las cartas de aceptación de las personas nombradas para la dirección y administración de la compañía, el Registro Único Tributario (RUT), que es el formulario para registrar la sociedad ante las autoridades tributarias, además de diligenciar unos formularios que maneja la Cámara de Comercio.

En el presente caso, elegiremos una Sociedad por Acciones Simplificada, porque su regulación es más flexible, toda vez que se puede constituir por:

Una o varias personas naturales o jurídicas. “Los socios sólo son responsables hasta el monto de sus aportes. Los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad, excepto cuando se utilice la sociedad en fraude a la Ley o en perjuicio de terceros” Adicionalmente según el mencionado documento Doing Business and Investing Colombia 2010 establece que la Sociedad Simplificada por Acciones “A diferencia de las otras sociedades comerciales, la S. A. S. podrá tener vigencia indefinida y su objeto podrá ser la realización de cualquier acto lícito de comercio, sin necesidad de referir el mismo a una actividad de comercio específica”. (Proexport y PricewaterhouseCoopers, 2010).

Además de lo anterior, esta sociedad simplificada por acciones:

No está obligada a tener junta directiva. “En caso de pactarse la creación de una junta directiva, ésta podrá integrarse con uno o varios miembros respecto de los cuales podrán establecerse suplencias”, además de lo anterior no está obligada a contratar revisor fiscal, a no ser “que se establezca estatutariamente o cuando el monto de sus activos brutos supere a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, cinco (5) mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (US$1,287,500 aproximadamente), o sus ingresos brutos superen a la misma fecha, tres (3) mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (US$772,500 aproximadamente). “Las causales de disolución que trae la Ley son similares a las generales del Régimen de Sociedades, así como cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de la Sociedad por debajo del cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. El plazo para enervar esta causal es de dieciocho (18) meses (Proexport y PricewaterhouseCoopers, 2010)

3.5.1.6 Documentos jurídicos que se deben manejar en la organización 1. Contratos de trabajo.

2. Contratos de prestación de servicios personales. 3. Reglamento interno de trabajo.

5. Afiliación de la empresa como empleador a la ARL. 6. Políticas de salud ocupacional.

7. Registro del Comité Paritario de Salud Ocupacional.

8. Actas de constitución y reunión del Comité Paritario de Salud Ocupacional. 9. Reglamento de higiene y seguridad industrial.

10. Programa de salud ocupacional.

11. Copia del cronograma de actividades en salud ocupacional. 12. Copia del panorama general de factores de riesgo.

13. Recopilación de la legislación vigente en la materia. 14. Procedimiento para reporte e investigación de accidentes. 15. Formulario para investigación de accidentes.

16. Registros de instrucción sobre elementos de protección.

17. Registro de exámenes médicos de ingreso, seguimiento y retiro. 18. Diagnóstico de salud de los empleados.

19. Identificación de riesgos higiénicos. 20. Evaluaciones de riesgos higiénicos. 21. Conformación de brigada de emergencia.

22. Política de Habeas Data frente a todos los clientes y proveedores. 23. Política de seguridad informática.

24. Órdenes de compra. 25. Facturas.

3.5.1.7 Costos constitución de empresa

Los costos y trámites acá descritos han sido tomados del sitio web Doing Bussines (International FInance Corporation, s. f.).

Procedimiento Tiempo Costo ($)

Diligenciar el formulario de inscripción al Registro Único Tributario (RUT) en el sitio web de la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

1 día Sin costo.

Registrar la empresa ante el Registro Mercantil, obtener el certificado de existencia y representación legal y registrar los libros de la empresa en el Centro de

Atención Empresarial (CAE) de la Cámara de Comercio.

2 días $ 810.000: impuesto departamental de registro.

$ 63.300: impuesto departamental de estampillas Pro-desarrollo.

$75.600: impuesto departamental de nombramiento de representante legal $ 4.000: formulario del registro.

$30.000: inscripción a la Cámara de Comercio y registro del documento de constitución.

$8.000: Dos certificados de existencia y representación legal ($4.000 cada uno). $12.000: costo de adquisición de los libros de la empresa (2 libros,$ 6.000 cada libro, $ 60 cada hoja).

$ 19.800: costo del registro de los libros de la empresa ($ 9.900 cada libro).

Costo Total = $1’022.700

Abrir una cuenta bancaria 1 día Sin costo.

Formalizar inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) definitivo.

1 día Sin costo.

Registrar la empresa ante la caja de compensación familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y el

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

6 días Sin costo.

Registrar la empresa ante una administradora de riesgos laborales (ARL) .

1 día Sin costo.

Registrar la empresa y los empleados al sistema público de pensiones, con Colpensiones.

1 día Sin costo.

Afiliar a los empleados a un fondo de pensiones privado.

1 día Sin costo.

Inscribir a los empleados en un plan obligatorio de

salud.

2 días Sin costo.

Afiliar a los empleados a un fondo de cesantías. 1 día Sin costo.

Total costos de constitución $1.022.700

3.5.2 Estructura organizacional