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La opinión que usted puede ofrecer en esta entrevista es de vital importancia para el mejoramiento de la calidad del Sistema de Gestión Documental en las organizaciones institucionales. Por favor contamos con su apoyo para el cumplimiento de nuestro objetivo.

Función que realiza……….. Área de trabajo………. Años de experiencia laboral……….

1. Tiene Ud. conocimiento acerca de Gestión Documental

……… ………

2. En qué condiciones se encontraba la empresa antes de estructurar el sistema de gestión documental

……… ………

3. Considera Ud. Que con el nuevo funcionamiento del sistema de gestión documental sirve de ayuda para la toma de decisiones de la empresa

……… ………

4. En la institución aplican normas establecidas para la gestión documental

……… ………

5. ¿Con la presencia del Sistema de Gestión Documental la empresa tiene alguna ventaja con respecto a otras instituciones del mismo sector?

……… ………

6. Ud. Piensa que el sistema de Gestión Documental es de gran importancia para la institución?

……… ………

7. ¿Considera Ud. que debe haber una persona especializada en archivos que se responsabilice de la información existente?

……… ………

ANEXO Nº05: Entrevista realizada a los jefes de las diferentes áreas del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán.

Pregunta Nº01:

Tiene Ud. Conocimiento acerca de Gestión Documental

C.G.- Si, tengo conocimiento acerca de la Gestión Documental, como también se el desenvolvimiento, donde se encuentra señores(as) encargados de dichas secciones, los cuales supervisan que se cumpla con normalidad las funciones encomendadas.

EP1.- Si, tengo conocimientos acerca de la Gestión Documental, a través de capacitaciones ya que su área de trabajo es recursos humanos y es necesario para su desempeño en dicha área.

ED. – La Policía Nacional como institución pública tiene su organización y por lo tanto se administra en base a las disposiciones del estado. La gestión documental está dada por todas las oficinas como: talento humano, logística, operativa, entre otras, por lo que se tiene un breve conocimiento de lo que se trata la gestión documental.

EP3. – Si, la gestión documental tiene que ver con la organización y dirección de los procesos administrativos de una entidad, sin embargo, el campo donde me desenvuelvo es operativo, y nos basamos más a la coordinación del personal para los diferentes servicios y eventos que se presentan en la ciudad.

EP4. – Tengo conocimientos básicos respecto a lo que se refiere gestión documental, lo cual se aplica dentro del área, debido a que las actividades se realiza en base a una serie de procesos, para el requerimiento de instrumentos, utensilios, entre otros.

EF. – Conozco lo básico acerca de la gestión documental, sé que es indispensable para llevar de manera correcta los procesos de la información dentro de una institución.

Pregunta Nº02:

En qué condiciones se encontraba la empresa antes de estructurar el sistema de Gestión documental.

C.G.- Por conocimiento de varios señores oficiales me supieron indicaron que el sistema de archivo no era el más adecuado para la institución, por lo que se ha realizado varios cambios positivos con el fin de mejorar el sistema documental, llevando un control adecuado de la información.

EP1.- En la oficina de recursos humanos se ha llevado de manera organizada la información de acuerdo a los registros, fichas personales, designaciones, traslados, permisos, bajas, entre otros. Sin embargo no se cuenta con un archivo general que permita garantizar la accesibilidad y conservación de documentos.

D. – No se ha llevado una correcta administración de los documentos, es por eso que siempre ha existido problemas y la contraloría ha actuado en estos casos. Con una gestión documental ya definidas, ha permitido un cambio positivo porque permite llevar las actividades de manera correcta.

EP3. – La institución no se encontraba en muy buenas condiciones, debido a que no se contaba con un espacio adecuado para la información, por lo que ha existido perdida de información, y por ende ha provocado dificultades en el momento de requerir documentación.

EP4. – No existía un sistema de gestión documental que permita la organización, dirección y control de información, lo que dificulto llevar un correcto proceso en las diversas actividades de cada área.

EF. – La institución no contaba con un archivo general en el cual se pudiera guardar información de las correspondientes áreas, lo que ha provocado problemas con respecto a los documentos requeridos en la institución, pero con la estructuración del sistema de gestión documental va a permitir garantizar la correcta organización y conservación de los archivos, beneficiando a la entidad con el manejo de los mismos de manera eficaz y eficiente.

Pregunta Nº03:

Considera Ud., que con el nuevo funcionamiento del sistema de gestión documental sirva de ayuda para la toma de decisiones de la empresa.

C.G.- Si, ya que se cuenta con la información en forma más oportuna, para que las personas encargadas de tomar decisiones lo hagan en forma más eficiente y así reducir los errores, es decir, minimizando fallas en sus acciones.

EP1.- El sistema de gestión documental también beneficiara a las distintas áreas, ya que permitiría colaborar con la toma de decisiones de forma clara y oportuna para la entidad. D. – Es importante que exista siempre un procedimiento establecido donde estén los requisitos y condiciones, los cuales a su vez se cumplan, y de esta manera tomar decisiones adecuadas evitando problemas posteriormente.

EP3. – El nuevo sistema de gestión documental va permitir tomar acciones productivas, esto se alcanzara a través de los diferentes procesos y a la vez disminuirá los errores que se puedan producir.

EP4. – Si, porque con el nuevo funcionamiento del sistema se podrá realizar las actividades mediante una serie de pasos que beneficiara a las áreas correspondientes para la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna.

