Tema: Manual de Gestión Organizacional para la Ferretería Colombatti Introducción
En el diseño de la gestión organizacional de esta propuesta proporciona un objetivo básico para autoridades y trabajadores con información relevante para fortalecer la gestión organizacional en la empresa a continuación se detallaran los pasos del modelo a desarrollar durante la propuesta
La Ferreteria Colombatti es una empresa dedica a la venta de útiles para la construcción y las necesidades del hogar, enfocado siempre en la satisfacción de sus clientes las oferta de producto de calidad y un óptimo desempeño laboral de su talento humano.
Para mantener el desempeño laboral adecuado se elabora un manual de gestión organizacional para poder lograr que la Ferreteria mejore constante y eficientemente su desempeño, en el cual se incluye todo lo que requiere para esto.
40 Objetivo general
Incrementar el nivel de desempeño laboral del talento humano de la Ferretería Colombatti.
Contenido
En el presente manual de gestión organizacional se deberán seguir una serie de pasos a los cuales se les integrarán diferentes estrategias para optimizar el uso del manual.
A continuación los puntos considerados del plan Introducción
Misión y Visión Uso del plan. Organigrama
Interpretación de la estructura orgánica. Flujo de procesos organizacionales
Comité de la gestión de la calidad del desempeño laboral Control de la calidad
Mejoramiento continuo Presupuesto
Desarrollo Introducción
En la actualidad aspectos tales como el aumento y globalización empresarial, la existencia de unos exigentes consumidores y unos ansiosos competidores así como el rápido progreso de las nuevas tecnologías de la información están provocando una mayor presión competitiva lo que conlleva la exigencia de un proceso de cambio para la mejora continua en todas las organizaciones.
Este entorno versátil y la competitividad que exige se planteen necesidades de optimizar, que principalmente se identifican como mejoras continuas. Muchas de estas soluciones, aun siendo objetivamente válidas, no sólo no llegan a implantarse con éxito sino que en frecuentes ocasiones son la causa de la
41 desaparición de la empresa. Esto es debido, con gran frecuencia, a la falta de consideración de las implicaciones que, como cambio en una organización, tienen sobre el resto de factores: estructural personal.
En búsqueda de proporcionar una herramienta que facilite el proceso de definición de un proyecto de gerencia para una organización, y más propiamente de un sistema de control interno, en el presente plan se cumple una propuesta de una de las maneras en que debe ser diseñada. Posteriormente, se presenta cada una de estas actividades en el sistema de control interno, es decir, la forma como debe diseñarse una prospectiva, una estructura.
Por último, se explican aquellas herramientas necesarias para aplicar efectivamente este plan, y también aquellos documentos de estudio que pueden aportar en la profundización de cada tema.
Misión
Ser una empresa que trabaja para brindar a sus clientes la mayor diversidad en materiales de construcción en general, bajo premisas de precio, calidad y servicio acorde a las exigencias del mercado, comprometiéndonos con la capacitación constante de nuestro recurso humano, para que este sea altamente calificado, productivo y comprometido a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros clientes; con la finalidad de generar un crecimiento rentable, en beneficio de todos que nos permita mantener y mejorar cada día la calidad y servicio prestado.
Visión
Mantener un sólido posicionamiento y liderazgo comercial en cuanto a la venta de materiales de construcción y ferretería en general, a nivel nacional superando las perspectivas de calidad y servicio de nuestros clientes, gracias al apoyo incondicional de un comprometido equipo de trabajo, permitiéndonos
42 así sostener un alto grado de responsabilidad social y comercial que nos garantice solidez financiera y crecimiento sostenible.
Uso del plan
Este plan ha sido elaborado como un documento que deberá ser utilizado por quienes conforman la Ferreteria COLOMBATTI para mejorar la gestión administrativa agilizando las gestiones, y que estás sean eficientes y eficaces y asi lograr que la empresa cumpla con sus expectativa y con las necesidades que se tiene en cada departamento.
Para esto el manual debera utilizarse de la siguiente manera: Seguir las instrucciones y especificaciones del plan
Se debe determinar y especificar el cargo que cada quien ocupa en la Ferreteria COLOMBATTI
Determinar las funciones que cada cargo deberá cumplir.
