The demand for corporate financial reporting:
5.2 Method and survey design
Junta de accionistas Gerencia Departamento Administrativo/ Comercial Departamento Financiero Departamento Operaciones y Logística Marketing Contabilidad Pagaduría /Cartera Almacenera Báscula/ Montacargas
Elaborado por: Cárdenas Silvia
El Manual de Funciones que mantiene la empresa MIDECAR para el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades se los puede observar en el anexo N° 6.
3.3.2. Fase 2. Definir políticas de la Gestión Estratégica
En esta fase se define la políticas del Modelo de Gestión Estratégica, las mismas que contribuyen al logro de los objetivos corporativos, mediante una adecuada y eficiente administración del efectivo, dotando a la empresa los recursos necesarios que le permitan ofrecer un servicio de calidad.
Las políticas de gestión se han determinado de acuerdo al diagnóstico situacional realizado, su propósito es corregir y mejorar los proceso contables y financieros, fortaleciendo el
manejo de aquellas cuentas que tienen mayor representatividad; de esta manera lo q se quiere es optimizar el uso de los recursos generados en la organización, en busca de tener mejores resultados de liquidez y rentabilidad.
Políticas para la administración del Capital de Trabajo
En el análisis financiero realizado, se determina un capital de trabajo negativo, es decir que se maneja bajo una estructura, donde los pasivos corrientes son mayores a los activos corrientes, restando liquidez a la compañía. En este sentido se plantea como políticas las siguientes:
Las obligaciones contraídas por MIDECAR Cía. Ltda., deben ser pagadas lo más tarde posible, sin que esto implique alteraciones negativas a la imagen corporativa y aprovechando los beneficios, si los hubiere, por pago inmediato.
Utilizar técnicas y estrategias de cobro efectivas, a fin de que estas cuentas sean recuperados lo más pronto posible.
De lo expuesto, lo que se persigue es acelerar el flujo de efectivo e inyectar liquidez a la compañía, de tal manera que le permita obtener capacidad de pago en el corto plazo.
Políticas para la Administración de Cartera
Si bien es cierto este rubro de cuentas por cobrar, no es muy representativo actualmente en la estructura económica de la empresa, en el análisis financiero se determinó deficiencias en la rotación de cartera; lo que se propone es generar estrategias para atraer nuevos clientes, y aumentar las ventas del servicio; con procedimientos y procesos de crédito definidos, que permitan tener un control de esta cuenta y no perjudicar los niveles de liquidez en la compañía, dejando de lado procedimientos empíricos que actualmente se llevan a cabo en los créditos realizados.
Entre las políticas, se tienen:
Se financia el costo total del servicio, hasta el 50%, con un plazo máximo de 30 días; esto significa que el cliente deberá realizar el pago del 50% en efectivo y la mitad restante al plazo establecido.
Cuando se trate de clientes considerados fieles, el plazo máximo se extenderá a 60 días.
Cuando se trata de clientes nuevos el plazo máximo será de 30 días, y únicamente por el 25% del costo total del servicio.
Al existir morosidad en el pago se cobrará el 5% mensual sobre el valor total de la deuda.
El control de la cartera vencida será reportado a la alta gerencia cada fin de mes.
Se comunicará con 48 horas de anticipación la finalización del plazo de crédito a los clientes; para ello se utilizará como medio de comunicación, el correo electrónico, teléfono, entre otros.
Se delega una persona responsable de este proceso de cobro en la compañía.
Se evaluara y actualizara las estrategias de cobro trimestralmente. Políticas de Administración del activo Fijo
Según el análisis financiero realizado, el 90% de la inversión total que mantiene MIDECAR Cía. Ltda. Está concentrado en activos fijos, particularmente en propiedad, planta y equipos. En tal virtud, se determina que las políticas para administrar este activo, es de vital importancia; sobre las cuales se destaca, que debe existir una adecuada información del departamento contable, sobre los costos y la depreciación destinada a cada uno de ellos.
Entre las políticas para administrar eficientemente los activos fijos se propone:
La productividad de los activos fijos depende de la rentabilidad generada en su inversión, por lo tanto se debe presentar periódicamente esta información financiera para evaluar la calidad de activos que mantiene MIDECAR Cía. Ltda.