EF. – Si, ya que todo sistema debe procurar eso, ser una fuente de conocimiento básico para la toma de decisiones, y esto a su vez debe contar con una serie de requisitos y reglamentos con el propósito de llevar un adecuado control de la información.

Pregunta Nº04:

En la institución aplican normas establecidas para la gestión documental.

C.G.- Existe un reglamento interno para la aplicación de normas tanto para la parte documental, el cual permite resolver dificultades dentro de la entidad, permitiendo llevar un control y orden en la institución.

EP1.- Si existen normas establecidas basadas en la constitución de la república, leyes en gestión pública, normas y reglamentos internos. Los cuales son instrumentos indispensables para resolver los conflictos que se puedan presentar en la institución.

D. – En nuestra institución todos saben lo que tienen que hacer, siempre guiados en las leyes y reglamentos institucionales, es decir, cumpliendo con lo establecido. En las diferentes áreas se encuentran personas capacitadas para el efecto y también en la parte jurídica, quienes asesoran al personal.

EP3. – En la institución se cuenta con normas establecidas, pero las cuales no las aplican como debería ser, es por eso las diversas dificultades que se tiene, ya que no se rigen al reglamento interno de la institución.

EP4. – Si, ya que con dichas normas se ha podido evitar conflictos que se han presentado en la institución. Además son una herramienta fundamental para la buena marcha de la entidad.

EF. – Si, la normativa legal vigente, ya que mediante esto se puede llevar un control de las áreas, actividades y del personal en general de manera eficaz y eficiente.

Pregunta Nº05:

Con la presencia del sistema de gestión documental la empresa tiene alguna ventaja con respecto a otras instituciones del mismo sector

C.G.- Nosotros con la presencia de estos sistemas transparentamos la información que requeriría cualquier persona, área, e institución, siendo de gran ventaja para la entidad ya que no se ocultaría la información, brindando así datos claros, oportunos y reales.

EP1.- Si existen ventajas con respecto a otras instituciones, ya que se brindara agilidad en la información a la comunidad, instituciones y personal de la misma entidad, ya que permite llevar procesos eficaces, y estos a la vez minimizar las fallas que se puedan presentar.

D. – Al existir un sistema de gestión que cumpla con las normas y parámetros establecidos, siempre tendrá ventajas hacia el resto de las otras instituciones porque será un ejemplo a seguir.

EP3. – Con la presencia de este sistema, va a permitir un mayor desempeño en las tareas específicas de forma rápida y precisa, además va a facilitar la toma de decisiones orientadas al bien común.

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EP4. – Claro que existe ventajas con el sistema, ya que se aplican ciertos procesos los cuales se deben cumplir eficazmente y esto brinda a la institución agilidad y confiabilidad en las actividades que desempeña la entidad hacía la ciudadanía en general.

EF. – Desconozco totalmente de dicho sistema, ya que no nos han brindado conocimiento, sin embargo podría decir que todo sistema o proceso es beneficioso para la entidad, siempre y cuando se acate las normas internas establecidas en la institución.

Pregunta Nº06:

Ud., piensa que el sistema de gestión documental es de gran importancia para la institución.

C.G.- Si, es de suma importancia porque a través de estos sistemas se cumpliría lo que determina las leyes y reglamentos, observando siempre su cumplimiento y evitando de esta manera los errores, con el fin de cumplir los objetivos y metas trazadas.

EP1.- Si es de gran importancia para la institución y para cualquier entidad, ya que este permite llevar una organización, dirección y control de la información en general de la entidad.

D. – El sistema de gestión documental es muy importante para la institución porque permite tener un completo control de la parte administrativa y contable, ya que se debe ir monitoreando todos los días en base a los parámetros establecidos.

EP3. – Es fundamental un sistema de gestión documental con normas establecidas por la entidad, ya que beneficiaría a las diferentes áreas y al personal, disminuyendo conflictos de la entidad.

EP4. – Si es importante un sistema para llevar un control de las tareas específicas en cada área, el cual permitiría ser más rápido, ágil y preciso, siendo esta más eficientes.

EF. – Sin lugar a duda, un sistema de gestión documental que controle todo lo concerniente a contabilidad, ya que será de gran ayuda para cualquier institución.

Pregunta Nº07:

Considera Ud., que debe haber una persona especializada en archivos que se responsabilicen de la información existente

C.G.- Si, es importante contar con personas especializadas en cada área, sobre todo en el área de archivo, lo que permitirá mantener un adecuado ordenamiento de la información

EP1.- Si debe haber una persona especializada para un mejor manejo de la documentación, ya que se llevaría un control adecuado de la entrada y salida de la información.

D. – Los archivos en toda institución son de vital importancia y más aún en nuestra institución, porque manejamos información fundamental por lo que se debe tener gente especializada y con responsabilidad para el manejo de archivos, ya que en ocasiones se ha perdido información, por no existir una persona responsable para ello.

EP3. – Es importante que la entidad tenga una persona especializada en archivos, que lleve de manera adecuada la organización de la documentación con el fin de obtener un control eficiente de la información.

EP4. – Si es importante tener una persona especializada en archivos que se responsabilice de la documentación para evitar pérdidas y a la vez conflictos entre las diferentes áreas establecidas de la institución.

EF. – Es necesario y fundamental que una persona con conocimiento en archivos sea responsable de la gestión documentada en la institución, brindando un control adecuada de la entrada y salida de información.

ANEXO N°06: Encuesta realizada al personal del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán, de acuerdo a la muestra determinada.