El programa según el Diccionario Enciclopédico (2003), es una serie ordenada de operaciones para llevar a cabo un proyecto. Es un documento en el que se describen un conjunto de actividades o pasos necesarios para llegar a un plan simple. Este concepto es aplicable a la animación turística hotelera.
En la animación turística hotelera se necesita de una planificación y esta se logra por el programa de animación que recoge de forma planificada y ordenada todas las actividades que se desarrollan,“la programación es indispensable para poder coordinar todos los elementos de una actividad, conocer las necesidades, los aspectos críticos y estar preparados para complicaciones eventuales o cambios de última hora. ’’ (Chávez y Mesalles, 2001).
Diferentes autores coinciden que el programa de animación tiene como objetivo general satisfacer las necesidades de los clientes. Para un buen desempeño del programa de animación turística hotelera se debe tener en cuenta la coordinación para poder articular los recursos con los que cuentan algunas instituciones culturales, docentes y científicas, con competencias en la temática, en un programa específico. Los programas a crear deberían gestionarse de manera mixta, involucrando instituciones para comprometerlas en el desarrollo del turismo, con la sensibilidad que debe existir por parte de las mismas. Estas asociaciones se pueden establecer jurídicamente, para crear responsables y establecer entre sus acciones la capacitación de los gestores de la animación turística hotelera, así como el asesoramiento técnico y el diagnóstico a desarrollar, si se hace necesario crear algunos cambios en el equipamiento técnico y en las locaciones.
La promoción del programa, constituye uno de los deberes de la instalación hotelera y además una fortaleza dentro del polo turístico en que se encuentre.
Según el Manual de Gestión de cadenas como Sol Meliá Cuba (2007), entre los documentos rectores del departamento de animación se encuentra el programa de animación que abarca la programación diurna y la nocturna, existiendo también el programa de animación alternativo o plan B.
Las actividades que se muestran en el programa deben aparecer planificadas con un guión y ficha técnica, correspondiente a cada actividad, además de cumplir con la metodología determinada para las actividades; en las participativas se seleccionan los participantes, se demuestra, se ejemplifica con los clientes y luego se comienza la competencia manteniendo la motivación de principio a fin y en las contemplativas se da cumplimiento a la metodología del guión.
Según Ander-Egg (1992), para la elaboración de un programa de animación se pueden tener en cuenta diferentes técnicas.
Las técnicas de iniciación sirven para crear una atmósfera adecuada de trabajo y las técnicas de cohesión pueden ser de construcción grupal, de afianzamiento o de proyección grupal.
Las técnicas de producción grupal facilitan el cumplimiento de las tareas, organizan la discusión, la toma de acuerdos, las responsabilidades y las técnicas de medición sirven para evaluar el funcionamiento y el nivel del logro de los objetivos.
La organización de las actividades se realiza atendiendo a los criterios de Ander-
Egg (1992) considerando los problemas de la vida real, las necesidades de los clientes, precisando los objetivos, definiendo los recursos materiales y técnicos así como el lugar donde se desarrollará. Existen características generales de los programas según diferentes autores (Anexo 3).
Autores como Blanco y Llerena (1992), Chávez y Mesalles (2001) y el Manual de Gestión de la cadena Sol Meliá (2007), coinciden en la organización, en la disposición de horarios, en el balance de las mismas y se diferencian en que Blanco se refiere a la participación voluntaria de los clientes, a la diversificación de actividades, atendiendo a la flexibilidad, mientras la cadena Sol Meliá, atiende la caracterización de mercados y segmentos, así como los estándares por marca. Existe también un programa alternativo de actividades, que “es el documento que recoge la programación alternativa de actividades a realizar en situaciones especiales, (días lluviosos, etc.). Debe tener una duración mínima de 7 días”.
(Manual de Gestión de la cadena Sol Meliá Cuba, 2007).
Estos autores coinciden también en que el programa alternativo debe atender no solo a condiciones climáticas, sino a sucesos eventuales, falta de fluido eléctrico, desperfectos técnicos y otras causas. Debe confeccionarse teniendo en cuenta: hora, lugar,
responsable y medios, siendo de gran importancia para la gestión de la Animación Turística Hotelera.
La organización de las actividades es esencial para el buen funcionamiento del programa de Animación Turística Hotelera y el éxito de la realización de las mismas está en la confección del guión y la ficha técnica, pues ellos sirven de guía para garantizar una correcta comunicación y metodología en las actividades y constituyen una justificación necesaria, para la puesta en práctica de la actividad, gestionando todos los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la misma, desde los servicios técnicos a disposición de la actividad, hasta el reporte del número de clientes en el hotel, ratificado por el Departamento de Recepción.
La confección del guión (Anexo 4), es de vital importancia para la realización de las actividades, existen diferentes criterios acerca de las características para su elaboración. El guión se realiza teniendo en cuenta las especificidades de cada actividad, así como, las condiciones específicas en determinados momentos, de ahí, su flexibilidad, para poder ajustarse a condiciones concretas, como cantidad y nacionalidad de los participantes, o lugar donde se desarrollará.