El financiamiento para inversión en equipos, maquinaria e inmuebles deberán realizarse para el largo plazo.
Se deberá presentar estudios de factibilidad para la ejecución de la inversión en activos fijos, que demuestre la necesidad y viabilidad económica.
Crear e implementar procedimientos y procesos documentados para la toma de decisiones de inversión en activos fijos.
Se realizará permanentemente un mantenimiento de prevención a los activos fijos, para desacelerar el desgaste en sus operaciones, diseñando un cronograma de revisión y supervisión de los activos fijos.
3.3.3. Fase 3. Determinar perspectiva de Cuadro de Mando Integral y los factores claves de éxito
Tomando como base referencial los fundamentos teóricos del Cuadro de Mando Integral (CMI); se formulan los factores claves de éxito, los cuales llevarán más adelante un conjunto de estrategias financieras y no financieras, en una visión global del modelo de gestión estratégica planteado. Se incluyen las perspectivas: financieras, satisfacción del cliente, procesos internos y la perspectiva de aprendizaje y desarrollo.
Particularmente se establecen las variables, como factores claves de éxito, en función del diagnóstico realizado en el contexto donde se desenvuelve MIDECAR Cía. Ltda. A continuación se detallan las perspectivas y sus factores claves seleccionados:
Tabla 9 Perspectivas del CMI y factores claves de éxito
Perspectiva Variable (Factor Clave de Éxito) Financiera Rentabilidad de la empresa
Liquidez de la empresa Control de Gastos
Cliente Incremento portafolio de clientes Minimizar tiempos de respuesta
Maximizar el nivel de satisfacción del cliente Procesos Internos Proceso de facturación y cobranza a tiempo
Procesos de control de entrada y salida de mercadería. Seleccionar estrategias de atención y ventas
Aprendizaje y Desarrollo
Reclutar y seleccionar el personal idóneo Plan de capacitación e inducción
Establecer programas de incentivo al personal Elaborado por: Cárdenas Silvia
3.3.4. Fase 4: Determinar Relación Causa - Efecto
La construcción del CMI, establece la relación causa efecto, entre cada una de las perspectivas y su contribución al logro de la misión y visión empresarial. En este contexto, los resultados financieros esperados, de liquidez, mayor rentabilidad y el control de los gastos, se obtienen mediante la satisfacción y fidelización de los clientes; los clientes esperan una respuesta de valor, para ello se necesita de eficientes proceso internos que dinamicen la prestación del servicio, y estos procesos se mejoran únicamente con personal capacitado y altamente motivado.
3.3.5. Fase 5. Formular objetivos y estrategias en las cuatro perspectivas Tabla 10 Objetivos, estrategias y resultados esperados
Perspectiva Objetivos Estrategia Resultados
Financiera Obtener mejores
resultados económicos.
Maximizar la rentabilidad Niveles óptimos de liquidez Seguimiento y control del gasto Maximización de la riqueza de los accionistas con responsabilidad social.
Cliente Atraer nuevos
clientes y fidelizar existentes. Satisfacción Tiempos mínimos de respuesta
Incrementar nuevos clientes
Retención de clientes y aumento de nuevos clientes. Procesos Internos Innovar procesos
Priorizar la calidad del servicio Disminución de tiempo de espera en el servicio. Aprendizaje y Desarrollo Desarrollar la capacidad de innovación en el personal Reclutamiento y selección Capacitación e inducción Incentivar al personal Compromiso con la misión y visión corporativa.
3.3.6. Fase 6. Definir indicadores de seguimiento y control
Los indicadores de seguimiento y control, permiten medir el grado de cumplimiento del objetivo en cada una de las perspectivas. Es necesario definir el objetivo que se va a medir, la frecuencia con la que será revisado y el responsable de cumplimiento.