Todos los miembros deberán tener una copia del plan para que tengan conocimiento del mismo y ponga en practica lo que el mismo dice
Se deberá hacer un seguimiento cada mes para verificar que si se está cumpliendo con lo que indica en el plan
43 ORGANIGRAMA GERENTE ÁREA DE VENTAS VENTAS ATENCIÓN AL CLIENTE ÁREA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES CONTABILIDAD FINANZAS TALENTO HUMANO ÁREA OPERATIVA BODEGA TRANSPORTE INVENTARIO SECRETARIA COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD
44 Interpretación de la estructura orgánica
A continuación se explica de manera minuciosa las descripciones de las funciones y los perfiles que deberán cumplir los futuros aspirantes:
Funciones del Gerente
Supervisar a los jefes de área.
Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario. Conocer cada una de las áreas y el funcionamiento de éstas.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
Representar a la empresa en su nombre ante las autoridades judiciales, administrativas, laborales, municipales, políticas y policiales, en cualquier lugar de la República.
Establecer objetivos, políticas y planes globales junto con los niveles jerárquicos altos con los jefes de cada departamento.
Buscar mejoras constantes.
Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción. .
Especificar necesidades del personal acorde con los objetivos y planes de la empresa.
Perfil del Gerente
Hombre o mujer 35-50 años de edad Título de tercer nivel.
Espíritu emprendedor y competitivo
Poder para gestionar el cambio y desarrollo de la organización
45 Función del Secretario/a
Coordinar las actividades del personal
Vigilar el adecuado cumplimiento de los criterios emitidos por el director que permitan la coordinación con el resto de la organización.
Establecer los mecanismos de coordinación que permitan la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales asignados. Informar de manera periódica al director sobre los avances en el
cumplimiento de los programas.
Mantener relación directa con las dependencias normativas, a fin de evitar demora en el trámite de la documentación.
Supervisar el pago de nómina, el buen uso de la información que se derive de ella y su entrega oportuna a la dirección general de finanzas.
Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
Perfil del Secretario/a
20 a 30 años de edad. Hombre o Mujer
Estudiante universitario o egresado.
Experiencia mínimo de 2 años en cargos afines Persona de buen trato, amable, cortés.
Excelente redacción y ortografía. Facilidad de expresión verbal y escrita. Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet Brindar apoyo a todos los departamentos. Desempeñarse eficientemente en su Área.
46 Comité de gestión de calidad
Coordinar y orientar los grupos de Autoevaluación resultantes dentro del Sistema.
Establecer y seguir los objetivos de calidad Aprobar las políticas y objetivos de la calidad. Aprobar el Plan de Auditorias.
Aprobar la adopción de acciones correctivas y preventivas.
Promover las técnicas de autoevaluación de los programas y precisar estrategias para su mejoramiento y la promoción de su calidad académica. Dirigir, proyectar y hacer seguimiento al proceso de Autoevaluación para el
mejoramiento continuo
Aprobar las técnicas y programas específicos de autoevaluación y de mejoramiento institucional.
Presentar y proponer a la máxima autoridad los desarrollos reglamentarios que requiera el funcionamiento del sistema de autoevaluación y mejoramiento.
Designar asesores para los procesos de evaluación interna. Realizar las revisiones anuales del sistema de gestión de calidad
Perfil del supervisor de Gestión de Calidad
Hombre o Mujer 30 a 35 años
Título de tercer nivel en ingeniero industrial, administración de empresas Dirigir, planificar, establecer y controlar los procesos, procedimientos y
actividades con la gestión de la calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus estándares y favorecer la mejora continua
Experiencia mínimo 3 años en cargos afines
Inspeccionar y registrar cualquier dificultad relacionado con la calidad y recomienda soluciones.
Liderazgo
47 Área administrativa
Adquisiciones
Control de costos de productos adquiridos.
Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar.
Control de facturación
Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas).
Emisión de comprobantes por lote. Retenciones a proveedores.
Control de stock por unidades y administración de compras envases. Fichas de proveedores, representantes, transportistas, vendedores. Cuentas corrientes de clientes y proveedores.
Informes de adquisiciones.
Suspensión de proveedores, y productos.
