Matrix Representation

 El presente capítulo contiene la elaboración de la propuesta, mediante el análisis de todos los resultados alcanzados a través de la encuesta y entrevista aplicados a los diferentes jefes y personal de la institución, en la que se determinó necesario la organización total de la información y el modelo de un sistema informático destinado exclusivamente a la digitalización de la documentación, por lo tanto, en este trabajo de investigación se han desarrollado específicamente los procesos de organización, control y conservación de la información para el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi N°04 de la ciudad de Tulcán.

 En lo referente al lineamiento de la gestión documental propuesto para el Comando de Policía Nacional, se puede concluir que el proceso puede brindar beneficios, ya que va a permitir organizarla y conservarla de acuerdo a la tabla de retención, llevando así un control adecuado de los documentos físicos y magnéticos, como también el personal podrá acceder de manera más ágil a la información requerida.

 Se puede concluir que con el proceso documental va a permitir a la institución salir de una cultura tradicional, contribuyendo a mejorar la calidad para la conservación de la información del Comando de Policía Nacional de la ciudad de Tulcán.

80 Conclusiones Generales

 En el Comando de Policía Nacional, se ha determinado que la información que se encuentra en archivo de las diferentes áreas no lleva un control adecuado de los documentos, por lo que se ve en la necesidad de un proceso de gestión documental, que se constituye como una herramienta efectiva para la información, las cuales contribuye a la organización y control de la misma.

 Es importante denotar que para alcanzar el éxito de la institución se debe considerara a los documentos el elemento fundamental, enfocados en la organización, control y conservación de la información de la institución, ya que en un inicio el manejo de los documentos se llevaba de manera desorganizada y en mal estado lo que provocaba perdida de documentos, por lo que no contribuye al buen funcionamiento y no tiene incidencia en la mejora de la calidad de vida de la institución.

 Se concluye que el conocimiento administrativo, contable e informático, hacen posible el lineamiento del sistema de gestión documental, para el mejoramiento de la información como es la organización, control y conservación de los documentos, los cuales son de vital importancia para la institución.

81 Recomendaciones

 Es recomendable para el Comando de Policia Nacional promover la organización de los documentos a nivel interno por parte de las instituciones sean públicas o privadas, ya que de esta forma se estará fortaleciendo los objetivos fundamentales de la entidad que es brindar una eficiente y eficaz servicio al personal, permitiendo a la vez promover su desarrollo y servicio a la ciudadanía.

 Se recomienda al Comando de Policía Nacional de la ciudad de Tulcán realizar un análisis e incorporar el proceso de gestión documental, ya que esta herramienta está realizada en función de las necesidades que se detectaron al realizar la investigación de campo, en la que los jefes y el personal de la institución plasmaron la necesidad de la incorporación del proceso de gestión dedicado exclusivamente a la información de la entidad.

 Se recomienda a las instituciones promover la gestión documental enfocada a la información, que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de dicha entidad, ya que la información organizada y conservada ayudara a mejorar las condiciones de vida de dicha entidad.

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ANEXO Nº04: Entrevista realizada a los jefes de las diferentes áreas del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán.

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