Tabla 11 Indicadores de seguimiento y control
Perspectiva Factor Clave de Éxito Estrategia Indicador Financiera Rentabilidad Liquidez Control de Gastos Maximizar la rentabilidad Niveles óptimos de liquidez
Control del gasto
Rentabilidad Liquidez Margen de Utilidad Neta
Cliente Incremento portafolio de clientes
Minimizar tiempos de respuesta
Maximizar satisfacción del cliente Incrementar nuevos clientes Tiempos mínimos de respuesta Satisfacción Mayor número de clientes Clientes satisfechos Procesos Internos Facturación y cobranza a tiempo
Control de entrada y salida de mercadería.
Seleccionar estrategias de atención y ventas
Priorizar la calidad del servicio Control y disminución de tiempo de espera en el servicio. Procesos documentados Aprendizaje y Desarrollo Reclutar y seleccionar el personal idóneo Plan de capacitación e inducción Establecer programas de incentivo al personal Reclutamiento y selección Capacitación e inducción Incentivar al personal Empleados motivados Capacitación Aumento de incentivos al personal Elaborado por: Cárdenas Silvia
3.3.7. Fase 7. Diseñar el Cuadro de Mando Integral Tabla 12 Cuadro de Mando Integral
Perspectiva Factor Clave de Éxito Indicador Unidad de medida
Frecuencia de medición
Línea Base Parámetros de referencia Responsable Óptimo Precaución Crítico
Financiera
Rentabilidad Rentabilidad % trimestral 1,14% 15% entre 14% 14% o menos Dto. Financiero
Liquidez Liquidez Dólares trimestral 0,33 usd 1,5 - 3 1 - 3,5 1 o menos 4 o
más Dto. Financiero
Control de Gastos Margen de Utilidad
Neta % trimestral 2,38% 10%
entre 8% y
10% 8% o menos Dto. Financiero
Cliente
Incremento portafolio de clientes
Mayor número de
clientes Clientes mensual Disminución 10 entre 8 y 10 8 o menos Dto. Ventas
Minimizar tiempos de
respuesta Quejas recibidas % mensual s/p 3%
entre 4% y 8% más del 8% de clientes Encargado de Logística Maximizar el nivel de
satisfacción del cliente Clientes satisfechos % mensual s/p 95%
entre 95% y
75% 75% o menos Dto. Ventas.
Procesos Internos Proceso de facturación y cobranza a tiempo Control y disminución de tiempo de espera en el servicio.
Minutos semanal s/p 15 minutos o
menos
entre 15 y 25 minutos
más de 25
minutos Dto. Ventas
Procesos de control de
entrada y salida de
mercadería.
Informe de entradas y
salidas de mercadería Número semanal s/p
Informe semanal ocasionalmen te ninguno Encargado de Logística Seleccionar estrategias de
atención y ventas Incremento de Ventas % mensual -5,56% 25%
entre 18% y
25% 18% o menos Dto. Ventas
Aprendizaje y Desarrollo
Reclutar y seleccionar el
personal idóneo Empleados motivados % trimestral s/p 100%
entre 80% y
100% 80% o menos Dto. RRHH
Plan de capacitación e
inducción Horas de capacitación Horas mensual s/p 8 horas
entre 2 horas y 4 horas 2 horas o menos Dto. RRHH Establecer programas de incentivo al personal Aumento de incentivos al personal % mensual s/p 95% del personal motivado entre 75% y 95% personal motivado 75% o menos Dto. RRHH
3.4.Validación de Expertos.