Perfil del departamento de Adquisiciones
Hombre o mujer Edad 25 a 30 años
Disponibilidad de tiempo completo
Administración de Empresas, Contabilidad o Comercio Exterior Experiencia mínimo dos años en cargos afines
Administración de inventarios. Contabilidad general básica
Administrar recursos humanos y materiales. Liderazgo
Trabajo en equipo bajo presión
48 Finanzas
Coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas de tesorería, nómina, contabilidad y control de bienes.
Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con el registro y control de la movilización y establecer los planes y programas a desarrollar en área financiero.
Establecer y ejecutar el cronograma de pago de diferentes conceptos Coordinar de los recursos financieros de la empresa
Proporcionar información financiero-contable a organismos internos y externos.
Desarrollar y fortalecer un sistema efectivo de controles contables y financieros
Planificar los pagos salariales de todo el personal de la empresa.
Elabora proyecciones de ingresos y gastos estimados para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
Perfil del Jefe Departamento de Finanzas
Edad: mínima 30 años Sexo: sin preferencia
Título de tercer nivel en: Administración de empresas Contabilidad o Comercio Exterior
Habilidades específicos: planificación, manejo de conflictos, capacidad de análisis
Conocimientos especiales: administración, análisis de estados financieros y proyectos, conocimiento de tesorería y presupuesto
Informar en la formulación del planeamiento estratégico en lo referente a la gerencia y sus áreas, definiendo objetivos para esta.
49 Contabilidad
Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.
Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas, recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.
Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las empresas para el desarrollo de proyectos de investigación, así como los ingresos provenientes de dependencias y entidades del sector público, privado o social, identificando dentro de la contabilidad, los recursos fideicomitidos y los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.
Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros de la empresa.
Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.
Jefe del departamento de contabilidad
Edad 26 a 35 años Sexo sin preferencia Contador público
Experiencia 3 años en puestos similares
Técnicas administrativas y técnicas de manejo de grupo Sistemas contables
Estados financieros Sistemas operativos
50 Talento humano
Organizar al Talento Humano dentro de la estructura orgánica de acuerdo con los objetivos y planes estratégicos de la Empresa.
Disponer de un banco actualizado de elegibles a nivel interno.
Suministrar el Talento Humano que requieren las diferentes áreas organizacionales de la Empresa previa aplicación del proceso antes descrito. Mantener efectivas relaciones
Mantener actualizado el manual de descripciones de puestos.
Asesorar a la Gerencia General y demás áreas de la Empresa en asuntos inherentes al Talento Humano.
Mantener un sistema actualizado de los procedimientos a seguir para el manejo de las planillas de la Empresa.
Aplicar a las normas correspondientes las reglamentaciones y procedimientos para el manejo de promociones y ascensos.
Coordinar con la Dirección de Asuntos Legales la defensa de la Empresa en los casos de conflictos para efecto de materia laboral.
Fomentar cordiales relaciones entre la Empresa y la Representación Sindical.
Perfil del jefe de talento humano
Edad mínima 28 años Sexo sin preferencia
Título de tercer nivel en Profesional en Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia mínima de tres años en cargos de responsabilidad frente a la dirección de personal, mejoramiento de procesos de recursos humanos. Conocimientos sobre alineación y planeación estratégica y métodos o
herramientas de mejoramiento continuo.
51 Áreas de ventas
Ventas
Atender y tomar los pedidos de los clientes Elaborar pronósticos de ventas
Establecer precios
Realizar publicidad y promoción de ventas
Llevar un adecuado control y análisis de las ventas. Realizar los pagos con cheques a proveedores Autorizar los pagos a los proveedores
Pasar diariamente la información de los pedidos del departamento de compras
Mantener una relación directa con el almacén a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.
Tener una relación estrecha con el departamento de créditos para evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el saldo de cada cliente.
Existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general.
Perfil del jefe del departamento de ventas
Edad 30 a 35
Sexo sin preferencia
Título de tercer nivel en administración de empresas, ventas o carreras afines
Experiencia en las actividades similares Trabajo en equipo
Ser visionario Liderazgo
Toma de decisiones
52 Atención al cliente
Ser el nexo de comunicación entre las necesidades de los clientes y los departamentos de la empresa que pueden satisfacerlas.
Atención de los clientes que solicitan información relativa a la empresa y sus productos o servicios
La recepción de quejas o sugerencia de los clientes y su tramitación hasta darlas por cerradas satisfactoriamente.
Seguimiento de las actuaciones y evaluación de las gestiones realizadas Prevención de las posibles causas de conflictos con los clientes.
Recepción de las solicitudes de productos y servicios que desea comprar un cliente
Coordinación con la logística para asegurar la entrega de esos productos o servicios.
Presentar indicadores de rendimiento de los servicios y facilitar sus procedimientos, análisis e investigación en un departamento especialmente diseñado para la tarea.
Jefe del departamento de atención al cliente
Edad 22 a 28 años Sexo sin preferencias Buena presencia
Estudiante Universitario en, Administración de empresas o carreras afines. Un año de experiencia en cargos similares, realizando las funciones
mencionadas.
Capacidad de Negociación habilidad de comunicación. Orientación al cliente.
53 Bodega
Mantener un inventario de bienes muebles, inmuebles, suministros actualizado y valorado con control de custodios actualizado.
Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.
Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.
Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento (solicitud de abastecimiento) u otro documento interno
Enviar reportes mensuales de consumo de suministros para que se registre en contabilidad por cuenta y por dependencia.
Preparar informes sobre la necesidad de materiales, insumos y suministros para bodega, con un reporte de consumo y control de inventarios con máximos y mínimos.
Realizar las demás funciones que señalan la Ley, el Estatuto Universitario y los reglamentos
Verificar la atención adecuada a los transportistas de los productos
Verificar la práctica semanal de la fumigación de los camiones de porteo y de Bodega
Verificar la limpieza, trazo de medidas de seguridad, señalamientos de coordenadas, trazo de áreas de protección al producto, altura de las tarimas, distancia entre tarimas para minimizar los empaques dañados.
Perfil del jefe del departamento de bodega
Edad 30 a 35 años Sexo sin preferencia
Bachiller o Estudiante Universitario Experiencia 2 años en puestos similares Trabajo en equipo
54 Transporte
Planificar, dirigir, ejecutar, controlar las acciones destinadas a atender los requerimientos del servicio de transporte
Dirigir, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al Departamento.
Dirigir y coordinar la elaboración de informes técnicos sobre el servicio de transporte.
Desarrollar y mantener un ambiente de trabajo que genere satisfacción a su personal en el desempeño de sus actividades
Generar los informes de rendición de cuentas de la unidad.
Cualquier otra función que le asigne el Director de Servicios en el área de su competencia.
Perfil del chofer profesional
Edad 22 a 30
Sexo de preferencia masculino Licencia profesional vigente Bachiller
Disponibilidad de tiempo completo Carta de recomendación
Certificado de antecedentes penales
Experiencia dos años en funciones similares Conocimientos básicos de Mecánica automotriz.
55 Inventario
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
Controlar los kardex de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Perfil del jefe del departamento de inventario
Edad 23 a 27 años Sexo sin preferencia
Estudiante Universitario o egresado en Administración o carreras afines Tres años de experiencia en el área de inventario
Supervisión de personal.
Herramientas Microsoft y estados financieros. Leyes, reglamentos y decretos.
Preparar informes.
56 Flujo de procesos organizacionales
La administración o gestión de los procesos organizacionales se lleva a cabo mediante la identificación de los flujos de procesos que se ejecutan en la empresa. Estos procesos que a su vez están estrictamente vinculados al talento humano descrito en el organigrama presentado.
La identificación de los procesos permite la creación de flujogramas que de manera visual facilitan la interpretación de cada una de las actividades, que deben ser desarrolladas organizada y responsablemente dentro de cada proceso.
El flujograma va acompañado de su respectiva descripción, su responsable, la documentación generada y los respectivos controles que aseguren la calidad del bien como política común, la continua búsqueda de la calidad para el cual el mejoramiento continuo tendrá un carácter obligatorio sobre las mismas.
El liderazgo de la gestión estará a cargo del gerente en conjunto con el responsable del comité de calidad y su grupo de trabajo.
Flujo de procesos organizacionales
A continuación se detallarán los flujos de procesos con mayor relevancia dentro de la empresa:
57 DEPARTAMENTO DE VENTAS Ingresa El cliente Escuchar necesidad Existe Fin Entregar producto Realizar pago
Inicio Factura Fin
Sugerir producto complemen
tario
58 Actividad
A continuación se presentan detalladamente las actividades del