El Modelo de Gestión Estratégica, como propuesta que contribuya a mejorar los procesos contables y financieros en la empresa MIDECAR Cía. Ltda., es presentada para su validación a tres profesionales, expertos en el área de la Contabilidad y Finanzas. A continuación se presentan los resultados obtenidos. (Ver formato de instrumento aplicado en el anexo N° 6)
3.4.1. Información de los validadores
VALIDADOR 1 Nombres y apellidos No de cédula
Título de mayor jerarquía Institución en labora Cargo actual
Años de servicio Experiencia Laboral
Chunes Changuán Mariana Lucia 0400966750
Lcda. en Contabilidad y Auditoría CPA Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi Contador 3 años 20 años VALIDADOR 2 Nombres y apellidos No de cédula
Título de mayor jerarquía Institución en labora Cargo actual
Años de servicio Experiencia Laboral
Pule Mejía Marcia Lorena 1002792354
Ing. Comercial FODEMI
Auditora General Interna 5 años
10 años VALIDADOR 3
Nombres y apellidos No de cédula
Título de mayor jerarquía Institución en labora Cargo actual
Años de servicio Experiencia Laboral
Narváez Mora Alexandra Janeth 0401628490
Ing. en Contabilidad y Auditoría CPA Soluciones T y T
Asistente Contable 3 años
4 años Elaborado por: Cárdenas Silvia
3.4.2. Indicadores y Criterios evaluación
No INDICADOR
1 Estructura metodológica de la propuesta
2 Organización de la propuesta
3 Viabilidad para la aplicación práctica 4 Actualidad de la propuesta
5 Impacto empresarial
Mientras que los criterios de evaluación se representan de la siguiente manera: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
MUY SATISFACTORIO
SATISFACTORIO
POCO SATISFACTORIO NADA SATISACTORIO
En efecto, a continuación se presenta los resultados obtenidos en la valoración de la propuesta vía expertos:
VALIDADORES
VALIDADOR 3
VALIDADOR 2
VALIDADOR 1
3.4.3. Análisis e interpretación de Resultados obtenidos en la validación de expertos.
Criterios de
valoración Análisis e Interpretación
Estructura Metodológica de
la Propuesta
En cuanto a la estructura metodológica de la propuesta, los profesionales que revisaron este apartado, consideran muy satisfactoria la seriedad con que se construyó y se estructuró la filosofía empresarial, estructura organizacional - funcional; así como también la manera en que se adaptó conocimientos científicos, teóricos y prácticos del CMI en esta propuesta.
Organización de la Propuesta
Se construye de manera sistemática y holística el CMI, en función de sus factores claves de éxito, se extienden sus objetivos, estrategias e indicadores de control; de tal manera que los asistidos confirman como muy satisfactorio tal escenario y expresan de manera satisfactoria su aceptación.
Viabilidad de la Aplicación
Práctica
Los componentes del Modelo de Gestión Estratégica, que aquí se plantean, son de aplicación práctica de acuerdo al diagnóstico externo e interno realizado en la empresa MIDECAR Cía. Ltda. . Por lo tanto los profesionales expertos manifiestan que sería muy satisfactoria su implementación.
Actualidad de la Propuesta
El proceso de investigación es llevado en el último semestre a la presentación de este documento. En tal virtud sus resultados son de actualidad y por lo tanto los elementos del modelo de gestión estratégica proponen mejorar estas condiciones. En efecto los validadores respaldan esta teoría de manera muy satisfactoria.
Impacto Empresarial de la
Se determina como muy satisfactorio el impacto empresarial de la propuesta, por parte de los validadores; por el favorable impacto
Propuesta económico, social y financiero que genera esta propuesta en la localidad, considerando la línea de investigación de administración financiera y responsabilidad social.
Elaborado por Cárdenas Silvia
3.5. Conclusiones parciales del Capítulo.
La misión y visión empresarial que mantiene actualmente la empresa MIDECAR, se encuentra descontextualizada, pues, está dirigida a una empresa que ofrece el servicio de transporte de carga por carretera; no así, según la investigación realizada se identifica que las principales actividades que se realizan en esta compañía son el almacenaje, servicio de báscula y cargue y descargue de la mercadería. En tal virtud se plantea una misión y visión acorde a su actividad operacional en el mercado.
Se definen los factores claves de éxito, para cada perspectiva del CMI, de acuerdo al diagnóstico realizado, considerando resultados financieros y no financieros, que mantienen una relación de casusa efecto. De lo expuesto se determina que, la perspectiva financiera, depende de la satisfacción de clientes, que se define en la perspectiva clientes; se logran estos objetivos de satisfacción con procesos documentados que minimicen tiempo y recursos (perspectiva procesos internos); a la vez los proceso deben ser ejecutados con personal capacitado y motivado (perspectiva aprendizaje y desarrollo).
Se construye el CMI en el que se detalla, los factores claves de éxito en cada perspectiva, sus indicadores de medición y control, frecuencia y unidad de medida; se establece además la semaforización para el proceso de monitoreo y alcance de los objetivos propuestos y el responsable de cada actividad.
Se valida los elementos de la propuesta como muy satisfactorios, en su estructura metodológica, organización, viabilidad de aplicación práctica, actualidad e impacto empresarial, por parte de profesionales y expertos en el área de las finanzas y la contabilidad, acreditando su validez práctica en el mejoramiento de la situación actual que atraviesa la empresa MIDECAR Cía. Ltda.
CONCLUSIONES GENERALES.
La información extraída de las diferentes fuentes bibliográficas, sobre gestión estratégica y procesos contables- financieros, permiten fundamentar el diseño de un modelo de gestión financiera para la empresa MIDECAR Cía. Ltda. Estos elementos fortalecen los conocimientos científicos, a través del análisis y comparación plasmada en cada uno de los conceptos citados
En el diagnóstico realizado se identifica, la falta de participación de los trabajadores en la construcción del direccionamiento estratégico, y una inadecuada planificación financiera que genera deficientes procesos contables y financieros que permitan dinamizar el flujo de información y contribuya a tomar mejores decisiones gerenciales. Mediante la aplicación del análisis financiero, se logra determinar, la disminución de utilidades a causa de mantener elevados gastos administrativos, incidiendo en una rentabilidad por debajo de los costos de oportunidad del mercado; no tiene capacidad de endeudamiento que le permita inyectar recursos y existe falta de liquidez.
Las actividades que se realizan en esta compañía son el almacenaje, servicio de báscula y cargue y descargue de la mercadería, tal como se manifiesta en su razón social y sus estatutos. En tal virtud se plantea una misión y visión acorde a su actividad operacional en el mercado. Se construye el CMI en el que se detalla, los factores claves de éxito en cada perspectiva, sus indicadores de medición y control, frecuencia y unidad de medida; se establece además la semaforización para el proceso de monitoreo y alcance de los objetivos propuestos y el responsable de cada actividad.
Se valida los elementos de la propuesta como muy satisfactorios, en su estructura metodológica, organización, viabilidad de aplicación práctica, actualidad e impacto empresarial, por parte de profesionales y expertos de las finanzas, situación que acredita su utilidad y la necesidad implementarla en la solución de los problemas encontrados.
RECOMENDACIONES
Se recomienda a los directivos y personal del área contable de la empresa MIDECAR Cía. Ltda. considerar el fundamento teórico de esta propuesta a fin de buscar alternativas de mejoramiento continuo, que le permita volverse competitiva en el mercado de almaceneras aduaneras; si viene cierto el conocimiento empírico dio resultados en otras épocas, hoy la gestión del conocimiento ha invadido el campo empresarial, razón por la cual la metodología propuesta, si es socializada y aplicada buscara mejores resultados financieros. Los instrumentos utilizados para el diagnóstico de esta investigación permiten obtener información de la realidad contable y financiera de la empresa, razón por la cual se recomienda a la alta gerencia de la empresa MIDECAR Cía. Ltda. revisar estos resultados, para que conozcan la salud económica actual que tiene su empresa, y poder tomar medidas de ajuste a las decisiones de planificación financiera, que permitan mejorar las utilidades, disminuir los gastos y tener márgenes de rentabilidad mayores que el costo de oportunidad del mercado.
Se recomienda al personal del área financiera de la empresa MIDECAR Cía. Ltda., considerar la revisión de las perspectivas del cuadro de mando integral, sus factores claves de éxito, objetivos, estrategias e indicadores de gestión, para que se obtenga mejores resultados financieros y no financieros, en el sentido que este modelo permite alinear las estrategias a la misión y visión empresarial. Es importante que se revise la estructura de los indicadores de gestión, en los cuales se detallan, responsabilidades, frecuencia de aplicación, metas a alcanzar guiados por el método de semaforización que dan un sentido estratégico al alcance de los objetivos propuestos.
Se recomienda a los accionistas y directivos de MIDECAR Cía. Ltda., tomar en cuenta que la propuesta que aquí se presenta fue validad por expertos en el área contable financiera, lo que da mayor certeza de su aplicación práctica, en el mejoramiento de la rentabilidad, liquidez, capacidad de endeudamiento de la empresa.